PRIVACY POLICYODYSSEY Scholarship Program 個人情報保護の理念
ODYSSEY Scholarship Program 個人情報保護の理念
ポート株式会社（以下、当社）が、当社の給付型奨学金制度「ODYSSEY Scholarship Program」（以下、「本プログラム」という。）を通じて応募者ないし奨学生、その親権者、教育関係者の皆様（以下、総称して「応募者等」という。）から取得する個人情報及び当社従業者の個人情報（以下、「個人情報」という。）は、当社にとって重要な情報であり、その個人情報を確実に保護することは、当社の重要な社会的責務と認識しております。したがって、当社は、本プログラムを通じて取得する個人情報を、以下の方針に従って取り扱い、個人情報保護に関して、応募者等及び当社従業者への「安心」の提供及び社会的責務を果たしていきます。
方針
1．個人情報の取得、利用及び提供に関して
適法、かつ、公正な手段によって個人情報を取得いたします。
利用目的の達成に必要な範囲内で、個人情報を利用いたします。
個人情報を第三者に提供する場合には、事前に本人の同意を取ります。
取得した個人情報の目的外利用はいたしません。そのための措置を講じます。
目的外利用の必要が生じた場合は新たな利用目的の再同意を得た上で利用いたします。
2．法令、国が定める指針その他の規範（以下、「法令等」という。）に関して
個人情報を取り扱う事業に関連する法令等を常に把握することに努め、当社事業に従事する従業者（以下、「従業者」という）に周知し、遵守いたします。
3．個人情報の安全管理に関して
個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失、又はき損などの様々なリスクを防止すべく、個人情報の安全管理のための迅速な是正措置を講じる体制を構築し維持いたします。
点検を実施し、発見された違反や事故に対して、速やかにこれを是正するとともに、弱点に対する予防処置を実施いたします。
安全に関する教育を、従業者に徹底いたします。
4．苦情・相談に関して
個人情報の取扱いに関する苦情及び相談については、個人情報問合せ窓口を設け、迅速な対応が可能な体制を構築し、誠意をもって対応いたします。
5．継続的改善に関して
当社の個人情報保護マネジメントシステムは、個人情報保護のため、内部規程遵守状況を監視及び監査し、違反、事件、事故及び弱点の発見に努め、経営者による見直しを実施いたします。これを管理策及び内部規程に反映し、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に努めます。
改善においては、法令等及びJIS Q 15001に準拠いたします。
ポート株式会社
代表取締役社長CEO 春日 博文
個人情報または方針についてのお問合せ先：ポート株式会社個人情報問合せ窓口
以下フォームよりお問い合わせください。
https://www.theport.jp/contact
責任者：個人情報保護管理者 業務推進部長
個人情報の取扱いについて
当社は、応募者等が当社より提供される本プログラムをご利用されたことに伴い当社が取得した応募者等の個人情報については、以下の定めに従って取り扱うものとします。
1. 個人情報の収集について
当社は、本プログラムの提供にあたり、主に以下のような、応募者等に関する情報を取得します。なお、以下は例示であり、また、情報の具体的内容によっては個人情報に該当しない場合もあります。
（1）応募者等から提供される情報
- 氏名（フリガナを含む）、住所、電話番号（携帯電話番号・ファクシミリ番号を含む）、電子メールアドレス、携帯メールアドレス、会社名・団体名・学校名などの所属先に関する情報、部署名・役職、所属先所在地、その他連絡先に関する情報、ニックネーム、生年月日、性別、振込先情報など、応募者等から当社に提供される一切の情報
（2）アクセスしたことを契機として機械的に取得される情報
- 応募者等のコンピュータがインターネットに接続するときに使用されるIPアドレス、携帯端末の機体識別に関する情報
- 当社の運営するウェブサイトにアクセスしたことを契機として取得された、お使いのブラウザの種類・バージョン、オペレーティングシステム、プラットフォームなどのほか、応募者等の閲覧されたページ(URL)、閲覧した日時、表示又は検索された商品などに関する情報
- 上記のほか、クッキー(cookie)やウェブビーコン(web beacon)等の技術を使用して取得したアクセス情報、IPアドレス、広告識別子（AAID・IDFA）及び位置情報・行動履歴といったインターネットの利用にかかるログ情報等の個人に関する情報（以下「クッキー情報等」といいます。）など、応募者等がの本プログラムを利用されるごとに、自動的に収集・保管される情報
なお、当社は、クッキーやウェブビーコン等の技術を使用して取得したアクセス情報を利用しておりますが、これらの情報に応募者等の個人情報が含まれることはありません。
2. 利用目的について
当社は、当社が取得した応募者等の個人情報について、次の目的（以下「利用目的」といいます）のために利用し、目的外利用を行いません。
（1）選考及び採用手続きのため
- 応募資格の確認、書類選考、面談の実施及び選考結果の通知
- 採用決定者の本人確認及び応援金（奨学金）の給付手続き
（2）本プログラムの運営及び伴走支援のため
- メンター制度におけるメンターとのマッチング及び活動支援
- 奨学生コミュニティ（オンライン交流会等）の運営及び連絡
- 活動状況の確認、活動報告の受領及び管理
- 本プログラムに関する応募者等からの各種お問い合わせへの対応
（3）本プログラムの改善及び広報活動のため
- 個人を特定できない形式に加工した統計データの作成及び利用
- （別途ご本人の同意を得た場合に限り）本プログラムの広報活動における活動紹介
（4）その他業務に付随する場合
- 上記(1)から(4)に付随して、本プログラムの提供にあたって必要な利用
3. 個人情報等の取り扱いについて
- 当社は、個人情報保護法に従い、個人情報を取り扱います。
当社はJIS15001規格に従い、法令等で定められている場合を除いて、応募者等の個人情報を当該本人の同意を得ず第三者に提供することはありません。提供先・情報内容を特定したうえで、応募者等の同意を得た場合に限り提供します。
当社は事業運営上、業務の一部を外部に委託することがあり、業務委託先に対して応募者等の個人情報を預けることがあります。この場合、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などにより応募者等の個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。
本プログラムへの個人情報の提供は、応募者等の任意によるものです。ただし、必要な情報をご提供いただけない場合、本プログラムの選考対象とならない、または採用後の支援が受けられない可能性がありますので、あらかじめご了承ください。
4. 要配慮個人情報の取り扱い
本プログラムの選考テーマの性質上、エントリーシート等の提出書類に、応募者等の思想・信条、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実等、不当な差別や偏見その他の不利益が生じないようにその取り扱いに特に配慮を要する個人情報（以下「要配慮個人情報」といいます）が含まれる場合があります。当社は、要配慮個人情報を取得するにあたっては、応募者等ご本人の事前の同意を得るものとします。応募フォーム等における所定の同意手続きを行っていただいた上でご提供ください。
5. データ内容の正確性・安全性
当社は、応募者等の個人データの正確性、最新性を確保するため、応募者等にご協力をお願いする場合があります。
6. 保有個人データの取扱い等について
当社は次の各項の個人データを[2.利用目的]の範囲内で取得し利用するものとします。
保有個人データの削除の手続きにつきましては、その性質上、削除対応できないことがあります。この場合、当社は、利用停止をすることで対応いたします。
応募者等が当社本プログラムに応募された場合、この[5.保有個人データの取扱い等について]についてご同意いただいたものとして取り扱わせていただきます。
7. 保有個人データの安全管理のために講じた措置について
① 組織的安全管理措置
個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確にし、法や取扱規程への違反又は兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備しています。また、個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を行うとともに、内部監査を実施しています。
② 人的安全管理措置
個人データの取扱いに関して、従業者に定期的な研修を実施しています。また、個人データについての秘密保持に関する事項を社内規程に盛り込むとともに、従業者とは入社時に機密保持契約書を締結しています。
③ 物理的安全管理措置
個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止しています。また、個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。
④ 技術的安全管理措置
アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。また、個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスや不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
8. 開示等の請求手続き
応募者等には、当社が保有する保有個人データの(1)利用目的の通知，(2)開示，および第三者提供記録の開示，(3)内容の訂正，追加又は削除，(4)利用の停止，消去及び第三者への提供の停止等を要求する権利があります。詳細につきましては、別途下記の個人情報問合せ窓口にお問合せください。ご連絡いただきましたら、当社所定の「保有個人データ開示等請求書」を郵送または、FAX、メール等でお送り致しますので、記入の上、必要書類を同封し送付にてお申し込み下さい。（送付料は請求者のご負担となります。）ご本人（または代理人）であることを確認した上で、書面の交付により回答いたします。なお、この方法によらない開示等の求めには応じられない場合がありますのでご了承下さい。
9. 本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得について
クッキーやウェブビーコン等を用いるなどして、本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得は行っておりません。
お問合せ先
個人情報の取り扱いに関する苦情、開示請求、お問合せにつきましては下記フォームよりご申請ください。回答の際には遅滞なく回答いたします。
https://www.theport.jp/contact
責任者：ポート株式会社 個人情報保護管理者 業務推進部長
当社は、認定個人情報保護団体の対象事業者です。
（個人情報の取り扱いに関する苦情のみを受付けています）
一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）
認定個人情報保護団体事務局
住所：東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
電話番号：03-5860-7565／0120-700-779
