OB・OG訪問の日程調整などでメールを作成する際、文章に自信がなければ、AI（人工知能）ツールなどを活用してたたき台を作るのが効率的で良い方法です。

現代のAIは非常に優秀で、ビジネスメールとして失礼のない、整った文章を生成してくれます。間違いのない文章を素早く作るという点では、大いに活用すべきです。

しかし、注意してほしいのは、AIが生成した文章をそのまま送らないことです。

AIの文章をそのまま使わない！ 人間味のある一文が大事

AIは完璧なビジネス文書を作成してくれますが、そこには人間味や感情が存在しません。

ときには「〜でございます」といった、学生が使うには少し堅苦しすぎる表現が出てくることもあります。

そのまま送ってしまうと、テンプレートを貼り付けただけのような、冷たい印象を与えかねません。

生成された文章を、自分の言葉遣いや表現に翻訳する作業が不可欠です。

そのうえで、「〇〇様のお話を伺えることを、心より楽しみにしております」といった、あなた自身の素直な気持ちを伝える一文を最後に付け加えるだけで、メールの印象は格段に良くなります。

メールの内容としては、まず今回のOB・OG訪問を実施してくれることに対する感謝をメール本文に入れることが必要です。

忙しいなかで対応してくれること、有意義な機会を与えてくれたことに対するお礼の内容で作成してみてください。

続いて、Zoom訪問の詳細な日時や当日のZoomURL、入室に必要なIDとパスなどの必要な情報を書きます。最後は、注意点や連絡先などを書けばOKです。

メールを送信するタイミングや時間帯は特に気にする必要はありません。夜中でなければ夜でも問題はありません。

特に件名は、重要なポイントです。「OB訪問の件、○○大学△△□□」といった感じで、件名で判るようにしておかないと読まれない場合もあります。

送って終わりではなく「返信の有無」も確認しよう

メールでやりとりする場合で最も注意すべき点は、確認してもらえているかです。

返信がなければ、確認のメールを送信したり、前日のリマインドメールを送信したりすることで、確実に予定が実行できるようにしなければいけません。

逆もまたしかりで、メールを受信したら返信をすることで相手を安心させましょう。社会人のマナーでもあるため必ず確認してください。