企業から不採用の連絡が来たとき、返信をするべきか迷った経験のある学生もいるはず。「不採用通知にも返信をしないと失礼になる？」「不採用メールの返信で面接のフィードバックを求めるのはあり？」など、返信にまつわる疑問を抱いている学生も多いと思います。

結論からいえば、不採用通知に返信は必要ありません。しかし、例外となる6つのケースがあります。6つのケースに当てはまる場合は、返信しなければ、相手にマイナスな印象を残しかねません。

記事では、キャリアアドバイザーの谷所さん、小関さん、吉野さんと、不採用通知に返信をしなくても良い理由と例外となる6つのケース、正しい返信の書き方を解説するので、ぜひ参考にしてくださいね。

不採用通知への返信は誠実さを持って対応しよう

不採用の通知には基本的に返信する必要はありません。多忙な企業は応募者の返信に時間を割く余裕がない場合も多く、テンプレートに基づいて不採用通知を送っていることがほとんどです。

しかし個人的な関係がある場合や、面接でのミスがあった場合には、礼儀として返信が推奨される場合もあります。

記事では、まず本当に不採用通知に返信をしなくて良いのか、キャリアコンサルタントの見解を解説します。不採用通知に返信がいらない理由を、正しく理解しましょう。

注意したいのは、例外的に不採通知に返信するべきケースもある点です。中盤では実際にメールの例文をなぞらえながら、不採用通知に返信するべき6つのケースを紹介します。

記事の最後では、学生がやりがちな不採用通知へのNG対応についても解説するので、参考にして冷静に対応してください。不採用通知に心を痛めている学生もいるかもしれませんが、返信をする場合は社会人のマナーとして誠実さのある行動をしましょう。

就活では、何の通知もなく不合格になる「サイレントお祈り」もよくあるケースです。次の記事では不採用通知で落ち込んでいる人に読んでほしい、3つの割り切り方のコツを紹介しています。
サイレントお祈りの実態｜合否を判断する方法と割り切る3つのコツ

不採用通知に返信すべき？ キャリアコンサルタントの見解

一般的に、不採用通知の末尾は「〇〇様のご活躍をお祈り申し上げます」という言葉で締められます。そのため、企業側の返信を受け取った段階で、やり取りが終了していると捉えて問題ありません。

とはいえ、不採用通知への返信は不要と知っていながらも、「採用通知への返信をしないと失礼に当たるのでは」と懸念する学生もいるかもしれません。不採用通知に返信すべきか、実際にキャリアコンサルタントの見解を聞いてみましょう。

基本的に返信によって結果が変わることはない 

基本的に、不採用通知への返信の有無は評価に影響しません。不採用通知に対して返信しないと失礼になるわけではありませんが、どんなに思いのこもった返信をしたからといって結果が採用に変わることもない、ということです。

そのため、不採用通知を受け取るたびに深く受け止めて丁寧に対応しているしまうと、心が疲れてしまうかもしれません。

また、不採用通知に返信しても、必ずしも返信が返ってくるわけではありません。企業によっては返信をしないこともあるため、返信に期待しすぎることは避けるべきです。

自分の状況に合わせてしよう！ 不採用通知に返信するのがおすすめな6つのケース

不採用通知に返信した方が良いケースは、おもに6パターンです。それぞれのパターンによって返信するべき理由が異なるため、返信の内容も少しずつ異なります。

この章では、例文と合わせて不採用通知に返信するのがおすすめな6つのケースを紹介します。

①担当者にお世話になっていた場合

就職活動中、面接や選考でお世話になった担当者がいる場合、不採用通知に対して返信することはおすすめです。

学生の中には、インターンや座談会を通じて、特定の社員に相談に乗ってもらっていたという人もいるかもしれません。不採用通知に返信することで、面接で時間を割いてもらい、丁寧に対応してもらったことに感謝の気持ちを伝えることができます。

担当者にお世話になっていた場合の例文

②企業へ強い心残りがある場合

志望度の高い企業だった場合、採用されなかったことに強いショックを感じてしまう学生もいるはず。

企業へ強い心残りがある場合こそ、不採用通知を機に気持ちを切り替えることをおすすめします。返信という形で自分の気持ちや思いを言葉にすることで、モヤモヤした気分やマイナスな感情が晴れる可能性があるのです。

また、自分の気持ちを言語化することで、面接で思うように伝えられなかった点を再発見することができるかもしれません。次の企業の選考へと再スタートを切るためにも、一つの区切りとして不採用通知への返信を活用しましょう。

企業へ強い心残りがある場合の例文

③最終選考まで残っていた場合

最終選考まで進んだ場合、辞退者が出た際に備えて不採用通知に返信することも有効です。非常に珍しいケースですが、内定者が辞退した場合、企業はすでに面接まで進んだ候補者から選考をおこなうことがあります。

企業側としても、選考を再度一からおこなうよりも、すでに面接を終えた候補者から選ぶ方が効率的なのです。

最終選考まで進んだということは、企業があなたを評価していたことの証です。返信メールを送ることで、採用担当者に自分の存在を印象付け、再度の選考の機会を得る可能性が高まります。また、ほかの応募者との差をつけることにもつながります。

最終選考まで残っていた場合の例文

企業にとって重要な決断となる最終面接の結果は遅くなりやすい傾向にあります。サイレントお祈りに見せかけて、実は合格通知が遅いだけというケースも。次の記事では最終面接の連絡の目安を解説しています。
最終面接の結果が遅い=不採用？ 連絡が来る目安や遅い時の対処法も

④個人的な内容が書いてあった場合

通常、不採用通知にはほかの応募者と同じような内容が書かれています。しかし、採用担当者が将来のために役立つと考えた改善点や不採用の理由、評価などを添えてくれることもあります。

テンプレート化した内容が一般的とされる不採用通知に、わざわざ個人的な内容を添えてくれた場合には、企業の心遣いにお礼の言葉を述べるべきです。

企業からフィードバックをもらったところで、その企業では「不採用」という結果は変わらないかもしれません。しかし、採用のプロからの貴重なコメントは今後の就職活動において、別の場面で役立つ可能性があるかもしれません。だからこそ、その感謝の気持ちを忘れずに伝えることが大切です。

個人的な内容が書いてあった場合の例文

⑤知人の紹介で選考を受けた場合

知人の紹介や推薦で選考を受けていた場合も、ほかのケースと同様に返信は必須ではありません。

しかし、知人の紹介で選考を受けた場合、紹介者と企業側の関係性を考えて返信するべきケースもあります。特に、社員と紹介者のつながりが密な場合は、紹介者の顔を立たせる意味で返信することをおすすめします。

また、キャリアセンターやゼミなどの大学関係者からの紹介の場合も、大学の看板を背負っていることを考えて、返信しておくと失礼な印象を残さずに済みます。

同じ紹介であっても、就職エージェントなどの企業を通じての紹介の場合、返信を気にせずとも問題ありません。ケースバイケースではありますが、自分だけでなく、紹介者と企業のつながりも考えながら大人の対応をしましょう。

知人の紹介で選考を受けた場合の例文

⑥再応募しようと考えている場合

一度選考に落ちても、再応募できる可能性はあります。さらに同じ会社でなくとも、グループ会社への再応募をする学生も珍しくありません。

不採用通知に返信をすることで、採用に直接つながるメリットがあるわけではありませんが、熱意のこもった返信が採用担当者に届く可能性は十分にあります。面接官がまったく同じである可能性は低いとしても、採用窓口の担当者が複数の部門を兼任している可能性があるからです。

再応募を視野に入れている場合、不採用通知に返信する形で今回の面接へのお礼を述べておくと、採用担当者に思いが届くかもしれません。

再応募しようと考えている場合の例文

一度落ちた会社に再応募したいと考える人は、以下のQ&Aでキャリアコンサルタントがその是非や対応方法を解説しているので、併せてチェックしてくださいね。

5ステップで完成！ 不採用通知への返信の書き方

不採用通知への返信に頭を悩ませてしまうこともあるかもしれませんが、実は不採用通知への返信はコツをつかめば簡単に書けます。

この章では、不採用通知への返信の書き方を5つのステップに分けて解説します。件名から結びまで、記事を参考にしながらメールを作成してみてください。

①件名：不採用通知の件名をそのまま使う

不採用通知に対するメールの件名は、シンプルで明確なものにしましょう。通知の件名をそのまま使うことで、相手が内容を一目で理解しやすくなります。

たとえば、通知の件名が「採用選考結果のお知らせ」なら、返信メールの件名も同じにしましょう。件名の「Re：」はそのまま残しておくべきです。「Re：」があることで、これが継続したやりとりのメールであることが一目でわかります。

またやりとりが進行し、件名が「Re：Re：Re：Re：」のように重複してしまった場合、1つだけ「Re：」を残し、重複分を削除しましょう。本来の件名が見えなくなると、受信者がメールの内容を認識しづらくなってしまうからです。

②宛先：担当者を記載する

返信のメールを送る際には、不採用の連絡をした担当者の名前を明記してください。会社名や団体名などは正式名称で記し、個人名のうしろには「様」をつけます。CCで複数名に送る場合は役職が高い順に記載しましょう。

担当者の名前を知らない場合には、「採用担当者様」といった宛名を使用することもできます。ただし、相手に対する敬意を示すために、できるだけ担当者の名前を記載しましょう。

③挨拶：所属を明確にする

メールの挨拶では、自分の所属を明確に示すことが重要です。具体的には、「〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年生の△△と申します」といった形で自己紹介をすることが一般的です。

連絡先の詳細などは末尾の結びで記載するため、冒頭では簡単な自己紹介として所属を述べる程度に留めます。

④本文：選考へのお礼を述べる

不採用通知への返信の本文では、選考をしてもらったお礼の言葉を述べましょう。

採用担当者が面接に時間を割いてくれたこと、結果を知らせてくれたこと、さらに企業について詳しく知る機会を提供してくれたことなどを具体的に盛り込んでください。

選考過程で実際に起きた出来事をエピソードとして取り入れるのもおすすめです。ただし長文にならないように心掛け、できるだけ簡潔にまとめることが肝心です。

⑤結び：挨拶と署名を入れる

最後に、メールの結びでは丁寧な挨拶と署名を入れることが重要です。メールの結びは、次のような言葉で文章を締める形が一般的です。

また、最後に署名をする際には、自分のフルネームと連絡先を明記しましょう。不採用通知への返信に限らず、ビジネスメールを送る際には、メールの結尾に署名を含めることが一般的です。

署名とは、名前、所属、連絡先などの情報をまとめたものです。多くのメールサービスでは、これを自動挿入できる機能が提供されています。あらかじめ、署名を設定しておくと便利です。

不採用通知への返信に限らず、正しいメールの書き方を身に付けておくとさまざまな場面で役立ちます。こちらの記事でも、メールの返信の書き方の基礎を今一度確認しましょう。
返信次第で悪印象？ 書類選考結果の返信メールを例文付きで解説

ついやりがち！ 不採用通知へのNG対応

不採用通知に対して、悲しさや怒りを覚える学生も多いもの。しかし、気持ちのままに企業に問い合わせのメールを送ったり、相手の評価を責めたりするのは社会人として相応しい行動とはいえません。

ここからは、学生がやりがちな不採用通知へのNG対応を3つ紹介します。

メール以外の手法で返信する

通常、不採用通知はメールで届きます。メールで受け取った通知には、手紙や電話など、メール以外の方法での回答は控えるべきです。採用担当者が返信に気が付かず、コミュニケーションが円滑にできなくなる可能性があるからです。

ただし、応募書類の返却が必要な場合や、正式な書類の送付にはメール以外の連絡が必要になるケースもあります。その場合には、返送書類に不採用通知を同封して郵送することが一般的です。

必ず封筒を使用し、書類を折り曲げずに送付しましょう。また、郵送方法は必要に応じて速達や書留などを選択してください。

不採用の理由を問い詰める

不採用通知を受けた時、不採用の理由を問い詰めてしまう学生がいますが、これはNGな対応です。

企業は不採用通知を出した応募者から不採用理由について問い合わせがあった場合、回答する必要はないとされています。 安易に不採用理由を説明してしまうと、納得できない応募者とトラブルになったり選考基準が漏れてしまったりする可能性があるためです。

また、企業の採用担当者が多忙で、不採用の理由を詳しく説明する余裕がない場合もあります。

不採用通知を受けたときは、まずは一度自分自身で考えてみることが大切です。自分の弱点や改善すべき点は何か、そして次回に向けてどのように努力するべきかを見つめ直しましょう。内省ができれば、次の求人応募にもより前向きに取り組めるようになります。

当然のようにフィードバックを求める

不採用通知を受けた後、フィードバックを求めたい気持ちは理解できます。しかし、それを当然の権利と考えてはいけません。きつい口調で当然のようにフィードバックを要求したり、相手の判断に疑念を抱くような印象で接したりするのはマナー違反です。

フィードバックを求めること自体は悪いことではありませんが、採用担当者にフィードバックをお願いする際は、礼儀正しくたずねることが大切です。断られることはもちろん、そもそも返信が返ってこない可能性もあることは理解しておくべきです。

また、あなたの資格や性格とは関係なく、単にほかの応募者が選ばれた可能性もあります。不採用の理由に固執しすぎず、前向きに選考対策を重ねることが内定への近道です。

不採用通知への返信要否はしっかり見極め効率的に就活対策しよう

就活において、不採用通知に対する返信は必ずしも求められるものではありません。一般的に、企業側も多くの学生にテンプレートに基づいた文章を一斉送信していることから、返信しなくても失礼とはみなされません。しかし特定のケースでは、礼儀として返信する必要があります。

不採用であるにもかかわらず、返信をすることに意味を感じない学生もいるかもしれませんが、お世話になった人に感謝の気持ちを伝えることは社会人としてのマナーの一つでもあります。

必要な対応を見極めながら、最後まで気持ちよく選考を終えるまでの段取りを経験することは、あなたにとっても大きな学びとなります。効率的にかつ誠実に、就活を進める術を身に付けてくださいね。

記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO（非営利団体）での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan（キャリアカウンセラートレーニングプログラム）を修了
全国民営職業紹介事業協会　職業紹介責任者（001-220824001-02942）
国家資格キャリアコンサルタント

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