「不採用通知に返信をしないと失礼？」「面接のフィードバックをもらうのはあり？」と、不採用メールの返信に関して疑問がある学生も多いでしょう。

結論、不採用通知への返信は原則不要ではあるものの、6つのケースに当てはまる場合は返信をしておかないと、相手にマイナスな印象を残しかねません。

記事では、3名のキャリアアドバイザーと、不採用通知に返信をしなくても良い理由と例外となる6つのケース、正しい返信の書き方を解説するので、ぜひ参考にしてくださいね。

不採用通知に返信すべき？ キャリアコンサルタントの見解

不採用通知は「今後のご活躍をお祈り申し上げます」という言葉で締めくくられることが多く、その段階でやり取りは終了と捉えて問題ありません。

結論、返信の有無が結果に影響することもなく原則は返信不要ですが、「やはり失礼なのでは」と悩む学生も多いです。

そこで、実際のところ返信すべきなのか、キャリアコンサルタントの見解を聞いてみましょう。

就活では、何の通知もなく不合格になる「サイレントお祈り」もよくあるケースです。次の記事では不採用通知で落ち込んでいる人に読んでほしい、3つの割り切り方のコツを紹介しています。
サイレントお祈りの実態｜合否を判断する方法と割り切る3つのコツ

39点以下は要注意！選考を受ける前にマナー力を測定しよう

就活マナーは軽視されがちですが、合否を左右する重要な項目の一つです。対策不足で選考に落ちてしまうことも少なくありません。

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不採用メールへの返信を推奨するケース【例文付き】

不採用通知に返信した方が良いケースは、おもに6パターンです。それぞれのパターンによって返信するべき理由が異なるため、返信の内容も少しずつ異なります。

この章では、例文と合わせて不採用通知に返信するのがおすすめな6つのケースを紹介します。

ほかにも、面談やインターンなど、就活の様々な場面でメールを返すべきか悩むことがあるでしょう。

インターンシップの参加メール
インターンシップ参加メールの基本とマナー｜意欲を伝える書き方

インターンのお礼メール
インターンのお礼メールは送らないと評価に響く？ メール例文4選

会社訪問後のお礼メール
会社訪問後のお礼メールの書き方！ 例文やプロのアドバイスを紹介

気になるものがある人は、上記の記事から返信方法を確認してみてください。

①担当者にお世話になっていた場合

就職活動中、面接や選考でお世話になった担当者がいる場合、不採用通知に対して返信することはおすすめです。

学生の中には、インターンや座談会を通じて、特定の社員に相談に乗ってもらっていたという人もいるかもしれません。

不採用通知に返信することで、面接で時間を割いてもらい、丁寧に対応してもらったことに感謝の気持ちを伝えることができます。

担当者にお世話になっていた場合の例文

②企業へ強い心残りがある場合

志望度の高い企業だった場合など、強い心残りがある場合こそ、不採用通知を機に気持ちを切り替えることをおすすめします。

返信という形で自分の気持ちや思いを言葉にすることで、モヤモヤした気分やマイナスな感情が晴れる可能性があるのです。

また、自分の気持ちを言語化することで、面接で思うように伝えられなかった点を再発見することができるかもしれません。

次の企業の選考へと再スタートを切るためにも、一つの区切りとして不採用通知への返信を活用しましょう。

企業へ強い心残りがある場合の例文

③最終選考まで残っていた場合

最終選考まで進んだ場合、辞退者が出た際に備えて不採用通知に返信することも有効です。

非常に珍しいケースですが、内定者が辞退した場合、企業はすでに面接まで進んだ候補者から選考をおこなうことがあります。

企業側としても、選考を再度一からおこなうよりも、すでに面接を終えた候補者から選ぶ方が効率的なのです。

返信メールを送ることで、採用担当者に自分の存在を印象付け、再度の選考の機会を得る可能性が高まります。

企業にとって重要な決断となる最終面接の結果は遅くなりやすく、合格通知が遅いだけということも。次の記事では最終面接の連絡の目安を解説しています。
最終面接の結果が遅い=不採用？ 連絡が来る目安や遅い時の対処法も

最終選考まで残っていた場合の例文

④個人的な内容が書いてあった場合

採用担当者が将来のために役立つと考えた改善点や不採用の理由、評価などを添えてくれることもあります。

テンプレート化した内容が一般的とされる不採用通知に、わざわざ個人的な内容を添えてくれた場合には、企業の心遣いにお礼の言葉を述べるべきです。

採用のプロからの貴重なコメントは今後の就職活動において、役立つ可能性も否定できません。感謝の気持ちを忘れずに伝えることが大切です。

個人的な内容が書いてあった場合の例文

⑤知人の紹介で選考を受けた場合

知人の紹介や推薦で選考を受けていた場合も、ほかのケースと同様に返信は必須ではありません。

しかし、知人の紹介で選考を受けた場合、紹介者と企業側の関係性を考えて返信するべきケースもあります。

特に、社員と紹介者のつながりが密な場合は、紹介者の顔を立たせる意味で返信することをおすすめします。

また、大学関係者からの紹介の場合も、大学の看板を背負っていることを考えて、返信しておくと失礼な印象を残さずに済みます。

同じ紹介であっても、就職エージェントなどの企業を通じての紹介の場合、返信を気にせずとも問題ありません。

知人の紹介で選考を受けた場合の例文

⑥再応募しようと考えている場合

一度選考に落ちても、再応募できる可能性はあります。さらに同じ会社でなくとも、グループ会社への再応募をする学生も珍しくありません。

返信をすることで、採用に直接つながるメリットがあるわけではありませんが、熱意のこもった返信が採用担当者に届く可能性は十分にあります。

面接官がまったく同じである可能性は低いとしても、採用窓口の担当者が複数の部門を兼任している可能性があるからです。

再応募を視野に入れている場合、不採用通知に返信する形で今回の面接へのお礼を述べておくと、採用担当者に思いが届くかもしれません。

再応募しようと考えている場合の例文

一度落ちた会社に再応募したいと考える人は、以下のQ&Aでキャリアコンサルタントがその是非や対応方法を解説しているので、併せてチェックしてくださいね。

返信に入れるべき5つの要素

不採用通知への返信に頭を悩ませてしまうこともあるかもしれませんが、実は不採用通知への返信はコツをつかめば簡単に書けます。

この章では、不採用通知への返信の書き方を5つのステップに分けて解説します。件名から結びまで、記事を参考にしながらメールを作成してみてください。

①件名：不採用通知の件名をそのまま使う

不採用通知に対するメールの件名は、シンプルで明確なものにしましょう。通知の件名をそのまま使うことで、内容を一目で理解できます。

②宛先：担当者を記載する

返信のメールを送る際には、不採用の連絡をした担当者の名前を明記してください。

会社名や団体名などは正式名称で記し、個人名のうしろには「様」をつけます。CCで複数名に送る場合は役職が高い順に記載しましょう。

担当者の名前を知らない場合には、「採用担当者様」といった宛名を使用することもできます。

ただし、相手に対する敬意を示すために、できるだけ担当者の名前を記載しましょう。

③挨拶：所属を明確にする

メールの挨拶では、自分の所属を明確に示すことが重要です。

具体的には、「〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年生の△△と申します」といった形で自己紹介をすることが一般的です。

連絡先の詳細などは末尾の結びで記載するため、冒頭では簡単な自己紹介として所属を述べる程度に留めます。

④本文：選考へのお礼を述べる

不採用通知への返信の本文では、選考をしてもらったお礼の言葉を述べましょう。

採用担当者が面接に時間を割いてくれたこと、結果を知らせてくれたこと、さらに企業について詳しく知る機会を提供してくれたことなどを具体的に盛り込んでください。

選考過程で実際に起きた出来事をエピソードとして取り入れるのもおすすめです。ただし長文にならないように心掛け、できるだけ簡潔にまとめることが肝心です。

⑤結び：挨拶と署名を入れる

最後に、メールの結びでは丁寧な挨拶と署名を入れることが重要です。メールの結びは、次のような言葉で文章を締める形が一般的です。

また、最後に署名をする際には、自分のフルネームと連絡先を明記しましょう。不採用通知への返信に限らず、ビジネスメールを送る際には、メールの結尾に署名を含めることが一般的です。

署名とは、名前、所属、連絡先などの情報をまとめたものです。多くのメールサービスでは、これを自動挿入できる機能が提供されています。あらかじめ、署名を設定しておくと便利です。

不採用通知への返信に限らず、正しいメールの書き方を身に付けておくとさまざまな場面で役立ちます。こちらの記事でも、メールの返信の書き方の基礎を今一度確認しましょう。
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