就活の一環として会社訪問をおこなう人のなかには、会社訪問後にお礼メールを送るべきか、どんなことを伝えれば良いのかなど迷う人も多いのではないでしょうか。

会社訪問後、企業側に時間を割いてもらったことへのお礼をしっかり伝えられなければ、ネガティブな印象を与えてしまう可能性があります。

また会社訪問後にお礼メールを送ったとしても、定型文を送ったり、形式が間違っていたりすると相手に感謝の気持ちがきちんと伝わりません。記事を読んで印象に残るお礼メールの送り方をマスターすれば、会社訪問後の選考も有利に進められる可能性があります。

キャリアアドバイザーの古田さん、村谷さん、楳内さんとともにお礼メールのマナーや具体的な例文などを見ていきましょう。ぜひ最後まで読んで、マナーを守ったお礼メールで会社訪問を締めくくってくださいね。

会社訪問の基本の流れを知りたい人は以下の記事もあわせて確認してみてください。

関連記事

会社訪問の進め方！ 基本の流れから本選考への活かし方まで徹底網羅

就活の一環で志望先の会社訪問を検討している人もいるのではないでしょうか。会社訪問は実際の現場を見られるため多くの学びを得られますが、必要な準備やマナーが存在します。この記事ではキャリアコンサルタントと一緒に、会社訪問の具体的な方法や流れを解説します。

記事を読む

会社訪問後は必ずお礼メールを送って好印象を残そう！

結論、会社訪問後には対応してくれた企業に必ずお礼メールを送りましょう。忙しいなか会社訪問に対応する時間を取ってくれた相手への感謝を伝えることは、社会人として押さえておくべきマナーです。

記事前半では、お礼メールを送るタイミングや書くべきことを具体的に説明しています。まずはお礼メールの概要をチェックして、理解を深めてください。

後半では具体的な例文を通じて、印象に残るお礼メールを実際に作成できるような解説をしています。最後まで読んで、会社訪問後に慌てることがない状態にしておきましょう。

会社訪問後にメールでお礼を伝えるタイミングとは？

実はお礼メールには送るべきタイミングがあります。適切なタイミングでお礼メールを送らなければ失礼にあたる場合もあるので、要注意です。

また、お礼メールを送るタイミングは会社訪問の終了時間によっても異なります。この項でお礼メールの適切なタイミングをチェックし、最後まで気を抜かずに会社訪問を締めくくりましょう。

営業時間前に会社訪問が終わる場合は「会社訪問当日」がベスト

企業の営業時間前に会社訪問が終わる場合、会社訪問の当日にお礼メールを送りましょう。会社訪問直後にお礼メールを送れば、自分の誠意や感謝の気持ちの強さを伝えられます。

たとえばあなたが企業の担当者である場合、解散後すぐにお礼メールをくれた人と3日後にメールを送ってきた人がいた場合、どちらに好感を持つでしょうか。すぐにメールをくれた人のほうが、より本気度が高いと感じるはずです。

また、すぐにお礼メールを送ることで、相手の記憶が鮮明なうちに感謝の気持ちを伝えられます。お礼メールを送ることで自分の存在を再度印象付けられるという点も、すぐにお礼メールを送るメリットの一つなのです。

会社訪問終了時に営業時間が終了する場合は「会社訪問翌日」でOK

会社訪問終了が企業の営業時間が終了する時刻に近い場合、お礼メールは会社訪問の翌日に送りましょう。焦って遅い時間にお礼メールを送ると、逆に相手に気を遣わせる可能性があります。

一般的に、仕事関連の連絡は企業の営業時間内におこなうのがマナーです。相手にとっては会社訪問の対応も業務の一つであるため、お礼メールを担当者がすぐに確認できない営業時間外に送るのはマナー違反にあたります。

会社訪問の翌日にお礼メールを送る場合は、企業の始業時間の直前か直後がおすすめです。翌営業日の朝にお礼メールを送れば、相手のことを気にかけて遅い時間に送信しなかったことも汲み取ってもらえます。

相手のことを気遣いつつ、なるべく早く感謝を伝えられるように送るのが、お礼メールの上手な送り方です。

お礼メールの基本構成を4パートに分けて解説

お礼メールを送るタイミングがわかっても、実際にどんな内容をお礼メールに盛り込めば良いのか迷う人もいると思います。

ビジネスシーンでのメールに記載すべき事項には、いくつかの決まりがあり、それを知っらずにメールを送ってしまうと、相手からの印象を下げてしまうかもしれません。事前にチェックして、マナーを守ったお礼メールを送るための知識を身に付けておきましょう。

お礼メールの必須事項と併せて、好印象を残せる一工夫も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

①宛名をフルネームで記載する

お礼メールを送る場合、宛名は必ずフルネームで記載しましょう。相手の名前と併せて、相手企業の名前も記載するのがお礼メールの正しい書き方です。

お礼メールの宛名をフルネームで記載するためには、会社訪問の際に相手の自己紹介をしっかり聞いておく必要があります。

実際、名前を覚えてもらえているとうれしいと感じる人は多いです。相手の名前をメモしておけばお礼メールでフルネームを記載できるため、担当者に好印象を残せます。名刺をもらった場合は大切に持っておき、担当者の名前を名刺にある通りの正しい漢字でお礼メールに記載しましょう。

なお、会社訪問の際に相手がフルネームを名乗らなければ、フルネームを記載する必要はありません。

②内容を簡潔に示した件名を記載する

本文の前に記載すべきは、件名です。見ただけですぐ内容や送信者がわかる件名を必ず記載しましょう。具体的には、以下の3点を件名に記載します。

この3点を記載することで、担当者は誰からどのような要件で連絡がきたのか把握しやすくなります。

ただし、件名が長すぎると逆にわかりづらくなるため簡潔に記載することが重要です。パッと見て理解しやすいよう、件名は20〜30文字程度にまとめましょう。内容説明はできるだけ簡潔にまとめ、学部・学科は入れずに大学名のみ記載するのがポイントです。

③本文で感謝と具体的に学んだことを伝える

お礼メールの本文で伝えるべきことは以下の2点です。

本文の最初では、仕事が忙しいなか会社訪問に時間を割いてくれたことへのお礼を簡潔に述べましょう。ただ「ありがとうございました」と述べるのではなく、何に感謝しているのかを明確にすることで、より丁寧なお礼の一言になります。

また、お礼メールで印象に残ったエピソードや感銘を受けた話などを併せて記載すれば、機械的なお礼メールという印象をなくし、より深く感謝の気持ちを相手に伝えられるのです。

自分の考えたことをなるべく具体的かつ簡潔に記載すれば、熱意のある学生という印象を残せます。

④最後に必ず署名・大学名・連絡先を記載する

多くの学生が忘れがちなのが、署名・大学名・連絡先の記載です。すでに件名や本文で述べている場合も、必ず記載しましょう。

名前は件名同様、フルネームで記載するのがマナーです。短くまとめる必要はないため、末尾では大学名に加えて学部・学科を記載しましょう。

問い合わせなどで相手と何度かメールでのやりとりがある場合も、署名と連絡先を毎回記載すると親切です。企業担当者は日々多くの学生、関係者とやりとりしています。連絡先を毎回記載しておくことで、企業担当者がわざわざ連絡先を調べる手間を省けるのです。

本文を書き終えたら、忘れないうちに末尾に署名・大学名・連絡先を記載するのがおすすめです。

お礼メールの例文！ 「会社訪問で印象に残った点」別に3つ解説

お礼メールの基本構成がわかったら、実際の例文を見ながらお礼メールの書き方をチェックしましょう。この項では、本文で書く内容別に好印象を残せるお礼メールの例文を3つ紹介します。

自分の印象に残った内容に近い例文を参照し、お礼メールを書く際の参考にしてみてください。プロのアドバイザーによる例文の解説も併せて紹介します。

なお、メールの構成はほかの学生のお礼メールと同じでも、学んだ内容などのエピソードによって自分だけのお礼メールに仕上げることが可能です。

会社訪問で考えたことや感銘を受けた話など、強く印象に残った部分に触れながらオリジナルのお礼メールを完成させてくださいね。

具体的な仕事内容について書く場合

感銘を受けた企業理念や考え方について書く場合

特定の社員について書く場合

実際に書いてみよう！ 会社訪問後のお礼メールを書く際の3つの基本

お礼メールの構成や具体的な例文を通じて、書き方のイメージがついたでしょう。この項では、実際に例文を書くうえで意識すべき3つの基本を紹介します。

お礼メールでは、ここで紹介する基本ができているのは大前提です。どんなに内容が良くても基本的な書き方が守れていなければ、感謝の気持ちよりも非常識な印象のほうが相手に伝わってしまいかねません。

お礼メールで失敗しないためにも必ずチェックしておきましょう。アドバイザーの「受け取る側の視点」からのアドバイスも、ぜひ参考にしてみてください。

①誤字脱字・言葉の誤用に気をつける

お礼メールは、誤字脱字・言葉の誤用をゼロにしたうえで送付しましょう。お礼を述べるメールでミスがあると、感謝の気持ちが相手に十分伝わりません。

お礼メールにミスがあると「不注意な学生」「誠意や熱意がない学生」といったネガティブな評価を受ける場合もあります。

担当者のなかには「大事な文書を作成する際にもミスをするのではないか？」「取引先に迷惑をかけるのではないか？」と、入社後の働き方にも懸念を抱いてしまう人もいるかもしれません。

ケアレスミスで自身の評価を下げないためにも、提出前にメールを何度も読み返して間違いがないかをチェックしましょう。

②簡潔な文章を意識して書く

お礼メールでは、感謝の気持ちを簡潔に書き表しましょう。目的を忘れて自己PRを前面に押し出したり、詳細に感想を述べすぎたりすると、お礼よりも自己主張が強いととらえられてしまう可能性があります。

簡潔に感謝を伝えたあとは、会社訪問の感想を具体例を交えて伝えましょう。このときの書き方には、PREP法を活用するのがおすすめです。

PREP法を用いて文章を作成すれば、結論ファーストで相手に伝えたいことを伝えられます。具体例の部分に会社訪問で感銘を受けた部分や学びを織り交ぜれば、感謝の気持ちと合わせて、企業のどのような点に惹かれているかも同時に示すことができるのです。

「お礼をする」という目的を忘れず、なおかつわかりやすい文章構成を意識しながら相手に気持ちがしっかり伝わるお礼メールを作成してください。

③読みやすさを重視して書く

お礼メールを作成する際は、読みやすさを重視することも忘れてはいけません。読む相手のことを考えて、内容がわかりやすいお礼メールを心掛けましょう。

お礼メールでは、視覚的な読みやすさも重要です。お礼メールは内容だけでなく、以下の点も意識して作成しましょう。

長すぎる文章や改行のない文章は、読んでいる相手にストレスを感じさせます。読みにくい文章では、相手に感謝の気持ちが伝わりづらく、場合によっては文章力の低い学生ととらえられる可能性もあるのです。

お礼メールを書き終えたら、読みにくい部分がないか自分でも読み返してみましょう。不安な場合は、友人や家族などの第三者に読みにくくないかをチェックしてもらうのがおすすめです。

お礼メールで特に注意すべきポイントをキャリアコンサルタントが解説

お礼メールの基本や具体的な書き方について紹介してきました。ここで、一度内容を総括しつつ、お礼メールで特に注意すべきポイントをあらためて整理しておきましょう。

この項ではキャリアコンサルタントの村谷さんから、お礼メールをチェックする側の視点で書き方のアドバイスをもらいます。

お礼メールが遅れたらどうすれば良い？ 適切な例文とNG例文を紹介

お礼メールは当日中もしくは翌日の営業時間開始までに送るのが望ましいです。しかし、「忘れていた」「他の就活の予定が入っていた」などの理由で、お礼メールをすぐに送れなかった人もいるでしょう。

お礼メールを遅れて出す際は、簡潔な謝罪を記載して提出する必要があります。

この項ではお礼メールをチェックする側の視点も交えながら、遅れた際の最適な例文・NG例文を紹介します。

遅れて出す際の適切なお礼メールの例文

お礼メールを遅れて出す際は、必ず遅れたことへの謝罪を添えましょう。本文に入る前に、一言謝罪の言葉を添えるのがお礼メールを遅れて出す際のマナーです。

なお、具体的な内容や文言などを変える必要はありません。

また、遅れたからといってお礼メールを出さないのはさらに印象を悪くします。遅れたとしても、必ずお礼メールは送付しましょう。

本文に入る前に謝罪を述べること以外は、通常のお礼メールと同じ形式です。きちんと謝罪を述べたうえで、会社訪問の感想や感謝の気持ちを伝えましょう。

遅れて出す際のNG例

遅れてお礼メールを出す際のNG例は、以下のとおりです。

大前提、遅れたとしてもお礼メールは送付すべきです。時間や労力を割いてくれた企業に感謝の気持ちを伝えるのは、当然のマナーといえます。

遅れてお礼メールを出す際は一言謝罪を述べましょう。謝罪なしでお礼メールを送ると、相手に対する誠意を欠いていると受け取られても仕方ありません。

なお、遅れたことに対する言い訳を述べるのは避けましょう。言い訳を並べても、子どもっぽいと思われて自身の評価を下げるだけです。謝罪を述べる際は、一言で簡潔に伝えることを意識しましょう。

お礼メールとお礼状のどちらが適切？ 見分けるポイントを紹介

会社訪問後にお礼を伝える方法として、メールのほかにお礼状が存在します。企業によってはお礼メールではなく、お礼状を送るのが適切な場合もあります。

しかし学生にとって、どちらを選ぶべきか判断するのは難しいでしょう。

この項ではお礼メールとお礼状のどちらを送るべきか見分けるポイントを紹介します。正しいお礼状の書き方も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

基本はお礼状ではなくお礼メールを送る

現在、会社訪問後にはお礼状ではなくお礼メールを送るのが一般的です。特別な理由がある場合以外、会社訪問後にはお礼メールを送信しましょう。

お礼状は郵送で送るため、お礼メールに比べて到着までに時間がかかります。一方、お礼メールは送信後すぐに相手に届くため、即座に感謝の気持ちを伝えられます。

お礼を述べる際に最も重要なのは「すぐに伝えること」です。お礼状の方が印象としては丁寧ですが、その分時間がかかることを考慮するとお礼メールの方が適切といえます。

企業の社風次第でお礼メールかお礼状かを判断する

企業にお礼を伝える際はメールが一般的ですが、社風次第ではお礼状を送るほうが良いケースもあります。お礼状のほうが好ましい企業の特徴は、以下のとおりです。

上記が当てはまるからといって、必ずしもお礼状のほうが好ましいとは限りません。ただ、メールでのお礼では不十分だととらえられないか心配な場合は、お礼状を出しておくのが無難です。

なお、前述の通りお礼状は届くまでに時間がかかります。お礼状で感謝を伝える場合は一度お礼メールを送付し、お礼状を後日企業に送るのもおすすめです。

正しいお礼状の書き方とは？ お礼状のマナーや注意点を簡単に解説

お礼状はお礼メール以上に押さえるべき書き方のルールやビジネスマナーがあるため、難易度が高いといえます。お礼状を出す際は事前にマナーや注意点を細かくチェックし、失礼がないようにしておきましょう。

お礼状の正しい書式は以下のとおりです。

上記のポイントを押さえることで、マナーが守れている丁寧なお礼状が作成できます。書き方のルールが不安な人は参考にしてみてください。

お礼メールに返信がきたらどうする？ 返信の例文とともに解説

お礼メールを送った後も、油断してはいけません。丁寧な人事担当者の場合、お礼メールに対して返信をくれる場合があります。

お礼メールに返信が来た場合の対応にも、実はマナーがあります。お礼メールの返信への対応が悪いと、せっかくの好印象が台なしです。

この項で紹介するお礼メールへの返信への対応を実践し、会社訪問を礼儀正しく締めくくりましょう。

お礼メールへの返信にも返信するのが鉄則

前提として、お礼メールへの返信にも返信するのがマナーです。お礼メールへの返信が自動送信の機械的なものでない場合、必ず返信しましょう。

担当者は忙しい業務の合間を縫って学生へのお礼メールに返信しています。そのことを理解すれば、感謝を伝えることの必然性を理解できるでしょう。

また、返信に対してのお礼メールを送信すれば、自身の誠意や感謝の度合いの大きさも合わせて担当者に示せます。

なお、丁寧な担当者の場合、返信に「返信不要」という旨の言葉が添付されています。その場合も、必ず返信するのが好ましいです。返信不要と添付してくれた心遣いに感謝を伝え、お礼メールのやり取りを締めくくりましょう。

お礼メールの返信に対するメールの例文

お礼メールの返信に対してメールを送信する場合、以下の3点を必ず伝えましょう。以下の3点を明示することで、相手への誠意が伝わり、好印象にもつながります。

相手にわかりやすいように、お礼メールの返信に対してメールを送信する際も、自身の情報を忘れず記載するようにしましょう。

最適なタイミングで最適なお礼メールを送り会社訪問を締めくくろう！

この記事では会社訪問後にお礼メールを送る際の基本や、具体的な例文を紹介しました。記事を読めば、正しいお礼メールを送って人事担当者に好印象を残せるでしょう。

また、お礼状のマナーやお礼メールの返信への対応もチェックしておくことで、お礼メール送信後も焦らずに対応できます。

会社訪問からお礼メールへの返信まで気を抜かずに適切に対応し、最適な形で会社訪問を締めくくりましょう。

記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO（非営利団体）での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan（キャリアカウンセラートレーニングプログラム）を修了

＞ メッセージを読む