就活ではすべての面接に参加できるのがもちろん理想ですが、ときには体調不良や家庭の事情で当日にキャンセルしなければならない場面も出てくるでしょう。

直前にキャンセルすると、面接を担当する予定だった社員に多少なりとも負担をかけてしまいます。選考の機会を失ったり、マイナスの印象が拭えないままになってしまう可能性もゼロではありません。

では、面接を当日キャンセルしたあとも問題なく選考を進めるには、どのように対応すれば良いのでしょうか。

この記事では、面接を当日キャンセルしなければいけなくなった場合のマナーについて、キャリアアドバイザーの谷所さん、遠藤さん、小峰さんのアドバイスを交えて解説します。面接の当日キャンセルをしないといけなくなってしまった人は、ぜひ参考にしてくださいね。

やむを得ず面接を当日キャンセルする場合はマナーを守って連絡しよう

企業に負担をかけないためにも、面接当日にキャンセルをすることは基本的に避けるべきです。しかし当日に急に体調が悪くなったり、アクシデントが起こったりして、面接をキャンセルせざるを得なくなることもあると思います。

やむを得ず面接を当日キャンセルしても、しっかりマナーを守って対応すれば通常通り選考を進められる可能性が高いです。しかし、状況や企業側の考えによってはマイナスの印象が拭えなかったり、次の選考に進めなくなったりすることもあるため、誠実な対応が重要になります。

この記事では、面接の当日にキャンセルをするときの基本マナーや企業への伝え方をやりとり例文付きで解説します。面接の当日キャンセルに対する企業側の見解も紹介するので、当日キャンセルによって発生するリスクについても理解しておきましょう。

面接の当日キャンセルを考える主な4つの状況

面接の当日キャンセルは企業に迷惑をかけてしまうため、できるだけ防ぎたいものです。しかし、予測できない緊急事態が起こることもあります。一般的に、これから紹介する状況が発生した場合は、当日に面接のキャンセルをしてもやむを得ないと考えられます。

逆に、これらの理由より緊急度が低い私用や、自分の都合などで当日キャンセルをするのは避けた方が良いことを覚えておきましょう。

①急に体調を崩してしまった

体調管理に気を付けていても、「朝起きたら高熱が出ていた」「頭痛がひどくて動けない」など、面接当日に体調が悪くなり、企業に赴いて面接を受けるのが難しくなってしまうことがあります。

その日中の回復が難しそうであれば、面接のキャンセルを考えましょう。無理に出かけて、企業への移動中に倒れてしまうのも危険です。また、風邪で咳などの症状がある場合は、応募企業の社員にうつしてしまう可能性もあるため、無理をせず休んでください。

また、しっかり準備していたとしても、体調不良の状態で面接に臨むと本来の力が発揮できないこともあるでしょう。万全な状態で後日改めて面接を受けることをおすすめします。

企業にキャンセルを伝える際には、健康管理に気を付けていたとしても、「健康管理が不十分だった」とお詫びをする姿勢でいると誠意が伝わりやすいです。

就活中は休息をとることを忘れて、面接当日に体調を崩してしまうこともあります。面接当日に体調不良になったときの対処法を詳しく知りたい人は、こちらの記事も参考にしてください。
面接当日に体調不良になったときの3つの対処法｜企業への連絡例文7選

②やむを得ない家庭の事情がある

家族・親族の不幸、事件・事故に遭うなど、予期せぬアクシデントが起こる場合もあります。その日の面接が難しくなってしまった場合は、なるべく早くキャンセルの連絡をしましょう。

企業に伝える際には、できる限り状況を詳細に伝えると採用担当者も納得しやすいです。記事の後半で例文を紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

また、身内に不幸があった場合や遠方の実家に帰って看病をする場合などは、数日間から数週間身動きが取れないこともあるでしょう。企業に面接の再調整をお願いする際は、自分のスケジュールを可能な限り把握するようにしてくださいね。

③交通トラブルが起きた

使用する沿線での人身事故や交通事故など、予測できない交通トラブルが起き、数時間にわたって移動が不可能になってしまうこともあります。

その場合はまず採用担当に状況を細かく伝え、当日キャンセルを考えていることを伝えましょう。企業と自分のスケジュールが合えば、当日中の再調整に対応してもらえるかもしれません。

混雑による電車遅延や道に迷うことでタイムロスが起きる可能性もあります。面接会場までの行き方は前日までに調べておき、なるべく早めに自宅を出るようにして10〜20分前後の遅れが発生したとしても面接をキャンセルせずに済むよう対策をとりましょう。

この記事では、面接に遅刻してしまうときの正しい対応を解説しています。交通トラブルなどで、キャンセルせずとも遅刻して出席するという選択肢も考えられる場合は参考にしてください。
面接に遅刻＝不採用とは限らない！ 正しい対応方法や注意点を徹底解説

面接に遅刻するのが怖い人はこちらの記事も参考にしてください。遅刻しないための予防策や、面接会場に着いたあと気を付けるべきポイントなども紹介しています。
面接は開始何分前までに行くのが理想？ 到着後の流れも徹底解説

④面接直前に志望度が高い企業の内定が出た

就活中は、同じ日に複数企業の面接を受けたり、選考結果を通達されたりするということも多いです。

面接の直前に志望度が高い企業から内定が出たら、その日面接を受ける予定の企業に入社する意思はあるか考えましょう。考えた結果、入社する可能性がゼロだという場合は、面接のキャンセルと選考辞退を検討してください。

企業も学生が一度に複数企業の選考を受けていることは理解しています。入社するつもりがないのに、面接で志望理由や熱意を語るのは学生側も心苦しいはずです。状況を真摯に説明し、当日の連絡になってしまったことに対してお詫びの気持ちを伝えれば、多くの企業は理解してくれるでしょう。

ただ、少しでも「入社する可能性がある」と考えている企業の選考は辞退せず、できる限り次のステップに進むように心掛けてください。

また、面接日より前に志望度が高い企業から内定が出た場合、面接を辞退したいと思った時点でなるべく早めに連絡するようにしましょう。

当日キャンセルが発生し得るのは面接だけでなく説明会も同様です。今後説明会に参加する予定がある人は、こちらのQ＆Aコンテンツも確認しておきましょう。キャリアコンサルタントが説明会の当日キャンセルについて回答しています。

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まず確認しよう！ 面接の当日キャンセルにおける4つの基本マナー

先ほど紹介したように、やむを得ず面接を当日キャンセルしなければいけない状況に陥ることもあります。キャンセルをする際に必ず守ってほしいマナーを4つ紹介するので、その後の就活を問題なく進めるためにもしっかり押さえておきましょう。

①無断キャンセルはNG

もちろん、面接を無断でキャンセルすることはNGです。故意ではなくうっかりキャンセルの連絡を忘れてしまったという場合でも、連絡しないまま面接を欠席してしまうと、無断キャンセルとみなされ、その後の選考に進める可能性は極めて低くなります。

体調不良や交通トラブルなどで「行けるか行けないか微妙だ」「遅刻しそうだ」という場合も、面接予定時刻を過ぎてから欠席や遅刻の連絡をしてしまうことにならないよう、なるべく早く企業に連絡しましょう。

たとえやむを得ない状況だったとしても、無断で面接を欠席すると「ばっくれ」と捉えられてしまいます。面接をばっくれることによる悪影響を詳しく解説しているので、この記事も併せて参考にしてください。
面接ばっくれが就活に及ぼす知られざる悪影響｜リスク回避のコツとは

②基本的に電話で連絡する

面接を当日キャンセルする場合、採用担当者に電話で連絡するようにしましょう。採用担当者が面接当日にメールをくまなくチェックしているかどうかはわかりません。直前に別のミーティングや面接の対応をしていることも考えられるので、電話で連絡するのがマナーです。

電話口では、選考にあたってやりとりをしていた採用担当者の名前を伝え、代わってもらうよう依頼してください。電話で直接会話をすれば、当日にキャンセルせざるを得ない状況の緊急度や、お詫びの気持ちも伝わりやすいです。

ただ、電話をすると対応してくれた社員の手を止めることになるので、忙しい中で電話対応をしてもらうことのお詫びや感謝の気持ちも併せて伝えてください。

③担当者につながらない場合はメールで連絡する

キャンセルする際は基本的に電話で連絡する必要がありますが、いつもやりとりしている担当者と直接会話できなかった場合は、伝言を頼みつつメールでキャンセルの旨を連絡するようにしましょう。

直接やりとりしている担当者のほかに、別の人事担当などにも状況が共有されていると、企業にとっては親切です。面接予定時刻が迫っているときなど、必要に応じてほかの社員から面接官や人事担当へ状況を共有してもらえる可能性が高まります。

電話口の社員に、キャンセルの旨を採用担当者へ伝えてもらうようお願いしたら、「メールでもご連絡を入れておきたいのですが、〇〇さん以外にお送りするべき方のアドレスを教えていただけますか」と聞いてみましょう。

④選考を辞退する場合も誠意を尽くした対応をする

より志望度が高い企業から直前に内定をもらった場合など、面接を当日キャンセルし、選考自体も辞退するケースもありますよね。その場合「もう関係がないから丁寧に対応しなくてもいいか」と思ってしまうかもしれませんが、誠意を尽くした対応をとるのがマナーです。

その企業に入社しないことが決まったとしても、将来その企業と一緒に仕事をする可能性も十分にあります。入社先と近しい業界だった場合はなおさらです。

また、キャンセル時の対応で印象が悪いと感じられると、自分が所属している大学や部活動のイメージを悪くしてしまうこともあります。自分だけでなく周りの人々や後輩たちに悪影響が及ぶこともあるので、面接の再調整が必要ない場合もマナーを守って企業とコミュニケーションをとりましょう。

面接を当日キャンセルする場合に伝える5つの基本項目

面接を当日キャンセルする場合に伝える必要がある項目は5つあります。誠実に対応しようとしていることが伝わるよう、基本項目を覚えて丁寧にキャンセルしたい旨を企業に伝えましょう。

①所属・氏名

電話がつながったら、氏名はもちろん所属している大学や学部も伝えましょう。企業は一度にたくさんの学生とコミュニケーションをとっているため、似た名前の学生と混同してしまうかもしれません。所属も併せて伝えると「どの学生だろう」と悩ませることが少なくなります。

また、採用担当者がすぐ電話に出るとは限りません。別の社員が対応してくれた場合は、やりとりをしている担当者につないでもらうようお願いしましょう。

②面接が予定されていた日時

「本日面接を受ける予定だった」ということだけではなく、「本日13時から面接のお時間をいただいておりました〇〇です」のように、その日の何時から面接を受ける予定だったかも申し出ましょう。

企業側は1日に多くの学生と面接をするため、「何時から面接の予定ですか？」と聞かれる前に自ら伝えておくと親切です。

③当日に面接をキャンセルすることへの謝罪

ここで、当日の面接をキャンセルしたいと考えている旨と、そのことに対する謝罪の気持ちを必ず述べましょう。

面接を担当する社員は通常業務で忙しい中、面接の時間を確保しています。また、面接を後日改めて受ける場合、採用担当者はほかの学生や面接官と再びスケジュールを調整する必要があるので、多少なりとも企業に負担がかかります。

面接を当日キャンセルするにあたって、迷惑をかけてしまうことに対してのお詫びを真摯に伝えてくださいね。

④面接をキャンセルする理由

当日に面接キャンセルをするに至った理由を正直に伝えましょう。どこまで伝えるかは個人の自由ですが、「体調不良なので行けません」などそっけない伝え方をしてしまうと、「本当に体調不良なのかな」「急に面接に行きたくなくなってごまかしたいだけかな」と思われてしまうこともあります。

差し支えない範囲で理由を詳細に伝えると、企業側も「キャンセルしてしまうのも仕方ないな」と納得できます。

やむを得ないキャンセルだと理解してもらえれば、再調整の相談もしやすくなりますよ。

⑤面接を再調整したい旨

後日改めて面接を受けたい場合は、再調整をお願いしたい旨を伝えましょう。

面接を再調整してもらえることが当たり前のようには話さないようにしてください。「お忙しい中で恐縮なお願いですが、再度面接の機会をいただけたらうれしく思います」といったニュアンスで伝えてくださいね。

この場合、再調整の日程候補をあらかじめピックアップしておくと良いでしょう。電話上でもスムーズに日程の再調整ができるうえに、再調整に向けてしっかりと準備していたことが伝わります。

面接を当日キャンセルする際の電話やりとり例：再調整する場合

面接の当日キャンセルを連絡するときの基本項目を解説しましたが、ここからは具体的なやりとり例を紹介します。

キャンセルの理由別に紹介するので、状況に合わせて参考にしてください。まずは電話のやりとり例です。

体調不良の場合

家庭の事情がある場合

交通トラブルが起きた場合

面接を当日キャンセルする際のメール例文：再調整する場合

採用担当に直接つながらなかった場合は、メールで連絡しましょう。キャンセルの理由別にメール例文を紹介するので、参考にしてください。

しばらく時間をおいたあと、電話でも当日キャンセルを詫びる連絡を入れるとさらに丁寧です。

体調不良の場合

家庭の事情がある場合

交通トラブルが起きた場合

面接を当日キャンセルする際のやりとり例：選考を辞退する場合

より志望度の高い企業から内定が出て、選考自体をキャンセルしたいというケースもあるかもしれません。選考そのものを辞退するときも、基本的には電話でキャンセル連絡をします。

担当者につながらなかった場合は、まずメールで連絡するようにし、その後時間をおいて改めて電話で連絡しましょう。

その企業の選考に進まない場合でも、選考を通して時間を割いてもらったことへの感謝を伝え、誠意を尽くした対応を心掛けてくださいね。

電話編

メール編

面接をキャンセルし、そのまま選考を辞退する場合は以下の記事も参考にしてみてください。企業へかける迷惑を最小限に抑える工夫をチェックしましょう。
失礼のない面接辞退の方法とは？ すぐに使えるテンプレ8選

元面接官に聞いた！ 面接の当日キャンセルに対する企業の本音

面接の当日キャンセルが影響するのかどうか、一番気になるところだと思います。

企業によっても違いますが、キャリアアドバイザーの谷所さん、遠藤さんの経験をもとにした企業の本音を聞いてみました。

谷所さんの場合

現在は学生の就活支援のほか採用担当者向けのセミナーなどもおこなっている谷所さんは、人事担当者時代に1万人以上の学生と面接をした経験があります。

谷所さんに当日の面接キャンセルが選考に影響するかどうかを聞いてみました。

遠藤さんの場合

現在大学での就活支援、社会人向けキャリア開発研修をおこなう遠藤さんは、メガバンクで採用面接や新人研修に携わっていました。

遠藤さんに、面接の当日キャンセルに対する面接官の本音を聞いてみました。

就活に影響はある？ 面接の当日キャンセルにともなうリスクについて解説

面接を当日キャンセルしても、誠実に対応し、企業側との都合が合えば後日また受けることができる可能性が高いです。しかし、絶対に選考に影響がないとは言い切れません。

面接を当日キャンセルすることによって起こりうるリスクや企業への影響を知っておき、その後の選考に影響が出てしまいそうになっても焦らず対処できるように備えましょう。

キャンセルが直前になるほど企業に迷惑がかかる

キャンセルが直前になればなるほど、企業に負担がかかることを覚えておきましょう。

学生のキャンセルが前日までにわかれば、担当者はその時間に別の学生の面接をしたり、ほかの仕事に取り組むようスケジュールを立て直せますが、直前になるとそうはいきません。

「行ける可能性がゼロではないのに前もってキャンセルするのは逆に失礼なのではないか」と思う人もいるかもしれませんが、企業は貴重な時間を割いて採用に取り組んでいるため、面接のキャンセルの連絡はできるだけ早めにおこないましょう。

ただ、体調不良や急なトラブルなどでどうしても直前の連絡になってしまうこともあります。その場合、直前のキャンセルをお詫びする気持ちをしっかり伝えるようにしましょう。

選考の機会を失う可能性がある

面接の当日キャンセルをすると、その後の選考を進めることができない場合もあると覚えておきましょう。

企業によっては、「いかなる場合も当日キャンセルの場合は面接の再調整をおこなわない」と決めているケースもあります。また、選考の時期によっては、自分が面接をキャンセルしたあとすぐに内定者が出て、枠が埋まってしまうということも大いに考えられます。

やむを得ず面接の当日キャンセルをしなければいけない状況もあるかと思いますが、そのようなリスクもあると知っておきましょう。特に志望度の高い企業で当日キャンセルをすることになった場合は、「先に面接できた学生を優先します」と伝えられる可能性があることも理解しつつコミュニケーションをとりましょう。

マイナスの印象が拭えない場合がある

担当者や企業の状況によっては、仕方ない状況だとしても面接の当日キャンセルに対してどうしてもマイナスのイメージを抱かれることがあります。

面接のフェーズによっては人事ではなく、現場の社員や、スケジュールを確保するのが難しい役員が面接官を務めることもあります。貴重な時間を面接のために確保していたのに、急にキャンセルになってしまうと迷惑がかかってしまいます。

その印象が拭えず、たとえ面接を再調整できたとしても、ほかの候補者より少し不利な状況で面接を受けることになるかもしれません。

当日キャンセルが企業にとって負担になることを理解しておきましょう。面接を再調整してもらった際には、当日キャンセルしてしまったことに対しての謝罪の気持ちと再調整してもらったことへの感謝をしっかり伝えるようにしてください。

志望度が高い企業でも安心！ 面接を当日キャンセルするときの4つの心掛け

志望度が高い企業の面接当日に、どうしても面接をキャンセルしなければいけなくなってしまう場合もあると思います。

入社意欲が気持ちが強いのに、当日キャンセルをしたまま熱意が伝わらずに選考が進むのはもったいないことです。チャンスを逃すことなく、予定通り就活を進めたいとき、企業とのやりとりに際して心掛けると良いことを4つ解説するので、ぜひ覚えておいてください。

誠意と熱意が伝わるコミュニケーションを心掛けることで、面接を当日キャンセルしたことによるマイナスの印象が残りづらくなりますよ。

①キャンセル理由は状況が理解できるよう具体的に伝える

やはり、当日キャンセルの一番のリスクは「当日になって面接に行きたくなくなっただけかな」と思われ、やる気や自社に対しての思い入れがない学生だと捉えられることです。

一度そのような印象を持たれてしまうと、面接を再調整できたとしても挽回するのは難しくなります。

そのような事態を避けるために、キャンセル理由は企業側がやむを得ない状況だということを理解できるよう具体的に伝えましょう。体調不良の場合は「熱は38度あり、外に出るのが難しい」など、差し支えない範囲で詳細に伝えてくださいね。

また交通トラブルによるキャンセルの場合は、トラブルの内容・規模や交通網の復旧見込みなどをあらかじめ調べて伝えるようにしましょう。

②予定通り選考に挑みたかったという熱意を伝える

志望度の高い企業には、やむを得ないハプニングが起きなければ予定通り面接を受ける予定だったという熱意をそのまま伝えましょう。

キャンセル連絡をする際に必須項目以外を話すのは緊張してしまうかもしれませんが、もし「貴社の〇〇さんに面談いただいたときから一緒に働きたいと強く思っており、大変恐縮ではございますが、日程の変更を検討していただけると幸いです」というように素直な気持ちを伝えましょう。

自社に対して強い想いを持っている学生だとわかれば、再度面接を受け選考に進んでほしいと思う採用担当者は多いので、面接への意欲をアピールできるようにしてくださいね。

③再調整の日程候補を複数準備しておく

志望度の高い企業の面接を再調整したい場合、日程の候補はなるべく多く用意しておきましょう。

企業側では面接官となる社員の日程調整を再度おこなうことになるため、候補日が直近の1～2日程だけだと、結局調整できない可能性が高いです。

面接官が管理職や役員レベルになるとさらに予定の確保がしづらく、1～2週間先でないと再調整ができない場合もあります。

少し先を見て複数日程を準備しておくことで「絶対に面接を受けたい」という意志も伝わりやすいです。

④後からお礼のメールを送る

面接の再調整に対応してもらえたら、後からお礼のメールを送っておきましょう。再調整した日程の認識違いを防ぐことにもつながります。

当日キャンセルによって迷惑をかけてしまったことに対するお詫びと、再調整してもらったことへの感謝をしっかりと述べましょう。

お礼メールの例文

こちらの記事では、面接の基本マナーを紹介しています。無事に面接の再調整ができたら、ぜひ読んで本番に備えてくださいね。
絶対に落とせない面接のマナー！ 「即不合格」にならないための作法

面接を当日キャンセルするときは誠意が伝わる対応をとって軌道修正しよう！

体調やスケジュールの管理に最大限気を配っていても、面接当日に思わぬ事態が起こることもあります。面接の当日キャンセルはどうしても企業に負担をかけてしまうことになりますが、マナーを守って誠実に対応すれば就活への影響を最小限にとどめることができます。

特に志望度が高い企業で面接のキャンセルをする場合は、選考を突破し入社したいという思いが伝わるよう、キャンセル連絡や再調整後の面接での振る舞いに気を配りましょう。「どんな対応をとれば企業の負担が軽減されるか」を考え、誠意が伝わる対応を心掛けてくださいね。

記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO（非営利団体）での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan（キャリアカウンセラートレーニングプログラム）を修了
全国民営職業紹介事業協会　職業紹介責任者（001-220824001-02942）
国家資格キャリアコンサルタント

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