失礼のない面接辞退の方法とは? すぐに使えるテンプレ8選

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  • キャリアコンサルタント/なべけんブログ運営者

    Ken Tanabe〇新卒で大手人材会社へ入社し、人材コーディネーターや採用、育成などを担当。その後独立し、現在はカウンセリングや個人メディアによる情報発信など幅広くキャリア支援に携わる

    プロフィール詳細
  • キャリアコンサルタント/インテグラルキャリア研究所所長

    Keiichi Yokoyama〇20歳後半からカウンセリングの勉強を始め、キャリアに比重をおくコンサルティング、人材育成を企業内で推進。独立後は大学のキャリアセンターで学生の就職支援にもかかわる

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  • キャリアコンサルタント/メンタル心理カウンセラー

    Syuya Nagata〇自動車部品、アパレル、福祉企業勤務を経て、キャリアコンサルタントとして開業。YouTubeやブログでのカウンセリングや、自殺防止パトロール、元受刑者の就労支援活動をおこなう

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この記事のまとめ

  • 面接の辞退をするなら速やかに連絡し迷惑を最小限にとどめよう
  • 3つのマナーを守って辞退連絡をする必要がある
  • 面接の辞退を伝えるメールのテンプレート8選を紹介
  • この記事を読んでいる人におすすめ

  • 面接力診断ツール

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何らかの事情で面接を辞退せざるを得ない状況になると、「面接の辞退は可能なの?」「どのように辞退の連絡をすれば良いのだろう」などと悩んでしまいますよね。

学生1人の面接を設定するにも、企業は多大な労力をかけています。辞退するのであれば、できるだけ迷惑をかけないようにしましょう。

記事では、キャリアアドバイザーの田邉さん、永田さん、横山さんと、面接を辞退する連絡方法を解説するので、ぜひ参考にしてください。

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面接の辞退をするなら速やかに! 企業への迷惑を最小限にとどめよう

面接の辞退をすることに罪悪感があったり、本当に辞退して良いのか悩み、なかなか連絡できない人もいるのではないでしょうか。しかし、遅くなればなるほど企業側に迷惑がかかります。辞退すると決めたら、速やかに連絡をしましょう。

記事では、まず面接の辞退をするときに守るべき3つのマナーを解説します。そのうえで、連絡をするときのメールのテンプレート8選を紹介するので、自分に合うものをコピー、編集して使用してください。

また、連絡後の企業からの返信で、対応に迷うことがあると思います。その際の対応方法を悩み別に説明するので、返信を受け取ったときに参考にしてください。

最後に、面接の辞退をする前にそもそも考えなければならないことや、心構えなどの注意事項を解説するので、参考にしつつ速やかに連絡しましょう。

面接に行きたくないと思ってしまったときの理由や対処法を知りたい人は、こちらの記事も参考にしてくださいね。
「面接に行きたくない」の克服方法8選|前向きになる心構えも解説

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もし39点以下だった場合は要注意です。今すぐ診断で面接力をアップし、就職で失敗する可能性をグッと下げましょう。

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・面接でなぜ落ちたかわからない人
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そもそも面接の辞退はできる?

「そもそも面接の辞退はできるのかな」と不安に思う人もいるかもしれませんが、面接を辞退すること自体は可能です。体調不良など、どうしても面接を受けられなくなるケースは考えられるためです。

実際、面接の辞退をする学生の印象は悪いですか……?

辞退するからといって印象は悪くならない

面接辞退で印象が悪くなることはないので安心してください。

企業は、学生が納得感を持ってキャリアを選択することを応援しています。そのため、将来を考えて辞退をすることが決まっているのであれば、無理に面接を受ける必要はありません。

ただし、一度辞退をするともう一度エントリーすることができない可能性があります。辞退をするときには、慎重に判断しましょう。

面接の辞退をするときの3つのマナー

面接の辞退をするときの3つのマナー

  • できる限り早く連絡する
  • 無断での辞退は避ける
  • 基本的にはメールでおこなう

企業側は、面接官を設定したり、質問事項を用意したり、応募書類を読み込んだりと、面接前に相当な労力をかけています。そのため、面接の辞退をするならば失礼のないようにすることが大切です。

ここからは、失礼のないように守るべき3つのマナーを解説します。これから社会人になる人として、マナーを守ることは基本中の基本なので、しっかり心得ましょう。

①できる限り早く連絡する

辞退することを決めたら、できるだけ早く連絡することが不可欠です。企業は面接に向けて準備をしており、遅ければ遅くなるほど無駄な労力をかけてしまいます。また、連絡する精神的ハードルも上がりやすくなることがあります。

辞退をすることを決めたら、今すぐにでも連絡を入れましょう。

連絡は企業の営業時間内におこなうことがマナーです。営業時間を過ぎている場合は、翌日に連絡しましょう。

営業時間を過ぎているのですが、面接予定日は明日です。その場合はメールしても良いですか? 

永田 修也

プロフィール

問題ないが、返信がなければ再メールや電話をしよう

営業時間を過ぎていたとしても、メール自体はしても問題ないかと思います。

ただ、営業時間外だと採用担当者がすでに退社していて確認できない場合があるので、返信がなければ、当日の営業開始の時間に合わせてもう一度連絡をいれましょう。

基本的には、面接の辞退はメールですることがマナーですが、先方からの返信が面接予定時刻までに確認できなかった場合は、最終手段として電話連絡にて辞退の申し出をしても良いかと思います。

その際に、前日にメールを入れた旨と謝罪の言葉はしっかりと先方へ伝えましょう。

②無断での辞退は避ける

連絡するのが面倒であったり、忙しかったり、気が引けたりすることで、辞退の連絡を入れずにすっぽかそうと考える人もいるかもしれませんが、当然やってはいけないことです。

連絡をしなければ、面接の時間まで人事や面接官は待機しています。忙しい中あなたのために時間を空けているので、無断で辞退することは失礼極まりないことです

記事で紹介するメールテンプレートを用いれば簡単に連絡できるので、活用し、無断での辞退は避けましょう。

横山 慶一

プロフィール

連絡をせず無断で辞退するという行為は、社会人としての信頼を大きく損ねます。どんなに優れた能力を持っていたとしても、この行為で信頼がすべて吹っ飛んでしまいます。

そして、それはあなた自身への信頼感を損ねるだけではなく、学校や、他の応募者の評価にも影響する場合があります。

くれぐれも無断での辞退はしないようにしてくださいね。

面接をばっくれたときの影響や、その後の対処法などはこちらの記事で解説しているので、併せて確認してくださいね。
面接ばっくれが就活に及ぼす知られざる悪影響|リスク回避のコツとは

③基本的にはメールでおこなう

辞退の連絡は、基本的にはメールで問題ありません。電話だと相手の時間を奪ってしまうことになり、特に忙しいときは迷惑になることがあります。メールであれば相手の都合に合わせて読んでもらえます

電話でも追って連絡すると丁寧な印象になる

面接を辞退するときにはメールでの連絡で問題はありませんが、これまで企業のOB・OGに面倒を見てもらったなど、関係性が深い場合は「メールのみで辞退するのは無礼なのでは」と気になる人もいるかもしれません。

追って電話でも連絡すると、より丁寧な印象にはなります。電話をする場合は、営業時間中かつ、忙しくなりがちな営業時間の開始時刻や終了ぎりぎりの時間にはならないよう気を付けましょう

電話するときの伝え方の例は記事の後半で載せているので、参考にしてください。

アドバイザーコメント

選考が進んでいると電話の辞退連絡は好印象になる

面接を辞退するタイミングは人によって異なり、一次面接で辞退したい学生もいれば、最終面接を辞退したいと考えている学生もいますよね。これから辞退しようと考えている面接が二次面接以降のときは、電話で辞退連絡をすると好印象になります。

二次面接を通過しているということは、企業としては「一緒に働きたい」と思っているということです。そのため、辞退をする理由を詳しく聞かなければ、採用担当者としても納得できない可能性がありますよね。

電話で面接辞退の旨を伝えつつ、採用担当者からの質問に答えることができるので、お互い納得して辞退のやりとりができるのです。

選考が進んでいないときはメールで辞退連絡をしよう

一方で、一次選考であればエントリーしている学生の数が多いため、記事で説明されているとおり、電話だと採用担当者の時間を奪ってしまう可能性もあります。

採用担当者からのマイナスな印象を避けるためにも、まずはメールで連絡をして企業からの連絡に応じる方が印象は良いでしょう。

前日夕方までに返信がなければ電話で連絡する

メールをして返信がない場合は、企業が読んでいない可能性があります。もし前日夕方までに返信がなければ、電話で連絡しましょう。

その際、「先ほどメールをお送りした件で、念のためご連絡させていただきました」とメールを送ったことも伝えてから辞退の旨を言うと、その後のやり取りもスムーズになります

「メールは読まれましたか」などと企業側を責めるような口調は避けましょう。あくまで念のため連絡したというニュアンスを伝えれば失礼な印象にはなりません。

なかなか返信が来ない場合、あえて無視しているということはありますか?

永田 修也

プロフィール

業務などで返信できないことはあるが無視しているのではない

企業側の採用進捗状況により、対応に時間がかかる場合はありえると思います。

その場合、決してあなたのことを毛嫌いして嫌がらせをしているわけではありません。

応募者が多く選考に時間がかかっていたり、繁忙期で忙しかったりすると、どうしても返信が後回しになりがちです。採用担当者は採用のみならず、いくつも仕事を兼務している場合がほとんどだと思います。

面接まで日数がある場合は待ちましょう。

前日夕方または当日に辞退を決めた場合は電話で連絡する

面接の辞退を決めたタイミングが前日の夕方や当日など、面接日の直前である場合は、メールを読まれないこともあるため、電話で連絡しましょう

その場合は「直前のご連絡となり恐縮ですが」などと枕詞を添えることで丁寧な印象になります。

寝坊をして辞退の連絡さえできませんでした。面接は終わってしまっていますが、選考辞退の旨や、謝罪を伝えた方が良いですか?

横山 慶一

プロフィール

面接の時間が過ぎていたとしても企業に連絡しよう

まず、必ず連絡はしてください。

企業側は準備も含め、あなたとの面接に大きな時間と労力を費やしていることを考えましょう。

今回、寝坊をしたということなので、おそらくこの企業に対しての優先度やモチベーションは高くないのかもしれません。

ただしこのような配慮ができない人柄は、今後の就職活動や社会人として活躍する中で姿勢として現れてくるので、成熟した人になるための試金石としてしっかりと考え行動してください。

アドバイザーコメント

誠実さを心掛けて辞退しよう

ここまで解説した内容はどれも大事なポイントですね。共通して認識しておいた方が良いこととして、あなたなりの「誠実な対応」を心がけましょう。

少しばかりマナー違反とも考えられる対応をしてしまったからといって、あまり大したトラブルにはならないと思いますが、誠実さを忘れてしまうと、非常識と捉えられます。

無断で辞退をしてしまったり、先方のことを考えずに早朝や夜間に連絡を入れてしまったり、辞退の連絡メールが遅くなってしまったり、メールですべきところを電話で連絡してしまったり……。これらは避けましょう。

まずは誠実に対応しよう! という気持ちで準備し、そのうえで各ポイントを押さえ、相手に失礼のないように対応していくことが大切ではないかと思います。

特に連絡を速やかにおこなうことは大切

特に大事なポイントとしては、「①できる限り早く連絡する」という点ですね。辞退することを決めたにもかかわらず連絡しないでいると、先方は準備をどんどん進めていってしまい、ますます辞退しにくい状況になっていく可能性もあります。

思い立ったときにすぐに伝えましょう。

次の記事では、面接を当日キャンセルすることについて解説しています。キャンセルする旨を伝えるメールの例文も紹介しているので、こちらも併せて読んでみてくださいね。
面接は当日キャンセルしても大丈夫? 元面接官が企業の本音を解説

面接の辞退をメールで伝える例8選

面接を辞退するメールの内容

では実際に、面接の辞退をする際に使えるフォーマット8選を紹介します。メールの例は状況別に分かれているので、自分に合うものを探しましょう。

ただ、基本的には面接辞退の理由は伝えなくて良いので、言いたくない場合は、一番最初の「一身上の都合」のテンプレートを使用してくださいね。

また、メールに書くべき内容は上のイラストにまとめているので、以下の例いずれにも該当しない場合は、画像を参考に自分で作成してみましょう。

面接を辞退するときには、企業とのやりとりが重ならないようにすることがポイントです。辞退の連絡に不明点があると、メールの返信をして質問をする手間がかかってしまいますよね。一回のメールで完結するよう過不足ない内容でメールを送りましょう。

一身上の都合

送信メッセージ

TO〇〇〇〇@theport.jp

CC

件名面接辞退のご連絡/〇〇〇〇(氏名)

株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっています。
先日、〇次面接のご連絡をいただいた〇〇〇〇(氏名)です。
その節は誠にありがとうございました。

〇月〇日〇時より面接を予定しておりましたが、一身上の都合により、辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
身勝手なご連絡になること、お詫び申し上げます。

本来であれば直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

最後になりましたが、貴社のますますの発展を心よりお祈り申し上げます。

————————————————————
〇〇〇〇(氏名)
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都港区〇〇〇
電話番号:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
————————————————————

他社から内定を得た

送信メッセージ

TO〇〇〇〇@theport.jp

CC

件名面接辞退のご連絡/〇〇〇〇(氏名)

株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっています。
〇〇大学の〇〇〇〇と申します。
お忙しい中のご連絡となり恐縮です。

〇月〇日の選考につきまして、先日他社から内定をいただき、入社することを決めたため、辞退させていただきたくご連絡いたしました。

貴重な機会を与えてくださったにもかかわらず、このような運びとなり、大変申し訳ございません。

本来であれば直接伺いお伝えすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を心より祈念しています。
————————————————————
〇〇〇〇(氏名)
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都港区〇〇〇
電話番号:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
————————————————————

他社から内定を得たので辞退したいのですが、面接では「今はどこも受けていない」と伝えていました。この場合辞退の理由を正直に伝えると印象が悪くなりますか。

横山 慶一

プロフィール

採用担当者は想定しているので正直に伝えて問題ない

本来は複数社応募していることを伝えるべきでしたが、内定を得て辞退をするのであれば、正直に理由を伝えた方が良いでしょう。

多くの企業担当者は、このようなケースは想定済みです。曖昧な返答はネガティブな印象がずっと残りますが、理由が明解であれば後を引きません。

基本的には、就活全般で、採用担当者との信頼関係、良好な対人関係の構築を意識してくださいね。

かんたん30秒!まずはあなたの面接力を診断してください!

内定獲得のためには、面接での印象が大きなポイントとなります。あなたは自分の面接に自信を持っていますか?

少しでも不安に感じる人はたった30秒で面接力を把握できる「面接力診断」を活用しましょう。簡単な質問に答えるだけで、“あなたの強み”“改善点”が明確になります。

約3分で面接に必要な力をどれだけ持っているのかを把握できるので、すぐに活用して万全な状態で本番を迎えましょう。

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こんな人に「面接力診断」はおすすめ
・まだ面接を受けたことがない人
・面接でなぜ落ちたかわからない人
・自信を持って、面接に臨みたい人

複数の企業と日程が被った

送信メッセージ

TO〇〇〇〇@theport.jp

CC

件名面接辞退のご連絡/〇〇〇〇(氏名)

株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっています。

〇月〇日に最終面接を予定している、〇〇大学の〇〇〇〇と申します。

〇月〇日に予定していた選考につきまして、ほかの企業複数と選考日程が重複し、改めて検討したところ、選考を辞退させていただきたく存じます。

貴重なお時間をいただいた中大変申し訳ございません。

本来であれば直接伺いお伝えすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を心より祈念しています。
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〇〇〇〇(氏名)
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都港区〇〇〇
電話番号:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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日程が被っていなければ、面接を受けたいと思っていました。その場合それを伝えた方が良いですか? 良い伝え方はありますか?

永田 修也

プロフィール

辞退の連絡と併せて伝えるのは避けた方が良い

面接を受けたいということを伝えたい気持ちもわかります。ですが、個人的には伝えなくても良いのではないかと思います。

仮に伝えたとしても、辞退の内容で文章を作成して送る以上、先方の担当者からすれば応募者であるあなたの意図がわかりにくくなってしまう恐れがあります。

日程が被っていて、すでに他の会社の面接を受ける判断をしているわけなので、これ以上の私情を伝えることはかえって失礼にあたる可能性があります。

家庭の事情

送信メッセージ

TO〇〇〇〇@theport.jp

CC

件名面接辞退のご連絡/〇〇〇〇(氏名)

株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっています。
〇〇大学の〇〇〇〇と申します。
お忙しい中のご連絡となり恐縮です。

大変申し訳ございませんが、家庭の事情により、しばらくの間就活を休むこととなりました。

つきましては、〇月〇日の選考を辞退させていただきたく存じます。

貴重な機会を与えてくださったにもかかわらず、このような事態となり、大変申し訳ございません。

本来であれば直接伺いお伝えすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を心より祈念しています。
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〇〇〇〇(氏名)
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都港区〇〇〇
電話番号:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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ケガ・病気

送信メッセージ

TO〇〇〇〇@theport.jp

CC

件名面接辞退のご連絡/〇〇〇〇(氏名)

株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっています。
〇〇大学の〇〇〇〇と申します。
お忙しい中のご連絡となり恐縮です。

大変申し訳ございませんが、体調不良のため、休養が必要であり、しばらく就活を休むこととなりました。

つきましては、〇月〇日の選考を辞退させていただけますでしょうか。

貴重な機会を与えてくださったにもかかわらず、このような事態となり、大変申し訳ございません。

本来であれば直接伺いお伝えすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を心より祈念しています。
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〇〇〇〇(氏名)
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都港区〇〇〇
電話番号:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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体調不良ですが、話すことはできるので、代わりにWEB面接をお願いすることは可能ですか? それとも辞退するしかないでしょうか。

WEB面接や日程調整が可能なので気軽に連絡しよう

体調不良の場合は、WEB面談に切り替えてもらうことも可能です。そのため体調不良がわかったタイミングで、早めに企業担当者へ相談をするようにしましょう。相談をするときは電話が好ましいですが、体調によってはメールの連絡でも問題ありません。

ただし、企業によってはWEB面談を実施していないこともあります。そのときも辞退する必要はなく、日程の再調整になるので気軽に相談してくださいね。

体調不良になったときの面接の対処法はこちらの記事で解説しているので、併せてチェックしてくださいね。
面接当日に体調不良になったときの3つの対処法|企業への連絡例文7選

社風とのミスマッチを感じた

送信メッセージ

TO〇〇〇〇@theport.jp

CC

件名面接辞退のご連絡/〇〇〇〇(氏名)

株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっています。
〇〇大学の〇〇〇〇と申します。
お忙しい中のご連絡となり恐縮です。

〇月〇日で面接の予定をいただいておりましたが、企業理解を進める中で、自身が求める環境と異なるのではないかと考え、熟考の末、選考を辞退させていただきたいという結論に至り、ご連絡させていただきました。

貴重な機会を与えてくださったにもかかわらず、このような事態となり、大変申し訳ございません。

本来であれば直接伺いお伝えすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を心より祈念しています。
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〇〇〇〇(氏名)
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都港区〇〇〇
電話番号:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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永田 修也

プロフィール

上のフォーマットは、辞退したいという意向は遜色なく伝わるとは思うので、問題はなさそうです。

ただ、企業側からすれば「まだ入社もしてないのに何がわかるんだろう」というように感じられる可能性もあります。

39点以下は要注意!
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少しでも不安に感じる人はたった30秒で面接力を把握できる「面接力診断」を活用しましょう。簡単な質問に答えるだけで、“あなたの強み”“改善点”が明確になります。

もし39点以下だった場合は要注意です。今すぐ診断で面接力をアップし、就職で失敗する可能性をグッと下げましょう。

こんな人に「面接力診断」はおすすめ
・まだ面接を受けたことがない人
・面接でなぜ落ちたかわからない人
・自信を持って、面接に臨みたい人

スキル不足を感じた

送信メッセージ

TO〇〇〇〇@theport.jp

CC

件名面接辞退のご連絡/〇〇〇〇(氏名)

株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっています。
〇〇大学の〇〇〇〇と申します。
お忙しい中のご連絡となり恐縮です。

〇月〇日で面接の予定をいただいておりましたが、求められているスキルとの差を実感し、熟考の末、選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

貴重な機会を与えてくださったにもかかわらず、このような事態となり、大変申し訳ございません。

本来であれば直接伺いお伝えすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を心より祈念しています。
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〇〇〇〇(氏名)
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都港区〇〇〇
電話番号:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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強みとのミスマッチを感じた

送信メッセージ

TO〇〇〇〇@theport.jp

CC

件名面接辞退のご連絡/〇〇〇〇(氏名)

株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっています。
〇〇大学の〇〇〇〇と申します。
お忙しい中のご連絡となり恐縮です。

〇月〇日で面接の予定をいただいておりましたが、改めて検討したところ、自身の能力不足を感じ、選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

貴重な機会を与えてくださったにもかかわらず、このような事態となり、大変申し訳ございません。

本来であれば直接伺いお伝えすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を心より祈念しています。
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〇〇〇〇(氏名)
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都港区〇〇〇
電話番号:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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横山 慶一

プロフィール

自分の描いているビジョンとあわない、自分が伸ばしたいスキルとは異なるなどの表現ならばなお良いですね。

面接の辞退を電話で伝える例

面接の直前であったり、メールしたにもかかわらず企業から返信がない場合は、電話で面接辞退の旨を伝えましょう。

電話はメールと異なり、相手の都合にかかわらず時間を奪ってしまう面があります。忙しい中連絡することを謝罪したうえで伝えましょう。

伝える内容は基本的にはメールと同じです。以下は家庭の事情で辞退する例ですが、メール例文を参考に自分の状況に合わせて伝えましょう。

面接の辞退を電話で伝える例

学生)お世話になっております。

〇月〇日に面接の予定をいただいています、〇〇大学の〇〇〇〇(名前)と申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

電話に出た社員)はい。少々お待ちください。

採用担当)お待たせいたしました。採用担当の〇〇です。

学生)お世話になっております。〇月〇日に面接の予定をいただいています、〇〇大学の〇〇〇〇です。このたびは、〇次面接のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。

大変申し上げにくいのですが、家庭の事情により就活を休まざるを得なくなったため、選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

選考のために貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような形となってしまい大変申し訳ございません。

本来であれば直接お詫びに伺うべきところですが、電話でのご連絡となり恐縮です。

採用担当)そうなのですね。事情はわかりました。ご連絡いただきありがとうございます。

学生)勝手なご連絡となり申し訳ございません。それでは失礼いたします。

電話で辞退を伝えると怒られるんじゃないかと思ってすごく怖いです……。

最終的には辞退することになるので怖がらず連絡しよう

たしかに企業によっては高圧的な態度の担当者もいます。ですが、すでに説明したとおり、採用担当者も学生の味方なので、真剣にキャリアを考えてくれているとも考えられます。

また、怒られることが嫌で辞退を先送りにしても、最終的には辞退を伝えることになりますよね。企業の担当者も業務の合間を縫って面接をおこなっているため、連絡のタイミングが遅くなればなるほど迷惑をかけてしまいます。

辞退したいと思ったタイミングで連絡をしたり相談をしたりすることが、最も企業へ迷惑をかけず、自分のキャリア選択にも納得感が生まれます。怖い気持ちもわかりますが、早めに連絡するようにしましょう。

悩み別! 面接辞退後の対応方法

悩み別! 面接辞退後の対応方法

  • 辞退の理由を聞かれたらどうする?
  • メールへの返信が来たら再返信するべき?

面接辞退の連絡をした後に、企業から来る返信で悩むことがあります。ここからは、悩み別に対応方法を解説します。

返信が来た際に悩むことがあれば、こちらを参考に対応を進めましょう。

①辞退の理由を聞かれたらどうする?

面接を辞退する理由を「一身上の都合」などと伝えた場合、企業からの返信で、辞退の理由を聞かれることはあります。その場合は、嘘をついたりごまかしたりはせず、正直に伝えましょう

どうしても辞退の理由を伝えたくない時は無視しても良いですか? もし良い伝え方があれば教えてください。

永田 修也

プロフィール

伝えたくないという旨を正直に伝えれば問題ない

無視するのはできるだけ避けた方が良いでしょう。再度同じ会社の面接を受けることがなかったとしても、社会人のマナーとして返信できるくらいの心の余裕は身に付けておきたいところです。

ただ、どうしても言えないような事情であったり、言いたくない場合もあるでしょう。

そういった場合には「こちらの勝手で申し訳ございませんが、内容については回答を控えさせていただければと存じます」という形で言いたくない旨を正直に伝えれば、それ以上はしつこく聞いてくることはないかと思います。

理由を伝えるときは、企業への失礼にならないよう心掛けましょう。たとえば「もっと自分に合う企業があるのではと思いました」などと伝えると、「自分にとって役不足」というニュアンスに捉えられかねないので、注意しましょう。

②メールへの返信が来たら再返信するべき?

辞退のメールを送った後、企業から承諾の旨返信が来たら、再返信する必要はありません。ただ、「辞退される理由を教えてください」「日程の再調整も可能ですがいかがですか」などとやりとりが続くようであれば、それに答える形で返信しましょう

メールを返信するときには、タイトルに「Re:」がついたままでかまいません。日程を再調整する場合は、直近数日を候補に出して調整しましょう。以下のメール例文を参考にしてください。

送信メッセージ

TO〇〇〇〇@theport.jp

CC

件名RE:面接辞退のご連絡/〇〇〇〇(氏名)

株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっています。
〇〇大学の〇〇〇〇と申します。

日程の再調整をご提案いただき誠にありがとうございます。ご厚意に感謝申し上げます。

お手数ですが、以下いずれかの日程で面接をしていただくことは可能でしょうか。

■6月4日(木)10:00~11:00
■6月5日(金)13:00~14:00
■6月8日(月)15:00~16:00

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〇〇〇〇(氏名)
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都港区〇〇〇
電話番号:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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書類選考の結果が来て、どのように返信すべきか迷う人もいるのではないでしょうか。こちらの記事では、書類選考の返信のコツを詳しく解説しているので、気になる人はチェックしてくださいね。
返信次第で悪印象? 書類選考結果の返信メールを例文付きで解説

面接を辞退するときの注意点

面接を辞退するときの注意点

  • 本当に辞退して良いのか吟味する
  • 今後関係を持つ可能性を踏まえて丁寧に連絡する

面接を辞退するときは、ついやりがちな失敗があります。これに注意しなければ、辞退したことを後悔したり、今後支障を感じたりすることがあるので、注意点を踏まえたうえで辞退の連絡をしましょう。

①本当に辞退して良いのか吟味する

基本的には、面接の辞退をした後に再度面接を受けるのは難しいです。そのため、そもそも辞退をして良いのか、よく考える必要があります。

家庭の事情、体調不良などであれば、時期を調整してもらえることもあります。通年採用していたり、秋採用、冬採用をしている企業では、長期間待ってもらえる可能性もあります。辞退に迷うようであれば、事情を伝え、日程を調整してもらえないか交渉してみましょう。

また、ほかの企業を優先したいと考えても、改めて検討すると、辞退しようとしている会社の方が自分にマッチしていることもあります。

以下の記事では、自分に合った仕事を見つける方法を解説しています。記載の内容に沿って、辞退しようとしている会社と自分のマッチ度を測り再検討することがおすすめです。
自分に合った仕事を簡単4ステップで発見! 後悔しない方法を解説

アドバイザーコメント

面接を辞退する前にほかの手段や本当に辞退して良いのかを熟考しよう

もし学校の事情など、やむを得ない事情で面接ができない場合は、一度調整できないか交渉しましょう。できるだけ多くの学生と接触したい企業は、学生の事情も考慮してくれます。

何となく気が乗らない、面接が面倒だからという理由で辞退すると、せっかくのチャンスを無下にしてしまいます。辞退する理由が納得できるものか今一度吟味しましょう。

後の進め方を具体的に考えてから辞退しよう

辞退した場合の他候補があるのかなど代替案は考えていますか? 常に選択肢は残しておきましょう。

辞退も含め、就職活動は社会人として踏み出すための貴重な体験です。辞退したとしてもそこから何が得られるのか、考えてみましょう。辞退という経験から、何かを学んでもらえればと思います。

志望度が高い企業の内定がないなら辞退しない方がベター

企業と合わないと感じても、その企業よりも良い企業が今後現れるとは限りません。志望度が高い企業の内定を持っていないならば、辞退をするのは避けるべきです。

内定を得た中ではその会社が最も自分に合っていたということもあるので、辞退は慎重におこなう必要があります

「内定がとれない……」と悩んでいる場合は、こちらの記事で対策をチェックしてくださいね。
内定をとれない人の8つの特徴と対策|今からやるべき行動を解説

②今後関係を持つ可能性を踏まえて丁寧に連絡する

入社しなかったとしても、社会人になってから取引先になるなど、関係を持つ可能性があります。不躾に面接を辞退するとネガティブな印象が残り、仮に取引先になった場合、信頼関係を構築しにくくなるかもしれません。

辞退の連絡はできるだけ早めに、かつ丁寧な言葉遣いでおこない、悪い印象を残さないようにしましょう

面接の辞退をするときは3つのマナーを踏まえて丁寧に素早く連絡しよう

企業は面接に多大な労力をかけて準備をしています。そのため、辞退をするときは、3つのマナーを心掛け、丁寧に素早くおこなうことが大切です。

今後ビジネスパーソンとなるための基本的なマナーとして、失礼のない対応をおこない、迷惑を最小限にとどめるようにしていきましょう。

アドバイザーコメント

辞退に誠意を持って対応することはビジネスパーソンとしても大切

ここまで解説した面接の辞退の方法を実践すれば、企業に対して失礼なく対応できるので安心してください。

誠意を持って対応することで、別企業へ就職したときに取引先として信頼してもらえることもあります。

また、辞退した企業に、転職活動でエントリーするときにも、マイナス評価にならずに済む可能性も十分あります。

辞退するスキルは社会人になってからも役立つ

もちろん、辞退の連絡をするのが不安で気が引けるのもよくわかります。

ですが、「何かを断る」という経験は社会人になってからも必要になります。無断で辞退をすることは簡単ですが、きちんと向き合うことが大切なのです。

社会人になってから、仕事を断らずにすべて受けてしまうと、仕事の質が下がってしまったり、結局達成できず会社の業績に影響してしまうこともあります。そのため、取引先からの依頼や、上司から頼まれた仕事を断ったりすることも求められます。

社会人になって必要なスキル・経験と捉えて、面接の辞退の連絡はきちんとおこない、ビジネススキルアップも目指しましょう。

執筆・編集 PORTキャリア編集部

明日から使える就活ノウハウ情報をテーマに、履歴書・志望動機といった書類の作成方法や面接やグループワークなどの選考対策の方法など、多様な選択肢や答えを提示することで、一人ひとりの就活生の意思決定に役立つことを目指しています。 国家資格を保有するキャリアコンサルタントや、現役キャリアアドバイザーら専門家監修のもと、最高品質の記事を配信しています。

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記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO(非営利団体)での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan(キャリアカウンセラートレーニングプログラム)を修了

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