何らかの事情で面接を辞退せざるを得ない状況になると、「面接の辞退は可能なの？」「どのように辞退の連絡をすれば良いのだろう」などと悩んでしまいますよね。

学生1人の面接を設定するにも、企業は多大な労力をかけています。辞退するのであれば、できるだけ迷惑をかけないようにしましょう。

記事では、キャリアアドバイザーの田邉さん、永田さん、横山さんと、面接を辞退する連絡方法を解説するので、ぜひ参考にしてください。

面接の辞退をするなら速やかに！ 企業への迷惑を最小限にとどめよう

面接の辞退をすることに罪悪感があったり、本当に辞退して良いのか悩み、なかなか連絡できない人もいるのではないでしょうか。しかし、遅くなればなるほど企業側に迷惑がかかります。辞退すると決めたら、速やかに連絡をしましょう。

記事では、まず面接の辞退をするときに守るべき3つのマナーを解説します。そのうえで、連絡をするときのメールのテンプレート8選を紹介するので、自分に合うものをコピー、編集して使用してください。

また、連絡後の企業からの返信で、対応に迷うことがあると思います。その際の対応方法を悩み別に説明するので、返信を受け取ったときに参考にしてください。

最後に、面接の辞退をする前にそもそも考えなければならないことや、心構えなどの注意事項を解説するので、参考にしつつ速やかに連絡しましょう。

そもそも面接の辞退はできる？

「そもそも面接の辞退はできるのかな」と不安に思う人もいるかもしれませんが、面接を辞退すること自体は可能です。体調不良など、どうしても面接を受けられなくなるケースは考えられるためです。

面接の辞退をするときの3つのマナー

企業側は、面接官を設定したり、質問事項を用意したり、応募書類を読み込んだりと、面接前に相当な労力をかけています。そのため、面接の辞退をするならば失礼のないようにすることが大切です。

ここからは、失礼のないように守るべき3つのマナーを解説します。これから社会人になる人として、マナーを守ることは基本中の基本なので、しっかり心得ましょう。

①できる限り早く連絡する

辞退することを決めたら、できるだけ早く連絡することが不可欠です。企業は面接に向けて準備をしており、遅ければ遅くなるほど無駄な労力をかけてしまいます。また、連絡する精神的ハードルも上がりやすくなることがあります。

辞退をすることを決めたら、今すぐにでも連絡を入れましょう。

連絡は企業の営業時間内におこなうことがマナーです。営業時間を過ぎている場合は、翌日に連絡しましょう。

②無断での辞退は避ける

連絡するのが面倒であったり、忙しかったり、気が引けたりすることで、辞退の連絡を入れずにすっぽかそうと考える人もいるかもしれませんが、当然やってはいけないことです。

連絡をしなければ、面接の時間まで人事や面接官は待機しています。忙しい中あなたのために時間を空けているので、無断で辞退することは失礼極まりないことです。

記事で紹介するメールテンプレートを用いれば簡単に連絡できるので、活用し、無断での辞退は避けましょう。

面接をばっくれたときの影響や、その後の対処法などはこちらの記事で解説しているので、併せて確認してくださいね。
面接ばっくれが就活に及ぼす知られざる悪影響｜リスク回避のコツとは

③基本的にはメールでおこなう

辞退の連絡は、基本的にはメールで問題ありません。電話だと相手の時間を奪ってしまうことになり、特に忙しいときは迷惑になることがあります。メールであれば相手の都合に合わせて読んでもらえます。

電話でも追って連絡すると丁寧な印象になる

面接を辞退するときにはメールでの連絡で問題はありませんが、これまで企業のOB・OGに面倒を見てもらったなど、関係性が深い場合は「メールのみで辞退するのは無礼なのでは」と気になる人もいるかもしれません。

追って電話でも連絡すると、より丁寧な印象にはなります。電話をする場合は、営業時間中かつ、忙しくなりがちな営業時間の開始時刻や終了ぎりぎりの時間にはならないよう気を付けましょう。

電話するときの伝え方の例は記事の後半で載せているので、参考にしてください。

前日夕方までに返信がなければ電話で連絡する

メールをして返信がない場合は、企業が読んでいない可能性があります。もし前日夕方までに返信がなければ、電話で連絡しましょう。

その際、「先ほどメールをお送りした件で、念のためご連絡させていただきました」とメールを送ったことも伝えてから辞退の旨を言うと、その後のやり取りもスムーズになります。

「メールは読まれましたか」などと企業側を責めるような口調は避けましょう。あくまで念のため連絡したというニュアンスを伝えれば失礼な印象にはなりません。

前日夕方または当日に辞退を決めた場合は電話で連絡する

面接の辞退を決めたタイミングが前日の夕方や当日など、面接日の直前である場合は、メールを読まれないこともあるため、電話で連絡しましょう。

その場合は「直前のご連絡となり恐縮ですが」などと枕詞を添えることで丁寧な印象になります。

面接の辞退をメールで伝える例8選

では実際に、面接の辞退をする際に使えるフォーマット8選を紹介します。メールの例は状況別に分かれているので、自分に合うものを探しましょう。

ただ、基本的には面接辞退の理由は伝えなくて良いので、言いたくない場合は、一番最初の「一身上の都合」のテンプレートを使用してくださいね。

また、メールに書くべき内容は上のイラストにまとめているので、以下の例いずれにも該当しない場合は、画像を参考に自分で作成してみましょう。

一身上の都合

他社から内定を得た

複数の企業と日程が被った

家庭の事情

ケガ・病気

体調不良になったときの面接の対処法はこちらの記事で解説しているので、併せてチェックしてくださいね。
面接当日に体調不良になったときの3つの対処法｜企業への連絡例文7選

社風とのミスマッチを感じた

スキル不足を感じた

強みとのミスマッチを感じた

面接の辞退を電話で伝える例

面接の直前であったり、メールしたにもかかわらず企業から返信がない場合は、電話で面接辞退の旨を伝えましょう。

電話はメールと異なり、相手の都合にかかわらず時間を奪ってしまう面があります。忙しい中連絡することを謝罪したうえで伝えましょう。

伝える内容は基本的にはメールと同じです。以下は家庭の事情で辞退する例ですが、メール例文を参考に自分の状況に合わせて伝えましょう。

悩み別！ 面接辞退後の対応方法

面接辞退の連絡をした後に、企業から来る返信で悩むことがあります。ここからは、悩み別に対応方法を解説します。

返信が来た際に悩むことがあれば、こちらを参考に対応を進めましょう。

①辞退の理由を聞かれたらどうする？

面接を辞退する理由を「一身上の都合」などと伝えた場合、企業からの返信で、辞退の理由を聞かれることはあります。その場合は、嘘をついたりごまかしたりはせず、正直に伝えましょう。

理由を伝えるときは、企業への失礼にならないよう心掛けましょう。たとえば「もっと自分に合う企業があるのではと思いました」などと伝えると、「自分にとって役不足」というニュアンスに捉えられかねないので、注意しましょう。

②メールへの返信が来たら再返信するべき？

辞退のメールを送った後、企業から承諾の旨返信が来たら、再返信する必要はありません。ただ、「辞退される理由を教えてください」「日程の再調整も可能ですがいかがですか」などとやりとりが続くようであれば、それに答える形で返信しましょう。

メールを返信するときには、タイトルに「Re:」がついたままでかまいません。日程を再調整する場合は、直近数日を候補に出して調整しましょう。以下のメール例文を参考にしてください。

書類選考の結果が来て、どのように返信すべきか迷う人もいるのではないでしょうか。こちらの記事では、書類選考の返信のコツを詳しく解説しているので、気になる人はチェックしてくださいね。
返信次第で悪印象？ 書類選考結果の返信メールを例文付きで解説

面接を辞退するときの注意点

面接を辞退するときは、ついやりがちな失敗があります。これに注意しなければ、辞退したことを後悔したり、今後支障を感じたりすることがあるので、注意点を踏まえたうえで辞退の連絡をしましょう。

①本当に辞退して良いのか吟味する

基本的には、面接の辞退をした後に再度面接を受けるのは難しいです。そのため、そもそも辞退をして良いのか、よく考える必要があります。

家庭の事情、体調不良などであれば、時期を調整してもらえることもあります。通年採用していたり、秋採用、冬採用をしている企業では、長期間待ってもらえる可能性もあります。辞退に迷うようであれば、事情を伝え、日程を調整してもらえないか交渉してみましょう。

また、ほかの企業を優先したいと考えても、改めて検討すると、辞退しようとしている会社の方が自分にマッチしていることもあります。

以下の記事では、自分に合った仕事を見つける方法を解説しています。記載の内容に沿って、辞退しようとしている会社と自分のマッチ度を測り再検討することがおすすめです。
自分に合った仕事を簡単4ステップで発見！ 後悔しない方法を解説

志望度が高い企業の内定がないなら辞退しない方がベター

企業と合わないと感じても、その企業よりも良い企業が今後現れるとは限りません。志望度が高い企業の内定を持っていないならば、辞退をするのは避けるべきです。

内定を得た中ではその会社が最も自分に合っていたということもあるので、辞退は慎重におこなう必要があります。

「内定がとれない……」と悩んでいる場合は、こちらの記事で対策をチェックしてくださいね。
内定をとれない人の8つの特徴と対策｜今からやるべき行動を解説

②今後関係を持つ可能性を踏まえて丁寧に連絡する

入社しなかったとしても、社会人になってから取引先になるなど、関係を持つ可能性があります。不躾に面接を辞退するとネガティブな印象が残り、仮に取引先になった場合、信頼関係を構築しにくくなるかもしれません。

辞退の連絡はできるだけ早めに、かつ丁寧な言葉遣いでおこない、悪い印象を残さないようにしましょう。

面接の辞退をするときは3つのマナーを踏まえて丁寧に素早く連絡しよう

企業は面接に多大な労力をかけて準備をしています。そのため、辞退をするときは、3つのマナーを心掛け、丁寧に素早くおこなうことが大切です。

今後ビジネスパーソンとなるための基本的なマナーとして、失礼のない対応をおこない、迷惑を最小限にとどめるようにしていきましょう。

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記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO（非営利団体）での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan（キャリアカウンセラートレーニングプログラム）を修了
全国民営職業紹介事業協会　職業紹介責任者（001-220824001-02942）

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