件名は基本的に変更せず、「Re:」のままで返信して問題ありません。

本文では、まず「お世話になっています。〇〇大学の△△です」と名乗ります。そして、「このたびは面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます」といった感謝の気持ちを伝えましょう。

提示された日程で参加可能であれば、「ご提示いただきました以下の日程にて参加させていただきたく存じます」と返信します。

もし都合が合わない場合は、「大変恐縮ですが、ご提示いただきました日程では都合がつきません。つきましては、以下の日程でご調整いただくことは可能でしょうか」というように、丁寧にお願いしましょう。

言葉遣いと返信の速さで誠意を伝えよう！

まず、丁寧な言葉遣いや正しい敬語が使えているか、誤字脱字や日付の間違いがないかといった基本的な点です。これらは社会人としての基本なので、しっかりと確認しましょう。

また、クッション言葉の使い方や依頼の仕方などから、ビジネスマナーや誠実さ、相手への配慮といった姿勢も伝わってきます。

そして、返信の速さも重要です。仕事ができる人はメールの返信が早い傾向にあります。

リアクションが遅いと不安に思われる可能性があるため、できれば24時間以内に返信するなど、迅速な対応を心掛けましょう。

まずはWebで「就活 メール返信 テンプレート」と検索し、基本の型を参考にしましょう。テンプレートをベースに、自分の状況や気持ちをプラスアルファして文章を作成すると、面接に対する意気込みが伝わります。

具体的に、件名は「◯◯会社名＋担当者名＋様」と入れ、冒頭には挨拶と感謝の気持ちを伝えるのがポイントです。ここはあまり難しく考えず、丁寧な表現で書くことを意識していれば問題ありません。

都合が悪いときは複数の候補日を提示して、スムーズなやり取りにしよう

そのうえで、提示された日程で都合が悪い場合は、正直にその旨を伝えたうえで、こちらから複数の候補日時を提示するのがマナーです。こうしたポイントを押さえて返信すれば、円滑なやり取りができます。

あまり長々と書いてしまうと、人事側も確認の手間がかかります。そのため、必要最低限の情報と感謝を丁寧かつわかりやすく伝えることを心掛けましょう。