この記事のまとめ
- 面談のお礼メールは当日中に送ることが大切
- 面談のお礼メールはマナーを守ったうえで熱意をアピールしよう
- 面談の種類別にお礼メールの例文を紹介
就活の面談を受けた後「面談後にお礼メールは送るべきなのだろうか」「お礼メールの文面はどのように書けばいいのかわからない」と悩んでいる人も多いのではないでしょうか。
面談のお礼メールを送ることで、志望度の高さや社会人としてのマナーを身に付けていることをアピールできるため、就活を有利に進めやすくなります。
なお、お礼メールは基本的なビジネスマナーの一つですが、企業に対して初めて自らメールを送る人にとっては、送信のタイミングや内容の作り方に不安を感じやすいものです。
そのため、まずは基本的な構成やポイントを理解してから、自身の印象アップにつながるお礼メールを作り上げることが大切です。
この記事では、キャリアアドバイザーの吉野さん、村谷さん、マナー講師の樋口さんのアドバイスを交えつつ、面談後のお礼メールの重要性や作り方について詳しく解説します。企業と良好な関係を築きながら自身を効果的にアピールしたいと考えている人は、ぜひ参考にしてみてください。
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面談後のお礼メールは正しい方法で作成して当日中に送ることが重要
面談後のお礼メールを送る際は、企業研究を十分におこなったうえで、面談の種類に合わせてお礼メールの内容を最適化する必要があります。お礼メールは面談の種類によって記載すべき内容が変わるので、面談で得た情報と自身の志望度を適切に伝えることが重要です。
そこでこの記事では面談を送るべき理由を解説します。まずは面談のお礼メールを送る目的を理解してから、実際の文面を考え、当日中に送るようにしましょう。
また、面談後のお礼メールを受け取った採用担当者が抱く印象も解説します。どのようなメールが評価されるかを押さえて、適切なメール作成を心がけましょう。
そして記事の後半では、面談の種類別でお礼メールの例文を紹介します。自身の状況に合わせてどのような内容を盛り込めばいいか考える際の参考にしてみてください。
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面談後のお礼メールを送るべき理由
面談後のお礼メールを送るべき理由
- 社会人として必要な礼儀を身に付けていることをアピールできるため
- 感謝の気持ちを伝えられるため
- 今後の選考を早期案内してくれる可能性があるため
面談後のお礼メールを送るかどうか迷っている人も多いのではないでしょうか。面談後のお礼メールを送ることは、採用担当者に感謝の気持ちを伝えつつ、自身の志望度の高さをアピールできるため、就活を効果的に進めるうえで重要な要素の一つです。そのため、面談のお礼メールは基本的に送るようにしましょう。
ここでは面談後にお礼メールを送るべき3つの理由について解説します。これらの理由を理解し、面談のお礼メールを送る意義を明確にしていきましょう。
こちらのQ&Aでは、インターンシップのお礼メールについて、キャリアコンサルタントが解説しています。インターンに参加する予定の人は、併せてチェックしておきましょう。
- 面談のお礼メールを送らなかった場合、評価は下がるのですか?
多くの学生が送らないからこそ送ることで良い印象を残せる
正直、多くの学生が企業へお礼メールを送っていないのが現状です。したがって、送らなかったからといって特にマイナスな印象にはなりません。
ただ、丁寧なお礼メールをもらうと、まじめな姿勢や入社意欲の高さが感じられ、好印象に映ります。特に面談での気づきや学びを具体的に書いていただけると、より印象に残りますね。
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①社会人として必要な礼儀を身に付けていることをアピールできるため
面談のお礼メールを送ることは、社会人としての基本的なビジネスマナーの一つです。特に就活生の場合、これまで社会人と接する機会がなかった人もいるのではないでしょうか。面談のお礼メールを送るような基本的なマナーを実践できるかどうかは、就活への意識の高さをアピールする一つの機会と言えます。
さらにお礼メールを送ることで、今後社会人として働く際に必要なこまめな連絡を怠らない姿勢のアピールにもつながるのです。
なお、企業がお礼メールの送付を明確に求めていない場合でも自発的に送ることで、社会人として必要な気配りができる人材であることを自然にアピールできます。このような基本的なマナーを実践できることは、入社後のビジネスの場面でも活きてくるスキルの一つです。
②感謝の気持ちを伝えられるため
面談は企業側の担当者が限られた時間を割いて対応してくれているため、自身のために面談の機会を用意してもらったことへの感謝の意を伝えることが大切です。
また、担当者は業界の最新情報や実際の業務内容、求める人材像など、さまざまな情報を詳しく教えてくれることがあります。これらの情報は就活生にとって価値のあるものであり、その情報を提供してくれたことへの感謝の気持ちを伝えることも重要です。
また、面談中は緊張していたり、話を聞くことに集中していたりするため、十分な感謝の気持ちを伝えられていない可能性もあります。お礼メールでは、改めて落ち着いた状態で感謝の気持ちを伝えることができるのです。
このように感謝の気持ちを丁寧に表現することは、企業との信頼関係を築くうえでも大切な要素となります。
③今後の選考を早期案内してくれる可能性があるため
面談のお礼メールを送ることは、企業側に自身の志望度の高さを適切に伝えられる重要な機会となります。面談で得られた気付きや学びをメールに具体的に記載することで、企業の理念や事業内容をしっかりと理解していることや、面談での内容を真摯に受け止めている姿勢を同時にアピールできるのです。
このように具体的な学びを記載することで、企業側は応募者の理解度や熱意を把握しやすくなります。その結果、次のステップに進むべき人材かどうかの判断材料の一つとなり、早期に選考案内をしてもらえる可能性が高まるのです。
また、面談では触れられなかった情報について、追加で案内してもらえることもあります。たとえば、インターンシップや説明会の予定、採用に関する最新情報など、より詳しい情報を得られる機会につながることもあるでしょう。
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プロに聞く! 面談後のお礼メールを受け取った採用担当者が抱く印象
面談後のお礼メールを送るべき理由について解説してきましたが「実際に採用担当者はお礼メールをどのように受け止めているのか」が気になる人も多いでしょう。
また、採用担当者の視点から見られるポイントまで把握して、より適切なメールを作成したいと考える人もいるかもしれません。
そこでここからは、多くの就活生を支援し、採用現場に詳しいキャリアコンサルタントに、面談後のお礼メールを受け取った際の採用担当者の印象について聞きました。プロの視点から見た効果的なお礼メールの作り方を参考にして、企業とのコミュニケーションの質を高めていきましょう。
採用担当者からみた面談後のお礼メールの評価ポイント
面談後のお礼メールを評価の一部とするという企業がある可能性は理解できても、実際に文面を作成しようとすると、どのような内容を盛り込めば良いかわからない人も多いのではないでしょうか。
ここではキャリアコンサルタントの吉野さんに、採用担当者がお礼メールを受け取った際の評価ポイントについて詳しく聞きました。お礼メールの内容を効果的に作成するために、作成前に採用担当者がどの部分を評価しているのか目を通しておきましょう。
アドバイザーコメント
吉野 郁子
プロフィールを見る大前提として感謝を伝えることが大切
まず、お礼メールは誠実さを示す行為です。「メールを送れば評価が上がる」といった損得勘定ではなく、感謝の気持ちを伝えることが大切です。
しかし、感謝の意を表すのは後回しになりがちで、企業に送るメールとなると礼儀や形式、敬語などに気を使うため、大変に感じることもありますよね。
こうして手間をかけて感謝を伝えることは、人事担当者にとってもうれしく、仕事への励みになります。その結果、「人物の印象が良くなる」という評価につながることもあります。
あくまでも面談の内容が大事でお礼メールで評価が一変することはない
また、メール本文で企業への理解や熱意を再確認できる効果もありますが、これはあくまで面談内容の振り返りです。面談時の印象が良くなければ、お礼メールで評価が一変するわけではありません。
仕事にはやった方が良いけれど、つい後回しにしがちなことが多くあります。こうしたことをきちんと遂行できるのも、職業人としての大切な資質です。お礼メールを送ることで、小さな仕事もおろそかにしない人物である印象につながるでしょう。
マナー講師が解説する! 面談のお礼メールでよくあるミス
面談後のお礼メールを送ることで、「採用担当者の評価を下げてしまうのは避けたい」と考える人も多いのではないでしょうか。企業によって重視するポイントが異なる可能性があるため、お礼メールの内容も適切に調整する必要があります。
ここではマナー講師の樋口さんに、面談後のお礼メールでよくあるミスについて詳しく聞きました。これから面談後のお礼メールを送ろうと考えている人は、マナーを守れているかチェックするための参考にしましょう。
アドバイザーコメント
樋口 智香子
プロフィールを見る言葉の意味を理解して漢字の間違えには気を付けよう
よくある間違いは「頂く」と「いただく」の混同です。
×「本日は、面談のお時間を頂き、ありがとうございました。」
「頂く」は「もらう・食べる・飲む」の謙譲語です。「いただく」は「~してもらう」という意味の補助動詞です。
上記の例文の場合、面談の時間をもらうという意味では、「頂く」でも間違いではないのですが、やはり「お時間をいただき」と表記することをおすすめします。
なぜならば、この後の文章に「いただく」と表記する可能性があるからです。ひとつのメールの中で「頂く」と「いただく」が混同していると、文章に統一感が無いため、印象は良くありません。
「いただく」であれば、謙譲語と補助動詞、どちらの意味にもなるため、表記が統一し、文章がスッキリします。
定型文は避けて自分・その企業ならではの内容を心がけよう
御礼メールのマナーで気を付ける点は、どの業界・職種でも同じです。最も大切なことは、面談の相手に合わせたオンリーワンのメッセージにすることです。
定型文に少し手を加えただけの文章は、手抜きを見抜かれ、一発でイメージダウンしてしまいます。面接官との会話や、企業への印象を織り交ぜ、自分の思いを言葉にすることが大切です。
まずはあなたが受けない方がいい職業を確認してください
就活では自分のやりたいことはもちろん、そのなかで適性ある仕事を選ぶ事が大事です。適性が低い仕事に就職すると、イメージとのギャップから早期退職に繋がってしまうリスクが高く、適職の理解が重要です。
そこで活用したいのが「適職診断」です。質問に答えるだけで、あなたの強みや性格を分析し、適性が高い職業・低い職業を診断できます。
まずは強みを理解し、自分がどの職業で活躍できるか診断してみましょう。
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誠実さをアピールする! 面談後のお礼メールの作り方

面談後のお礼メールには、適切な作り方や基本的な構成要素があります。これらの要素を適切に組み込むことで、わかりやすい内容になるだけでなく、誠実な姿勢が伝わるメールを作成できるようになるため、事前に理解しておくことが重要です。
ここでは、面談後のお礼メールの作り方について解説します。これから解説する手順を守ることで、効果的なお礼メールを作りやすくなります。
また、各要素がメール全体のなかでどのような役割を果たしているのかを意識しながら、実際にメールの作成に取り掛かりましょう。
①件名を簡潔に書く
面談のお礼メールの件名は、採用担当者が受信した際に「誰から何の連絡がきたのか」が一目でわかるように簡潔に記載することが重要です。
面談のお礼メールはたくさんの学生から来る可能性や、上司や取引先からのメールと混ざってしまう可能性があるため、わかりやすい件名をつけることで、面談担当者の目に留まりやすくなります。
たとえば、「本日の面談のお礼 〇〇大学・田中太郎」のように、「面談したのはいつか」「どの大学の誰からのメールなのか」という基本情報を入れましょう。
また、同じ企業の面談を複数回受けた場合は、「〇月〇日面談のお礼 〇〇大学・田中太郎」のように日付を明記すると、面談担当者が混乱せずに確認できます。企業側が確実に受信者を判別できる情報を簡潔に伝えることを心がけましょう。
あなたが受けない方がいい職業を確認しよう!
職業選択においてやりたいことはもちろんですが、その中でも適性がある仕事を選ぶ事が大事です。適性が低い仕事に就職すると、イメージとのギャップから早期退職に繋がってしまうため適職への理解が重要です。
そこで活用したいのが「適職診断」です。質問に答えるだけで、あなたの強みや性格を分析し、適性が高い職業と低い職業を診断できます。
まずは強みを理解し、自分がどの職業で活躍できるか診断してみよう!
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②宛先を記載する
宛先には、会社名と所属部署名、担当者名を正確に記載しましょう。特に会社名は株式会社などの正式名称を使用します。「(株)」のような略称は、ビジネスマナーとしてふさわしくないため避けましょう。
また敬称は会社や部署など組織の場合は「御中」、個人の場合は「様」を使います。このような細かな配慮も、ビジネスマナーとして重要な要素です。
なお、面談担当者の名前がわからないときや、面談担当者が複数人いたときの対応について、悩む人もいるのではないでしょうか。ここからは、それぞれの適切な対応方法について詳しく解説するので、間違った対応をしないためにもチェックしておきましょう。
面談担当者の名前がわからないときは「面談ご担当者様」と記載する
面談時に名刺を渡されなかったり、メモを取り忘れてしまったりして担当者名がわからない場合は、まず企業の公式サイトやリクルートページで担当者の情報が記載されていないかを確認しましょう。
また、選考ポータルサイトやエントリーシートの書類などに担当者名が記載されている可能性もあるので、自身で想定できる範囲をチェックするのがおすすめです。
これらの方法で担当者名を見つけることができなかった場合は、「面談ご担当者様」と記載します。この場合でも、所属部署名は正確に記載することを忘れないようにしましょう。
担当者の名前がわからない場合でも「〇〇株式会社 人事部 面談ご担当者様」のように、できる限り詳しい情報を記載することで、担当者がメールを開封してくれる可能性が高まります。
面談担当者が複数人いるときは上役の人に連名で送る
面談で複数の担当者と話をした場合、全員に個別でお礼メールを送る必要はありません。最も上役の人に連名でメールを送るのが基本的なマナーです。たとえば、部長と課長が同席していた場合は、部長を筆頭に「〇〇株式会社 人事部 部長〇〇様 課長〇〇様」のように役職順に記載します。
役職がわからない場合は、面談時の様子や雰囲気から上役の人を判断できる可能性もありますが、完全に判断がつかない場合は「〇〇部の皆様」と記載して、連絡先を把握している担当者にメールを送るようにしましょう。
この場合、本文中では「皆様には大変お世話になりました」など、複数の担当者に対する感謝の意を示すことを忘れないようにすることが大切です。
「誤記をしてしまい、大変失礼いたしました」と、一言お詫びを伝えれば十分です。新入社員になると、たくさんの失敗を重ねながら学んでいくものです。
今回の失敗もそのひとつ。素直な姿勢が伝われば、まずはOKです。
③あいさつと面談のお礼を書く
面談のお礼メール本文の冒頭では「お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します」と、自己紹介を含めたあいさつから記載しましょう。
件名に大学名と氏名を記載していても、本文でも改めて挨拶を記載することが基本です。これは担当者が学生の情報を確認しやすくするためです。
続いて「本日は面談のお時間をいただき、ありがとうございました」と面談のお礼を述べます。また、「お忙しい中」「貴重なお時間を」などの言葉を加えることで、より丁寧な印象のメールになります。
これらの基本的な構成要素を押さえることで、ビジネスメールの形式を守った文面が作りやすくなるのです。
④面談での気付きや選考に向けた言葉を書く
面談での気付きや選考に向けた言葉は、企業への理解度と志望度の高さをアピールできるため、お礼メールのなかでも特に重要な部分です。ここでは面談を通じて特に印象に残った内容や、新たに気付いた点を具体的に記載します。
たとえば「〇〇様がおっしゃっていた若手社員の育成方針について、自身のキャリアプランと重なる部分が多く、より一層志望度が高まりました」のように、担当者が話してくれた内容について言及することで、自身が面談から学んだことを伝えやすくなります。
ただし、長々と書きすぎるのは避けましょう。面談担当者は業務の合間にメールを確認するため、簡潔にまとめることが重要です。
また、面談時の雑談や個人的な話題は避け、業務や企業の特徴に関する内容を中心に記載します。このように、伝えたい内容を厳選して記載することで、より適切なお礼メールが作りやすくなります。
⑤結びの文を書く
結びの文では、面談のお礼を改めて述べることで、メールを丁寧にまとめやすくなります。たとえば「お忙しいところ面談のお時間を頂いたこと、改めてお礼申し上げます」といった定型的な文章を使うのが最適です。
また、結びの文には「今後ともよろしくお願いいたします」「貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます」などの締めくくりの言葉を添えるのが一般的です。
なお、結びの文は定型的な表現を使用するものの、これまでのメール本文の内容と自然につながるよう意識することが大切です。急に形式的な文章に変わってしまうと、それまでのメール本文で示してきた誠実さや熱意が薄れてしまう可能性があるため注意しましょう。
たとえば、面談での学びに触れた後であれば「このような貴重な機会を頂き、改めて御礼申し上げます」など、文脈に沿った表現を選ぶことで、より自然な印象のメールとなります。
⑥署名を記載する
署名は、メールの最後に記載する自身の詳細な情報です。署名には、以下の内容を記載しましょう。
面談のお礼メールの署名欄に含める項
- 大学名
- 学部・学科名
- 学年
- 氏名とふりがな
- 携帯電話番号
- メールアドレス
これにより、面談担当者が必要なときにすぐに連絡を取りやすくなります。また、署名はダッシュ「―」やイコール「=」などの記号で上下を区切り、以下のように見やすく整理して記載するのが一般的です。
署名の例
―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部 〇〇学科 〇年
田中太郎 たなかたろう
TEL:080-XXXX-XXXX
Mail:XXXXX.ac.jp
―――――――――――――――
さらに署名は毎回同じ形式で送ることが重要なので、メールアプリのテンプレート機能を使用して保存しておくと便利です。
意図的なアピールとしてポートフォリオや実績を載せるのは、少しやりすぎ感が出てしまうのでおすすめできません。
面接で話題に上がった内容の補足資料や、添付を求められた場合の記載などであれば問題ないでしょう。
面談の種類別! お礼メールの例文
面談の種類別! お礼メールの例文
- リクルーター面談の例文
- カジュアル面談の例文
- 電話・Web面談の例文
面談後のお礼メールは、受けた面談の種類によって面談の目的や性質が異なるため、内容や表現方法を適切に変える必要があります。また、テンプレートのように同じメールを使いまわししていると、事実と異なる内容を送ってしまう可能性もあるので、その都度状況に合わせて作るのがおすすめです。
ここでは、面談の種類別でお礼メールの例文を3つ紹介します。それぞれの面談の目的や特徴を理解したうえで、自身の状況に合った効果的なお礼メールを作るために参考にしてみましょう。
実際の面談で得られた具体的な気付きや学びを、これらの例文を参考にしながら表現していくことが大切です。
リクルーター面談の例文
送信メッセージ
TO〇〇〇〇@theport.jp
CC
件名本日のリクルーター面談のお礼 〇〇大学・山田花子
〇〇株式会社
人事部
〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田花子と申します。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
特に、〇〇様が入社1年目で携わられた新規プロジェクトのお話は、若手社員の裁量権の大きさを実感でき、非常に印象に残りました。
また、部署を超えた横断的なプロジェクトに携われる機会が多いというお話から、貴社で自身の可能性を広げていきたいという思いが一層強くなりました。
お忙しいところ面談のお時間を頂いたこと、改めてお礼申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇〇学科3年
山田花子(やまだはなこ)
携帯:090-XXXX-XXXX
メール:XXXXX@XXXXX.ac.jp
―――――――――――――――
リクルーターも、「あんな話や対応でよかったかな」と不安でドキドキするものです。良かった話、心に残った点を伝えると、リクルーターもホッとします。ポジティブなフィードバックは、誰にとっても嬉しいものですよね。
こちらのQ&Aでも、リクルーター面談のお礼メールについてキャリアコンサルタントが解説しています。併せてチェックして理解を深めましょう。
カジュアル面談の例文
送信メッセージ
TO〇〇〇〇@theport.jp
CC
件名本日のカジュアル面談のお礼 〇〇大学・山田花子
〇〇株式会社
人事部
〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田花子と申します。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
貴社の事業内容や社風について詳しくお話を伺うことができ、大変勉強になりました。
特に、エンジニアと営業職の方々が密に連携を取りながらプロジェクトを進めているというお話から、職種の垣根を超えた協力体制の素晴らしさを感じることができました。
チーム内での対話を重視してプロジェクトを進めていく方針がある貴社で、エンジニアとしてのキャリアをスタートさせたいという気持ちを再確認できました。
このような貴重な機会を頂き、改めて御礼申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇〇学科3年
山田花子(やまだはなこ)
携帯:090-XXXX-XXXX
メール:XXXXX@XXXXX.ac.jp
―――――――――――――――
どの業界でも、業界特有の専門用語や取り組みに触れたり、その企業ならではの特徴や強みを伝えたりすることを意識しましょう。
そして、自分自身のキャリアプランとの結びつきを意識しながら面談での具体的な内容を盛り込むことで、より印象的なお礼メールとなります。
カジュアル面談でうまく話せなかった人は、こちらの記事で次の面談に向けて備えましょう。カジュアル面談に必要な準備や逆質問の例を解説しています。
関連記事
カジュアル面談の8つの特徴|3つの準備でたくさん情報を引き出そう
カジュアル面談の案内が来て、参加すべきか迷っている人もいるでしょう。カジュアル面談は、評価を気にせず聞きたいことを聞ける貴重な機会です。ぜひ有効活用してください。記事では、キャリアコンサルタントとカジュアル面談の臨み方や質問方法を解説します。
記事を読む

電話・Web面談の例文
送信メッセージ
TO〇〇〇〇@theport.jp
CC
件名本日のWeb面談のお礼 〇〇大学・山田花子
〇〇株式会社
人事部
〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田花子と申します。
本日は、お忙しい中、オンラインにて面談のお時間をいただき、ありがとうございました。
Web面談を通じて、貴社の働き方改革への取り組みについて理解を深めることができました。
特に、新型コロナウイルス感染症が流行する前からリモートワークを積極的に導入し、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を実現されている点に、大変感銘を受けました。
このような先進的な企業文化を持つ貴社で、私も新しい働き方の創造に貢献していきたいという思いが一層強くなりました。
お忙しいところ面談のお時間を頂いたこと、改めてお礼申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇〇学科3年
山田花子(やまだはなこ)
携帯:090-XXXX-XXXX
メール:XXXXX@XXXXX.ac.jp
―――――――――――――――
「途中通信トラブルがあり、失礼いたしました」と一言添えれば問題ありません。通信トラブルは誰のせいでもないものです。
トラブル発生時に、企業の方が柔軟に対応してくれたら、そのことへのお礼を伝えると良いですね。
プロに聞いた! 面談後のお礼メールではどこまで自己アピールして良い?
面談後のお礼メールに自己アピールを盛り込むことは、志望度の高さをアピールするうえで重要ですが、実際にどの程度まで自己アピールして良いのか悩む人も多いのではないでしょうか。
あまり強すぎる自己アピールは、お礼メール本来の趣旨を損なう可能性があるため、適度にアピールすることが大切です。
ここではキャリアコンサルタントの吉野さんに、面談後のお礼メールでの適切な自己アピールの方法について詳しく聞きました。採用担当者に面談のお礼メールにおけるマナーを守ったうえで自身の魅力を効果的に伝えるために、目を通しておきましょう。
アドバイザーコメント
吉野 郁子
プロフィールを見る200〜300字ほどの読むのに苦労しない文章量を心がけよう
一般的に便箋1枚には200〜300文字程度であるため、そのくらいの文字数を目安にすると良いでしょう。X(旧ツイッター)では1ツイートが140文字上限ですので、2ツイート分程度を目安にすると適切です。
そのため、自己アピールを盛り込む場合は「いっそう入社意欲が高まりました」や「自分の〇〇を生かして貢献したいと思いました」といったように、1行程度で簡潔に触れると良いでしょう。
お礼メールの目的を再確認したうえで感謝の気持ちを伝えよう
お礼メールに自己PRを盛り込んでも、採用評価に加点はされません。規定以上のアピールを認めると再現がなくなり、公平性に欠ける恐れがあります。
お礼メールの主旨は、あくまでお礼をすることです。面談担当者も自分の対応が適切だったか不安に感じているものです。
応募者から「話が役に立った」「分かりやすかった」「会社に良い印象を持った」といったフィードバックがあれば、参考になるとともに、大きな励みになります。
自分のことばかりを伝えようとすると、無遠慮な印象を与えてしまいます。お礼メールでは「相手に喜んでもらう」ことを意識して、丁寧な気持ちを伝えましょう。
マイナス評価されないために! 面談のお礼メールを送る際の注意点
マイナス評価されないために! 面談のお礼メールを送る際の注意点
面談後のお礼メールを作成する際、内容の確認を怠ったり、正しい方法で作らなかったりすると、マイナスの評価につながってしまう可能性があります。たとえば、送信タイミングが遅れたり、誤字脱字があったりすることで、学生の意識の低さを印象付けてしまうことがあるのです。
ここでは、面談後のお礼メールを送る際に気を付けるべき7つの注意点について解説します。面談で良い印象を残していても、お礼メールで失敗してしまうと評価が下がる可能性があるため、これらの注意点をあらかじめ把握しておきましょう。
お礼メールは当日中に送る
お礼メールは面談を受けた当日かつ、企業の就業時間内に送ることが基本です。これは面談の記憶が新しいうちにメールを送ることで、担当者は面談の内容を思い出しながら読むことができ、また学生の熱意も伝わりやすくなるためです。
特に面談の担当者は多くの学生と話をするケースが多いため、時間が経過すると誰がどのような話をしたのかが曖昧になってしまう可能性があります。
そのため、企業の就業時間内、遅くとも当日の21時までには送信することを心がけましょう。なお、深夜にメールを送ることは、生活習慣が乱れていることを印象付けてしまう可能性や、夜分遅くに送るメールはマナー違反となるため避けるべきです。
当日中に送れなかった場合はお詫びの言葉を入れて早めに送る
面談の当日中にお礼メールを送れなかった場合は、翌日の午前中までには送信することを心がけましょう。その際は「お礼のメールが遅くなってしまい、申し訳ございません」など、一言お詫びの言葉を入れることが大切です。
面談の翌日にお礼メールを送る場合、言い訳を述べているような印象を与えてしまうため、アルバイトや授業など遅れた理由を詳しく説明する必要はありません。お詫びの言葉を入れたうえで、面談の内容に関する感想や気付きを中心に書くようにしましょう。
また、翌日以降に送る場合でも、必ず面談日を明記することを忘れないようにします。「昨日は」ではなく「〇月〇日は」と具体的な日付を記載することで、面談担当者が混乱することなく内容を確認できます。
誤字脱字をしない
面談のお礼メールに誤字脱字があると、文章作成の基本的な注意力が欠けているという印象を与えてしまいます。メールでのやり取りは、入社後の業務で必要な文章作成能力が問われる機会にもなるため、誤字脱字には細心の注意を払う必要があります。
メールを作成したら必ず見直しの時間を設け、一文ずつゆっくりと読み返すようにしましょう。特に変換ミスは気付きにくいため、漢字が正しく変換されているか、送り仮名は適切かなどを確認します。
また、一度作成したメールは時間を置いてから読み返すことで、新たな視点でチェックができ、誤字脱字を見つけやすくなります。
単純な誤字であればそのままでも構いません。ただし、会社名や日時、金額など重要な情報の誤りは、速やかに「先ほどのメールの訂正とお詫び」として再送すべきです。時間が経過している場合は、次回のやり取りで訂正しましょう。
正しい社名・名前を書く
企業名や面談担当者の名前を間違えることは、企業への関心の低さを示すことにもなりかねません。特に企業名については、正式名称を使用することが重要です。たとえば「〇〇ホールディングス株式会社」という正式名称の企業では、単に「〇〇」と略してはいけません。
特に企業が合併したばかりで、一般的に知られている名前と正式名称が異なるケースには注意が必要です。このような場合、企業の公式ホームページのトップページや採用サイト、プレスリリースなどで最新の正式名称を必ず確認しましょう。
また、面談担当者の名前も、名刺や面談時のメモを見直して正確に記載することが大切です。同じ読み方でも異なる漢字が使われているケースもあるため、面談時に名刺をもらった場合は必ず保管しておき、お礼メール作成時に確認するようにします。
特に「様」などの敬称を付け忘れてしまうと、非常に失礼な文面になってしまうため、メールを作成したら抜け漏れがないかしっかり確認しましょう。
フランクな内容にしない
面談時にどれだけ和やかな雰囲気で話が進んでいたとしても、お礼メールをフランクな内容にするのは避けましょう。たとえば「今日は勉強になりました!」「頑張ります!」といった感嘆符を使うことは、ビジネスメールとして不適切です。
また「〇〇さん」と呼んだり、呼び捨てにしたり、「すごく」「とても」などのくだけた表現を使ったりすることも控えめにしましょう。
カジュアル面談であったとしても、お礼メールは正式なビジネス文書の一つです。「ご担当者様」「大変」「非常に」など、より丁寧な表現を心がけ、社会人としての基本的なマナーを守ることが重要です。
ビジネス文体の便利な点は、社長や大学教授といった相手に関係なく、同じ形式で使用できることです。
そのため、業界や企業の風土によって言葉遣いを変える必要がありません。このスキルは、社会人になっても役立つものです。
ほかの企業に当てはまる内容にしない
面談のお礼メールでは、その企業ならではの具体的な内容を盛り込むことで、形式的に送ったメールではないことを伝えるのが重要です。
「御社の事業内容に興味を持ちました」「社風に惹かれました」など、どの企業にも当てはまるような一般的な表現は避けましょう。面談で印象に残った具体的な内容に触れることで、企業への理解度と志望度の高さをアピールしやすくなります。
たとえば「〇〇プロジェクトでの若手社員の活躍について伺い」「貴社独自の〇〇制度について」など、その企業特有の取り組みや特徴に言及することで、面談内容をしっかりと理解していることを伝えられます。
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自己アピールをメインの内容にしない
面談のお礼メールを送る一番の目的は、面談の機会を作ってくれたことに対する感謝を伝えることです。特に第一志望の企業では、内定を獲得するために少しでも自身の強みをアピールしたいかもしれませんが、お礼メールで自己アピールを前面に押し出すのは避けましょう。
このような内容は、押し売りのような印象を与えてしまい、かえって悪い評価につながる可能性があります。たとえば「私には〇〇という強みがあります」「ほかにも△△などの経験があります」といった追加のアピールは、面談のお礼メールの内容としてふさわしくありません。
代わりに面談で得られた気付きや学びを中心に書き、自然な形で志望度の高さをアピールすることを心がけましょう。
「取り急ぎ」は使わない
「取り急ぎ」という表現は、親しい間柄で使用する言葉です。この言葉を使用すると、急いで形式的に感謝の気持ちを伝えているような印象を与えてしまう可能性があります。特に就職活動中の学生が企業にお礼メールを送る場合、この表現は適切ではありません。
また「取り急ぎ」という言葉は、後日より詳しい内容を連絡するという意味も含んでいます。面談のお礼メールは、担当者の時間を必要以上に奪わないためにも1回で完結させるべき内容なので、このような補足を匂わせる表現は避けましょう。
面談のお礼メールを送った後に取るべき対応
面談のお礼メールは、企業の採用担当者から返信が来る場合があるため、適切な準備をしておく必要があります。特に志望している企業から個人宛の返信が来た場合、なるべく早く返信しておきたいところです。
ここでは、面談のお礼メールを送った後に取るべき2つの対応について解説します。これらの行動を確実に実践することで、次の選考に向けた準備を進めやすくなります。お礼メールをすでに送った人や、送信後にどうしたら良いかわからないと悩む人は目を通しておきましょう。
個人に関するメールの返信がきたら当日中に返信する
お礼メールに対して企業から返信が来た場合、その内容によって対応を変える必要があります。もし「このメールへの返信は不要です」のように記載がある場合は、返信する必要はありません。
一方で「次回の面接日程を調整したい」「追加の質問がある」など、個人に向けた具体的な内容が記載されている場合は、当日中に返信するようにしましょう。企業からの連絡に対して迅速に対応することは、志望度の高さを示すことにもつながります。
なお、返信する際は、どのような用件に対する返信なのかをわかりやすくするために、送られてきたメールの件名に「Re:」を付けたうえで返信します。また、質問事項には漏れなく回答するように、メール文面を入念に確認してからメールを送信しましょう。
21時以降の返信を受けた場合は、原則として翌朝の返信で問題ありません。ただし、翌日の面接の日程調整など、緊急性がある場合は例外となります。
夜遅い返信への対応は、ビジネスマナーと相手への配慮のバランスが重要です。
面談の内容を踏まえて次の選考に向けて準備する
面談後にやっておくべき選考準備
- 自己PRや志望動機をよりうまく答えられるようにする
- 面談でわかった企業の最新情報を選考時の回答に盛り込む
- 面談でうまく答えられなかった質問を対策する
面談を通じて得られた情報や気付きは、次の選考に向けた貴重な準備材料となります。たとえば、企業の最新の取り組みや実際の社員の生の声は、企業のホームページやパンフレットだけではわからない情報を知ることができるため、これらの情報を効果的に活用することで、より説得力のある受け答えがしやすくなります。
ここでは、面談後の選考準備における3つのポイントについて解説します。面談で得られた学びを次の選考でしっかりと活かせるよう、準備を進めていきましょう。
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自己PRや志望動機をよりうまく答えられるようにする
面談は自己PRや志望動機について、選考前に採用担当者の反応を直接確認できる貴重な機会です。たとえば、特に関心を持って聞いてもらえた部分や、逆に説明が不十分だと感じられた部分など、自身のアピールポイントのどのような部分が効果的だったか把握することができます。
面談での経験を活かし、企業が求める人物像により合致した自己PRになるよう改善を図りましょう。また、志望動機についても、面談で得られた企業の具体的な特徴や取り組みを組み込むことで、より説得力のある内容に改善できます。
これらの改善点を意識して練習を重ねて、本番の選考でより効果的なアピールができるように準備しておきましょう。
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面談でわかった企業の最新情報を選考時の回答に盛り込む
面談では、企業の最新のプロジェクトや新規事業の展開、働き方改革への取り組みなど、公開情報だけではわからない情報を得られることがあります。これらの情報を選考での回答に盛り込むことができれば、自身の発言により説得力を持たせやすくなります。
たとえば「御社のSDGsへの取り組みに共感しました」という一般的な回答についても、面談で聞いた具体的な取り組み事例を交えて説明できれば、より深く事業を理解していることをアピールできます。
ただし、面談で得た情報を活用する際は、企業の機密情報に触れないよう注意が必要です。公開可能な範囲の情報のみを、適切に取捨選択して活用するようにしましょう。
面談でうまく答えられなかった質問を対策する
面談でうまく答えられなかった質問がある場合、実際の選考でも同じ質問をされる可能性があります。そのため、面談が終わったら、できるだけ早いうちにどの質問で詰まってしまったのか、なぜうまく答えられなかったのかを振り返ることが重要です。
たとえば「あなたが考える我が社の事業の改善点は何ですか」という質問に対して、具体的な回答ができなかった場合は、業界研究や企業研究をしたうえで答えを準備します。
また「あなた自身の課題は何ですか」という質問に戸惑った場合は、自己分析が不十分だった可能性があります。このように、うまく答えられなかった原因を特定し、次の選考までに克服できるよう準備することで、同じ失敗を繰り返さないために対策しましょう。
実際の選考に向けて面接の質問を想定したうえで、準備を進めたい人は、こちらの記事をチェックしておきましょう。面接の質問例や質問を通じて企業がチェックしていることを解説しています。
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- 面談でうまく答えられなかったことをお礼メールで補足的に説明しても良いのですか?
メールで補足しても問題ないが評価がアップするわけではない
補足説明を付け加えても問題ありませんが、それが評価に加点されるわけではありません。補足説明を評価対象に含めてしまうと、他の応募者との公平性が保たれなくなってしまいます。
お礼メールは、人として誠実に感謝を伝えるものです。評価の対象になるのは、あくまで次の面接です。
次の面接に備え、思いを言葉にして整理する練習として書き出すことは、自分の考えを整理するのに役立ちます。まずは書き出してみて、メールで伝えるかどうかは、その後考えてみましょう。
面談のお礼メールで感謝の気持ちと志望度の高さを伝えよう
面談のお礼メールは、面談をする機会を作ってくれた企業への感謝の気持ちを伝える重要な機会です。面談のお礼メールの種類によって盛り込むべき内容は異なりますが、感謝の気持ちと志望度の高さをを適切に表現することが大切です。
形式的な感謝の言葉を並べるだけではなく、面談で得られた気付きや学びを自然に記載することで、効果的な面談のお礼メールを作りやすくなります。
お礼メールを実際に作成する際は、解説した基本的な構成要素や注意点を意識しながら、面談での学びへの理解の深さと、自身の志望度の高まりを適切に組み合わせて伝えることが重要です。
面談を受けた経験が実際の選考に少しでもつながるように、感謝の気持ちと熱意が伝わるお礼メールを作成しましょう。
アドバイザーコメント
村谷 洋子
プロフィールを見る面談のお礼メールは自分の気持ちを伝える貴重な機会
面談を受けた後、初めてお礼メールを書くのは少し緊張しますよね。でも、このメールは単なる形式的な挨拶ではなく、自分の気持ちを丁寧に伝える大切な機会です。
大切なのは、面談に時間を割いてくださった担当者への感謝をしっかり伝えることです。「貴重なお時間をいただき、ありがとうございました」という一文から始めると、礼儀正しい印象を与えられます。
次に、面談で印象に残った話や新たな発見を具体的に書きましょう。「〇〇というお話に感銘を受けました」「自分のキャリアプランと重なる部分がありました」といった形で、面談での学びと自分の思いを結びつけて伝えると効果的です。
読み手の立場になって読みやすい文章を心がけてメールを作成しよう
ただし、長すぎると読む負担がかかるため、要点を絞ることが大切です。また、送信前には誤字脱字のチェックはもちろん、担当者のお名前や企業名が正確か、表現がくだけすぎていないかもしっかり確認しましょう。
お礼メールは、担当者に誠実さや熱意を伝えるだけでなく、社会人としての基本的なマナーを実践する良い機会です。焦らず、自分らしい言葉で感謝の気持ちを丁寧に伝えてみてくださいね。応援しています!
執筆・編集 PORTキャリア編集部
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記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi
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マナー講師/アカデミー・なないろスタイル代表
Chikako Higuchi〇元資生堂ビューティーコンサルタント。現在は全国の企業・自治体でマナーとコミュニケーションの研修を実施。月間約1000人の新入社員に、社会人に必要なビジネスマナーを伝授
プロフィール詳細キャリアコンサルタント/公認心理師
Ikuko Yoshino〇就職支援歴18年。若者就労支援NPOに勤務の後、独立。現在は行政の就職支援施設にて、学生/既卒/フリーター/ニート/ひきこもり/女性などを対象に相談やセミナー講師を担当
プロフィール詳細キャリアコンサルタント/むらや社労士事務所代表
Yoko Muraya〇上場企業を含む民間企業での人事・採用経験約30年。就職支援や転職相談に従事し多くの求職者を支え、セミナー講師も務める。社労士の専門知識を活かし温かい雰囲気で各人に寄り添う
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