企業や採用担当者の感覚にもよるものの、一般的には「返信が遅い」と受け取られる可能性があります。とはいえ、「今さら返信するのは失礼では？」と不安に感じる必要はありません。

返信しないことのほうが、よほど失礼にあたります。

したがって、返信が遅れた場合でも、必ず返信することをおすすめします。返信しないまま放置するよりははるかに印象が良いでしょう。

謝罪と理由、感謝を伝え誠意を示そう！

たとえタイミングが遅れてしまっても、きちんと返信することが何より大切です。誠意を持って対応すれば、必要以上に気にすることはありません。

返信が遅れたことで印象を悪くしたくないと思うのであれば、まずは誠実な謝罪の気持ちを伝えることが大切です。

「気がつくのが遅くなってしまい申し訳ありません。〇〇という事情があり、確認が遅れてしまいました」といった形で、理由を明確に伝えましょう。

そのうえで、丁寧な言葉で相手への感謝を述べ、遅れてしまったことに対するお詫びと共に本題に入るようにすると、全体として誠意が伝わりやすくなります。基本を大切にしながら丁寧に言葉を選ぶようにしましょう。

返信までに3日間空いたとしても、その間に土日などの先方の営業休止日が含まれていないのであれば、ややレスポンスが遅いという印象を持たれる可能性はあります。

しかし、たとえば相手からのメールが金曜日の夕方に届いており、土日が休業日の企業であれば、月曜日に返信したとしても特に違和感はありません。そのようなケースでは、失礼だと受け取られることも少ないでしょう。

仮に3日間すべてが平日だったとしても、私の考えとしては、それだけで大きなマイナス評価につながるとは限りません。実際、多くの企業では、そこまで厳しくは受け止めないことがほとんどです。

返信が遅れたことへの謝罪と理由を伝えて返信してみよう

とはいえ、返信が遅れたことに対して気になってしまう場合は、メールの冒頭で簡潔にお詫びの言葉を添えると良いでしょう。

「返信が遅くなり申し訳ありません」などのひと言と、可能であれば遅れた理由も簡単に述べることで、誠実な印象を与えられます。

それでも気持ちの整理がつかない場合は、メールを送ったあとに電話で一言お詫びを伝えるのも選択肢の1つです。

大切なのは、「返信が遅れてしまったことを申し訳なく思っている」という気持ちを、丁寧に伝える姿勢です。

むしろ、きちんと謝罪を表明することで、「誠実な人だ」という好印象を与えることもあり得ます。過剰に深刻にとらえる必要はありませんが、自分にできる範囲で誠意を尽くすことが、最も大切なポイントです。