OB・OG訪問の日程調整をお願いする際は、相手の社会人の都合を最優先に考える姿勢が何よりも大切です。メールで依頼する場合、送信日から1週間〜2週間ほど先の日程で、曜日や時間帯を複数パターン提示すると相手も調整しやすくなります。

その際、「もし上記の日程でご都合が悪いようでしたら、改めて別の日程候補をいくつかお送りしますので、お申し付けください」といった配慮の言葉を必ず添えましょう。

3日以内など直近すぎる日程は相手の負担になる可能性があるため、避けるのが賢明です。

忙しい社会人のために丁寧な対応をすることが必要

日程調整のメールでは、「ご都合のよろしい日時を、いくつかお教えいただけますと幸いです」と、相手に選択の主導権を委ねる丁寧な聞き方をすることも非常に有効です。

一方的に日程を提示するよりも、相手のスケジュールを尊重する姿勢が伝わり、良い印象につながります。

OB・OG訪問は、忙しい仕事の合間を縫って、社会人があなたのキャリアのために時間を割いてくれる貴重な機会です。

そのことへの感謝の気持ちを忘れず、終始丁寧なコミュニケーションを心掛けることが、有意義な時間を作り出すための第一歩となります。

日程調整で迷われる気持ちはよくわかります。いきなり具体的な日時を提示するのではなく、まず相手の都合を大まかに聞くことが、日程調整のコツです。

ピンポイントで日程を提案すると、相手の都合と合わなかった場合に何度もやり取りが発生してしまうため、まずは大枠の希望をたずねましょう。

相手の都合を尊重するコミュニケーションが適切

たとえば、「来週か再来週ですと、どちらの週がご都合よろしいでしょうか？」といった形で、ざっくりとした時期をたずねます。相手から「来週なら大丈夫」といった返答があったら、そこから具体的な候補日をいくつか提示しましょう。

もし自分がいつでも調整可能なら、「来週でしたらいつでも調整可能ですので、〇〇様のご都合の良い日時をいくつかお教えいただけますか」と、相手にボールを渡すのも良い方法です。

相手の予定がわからないなかで、ピンポイントの提案を繰り返すのは非効率です。大まかな枠から徐々に絞り込んでいくコミュニケーションを心掛けると、スムーズに日程が決まります。