企業から面接の日程が確定した旨のメールを受け取ったら、可能な限り早く、遅くとも24時間以内に返信するのが社会人としてのマナーです。

迅速な返信は、あなたがその面接を心待ちにしているという熱意の表れであり、また、スケジュール管理がしっかりできるという自己管理能力の高さを示すことにもつながります。

多忙な採用担当者に、「この学生は仕事ができそうだ」というポジティブな第一印象を与えることができるのです。

感謝と日時の復唱で、メールはビジネスルールを心がけよう

返信メールの内容は、シンプルかつ丁寧さを心掛けましょう。

件名は「Re:」をつけたまま変更せず、本文ではまず「お忙しいなかご連絡いただきありがとうございます」と感謝の気持ちを伝えます。

そのうえで、「ご指定いただきました〇月〇日〇時にお伺いします」と、面接日時を復唱します。

これにより、お互いの認識に間違いがないかを確認でき、あなたの正確さや慎重さを示すことができます。

最後に「当日はどうぞよろしくお願いします」と締めくくれば完璧です。

まず、メールの返信は可能な限り早く、できれば24時間以内におこないましょう。

メールを受信すると、受信ボックスには件名だけが表示されるため、件名は一目で内容がわかるように、「面接日程のご連絡の件【〇〇大学 △△（氏名）】」のように、20文字くらいで作成すると良いでしょう。

ビジネスメールの型を守り好印象を

本文の構成ですが、まず宛先として企業名、部署名、担当者名（様付け）を記載します。

次に「お世話になっています」といったあいさつ文を入れ、「〇〇大学の△△と申します」と名乗ります。

その後、本文に入ります。メールは簡潔に要件を伝えるツールなので、だらだらと書かず、一文は60文字以内を目安にし、改行やスペースを使い、レイアウトも見やすく工夫しましょう。

横に長すぎると読みにくくなります。

最後に「何卒よろしくお願い申し上げます」「当日はよろしくお願い申し上げます」といった結びのあいさつを入れ、署名を記載するのが基本的なビジネスメールのフォーマットです。