OB訪問の日程調整をおこなう際は、相手が多忙な社会人であることを念頭に置き、丁寧な対応を心掛けることが大切です。

日程の候補としては、業界や職種にもよりますが、一般的に平日の昼過ぎから業務終了1～2時間前が、相手も比較的調整しやすい時間帯とされています。

ただし、繁忙期や締切直前は避ける配慮が必要です。もし、学業やアルバイトの都合で平日の日中が難しい場合は、その理由を正直に伝えたうえで、土日や夜間の短時間での訪問を打診してみるのも良いです。

オンラインも活用し相手の負担を減らす提案をしよう

その際、「もし直接お会いするのが難しければ、オンラインでの面談はいかがでしょうか」と代替案を提示するのも有効です。オンラインであれば、通勤前の早朝や昼休みの時間も候補になりえます。

どのような日程を提案する場合でも、メールでの依頼が基本となります。件名は「【OB訪問日程調整のお願い】〇〇大学 氏名」のように、用件と差出人が一目でわかるようにしましょう。

本文では、まず訪問の機会をいただけることへの感謝を述べ、次に「〇〇様のご都合の良い日時を最優先したいと存じますが」と相手を気遣う一文を添えたうえで、こちらの希望日時を複数提示します。

いずれの場合も「ご都合が悪い場合は、再度日程を調整しますのでお申し付けください」と、柔軟な姿勢を示すことで、良い印象につながります。

基本的には平日が良いです。なぜなら、社会人の勤務時間は平日の日中だからです。OB訪問はこちらからお願いする立場ですので、相手の都合に合わせるのがマナーといえます。

まずはアルバイトのシフトを調整するなどして、平日の時間を作る努力をすることが望ましいです。相手への配慮を第一に考えましょう。

難しい場合は相談しよう！ ただし丁寧な聞き方が鉄則

どうしても平日の調整が難しい場合は、その旨を正直に伝えたうえで、相談してみましょう。

その際は、「基本的には平日に伺うべきところ大変恐縮ですが、もし可能でしたら土日や平日夜のお時間をご検討いただくことは可能でしょうか」というように、あくまで相手に判断を委ねる形で、丁寧に伺いを立てるようにしてください。