着信があったことに気付いて、折り返しの電話をかけたことはとても良かったです。

もし担当者と連絡が取れなくても、企業内のほかの人が出てくれたなら、電話があったことを担当者に伝えてもらえれば問題ありません。その場合は、何度もかける必要はありません。 相手からの連絡を待ちましょう。

電話が完全につながらない状態なら、時間を変えて何回かかけてみても問題ありません。それでもつながらなければメールを送信しておきましょう。

メール文面は簡潔で問題ない

次に、メールを送信する場合についてですが、電話に出られなかった理由については詳細に伝える必要はありません。

たとえば、「先ほどはご連絡いただいたにもかかわらず、電話に出られず申し訳ございませんでした」と一言伝えた後に、「折り返しご連絡いたしましたが、ご連絡が取れませんでしたので、メールにてご連絡いたしました」という文面を添えれば十分です。

基本的に、折り返しの電話をしてつながらなかった場合は、時間を置いて掛け直す。それでもつながらない場合は、メールを送信する。この手順で問題ありません。もしも緊急の要件であれば、企業から連絡があるはずです。

何度か折り返しの電話をしていれば、失礼にあたるとは考えなくて大丈夫です。相談にもあるように、あまりにも短時間に何度もかけてしまうと、相手を驚かせてしまうこともあります。

目安としては午前に1回・午後に1回程度、時間をずらして折り返してみてください。それでもつながらない場合には、メールを送って状況を伝えれば問題ありません。

短時間に何度も続けてかけるよりも、時間をあけて数回かける＋メールのほうが、相手への配慮が伝わりやすいこともあります。

お詫びと予定を丁寧に伝え、誠実な姿勢を相手に届ける

メールの内容としては、たとえば以下のような文章です。

「本日◯時ごろにお電話をいただいておりましたが、出ることができず大変失礼いたしました。ご都合のよろしいお時間帯がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。こちらから改めてお電話いたします。何卒よろしくお願い申し上げます」

もしくは、 「この後〇時～〇時はお電話がつながりやすいスケジュールとなっておりますので、ご都合のよろしいタイミングで再度ご連絡いただけますと幸いです。」 などと、相手の都合に配慮した一文を添えても良いですね。

焦ってしまう場面ですが、このように、出られなかったことへの簡潔なお詫びと今後どのように連絡を取り合いたいかなど落ち着いて伝えることで、丁寧に対応しようとしている気持ちは、きっと相手にも伝わるはずですよ。