まず、グループワークは一般的に、前提の共有、アイデア出し、結論のまとめという3つのフェーズに分けられます。

時間配分に失敗する原因として、議論を始める前にこの時間配分をチームで共有していないことが考えられます。

テーマによって、どのフェーズに時間をかけるべきかは異なるため、最初に「今回はアイデア出しに時間を使いましょう」といったすり合わせをおこなうことが非常に重要です。

時間を気にするならタイムキーパー役で議論を導こう

もし時間配分が特に気になるのであれば、自らタイムキーパー役を引き受けるという具体的な解決策も有効です。

議論が盛りあがって脱線することはよくありますが、タイムキーパーという役割があれば、「すみません、残り〇分なので、そろそろまとめに入りませんか？」といった軌道修正がしやすくなります。

何が起きても動揺せず、自分の軸を保ちつつも、チーム全体のために気付いたことを発信し、議論を前に進める姿勢を持ちましょう。

グループワークでの時間配分は多くの人が難しいと感じる課題です。しかし、これは会議など実際のビジネスシーンでもとても大切なスキルなので、この機会にぜひ身に付けましょう。

効果的な時間配分のコツは、まず全体の時間を4つのパートに分けることです。

まず、グループワークの冒頭でテーマの確認作業に約3～5分、そして最後に発表準備に約3～5分を確保します。

残りの時間を議論に充てますが、そのなかでも前半は意見出しやアイデア出し、後半は出た意見をまとめる時間にすると良いです。この時間配分を最初にホワイトボードなどに書き出し、チーム全員で共有することをおすすめします。

また、進行役とは別に必ずタイムキーパーを決め、時間を意識して声かけをしてもらうことで、スムーズに進行できます。

軸を見失わないこと！ 時間への意識を忘れずに進めよう

議論が白熱しすぎた場合は、最初に設定した「このテーマに対して、どのような解決策を出すのか」という明確な軸をチーム全員で再確認し、議論の方向性を修正するように促しましょう。

完璧を目指しすぎず、ある程度の意見が出たら次に進む意識も大切です。タイムキーパーに「残り10分、5分、ラスト1分で声かけをお願いします」と事前に依頼しておくことで、メンバーも時間への意識を高めることができます。

もし時間内にまとまらなくても、それを反省点として「発表時間が足りなかったので、次回は時間配分を見直したい」というかたちで振り返りに活かす姿勢を見せましょう。