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OB・OG訪問のお礼メールの書き方を教えてください。

第一志望の会社のOB・OG訪問をしました。とても勉強になったので、お礼のメールをお送りしたいです。OB・OG訪問のメールの書き方を教えていただけませんか?

恐らく返信もいただくことになるのではないかと思うので、返信のメールの書き方も教えていただけると幸いです。

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質問日 :

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キャリアコンサルタント/勉強カフェ札幌大通スタジオ代表

渡邊 裕樹

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お礼を伝えることが目的なので基本マナーを押さえればOK

OB・OG訪問のお礼メールについて、基本的な書き方を回答しますね。ポイントは「基本通りでOK」ということです。

ビジネルメールを書き慣れていない状態で、「何かしら自分らしさを出そう」と工夫をする必要はありません。まずは一般的な定型通りのメールを出すことを意識しましょう。

多少大袈裟にいえば、相手にとって大切なのは「お礼メールが来た」という事実であり、「こちらが時間を使ったことに対してきちんと感謝できるマナーがあるのだな」ということが伝われば良いのです。

まずはこの前提を押さえたうえで、お礼メールの基本を説明します。

①表題をわかりやすく
ひと目で何のメールかわかるように【OB・OG訪問のお礼】と記載しましょう。

②宛名は正式名称で書く
メール本文は相手の宛名から書き始めます。「◯◯株式会社 人事部 新卒対応係 ◯◯◯◯様」のように、宛名は会社名や部署名などを省略せず正式名称で書いてください。

特に、株式会社を(株)と書いてはいけません。もちろん相手の名前は3度は見直して、絶対に誤字がないように気をつけましょう。

③本文は「お世話になっております」から始める
これはビジネスメールの定型だと思ってください。

「お世話になっております」から始めて、その続きで「先日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございます」とお礼を述べ、その次に一言だけ感想を加えます。ここを長くする必要はありません。

最後は「引き続きよろしくお願いいたします」で終わります。

④署名で締める
本文の一番最後は、自分の署名で締めます。「◯◯大学◯◯学部3年◯◯◯◯」と、ここも宛名と同じく正式な肩書で書いてください。

長々と書くよりも早めにメールを出すことを意識しよう

以上①〜④がお礼メールの基本的な形です。これらをOB・OG訪問した24時間以内には送りましょう。お礼と謝罪はスピードが命です。

最後に、相手から返信が来た場合は、こちらのメールに【RE:OB・OG訪問のお礼】という形で返ってくるでしょうから、それに返信する形でOKです。

上記同様、署名と「お世話になっております」から始めて、「丁寧なご返信ありがとうございます」と「引き続きよろしくお願いいたします」、最後に署名で締めましょう。長々と書く必要はありません。

キャリア・デベロップメント・アドバイザー/キャリアドメイン代表

谷所 健一郎

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アピールするのは控えてマナーに沿ったお礼をすることが大切

お礼メールは、OB・OG訪問から時間を空けずに速やかに送ると良いでしょう。休日や遅い時間の送信は避けて、原則として就業時間内に送信します。

件名に「OB(OG)訪問のお礼 氏名 大学名」と記載して、ほかのメールと紛れないようにしてください。

記載内容は、最初に時間を作ってもらったことへの感謝の言葉、次に疑問が解決したなど訪問後の変化があればその内容と印象に残ったこと、最後に入社意欲と「今後ともご指導の程よろしくお願いいたします」などの締めの挨拶を記載します。

あくまでもお礼メールなので、アピールばかりするのは控えてください。訪問後、自分に合わない企業だと思ったときも、合わないことを伝える必要はありません。

感謝の気持ちと今後の抱負を伝えて、誤字・脱字がないように確認してから送信しましょう。

返信メールは内容が重複しないように気を付けよう

お礼メールの返信は、原則としておこなうべきです。ただし「返信不要」と記載されている場合は、返信の必要はありません。

返信する場合は、件名は変えずに返信に対してのお礼と今後の抱負を簡潔に伝えて、最後に締めの挨拶を記載すると良いでしょう。

今後の抱負について、お礼メールとまったく同じ文章だと手を抜いている印象を与えるので、内容は同じでも文章を変えて送ってください。

こちらの記事では、OB・OG訪問後に送るお礼メールの例文を紹介しています。OB・OG訪問の事前の準備から当日の流れも解説しているので、参考にしてくださいね。

OB・OG訪問のやり方は以下の記事で解説しています。OB・OG訪問の流れをつかむために、ぜひ確認してください。

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