この記事のまとめ
- 企業から面接関係の電話が来る内容はおもに3つに分かれる
- 面接の電話の受け方例文を参考にして話し方をイメージしよう
- 就活のプロが急な面接の電話にも落ち着いて対応するコツを解説
面接に応募した企業から電話がかかってくると、どのように対応すれば失礼ではないのか悩む人もいるのではないでしょうか。電話の対応方法で内定の有無に大きな変化はないものの、少しでも印象をよくしたい人は多くいるはずです。
電話の受け方を学ぶのであれば、併せて折り返しの仕方まで理解しておくと、就職活動だけでなく入社後も活かせるビジネスマナーが身に付きます。
この記事では、面接に関係する電話の受け方をキャリアコンサルタントの有馬さん、古田さん、杉原さんと一緒に解説します。企業から電話が来たときに焦らず対応できるよう、事前に知識を身に付けておきましょう。
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面接に関する電話の受け方を事前に理解しておけば落ち着いて対応できる
面接に関する電話は、選考のステージによってかかってくる内容が変わります。自分にかかってくる電話がどのような内容なのか事前に理解しておけば、電話に出る前に心の準備ができるようになります。
しかし、選考ステージによってどのような電話がかかってくるのか、想像できない人もいるのではないでしょうか。
そこでこの記事では、前半に面接関係で企業から電話が来る理由をタイミング別で解説します。併せて企業から電話が来たときの受け答えを解説するため、焦らず対応するために必要な知識を身に付けましょう。
そして記事の後半では、電話が来たときの基本的なマナーや折り返すときの流れを解説します。記事を最後まで読めば、急に企業から電話が来たときでも、焦らずに対応できるようになります。
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タイミング別！ 面接関係で企業から電話が来る理由
面接関係で企業から電話が来る理由
- 面接前：日程調整
- 面接前：前日確認
- 面接後：合否の連絡
企業から面接が来る理由は、面接前と面接後に分けて3つの理由が考えられます。就職活動開始後は、企業から電話がかかってくる可能性が高まるため、内容を想像しておくと焦らずに対処が可能です。
この章では、面接関係で企業から電話が来る理由を3つのパターンに分けて解説します。自分の選考がどこまで進んでいるかによって、かかってくる内容が変わるため、電話がかかってきた理由がすぐにわかるようにしておきましょう。
面接前：日程調整
すでにメールや電話などで面接の予定が決まっていても、企業の都合によって日程の調整が必要になると、学生に電話がかかってくる可能性があります。
日程の調整はメールでも可能なものの、面接日までに時間がない場合は、電話でやりとりするほうが早くお互いの予定をすり合わせられるのです。
そのため、書類選考や一次面接・二次面接突破後のタイミングであれば、日程調整の可能性を考えましょう。
企業から日程変更の連絡が来たときは、スムーズに予定が確認できるよう準備しておくと安心です。手元にスケジュール帳を用意して、新しい面接の日程を決めましょう。
面接の日程調整の電話は、できるだけ早めに折り返しが必要ですが、気付くのが夜になった場合は翌日でも構いません。
当日中に折り返せなかった場合は「昨日中に折り返しができずに申し訳ありませんでした」とお詫びを一言添えましょう。
面接前：前日確認
企業によっては、学生が直前に面接をキャンセルしないよう、リマインドとして前日に連絡をおこなっているケースがあります。前日連絡では当日の面接時間を確認され、持ち物やアクセス情報などを説明される場合があるのです。
基本的には面接の日程を決めるときと同じ内容を説明されるものの、念の為ノートと筆記用具を用意しておくと、新しい情報が伝えられた場合でもすぐにメモをとれます。
なお、万が一直前に予定が入ってしまい面接の日程の変更が必要なときは、前日連絡時でも良いので伝えましょう。その場で新しい日程のすり合わせができるため、採用担当者にかける負担も少なくなります。
面接後：合否の連絡
すでに面接が終わっている企業から電話がかかってきた場合は、合否の結果が伝えられる可能性があります。内定が出た場合はその場で答える必要はなく、保留にしたい場合はその旨を伝えれば問題ありません。
入社や辞退の意思が固まっている場合は、企業からの電話でその旨を伝えましょう。なお、内定の電話を受けた後は、企業にお礼のメールを送っておくことで今後も良い関係を築ける可能性が高まります。
なお、内定を保留する場合は回答期限も併せて確認しておくと安心です。内定を承諾するか辞退するかの判断ができたら、改めて電話しましょう。
内定の連絡が電話で来たときの受け答え方法を詳しく知りたい人は。こちらの記事を参考に実際のやりとりをイメージしましょう。
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内定は電話で伝えられるケースがほとんど。承諾・保留・辞退別に、的確な伝え方をキャリアコンサルタントとともに解説。いつ電話がきても良いように、最終面接後は内定通知に備えた準備をしておきましょう。
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流れを確認しよう！ 面接関係の電話が来たときの受け方
面接関係の電話が来たときの受け方
- 自分の名前を伝え電話口の相手を確認する
- 静かな場所に移動してメモを用意する
- 電話の用件を確認する
- 締めの挨拶を伝え相手が切るのを待って電話を切る
企業から面接関係の電話が来たときは、焦ってマナー違反の行動をしないように、事前に流れを確認しておくと安心です。電話の受け方が合否を左右することはなくても、採用担当者にはなるべく良い印象を持ってもらえると、就職活動が進めやすくなります。
ここからは、面接関係の電話が来たときの電話の受け方を解説します。電話の受け方がわからず折り返しにせずに済むよう、事前に流れを理解しておきましょう。
①自分の名前を伝え電話口の相手を確認する
面接関係の電話を受けるときは、初めに自分の名前を名乗り、採用担当者に電話の相手が間違っていないことを伝えましょう。採用担当者から確認はされますが、先に自分から伝えることがビジネスマナーです。
自分が名乗った後は採用担当者が名乗ってくれるため、相手がどの企業の人なのかを確認しましょう。
就職活動中は複数の企業の選考を並行して進めていることが多いため、電話に出てみても思っていた相手とは違う可能性があります。勘違いしたまま会話を続けないよう、万が一企業名が聞き取れなかったときは確認することをおすすめします。
企業前が確認できたら、自分の選考段階に合わせて内容を想定しましょう。
②静かな場所に移動してメモを用意する
屋外で面接関係の電話を受けたときは、電話の内容がしっかり聞き取れるように静かな場所に移動しましょう。特に、駅のホームや商業施設の中だと、定期的なアナウンスが流れ、採用担当者にとっても聞き取りにくい環境になる可能性があるのです。
駅であればホームから離れた場所、商業施設なら階段の近くなど、静かな場所に移動することで電話がしやすくなります。
静かな場所に移動できたら、話した内容を後から見返すことができるようにメモをとります。ノートと筆記用具がない場合は、スマートフォンをスピーカーモードにして、内容をメモできるよう準備しましょう。
- 周囲に静かな場所が思いつかないのですが、その場合はどのように対応すれば良いでしょうか？
近くに静かな場所がなければ折り返すのも方法の一つ
外出先で静かな場所を探すのは難しいですね。いろいろな環境があるため一概には言えませんが、繁華街や人が集まる場所なら、トイレ周辺は比較的静かでしょう。
騒がしい場所で電話を受けたら、「申し訳ございません。ただ今出先なので、場所を移動します。恐れ入りますが、お電話をいったんお切りになってお待ちいただけますか。こちらからすぐに折り返しいたします」と断って移動しましょう。
近くに適切な場所がない場合は、「出先で電話を取っているため、戻り次第連絡いたします。〇時ごろのご都合はいかがでしょうか」と日時を改めることもおすすめです。
落ち着いて対応したい場合は、電話を自分から折り返すと良いでしょう。
③電話の用件を確認する
選考のステージによって電話の用件は変わるものの、自分で決めつけずに相手の伝えたいことを確認しましょう。お互いが名乗り終わっていれば、採用担当者がそのまま本題に入ってくれるはずです。
もし静かな場所に移動している間に本題が始まってしまった場合は、企業に一言断って内容を中断してもらうことがおすすめです。
企業に一言断るときの例文
申し訳ございません。現在静かな場所に移動しているため、もう少々お待ちいただけますか。
企業側も落ち着いて会話したいと考えている場合が多いため、一言伝えれば待ってくれる場合がほとんどです。
④締めの挨拶を伝え相手が切るのを待って電話を切る
企業側の用件が済んだら、自分から聞きたいことがないか確認しましょう。質問がなければ、締めの挨拶をして電話を終わらせます。
締めの挨拶
ご連絡いただきありがとうございます。今後とも何卒よろしくお願いいたします。
なお、ビジネスマナーとしては電話を終わらせるときは自分からは切らず、相手が切るまで待つこと大切です。少し待っても相手が切る様子がなければ、5秒ほど待ってから切れば失礼な印象にはなりません。
相手が使っている電話がスマホであれば切り忘れも考えられるため、学生側から切っても採用担当者が気にする可能性は少ないです。
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想定しておくと焦らずに済む！ 面接の電話が来たときの受け方例文
面接の電話が来たときの受け方例文
- 面接の日程調整
- 面接の前日確認
- 面接の合否の連絡
面接の電話の受け方を理解できたら、実際の流れも併せて確認しておくことで、落ち着いて対応しやすくなります。自分の選考の進み具合ではどのような電話が来るのかあらかじめつかんでおき、話し方までイメージしておくようにしましょう。
ここでは、面接の電話が来たときの受け方の例文を解説します。3パターンに分けて解説するため、ぜひ参考にしてください。
面接の日程調整
面接の日程調整に関する電話が来た場合は、予定のすり合わせが必要になるためスケジュール帳を用意しましょう。
面接の日程調整の例文
学生「はい、〇〇です」
企業「お世話になっています。〇〇の〇〇と申します。面接の日程でご相談したく思い、ご連絡いたしました。ただいまお時間はよろしいでしょうか」
学生「はい、ご連絡ありがとうございます。問題ございません」
企業「〇日の面接のご予定ですが、弊社都合で申し訳ございませんが、〇日の〇時からか×日の×時に変更をお願いできないでしょうか」
学生「〇日であればお伺いすることが可能です」
企業「ありがとうございます。それでは、当日は本社でお待ちしています」
学生「承知いたしました。当日はよろしくお願いいたします。本日はお電話をいただきありがとうございます。失礼いたします」
スケジュールがすぐにわからないときは、以下の流れで伝えましょう。
①電話への謝意
②スケジュールを確認できない状況にあること
③いつまでにどの手段でスケジュールを知らせるか
さらに、メールと電話ではどちらが相手にとって都合が良いかを確認しましょう。
面接の前日確認
面接の前日確認の電話は、持ち物やアクセス情報が改めて知らされる可能性があります。メモを用意しておくと、採用担当者が伝える内容を漏らさずに済みます。
面接の前日確認の例文
学生「はい、〇〇です」
企業「お世話になっています。〇〇の〇〇と申します。明日の面接の件でお電話いたしましたが、ただいまお時間よろしいでしょうか」
学生「はい、ご連絡ありがとうございます。問題ございません」
企業「明日の面接ですが、念の為ご予定の変更はございませんでしょうか」
学生「はい。問題ございません。明日はよろしくお願いいたします」
企業「ありがとうございます。明日は弊社の本社でお待ちしています。本社には〇〇の×番出口を出ていただくとスムーズです。面接は私〇〇と、人事部長の××が担当いたするので、よろしくお願いいたします」
学生「承知いたしました。当日はよろしくお願いいたします。本日はお電話をいただきありがとうございます。失礼いたします」
面接の合否の連絡
面接の合否が電話でくるときは、多くが内定が出たときです。ただし、不採用でも電話をかけてくる企業もあるため、喜びすぎないようにしましょう。
面接の合否の連絡が来たときの例文
学生「はい、〇〇です」
企業「お世話になっています。〇〇の〇〇と申します。採用面接の件でご連絡いたしましたが、ただいまお時間よろしいでしょうか」
学生「はい、ご連絡ありがとうございます。問題ございません」
企業「先日は弊社の採用面接を受けていただきありがとうございます。社内で検討した結果、〇〇様を採用することが決定いたしました」
学生「ありがとうございます！」
企業「つきましては、入社に関する説明をおこなうため、来週でご都合の良い日時を教えていただけますか」
学生「〇日や〇日の終日であれば問題ございません」
企業「では、〇日の〇時にお願いいたします。当日は弊社の受付までお越しください」
学生「承知いたしました。〇日の〇時に受付へお伺いいたします」
企業「念の為メールにも同じ内容をお送りするので、お時間のあるときにご確認ください。当日は〇〇様にお会いできることを楽しみにしています」
面接の合否がなかなか来ないことで不安を感じている人は、合否の連絡のタイミングを理解しましょう。下記の記事では適切な問い合わせのタイミングも解説しているため、ぜひ参考にしてください。
関連記事
面接の合否連絡はいつくる？ 適切な問い合わせのタイミングも解説
面接の合否連絡は一般的に1週間から10日程度と言われています。しかし、2週間経っても連絡が来ない場合には企業への問い合わせも可能です。この記事では、面接結果を問い合わせるときのマナーや適切なタイミングをキャリアコンサルタントが解説します。
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- 第一志望の不採用の結果が電話で来たとき、落ち着いて対応できる自信がありません。杉原さんならどうやって乗り越えますか？
ショックな気持ちがあっても大人の対応をすることが大切
不採用はショックですね。わかっていても言葉にできないだろうと思います。しかし、客観的に考えると話さないといけない内容は、そう多くないはずです。
採用の場合はその後の手続きに関する連絡事項がありますが、不採用の場合は「残念ですが……」という知らせだけです。
その場合、「承知しました」「ありがとうございます」の二つの言葉だけで十分に対応できるのではないでしょうか。ショックを受けても、「ご連絡くださりありがとうございます」と感謝の気持ちを伝えましょう。
第一志望だったからこそ、不採用であっても最後まで感じのよさを心掛け、大人の対応をすることが大切です。
まずはあなたが受けない方がいい職業を確認してください
就活では自分のやりたいことはもちろん、そのなかで適性ある仕事を選ぶ事が大事です。適性が低い仕事に就職すると、イメージとのギャップから早期退職に繋がってしまうリスクが高く、適職の理解が重要です。
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まずは強みを理解し、自分がどの職業で活躍できるか診断してみましょう。
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押さえておくと安心！ 面接関係の電話が来たときの基本的なマナー
面接関係の電話が来たときの基本的なマナー
面接の電話が来たときは、どのような内容であっても基本的なマナーを理解しておくことで採用担当者に失礼のない対応ができます。入社後も必要なビジネスマナーを持っていると考えられ、採用担当者にも良い印象を残せる可能性が高くなるのです。
ここでは、面接関係の電話がかかってきたときの基本的なマナーを解説します。どの企業と会話する場面でも役立つ知識のため、この機会に身に付けておきましょう。
電話はなるべく3コール以内にとる
相手をなるべく待たせないように、電話はなるべく3コール以内にとるのがビジネスマナーです。もし何コールも待たせてしまった場合は、「お待たせいたしました」と一言添えることで丁寧な印象になります。
電話のコールは1回で約3秒といわれており、3コール待たせた場合は10秒ほどの時間が経っていることになります。10秒と聞くと短く感じる人もいますが、相手が出るまで待つ10秒は長く感じる場合も多いです。
待たされている時間を不快に感じる採用担当者がいる可能性もゼロではありません。なるべく早くに電話に出て、相手の貴重な時間を無駄にすることのないようにしましょう。
- 3コールだと心の準備がなかなかできないのですが、緊張しないコツはありませんか？
コールの間に深呼吸を2回してみよう
日本の電話のコール音は、音が鳴っている時間と鳴っていない間の合計は3秒ほどで、3コールは9秒ほどといわれています。
電話に出るまでに約10秒間で、深呼吸を2回できる時間はあるのではないでしょうか。
深呼吸は気持ちを落ち着かせることができるうえ、即効性があり誰でもすぐに行動可能な対策として有効です。
また、実際の通話時間は1分にも満たないことも多いです。着信が鳴ったら深呼吸をして、心を落ち着けましょう。
「もしもし」は使わない
ビジネスにおける電話では、「もしもし」は使わず、「はい、〇〇です」といった形で自分の名前を伝えましょう。一言目で自分の名前を伝えると、採用担当者は電話口の相手が間違っていないと判断しやすくなります。
もちろん、プライベートのくせで「もしもし」といってしまっても大きなトラブルに発展することはありません。しかし、就職活動の場面では少しのビジネスマナーへの理解が採用担当者の印象を左右する可能性もあるのです。
だからこそ、細かい部分に注意して対応することで、ほかの学生よりも良い印象を残せる可能性があります。
正しい言葉遣いやハキハキした対応を意識する
採用担当者が目の前にいない電話の場面でも、正しい言葉遣いやハキハキした対応を意識することで、良い印象になる可能性があります。
特に、電話は話している相手の顔が見えないため、淡々とした対応をしていると採用担当者に暗いイメージを持たれかねません。さらに、話しているときの言葉がはっきりしていなければ、採用担当者も聞き取りにくくなってしまいます。
また、電話のときは面接と同じようにビジネスシーンで問題ない言葉遣いを意識しましょう。ただし、貴社と御社のように文面と口頭では使い分ける言葉もあるため、誤って使用しないよう注意が必要です。
就活における言葉遣いに不安がある人は、こちらの記事で詳しく解説しているため、併せてチェックしておきましょう。
関連記事
御社と貴社を間違えたらどうなる？ 就活で役立つ言葉遣いも紹介
貴社と御社の違いを明確に知らない就活生も多いはず。本記事では、貴社と御社の使い方を徹底的に解説しています。キャリアコンサルタントによる具体的なアドバイスが読めるため、これから就活を控えている人はぜひご覧ください。
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聞き取れなかった部分は確認する
電話は周辺の音や電波の関係で、内容が聞き取れない場合もあります。
採用担当者が相手だと、聞き取れなかった場合でも言いにくい人はいるのではないでしょうか。しかし、内容を正しく理解しないまま話を進めてしまうと、面接に必要な持ち物を忘れたり、誤ったスケジュールを勘違いしたりしてしまう可能性があります。
そのため、面接関係の電話でも聞き取れない内容があったときは、確認しましょう。聞き返すときは、相手の話を無理に遮るのではなく、一段落したところで確認すると失礼がありません。
後から聞き直したい部分がわからなくなることが心配なときは、メモを残しておくと忘れずに済みます。
電話応対の決まり文句があるため、電話の内容が聞き取れないときは「お電話が遠いようでございます」と伝えましょう。
相手の声が小さいなら、さらに「恐れ入りますが、もう少し大きな声でおっしゃっていただけますでしょうか」とお願いします。
早口の場合も同じように伝えれば、失礼なく聞き取れないことを伝えられます。
重要な話は復唱する
面接関係の電話では、面接日時の変更や持ち物など重要な話がされる場合も多くあります。重要な話は復唱することで、認識の齟齬による遅刻や忘れ物を防げます。
面接の電話での重要な話の例
- 新しい面接日
- 面接での持ち物
- 面接会場へのアクセス
なお、復唱するときは、「内容を復唱します」と伝えることで採用担当者も一緒に確認してくれます。さらに、「お間違えございませんでしょうか」と伝えて間違えがないことを再確認しましょう。
また、復唱するときに見直しがしやすいようメモをとっておくことで、後からも見返すことができます。
電話を切るときは相手が切るのを待つ
面接の電話を終えるときは、自分から電話を切るのではなく、相手が電話を切るまで待ちましょう。
電話を先に切るべき理由は諸説あり、固定電話の「ガチャ」という音が大きく相手を不快にさせるから、電話をかけた人が切るほうが内容の伝え忘れがないからなどといわれています。
ただし、どのような場面でも就職活動で企業と電話をするときは、学生側は採用担当者が電話を切るのを待てば問題ありません。
電話の内容が終わったにもかかわらず相手が電話を切らない場合は、5秒ほど待ってから電話を切れば失礼な印象になる心配は少なくなります。なお、ただ切るのが不安な人は「失礼ですが、お電話を切らせていただきます」と伝えれば問題ありません。
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焦らなくても大丈夫！ 面接の電話で企業に折り返すときの流れ
面接の電話で企業に折り返すときの流れ
- 留守番電話を確認する
- メモやスケジュール帳を用意する
- 相手が電話に出たら自分の名前を伝えて担当者に代わってもらう
- 用件を伝え相手の状況を確認してから会話を始める
企業から面接関係の電話が来ていても、アルバイトや授業などの理由ですぐに出られない場合もあります。そのときは、自分から電話を掛け直す必要があるため、折り返しの流れも理解しておきましょう。
この章では、面接の電話で企業に折り返すときの流れを解説します。事前に流れを把握しておき、落ち着いて対応できるようにしましょう。
①留守番電話を確認する
企業から電話がかかってきていた場合は、留守番電話に伝言が入っているか確認することで、あらかじめ内容を理解できる可能性があります。
留守番電話で重要な話をすることはほとんどないものの、電話をかけてきた企業や担当者の名前を確認でき、心の準備ができるのです。
特に、就職活動中は複数の企業から連絡が来る可能性があるため、電話がかかってきていた企業が事前にわかると、内容を予測しやすくなります。電話の内容がある程度わかっていれば、落ち着いて対応できる可能性が高くなります。
ただし、必ずしも伝言が入っているとは限りません。伝言が入っていない場合は、今自分に電話をかけてくる企業はどこなのか考えましょう。いくつか予想を立てておくと、後で電話口の相手がわかったとき、落ち着いて対応できます。
- 企業からの電話で留守番電話が残っておらず、相手が誰かわかりません。確認する方法があれば教えてください。
固定電話か携帯電話の番号かで対応は異なる
着信履歴に残っている電話番号が固定電話の場合は、面接をした企業の電話番号と照合してみましょう。該当する電話番号がない場合は、インターネットで検索してみましょう。
代表電話の番号なら、企業のホームページに掲載されていることもあるため、見つかる可能性があります。
携帯電話の番号の場合は、採用担当者が社用携帯として配布されているものを使用している可能性があるため、折り返し電話をして確認するしかありません。
なお、受けた面接の日程や、連絡が来る頃合いなどを考えて、思い当たる企業の担当者がいたとしても、間違い電話の可能性があるため、折り返す場合は慎重に言葉を選びましょう。
②メモやスケジュール帳を用意する
企業からの電話は日程調整や重要事項を伝えられる場合もあるため、電話をかける前にメモと筆記用具、スケジュール帳を用意しましょう。電話中に用意し始めると、採用担当者が大切なことを伝えているのに内容を聞きそびれてしまう可能性があります。
内容を記載できれば良いため、メモが見当たらないときはチラシなどの裏でも構いません。ただし、就職活動中は急な電話が来ることも多いため、筆記用具とメモは常に持ち歩いておくと安心です。
なお、手元に筆記用具がない場合は、スマホのメモアプリを利用します。耳にスマホを当てているとメモできないため、スピーカーモードにして、聞き取りながらメモをとりましょう。
③相手が電話に出たら自分の名前を伝えて担当者に代わってもらう
企業の電話に折り返したとしても、必ずしも担当者が出るとは限りません。別の社員が電話に対応した場合は、自分の名前を伝えて担当者に代わってもらいましょう。
ただし、担当者の名前がわからない場合は、「どなたかわからないのですが、先ほどお電話をいただいたので折り返しました」と伝えることで、企業側で担当者を探してくれます。
なお、担当者に代わった後は、「先ほどお電話をいただいた〇〇です」と伝えましょう。そのうえで、電話に出られなかったことへ一言謝罪を加えると丁寧な印象になります。
もし担当者が不在の場合は、席にいる時間を確認し、指定された時間に再度折り返すようにしましょう。
④用件を伝え相手の状況を確認してから会話を始める
無事に担当者へ電話がつながっても、必ずしも相手の都合の良い時間とは限りません。隙間時間に対応してくれている可能性を考え、用件を伝える際は、相手の状況も確認したうえで会話を続けましょう。
相手の状況を確認するときの例文
お忙しいところ失礼いたします。先ほど面接の日程調整の件でお電話をいただいた〇〇と申します。ただいまお時間はよろしいでしょうか？
担当者の都合が悪い場合は、「何時であれば電話の対応が可能か」「都合が良いときに再度担当者より折り返す」などの対応を決めてくれるため、指示に従いましょう。再度の行き違いを避けるためにも、併せて自分が電話対応できる時間を伝えておくと安心です。
朝の急ぎの業務が一段落した後の、10時から12時の間もしくはお昼休憩後、終業まで余裕のある13時から15時の間は比較的迷惑になりにくい時間帯です。
朝一や昼休憩中、終業間際の17時以降は避けたほうが無難です。
受け答えの流れを把握！ 自分から面接関係の電話をかけるときの例文
自分から面接関係の電話をかけるときの例文
自分から面接関係の電話をかけるときは、どのように会話を進めたら良いのかわからず、悩む人もいるのではないでしょうか。電話は内容によって受け答えが変わるため、用件に合わせた例文を確認しておくと、落ち着いて対応ができます。
ここでは、自分から面接関係の電話をかけるときの例文を5つ解説します。自分の用件に合わせて、どのように会話を進めるかイメージしましょう。
折り返し時の例文
企業からの面接関係の電話に出られなかったときは、自分から折り返す必要があります。折り返し時は話す内容を事前に整理しておくと、スムーズに会話が進みます。
折り返し時の例文
企業「はい、〇〇の〇〇です」
学生「お忙しいところ失礼いたします。先ほど〇〇様よりお電話をいただきました、××大学の××です。お電話をいただいたのですが出られなかったのでご連絡いたしました」
企業「折り返しのお電話ありがとうございます。私が〇〇なので、そのままお話しします。ただいまお時間はよろしいでしょうか」
学生「はい。問題ございません。ありがとうございます」
電話に出た人に担当者が戻ってくる時間や、つながりやすい時間を聞いて掛け直しましょう。もし電話に出た人に「担当者が戻ったら、こちらから再度かけます」といわれたらお礼を伝えて従っても問題ありません。
留守番電話に残すときの例文
採用担当者の社用携帯へ折り返す場合で、担当者が電話に出られないときは、留守番電話に用件を残しましょう。留守番電話に用件を残さないと、採用担当者は学生が誰なのか電話番号ごとに調べる必要が出てくるのです。
留守番電話に残すときの例文
お忙しいところ失礼いたします。先ほどお電話をいただいた〇〇大学の〇〇と申します。お電話をいただいたのですが、出られなかったためご連絡いたしました。またお電話します。失礼いたします。
留守番電話に内容を残すときは、詳細までは伝えないようにしましょう。大切な内容は直接伝えることがマナーのため、留守番電話に残すと失礼になる可能性があります。
日程調整をお願いする例文
すでに面接の日程が決まっているものの、体調不良や家庭の事情で日程の変更が必要になる場合もあります。企業の予定を変えてしまうため、連絡するときは誠意を持って対応しましょう。
日程調整をお願いする例文
企業「はい、〇〇の〇〇です」
学生「お忙しいところ失礼いたします。〇日の〇時より面接のお約束をしています、××大学の××と申します。面接の日程でご相談がありご連絡いたしましたが、ただいまお時間はよろしいでしょうか」
企業「承知いたしました。いかがなさいましたか」
学生「ありがとうございます。当日ですが、母が急遽入院することになりまして、私が付き添うことになりました。大変申し訳ございませんが、来週に変更は可能でしょうか」
企業「承知いたしました。〇日の〇時か×日の×時はいかがでしょうか」
学生「〇日であれば問題ございません」
企業「承知いたしました。それでは、〇日の〇時に弊社のオフィスでお待ちしています。当日は〇〇様にお会いできることを楽しみにしています」
学生「日程の調整ありがとうございます。〇日の〇時にオフィスにお伺いいたします。失礼いたします」
問い合わせの例文
面接前に、企業に問い合わせたい内容が出る場合もあります。そのときは、なるべく早めに企業へ連絡すると、面接前に焦らずに済みます。
問い合わせの例文
企業「はい、〇〇の〇〇です」
学生「お忙しいところ失礼いたします。〇日の〇時より面接のお約束をいただいています、××大学の××と申します。面接の持ち物でお伺いしたい内容がありご連絡いたしましたが、ただいまお時間よろしいでしょうか」
企業「問題ありません。いかがなさいましたか」
担当者の時間が問題ないようであれば、そのまま質問をしましょう。もし都合が悪いときは、都合の良い時間を確認して、その時間に再度電話すると迷惑になりません。
選考を辞退するときの例文
志望度の高い企業から内定をもらい、選考の途中で辞退したいと考える人もいるのではないでしょうか。辞退を決めた場合は、なるべく早くに連絡するほうが企業の迷惑になりません。
選考を辞退するときの例文
企業「はい、〇〇の〇〇です」
学生「お忙しいところ失礼いたします。〇日の〇時より面接のお約束をいただいています、××大学の××と申します。お伝えしたいことがありお電話いたしましたが、ただいまお時間よろしいでしょうか」
企業「問題ありません。いかがなさいましたか」
学生「ありがとうございます。大変申し訳ないのですが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」
企業「わざわざご連絡いただきありがとうございます。差し支えなければ、辞退の理由をお伺いできますか」
学生「このたび、他社の内定が決まりまして、そちらに入社することを決心しました。お忙しいなか、面接のお時間をいただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません」
企業「そうでしたか。おめでとうございます。承知いたしました」
学生「このたびはお時間をいただきありがとうございます。失礼いたします」
面接辞退は言いにくい内容のため、伝えるのに抵抗がある人もいるはずです。言い出しにくいと悩む場合は、下記の記事を参考に伝え方を検討しましょう。
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誠実に対応する意識を持つことがポイント
企業は忙しいなかで面接の時間を割いてくれているため、辞退の意思が決まったら先延ばしにせず、すぐに連絡しましょう。
気まずいからと曖昧な表現で伝えるよりは、簡潔に辞退を伝えたほうが企業に余計な時間をとらせずに済みます。
さらに、迅速かつ簡潔に辞退を伝えれば、企業はほかの候補者の面接調整を進めることができるため印象も良いです。
また、辞退することへのお詫びと併せてこれまで時間を割いてくれた点への感謝をセットで伝えることも大切です。誠実さを忘れずに対応すると、自然と丁寧なやりとりができます。
併せてチェックしよう！ 面接関係の電話を折り返すときのマナー
面接関係の電話を折り返すときのマナー
面接関係の電話を折り返すときは、採用担当者の印象を悪くしないためにも、マナー面も理解しておきましょう。マナー面を学んでおけば、自分のために電話をかける時間を割いてくれる採用担当者に対して、誠意を持って対応できます。
ここからは、面接関係の電話を折り返すときのマナーを解説します。折り返しは自分のタイミングでおこなえるため、マナーを確認して心の準備をしてからおこないましょう。
企業の営業時間内に電話する
企業からの電話に出られなかったときは、相手の営業時間内での折り返しにすると、迷惑になる可能性を減らせます。営業時間外である早朝や夜間に電話すると、プライベートな時間に対応させてしまい、不快な印象を与える可能性があります。
そのため、平日であれば9時から17時、土日や祝日は避けて連絡することがおすすめです。ただし、企業によっては営業時間が異なる場合もあるため、電話をする前に確認しておきましょう。
また、担当者によっては日を改めると休暇を取得している可能性があるので、電話がつながらないときは何度も折り返さず、多くても一日に二回程度にしておきましょう。
折り返しに明確な決まりはありませんが、15分～30分後、遅くて1時間程度でしょう。
それ以上かかるなら、最初の電話のときに「〇時ごろに折り返しいたします」と伝えるか、相手が出たときに「折り返しが遅くなり申し訳ございません」と謝罪します。
電話に出られなかった点を謝罪する
折り返しの電話で担当者へつながったときは、電話をもらったときに出られなかった点を謝罪すると、相手への誠意が伝わります。
採用担当者としても、電話をかけたら必ず出るとは思っていません。しかし、電話をかけるために時間を割いたことは事実のため、その行為に対してお詫びする気持ちが大切です。
謝罪するときは、長々と話すのではなく「先ほどはお電話に出られず申し訳ございません」と簡単に伝えるだけで十分です。採用担当者も忙しいため、長々とした謝罪はかえって迷惑になる可能性があります。
謝罪を伝えた後はそのまま本題に移る場合が多いため、採用担当者の用件を待ちましょう。
5〜6コールしても出なければ改めて掛け直す
折り返しの電話をかけたときに、5〜6回コールして相手が出ない場合は、会議や商談などで対応できない可能性があります。コールし続けることは担当者の迷惑になる可能性もあるため、一度切って時間を開けてから掛け直しましょう。
ビジネスマナーでは、3コール以内に電話に出ることがマナーとされています。そのため、すぐに出られない理由は忙しいことが考えられるのです。
なお、改めて掛け直す際は、数時間空けましょう。その間に担当者の都合が良い時間があれば、掛け直してくれます。折り返す時間が企業の営業時間を過ぎる場合は、翌日以降に掛け直しましょう。
留守番電話を残すときは大学名と名前を伝える
折り返すときに採用担当者が出ず、留守番電話につながるケースもあります。留守番電話に自分の大学名や名前、用件を残しておけば、手が空いたときに採用担当者が確認して、折り返してくれる確率が高まります。
留守番電話に残す内容は、留守番電話に残すときの例文（アンカーリンク）を参考にしましょう。また、留守番電話の内容には詳細を残さず、電話に対して折り返しをした旨を伝えれば十分です。
なお、留守番電話に残せば良いからといって、企業の営業時間外に電話をすることはおすすめできません。採用担当者によっては時間外に対応してくれるため、迷惑になる可能性があります。
電波状況が良い場所でかける
せっかく折り返しをしたにもかかわらず、電波環境が悪いところだと、途中で電話が切れたり相手の声が聞き取りにくかったりする場合があります。電波状況の悪いなかでの電話は、自分だけでなく採用担当者にも迷惑になりかねません。
そのため、自分がいる場所が、地下や屋内など電波状況の悪いところであるときは、場所を移動してから電話をかけましょう。
企業から来た電話はなるべく早めに折り返すほうが良いですが、すぐに静かな場所や電波の良いところへの移動が難しい場合は、少し時間を空けても良いので自宅や学校といった場所へ移動することがおすすめです。
私が折り返すときは、自宅から電話するようにしています。周りに人がいないため、大事な会話も可能です。
外にいるときに折り返しをしなければいけない場合には、なるべく周りに人がいない場所やWeb会議も可としているカフェを使うこともあります。
就活のプロが解説！ 急に面接の電話が来たときに落ち着いて対応するコツ
企業からの電話に対するマナーを身に付けていても、急な電話だと驚いてしまう人が多いのではないでしょうか。緊張してしまうと事前に準備を重ねていても、思わぬ対応をしてしまう可能性があります。
そこでこの記事では、キャリアコンサルタントの古田さんに企業から急に面接の電話が来たときに落ち着いて対応をするコツを解説してもらいます。急な場面でも適切な対応ができるよう、必要な知識を身に付けておきましょう。
アドバイザーコメント
古田 文子
プロフィールを見るまずは深呼吸をして心を落ち着けよう
自宅にいる場合はメモができるノートや、きちんと書けるペンを用意しましょう。用意したペンがインク切れで書けないと、あっという間に頭が真っ白になります。
なお、外出時にかかってきた場合も焦らずに済むよう、メモとペンを持ち歩きましょう。心に余裕があって、スマホの録音機能をオンにできるなら、併用すると良いでしょう。
事前準備をしておくことで焦らずに対応できるようになる
企業からの電話は、3コール以内に出るようにして、最初の名乗りは練習しておくとスムーズに話せます。焦って噛むと、一気に緊張が増して相手の話が入ってこなくなってしまうため、普段よりゆっくり話すことで噛む心配を減らせます。
さらに、電話が難しい状況ならば、あらかじめスケジュールを確認しておき、いつなら対応が可能かを把握しておくと、すぐ答えることができるので焦らずに済むでしょう。
備えあれば憂いなし！企業からの電話が来るとわかっているのですから、気持ちに余裕を持てるよう、できる準備はしておくことで、緊張や焦りを緩和できますよ。
面接の電話の受け方に悩む人におすすめのQ&Aも併せてチェック！
企業からの電話の内容が想定できても、適切な対応ができるのかわからず、不安になる人もいるのではないでしょうか。就活の場面では企業から電話がかかってきたときのイメージをしておくことで、落ち着いて対処できます。
そこでこの項目では、PORTキャリアに寄せられたQ&Aから、企業からの電話の受け方に不安を感じる人へおすすめの内容を3つ紹介します。電話に驚いて折り返しにならないよう事前に心の準備をしておきましょう。
面接の電話は受け方で印象が変わる！ なぜ連絡が来たかを理解して折り返そう
就活では、応募した企業から面接に関する電話が来ることがよくあります。面接に関する電話は受け方で合否を左右するわけではないものの、受け方によっては採用担当者を不快にさせてしまう心配があるのです。
しかし、ビジネスマナーをしっかり押さえておけば、採用担当者を不快にさせず、誠意を持って対応していることが伝わります。
就活での電話のマナーは、企業に入社した後も活かせる場面が多くあります。この機会に身に付けておき、お互いが気持ちよく電話でやりとりできるようにしましょう。
アドバイザーコメント
有馬 恵里子
プロフィールを見る面接の電話は対応の仕方さえ知っておけば落ち着いて対応が可能
繰り返し、面接の電話に対応するなかで慣れていきましょう。
電話に出るときは、どのような会話の流れになるのかをシミュレーションしておくことをおすすめします。
流れをイメージし、確認が必要な事項がありそうなら、あらかじめチェックリストを作っておくのも良いかもしれません。突然の電話に慌てないためにも、手帳やメモとペンはセットでいつも持ち歩きましょう。
電話は相手の立場に立つと正しい対応が想定しやすい
たとえば、ぼそぼそと話す人より、はきはきと話す人のほうが印象は良いですよね。
ほかにも、電話が朝早くだったり、夜遅くにかかってきたりしたら、少し非常識に感じるはずです。あなたが感じる違和感は企業側も感じる違和感のため、相手の立場を考えて対応するとスムーズです。
入社してからも、電話応対は新入社員の大事な仕事です。学生のうちからスムーズな電話応対ができると、社会に出てからの自信にもつながります。失敗を恐れずに何度か対応するなかで、自信をつけていってください。
執筆・編集 PORTキャリア編集部
明日から使える就活ノウハウ情報をテーマに、履歴書・志望動機といった書類の作成方法や面接やグループワークなどの選考対策の方法など、多様な選択肢や答えを提示することで、一人ひとりの就活生の意思決定に役立つことを目指しています。 国家資格を保有するキャリアコンサルタントや、現役キャリアアドバイザーら専門家監修のもと、最高品質の記事を配信しています。
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記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi
高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO（非営利団体）での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan（キャリアカウンセラートレーニングプログラム）を修了
3名のアドバイザーがこの記事にコメントしました
キャリアコンサルタント／NC Harmony代表
Eriko Arima〇大手人材紹介会社で約5年、転職者や若者、女性のキャリア支援を担当した。その後はIT企業の採用責任者を務め、現在は幅広い世代を対象にキャリアや就職活動の支援もおこなっている
プロフィール詳細キャリアコンサルタント／上級心理カウンセラー
Fumiko Furuta〇キャリアに関する記事の執筆・監修や、転職フェアの講演、キャリア相談、企業や学校でのセミナー講師など幅広く活動。キャリア教育に関心があり、学童クラブの支援員も務める
プロフィール詳細キャリアコンサルタント／2級キャリア技能士
Misako Sugihara〇石川県金沢市を拠点に15年にわたり就職支援に携わる。2年前からは転職支援も手掛けている
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