就職活動で郵送した書類が届いたかどうか、確認のメールを送るべきか迷われる気持ち、よくわかります。基本的には、確認のメールを送る必要はありません。

企業側も多くの応募書類を受け取るため、一人ひとりからの到着確認に対応するのは大きな負担になります。もし募集要項などに「到着確認に関するお問い合わせはご遠慮ください」といった記載がある場合は、メールを送るのは絶対に避けましょう。

どうしても不安な場合はマナーを守ったメールを心掛けよう

書類が無事に届いたか不安を感じる場合は、最初から「簡易書留」や「レターパック」など、配達状況を追跡できる方法で郵送するのが最も確実で、企業側に負担をかけないスマートな方法です。

もし、どうしてもメールで確認したいという場合は、それが失礼にあたるわけではありませんが、採用担当者の手間を増やしてしまう可能性を理解したうえで、ビジネスメールのマナーを守り、丁寧かつ簡潔な文章で問い合わせるように心掛けてください。

「〇月〇日に応募書類を郵送いたしました〇〇大学の〇〇と申します。お忙しいところ恐れ入りますが、書類が到着しておりますかご確認いただけますと幸いです」といった形で、要件を明確に伝えましょう。

応募書類を郵送する際は、基本的には「簡易書留」や「レターパック」など配達状況を追跡できる方法で送り、企業への到着確認の連絡は控えるのが最も無難な対応です。

しかし、もし普通郵便で送ってしまい、無事に届いているかどうしても不安な場合は、書類が到着したと思われる日の翌営業日以降を目安に、メールで簡潔に確認することも可能でしょう。

もし確認するなら簡潔に！ 催促と受け取られない配慮を

その際のメールは、件名を「【応募書類到着ご確認のお願い】〇〇大学 氏名」のように、一目で内容と差出人がわかるようにします。

そして本文では、「〇月〇日に応募書類を投函しました、〇〇大学の〇〇と申します。恐れ入りますが到着状況をご教示いただけますと幸いです」といった形で、いつ投函したかと確認したい旨を丁寧に伝えましょう。

最後に、お忙しい中での対応をお願いすることへの謝意と、自身の連絡先を明記した署名を忘れずに入れてください。

ただし、確認の連絡をする場合でも、返信がないからといって何度も連絡したり、同じ日のうちに催促したりするのは絶対に避けましょう。一度連絡したら、あとは企業側の対応を静かに待つのがマナーです。