返信次第で悪印象? 書類選考結果の返信メールを例文付きで解説

この記事にコメントしたアドバイザー

  • 柴田 登子

    キャリアコンサルタント/2級キャリアコンサルティング技能士…続きを見る

  • 岩﨑 千夏

    キャリアコンサルタント…続きを見る

  • 隈本 稔

    キャリアコンサルタント/性格応用心理士1級…続きを見る

この記事のまとめ

  • 書類選考通過メールの返信は選考に影響はでないが、返信した方が良い
  • 書類選考通過の返信メールはビジネスマナーを守れないと悪印象になる
  • 返信メールの文章は端的に記載することが大切
  • 返信内容別でメール例文を紹介

選考の第一関門である書類選考が終わり、メールが送られてきた人もいるかと思います。このメールに対して、「返信した方がいいのかな」「なんて送ればいいんだろう」という悩みを抱える人は多くいます。

メールの返信の有無が選考に直接的な影響を与える可能性は少ないですが、返信次第では採用担当者に良い印象を与えることも可能です。反対に、内容によってはかえってマイナスな印象に働くリスクもあります。

この記事では、キャリアアドバイザーの柴田さん、岩﨑さん、隈本さんのアドバイスを交えつつ、書類選考の結果連絡における返信メールについて解説します。ぜひ、参考にしてみてくださいね。

目次

結果連絡の返信はビジネスマナーに注意が必要!

面接の中での受け答えと同様に、メールにもビジネスマナーが存在します。誤った理解では採用担当者に対して失礼にあたるため、注意が必要です。

この記事では、書類選考の結果連絡の返信の必要性や選考への影響について説明します。次に、結果連絡は返信するべき時としなくても良い時の2つに分かれるため、それぞれのケースについて解説していきます。

その後、結果連絡の返信メールを作る際のマナーと注意点について解説した後、実際のケース別にメールの例文を紹介します。また、メール送付前のチェックリストもつけてあるので、これからメールを送る人はぜひ参考にしてみてくださいね。

マナーを守れないと悪印象! 返信の有無による選考への影響

書類選考の結果連絡に対して、返信を送るべきかどうかわからないという人もいるかと思います。そんな人のために、ここでは返信する必要があるかどうかや返信する場合の注意点について解説していきます。

選考結果に影響は出ないが好印象につながる

書類選考の結果連絡に対する返信は、大きく「日程調整」と「お礼」の2パターンに分かれます。「日程調整」は必要な返信のため、必ずおこないましょう。

一方で、悩みがちなのが選考に対しての「お礼」ですよね。お礼メールは、必ず実施しなければいけないものではありません。

ただし、お礼メールは選考の合否に影響は出ませんが、特に応募する学生が多くない企業などでは、丁寧な学生として採用担当者に名前を覚えてもらえる可能性があります。また、入社後も細かい部分まで丁寧におこなう姿勢を伝えることもできます。

このように書類選考の結果連絡に対して、お礼は義務ではありませんが、好印象につながるため、返信はなるべくするようにしましょう。

柴田 登子

書類選考の結果連絡は、就職活動とはいえビジネスメールのやり取りです。ビジネスマナーとして考えれば、メールを受け取ったことについて相手に知らせるのは当然でしょう。

「受け取った」とだけ伝えるのではなく、「次の機会を与えてもらえて嬉しい」という気持ちも併せて述べるようにしましょう。

ビジネスマナーが守れていないとかえって逆効果

ただし、お礼メールが必ずしも好印象になるとは限りません。ビジネスマナーの守られていないメールは、かえってマイナスイメージとなってしまいます

ビジネスでは一度のミスが大きな損失につながることがあります。したがって、返信ひとつとってもしっかりと気を配れていないと懸念を抱かれてしまいます。

岩﨑 千夏

マナーが守れないと、ビジネスパーソンとして信用できない人だと思われてしまいます。これは個人にとっても所属する会社にとってもマイナスでしかありません。

特に新規営業などは、はじめの印象で成約率が大きく変わるとも言われています。

書類選考の結果連絡を返信するべき3つのケース

書類選考の結果連絡を返信するべき3つのケース

  • 選考を通過した時
  • 日程の調整や変更をしたい時
  • 選考を辞退したい時

前述したように、結果連絡で日程調整が求められている時は返信をしていく必要があります。日程調整にもさまざまな場面が存在するため、場面に応じて、返信する内容や注意点が存在します。

それぞれについて解説していくので、該当する場面がある人はぜひ参考にしてください。

①選考を通過した時

選考通過のお礼メールは必須のものではありませんが、前項でも解説したように好印象につながるため、返信はするようにしましょう。

注意したい点として、蛇足にならないことです。忙しい採用担当者にとって、長々と自己アピールなどが書かれたメールは良い印象にならないかもしれません。返信メールは、選考のお礼や説明会などで印象に残ったことなどにとどめましょう

また、次回選考の日程がすでに決まっている場合は、日程をメールに残すようにしましょう。これにより、日程の認識違いをなくすことができます。

メールの返信を通して、業界研究や企業研究のために質問をすることはありなのでしょうか?

柴田 登子

採用担当者がわかる範囲で端的に質問しよう

メールの返信で業界や会社についての質問をするのは、多少であればOKでしょう。

意欲があることを示すのも大切ですが、先方も業務が忙しいので、できるだけ簡潔で長文になりづらい質問にとどめておくようにしましょう。

また、他の部署の雰囲気や具体的な業務内容など、メールでやりとりをしている採用担当者がわからないようなことはなるべく避けてください。採用に関すること、会社全体にかかわることに限定しておくと良いですよ。

②日程の調整や変更をしたい時

基本的に選考通過時に候補日が2〜3日程送られてくるため、選考に参加できる日時を選択して、返信しましょう。また、候補日が難しい場合は、こちらから候補日を送るようにしましょう。

候補日を送る際に注意したいのが、最低でも3つ以上は提示することです。日程の変更はどんな理由であれ自分都合のため、少なすぎると失礼にあたります。また、「いつでも大丈夫です」といった返信も漠然としており、場合によっては、日程調整で何度もやりとりが発生してしまいます。

短いやりとりで終わらせるためにも、日程を提示する場合は、まとまった日程を出しましょう。企業によっては、選考ごとに通過人数を制限している場合があります。

また、「6/1」「7/5」「8/3」といったように、間が空きすぎている日程は志望度が低いのではないかという印象を与えてしまうので、1〜2週間の中から複数日程を出すようにしましょう。

隈本 稔

企業に面接の候補日を送ったら、基本的に修正は困難です。

候補日を送ったら、必ずスケジュール帳などに連絡先の社名と一緒に記入しておき、他の会社との日程調整時に同じ日程を連絡しないように注意しましょう。

書類選考を通過したら次にするべきことは面接の準備です。この記事では、面接を受けるにあたって注意しておきたいことなどについて解説しています。メールの返信を終えた人はぜひ参考にしてみてくださいね。
面接ルールを知らないまま本番を迎えると不合格の可能性大!

③選考を辞退したい時

書類選考を通過したが、すでに内定承諾をしていたり、就活を進めていく中で志望度が落ちてしまった場合は、選考辞退の連絡を必ず入れましょう

もう二度と会うことのない相手だから、返信しなくても良いと考える人もいるかと思いますが、同じ業界の場合は何かしらの場面で一緒に仕事する機会があるかもしれません。

また、せっかく書類選考を通過したのにメールで辞退連絡するのは失礼なのではないかと考える人もいますが、電話ではなくメールの方が形に残るため、後々の認識齟齬などをなくすことができます。

柴田 登子

「言った」「言わない」で揉めないように、ビジネスメールのやりとりは「伝えたというエビデンスを残す」という側面があります。

したがって、選考日までに時間的余裕があるならメールで連絡しておきましょう。

しかし、選考前日などの場合には、先方が何らかのスケジュールや準備の調整をする必要があるかもしれないので、メールを送信したうえでさらに電話をしておくと良いでしょう。

選考に限らず、就活での無断欠席は基本的にNGです。この記事では、説明会の無断欠席について解説しているのでぜひ参考にしてみてください。
説明会のバックレは企業にバレる? 選考へのリスクと挽回法を解説

書類選考の結果連絡を返信しなくても良いケース

ここまで書類選考の結果連絡で返信するべき場合について解説してきました。一方で、「返信不要」と記載がある場合や採用見送りになっている場合など、返信をしなくても良い時があります。

ここでは、書類選考の結果連絡を返信しなくて良い場合について解説していきます。

返信不要と記載されている場合

メールに「返信不要」と記載されている場合は、返信はしないで問題ありません。

中には、一斉メールのような形でツールを用いて配信しているケースもあり、返信しても担当者に届かない場合や、送信先が不明としてメールが戻ってくる場合もあります。

メールが戻ってきてしまうこのような場合、日程調整は別のツールを用いておこなわれるか、書類選考前にすでに一次面接の日程が決定している場合がほとんどです。

日程の変更がしたいなど、どうしても連絡の必要性がある場合は以前にやりとりがある連絡先を使うか、採用サイトのお問合せフォームなどを活用しましょう

採用見送りとなった場合

採用見送り時に送られてくるメールですが、基本的には返信不要です。

一般的に就活生の間では、お祈りメールやお見送りメールと呼ばれていますが、ほとんどの企業で定型文として、機械的に送られています。基本的に企業の採用担当者は応募者との連絡や日程調整に忙しいため、やりとりを終わらせる目的でこのようなメールを送ります。

採用見送りメールに対して、基本的に採用担当者は返信のチェックをおこなっていないため、返信は不要です

選考見送りになりましたが、採用担当者にお礼をしたいと考えています。お祈りメールに返信しようと思っているのですが、問題ないでしょうか?

岩﨑 千夏

受け取ってもらえる送信先に感謝の気持ちを返信で伝えよう

残念ながら不合格になってしまいお祈りメールを受け取ることもあるでしょう。

その場合は、お世話になった気持ちを返信しても構いません。ただし、発信専用アドレスやナビサイトのマイページなどはよく注意してください。確実に受け取ってもらえる送信先にしましょう。

担当者も一生懸命かかわってきた就活生からの連絡は嬉しいと思うので、気持ちを素直に伝えてみてください。

次の記事では、書類選考で見送りになってしまう原因や企業が見ているポイント、やるべきことについて解説しています。記事を参考にぜひ自分の書類を見直してみてくださいね。
書類選考で落ちる就活生必見! 現状を打破する5つの基本を徹底解説

絶対に押さえておきたいメールを作る際のマナー

ビジネスメールのフレームワーク

メールを作る際に押さえておきたいビジネスマナー

  • 件名は「Re:」のままにする
  • 宛名は正式名称で会社名・部署名・名前
  • 挨拶は「お世話になっております。」
  • 伝えたい要件は簡潔にまとめる
  • 締めの挨拶を入れる
  • 最後に署名を入れる

書類選考の結果連絡に対して、返信するべきケースと返信しなくても良いケースが存在します。返信する・しないにかかわらず、返信する場合はビジネスマナーを守ったメールを送る必要があります。

そして、ビジネスマナーを守ったメールは普段私たちが使うメールやチャットの文章とは大きく異なるため、しっかりと理解する必要があります。

では、具体的にビジネスマナーが守られている返信は、どのようなものなのでしょうか。ここでは、ビジネスマナーを踏まえて返信する方法について解説していきます。

件名は「Re:」のままにする

ありがちな間違いとして、返信メールを新規で作成する人もいるのですが、基本的に届いたメールに対して返信しましょう。

送られてきたメールに対して返信することで、受け手側はどんなやりとりをしていたのかを見ることができます。採用担当者は応募者などとのやりとりで1日何通もメールのやり取りをおこなっているため、どんなメールを送ったかを細かく覚えているわけではありません。

採用担当者側が「過去に送ったどのメールに対しての返信か」を把握できるので、件名は変えずに送られてきたメールに返信するようにしましょう。

宛名は正式名称で記載する

ビジネスメールは、本文を書き始めるにあたって、冒頭で会社名や部署名、名前といった宛名を書く必要があります。この宛名は基本的に正式名称で記載します。

したがって、会社名や部署名、名前で略称を使用することは避けましょう。たとえば、株式会社Aという会社の場合、A社・Aといった形で略すのはビジネスマナーとしてよくないので、必ず正式名称を使用しましょう。

特に部署名が正式名称になっていなかったり、担当者の名前の漢字を間違えていたりというパターンがあるので、記載内容に誤りはないか必ずチェックしましょう

正式名称で記載するべきもの

  • 会社名
  • 部署名
  • 担当者の名前

また、メールのccに採用担当者が複数名入っている場合は、宛名には全員の名前を入れるようにしましょう。

その際の注意点として、役職の高い順に名前を記載していきましょう。最近では、IT企業を中心に役職がカタカナの場合があるので、困ったら以下の表を参考にしてみてください。

本部長
部長
次長
課長
課長代理
係長
主任
副主任
漢字で表記されている役職(役職が高い順)
シニアマネージャー
チーフマネージャー
マネージャー
グループリーダー
グループサブリーダー
チームリーダー
チームサブリーダー
チーフ
カタカナで表記されている役職(役職が高い順)

岩﨑 千夏

担当者の名前が記載されておらず、わからない場合もあるかと思います。その場合は、「人事グループ御中」や「人事グループ ご担当者様」でかまいませんよ。

挨拶は「お世話になっております。」

ビジネスメールでは、最初の挨拶は「お世話になっております。」から始まります。

「お世話になっております。」は、「いつもビジネス関係を取り持っていただきありがとうございます」「いつも手間をかけさせてしまい申し訳ありません」といった意味合いで使われます。

似たようなものに「お疲れ様です」「お世話になります」といったものが挙げられますが、それぞれ意味が異なります。

ビジネス就活
お世話になっております。取引先やクライアントなど、
常日頃からやりとりがある相手
説明会などで面識がある、
もしくはすでに別のやりとりでメールをしたことがある相手
お世話になります。それまでに面識がなく、
今後やりとりが発生することになるだろう相手
それまでに面識がなく、
今後やりとりが発生することになるだろう相手
お疲れ様です。社内の相手使用なし
ビジネスと就活における挨拶の違い

また、「お世話になっております。」といった挨拶の直後に自分の大学名と名前を名乗ります。自分の大学名と名前についても宛名同様に、正式名称で記載しましょう

挨拶の記載例

TO

CC

件名Re: 書類選考結果のお知らせ

株式会社〇〇人事部
採用担当〇〇様

お世話になっております。
ポート大学キャリア学部キャリア学科の港 太郎です。

伝えたい要件は簡潔にまとめる

伝えたい要件のわからないメールは、相手にとって読む気が失せるものとなってしまいます。したがって、伝えたい要件はなるべく簡潔にまとめるようにしましょう。

ビジネスにおけるメールは一文一義が良いとされています。たとえば、日程の変更をしたい時に同じ文章内に選考のお礼を入れたりするのは避けましょう。理想は一読で理解できる状態です。

OK例

無事に選考通過という事で大変喜ばしい限りでございます。
早速ですが、次回選考の日程は、XX月XX日 ◯◯時よりお願いいたします。

NG例

無事に通過という事で大変喜ばしい限りでございますが、次回選考の日程についてのすり合わせをさせていただきたく、日程はXX月XX日 ◯◯時よりお願いいたします。

アドバイザーコメント

日本語の使い方に注意しよう!

①主語と述語をはっきりさせる。

日本語の会話は主語があいまいでも雰囲気で伝わります。

したがって、文章を書くときにもつい主語を明確にするのを見落とします。会話ではその場に誰がいるのか、誰に向かって話しているかがわかりますが、メールでは相手をはっきりさせないと書き手と聞き手、どちらのことを述べているのか判別がしづらいです。そのため、「読めばわかるだろう」は禁物です。

また、「私は」「〇〇様が」と主語を必ず明記しましょう。述語についても同じです。

採用活動でのメールのやりとりは「何をする」のか、指示や確認が主です。そのため、述語を明確にしないと、双方の「何をする」が違っていても気づかない恐れがあります。

②あいまいな言葉を使わない

たとえば、面接を対面とオンラインのどちらが良いかと聞かれたときに、どちらもOKだからと「両方とも大丈夫です」「どちらでも結構です」と答えたのに、いざオンライン面談の手順を進めるとパソコンやタブレットが用意できません、と言い出す人がいます。

「大丈夫」「結構」はとてもあいまいでな言葉で、意向としてOKなのか、それとも準備もできるのかが相手に伝わりにくいです。

「どちらでも準備・対応可能です」とできるだけ具体的に答えるようにしましょう。

締めの挨拶を入れる

締めの挨拶がないメールは、受け手に対して素っ気なさや丁寧さに欠けるといった印象を与えてしまいます。したがって、締めの挨拶は必ずつけるようにしましょう。

締めの挨拶として、おすすめなのが次の例です。

締めの挨拶例

  • よろしくお願いいたします。
  • どうぞよろしくお願いいたします。
  • 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
  • 以上、どうぞよろしくお願いいたします。

隈本 稔

締めの挨拶には、「連絡内容はこれで終わり」という意味があります。

就職活動の際には、「以上、よろしくお願いいたします」のように、「以上」を付けておくと無難です。

選考か続くかどうかの決定権は基本的に応募先企業にあるので、「引き続き〜」は使わない方がいいでしょう。

最後に署名を入れる

メールの最後には必ず署名を残しましょう。採用担当者は多くの就活生と接触しているため、名前や名字だけでは誰かわからないといった場合があります。

したがって、自分がどこの大学出身なのかやフルネームがわかるように、最後に署名を記載しましょう

署名の記載例

———————————————–
港 太郎(みなと たろう)
●●●大学■■学部●●学科■年
携帯電話:090-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:tarou.minato@☓☓☓☓☓☓.ac.jp
———————————————–

柴田 登子

署名の直前に「返信不要です」と記載するか悩む人も多いですが、「返信不要です」は、面接の日程調整や準備すべきことの大半のやり取りを終えたあとに、補足で連絡しておくことがある時に用いられます。

相手がメールを読んだことを確認する必要がなければ、返信はいらないと伝えると、忙しい相手の手間を取らせずに済みます。

また、「返信不要」と書かずに「ご返信いただかなくても差し支えありません」といった具合で丁寧に書くようにしましょう。

ビジネスメールを作成する際の注意点

ビジネスメールを作成する際の注意点

  • 改行や段落を意識して冗長にならないようにする
  • 絵文字や顔文字などは使わない
  • 誤字や敬語に気をつける
  • プライベートで使用しているアドレスは使わない
  • 返信タイミングに気をつける

デジタルネイティブ世代と呼ばれるみなさんが、普段より当たり前として使用しているメールやチャットの文面や言葉は、ビジネスメールでは当たり前ではありません。したがって、ビジネスにおけるメールのマナーや注意点を押さえておく必要があります。

ここでは、ビジネスで一般的なメールを作成する際の注意点について解説していきます。ぜひ参考にしてみてくださいね。

改行や段落を意識して冗長にならないようにする

ビジネスにおけるメールでは、スマートフォンだけではなくパソコンでみている場合もあります。どちらでも読みやすいレイアウトにしていく必要があります。

一般的にメールにおける1行あたりの文字数は、35〜40文字程度が良いとされているため、1行あたり35〜40文字程度で改行を進めていきましょう

また、特に日程調整など、要件が複数ある場合は箇条書きを利用しましょう。

OK例

日程と場所は以下でお願いいたします。

日時:XX月XX日13時〜
場所:東京オフィス

NG例

日程につきましてはXX月XX日13時〜で、場所につきましては東京オフィスでお願いしたく思います。

絵文字や顔文字などは使わない

普段、友人同士のLINEなどでは絵文字や顔文字を使用し、自分の情緒を表現しますが、ビジネスメールの場合、絵文字や顔文字の使用は厳禁です。

また、「!(ビックリマーク)」や「?(ハテナ)」も使用を控えましょう。これらは、一度会食などをしたことがある相手や社内の人、取引が長く関係値が構築できている相手に使用するものです。

インターンなどで何度か話したことのある、フランクな採用担当者に送る場合は、感嘆符などをつけても良いのでしょうか?

隈本 稔

ビジネスメールでは「!」などの感嘆符はつけない

たとえ面識がある人でも、就職活動に関わる連絡をする際には感嘆符の使用は避けましょう。

ビジネスメールは文字として残るものであり、対面で接する以上に距離感を意識する必要があります。そのため、感嘆符を使うと馴れ馴れしい印象を与えます。

採用担当者がインターンシップでフランクに接してくれていたとしても、採用に際してはマナーがなっていないとマイナス評価になりかねません。

ほとんどの応募者がマナーを守っている中で、一人だけ悪目立ちしてしまうので、感嘆符や絵文字の使用は避けましょう。

誤字や敬語に気をつける

仕事を進めていく中では、少しのミスが命取りとなります。誤字脱字も同様で「仕事でもミスが多いのではないか」と懸念を持たれるかもしれません。特にメールの場合、漢字の変換ミスなどには気をつけましょう

また、わからないまま使ってしまいがちなのが敬語です。ビジネスメールでは、謙譲語丁寧語を主に使用します。

謙譲語

相手を立てるために、自分がへりくだる時に使う言葉。
(例)「言う→申す、申し上げる」「行く→うかがう」「会う→お目にかかる」「する→させていただく」

丁寧語

相手は問わず、「ます」「です」「でございます」など丁寧さを添える言葉。
(例)「する→します」「言う→言います」「行く→行きます」「知る→知ります」「会う→会います」「伝える→伝えます」

これらは、無意識的に使用していることが多いため、送付前に自分の日本語が間違っていないかを必ず確認しましょう。確認の方法として、自分でメールの文章を読み上げてみたり、不安な敬語は調べてみたりするのがおすすめですよ。

アドバイザーコメント

無意識に崩した表現をしないように注意が必要

普段使わない言葉やビジネスマナーを突然求められる就活期間は、いつも緊張状態ですよね。人事担当者は普段から学生と接しているので、丁寧語で話す・書くができていればそんなに問題ないかと思います。

よく間違いやすいものは「御社」「貴社」でしょう。「御社」は話し言葉で、「貴社」は書き言葉です。相手が銀行であれば「御行」「貴行」、学校であれば「御校」「貴校」です。

また、「わたし」「僕」も多いですね。さすがに「俺」は見たことがありませんが、性別関係なく「私」「わたくし」に統一しましょう。面接では「わたくし」です。

ここができていなかったから即不合格というわけではありませんが、知らないまま社会人になるよりも、今のうちにしっかり身につけておきましょう。

口語体の使用は厳禁

最近よく見かけるのが、口語体でエントリーシート(ES)や履歴書に文章を記入してしまうことです。

たとえば、「OK:話していた→NG:話してた」「OK:食べられる→NG:食べれる」といったように、「ら抜き言葉」「い抜き言葉」は上の世代の人を中心に敏感です。

SNSで記載するように就活のメールや書類を書くと、軽い印象になるので気を付けましょう。

プライベートで使用しているアドレスは使わない

メールを送る際に気をつけたいのが、使用するメールアドレスです。

普段から使用しているアドレスは、届いたメールに気付きやすいというメリットもあるかと思いますが、「love」「soccer」といった趣味などの文字が入ったメールアドレスは、ビジネスの場では不適切です。

書類選考の場合、対面であったことがないという前提になるので、アドレスは第一印象となります。無難に大学のメールアドレスを使用するようにしましょう。

また、大学のアドレスがない場合は、フリーメールで就活用のアドレスを新規作成しましょう。アドレスは「名前+数字4桁(誕生日など)」といったシンプルなものがおすすめです。

アドバイザーコメント

工夫次第でメールの管理は楽になる

就活活動時のメールは、確実に目を通せるように受信設定をおこない、メールを誤送信しないように注意する必要があります。主に、以下の3点に注意しましょう。

①迷惑メールの設定を変更する

メールサービスによって迷惑メールのフィルタ機能が異なるため、企業からのメール連絡が迷惑フォルダに振り分けられる事があります。

企業から送られてくるメールのドメインがわかる場合は、それを元に受信設定をおこない、わからないならば返信メールから受信設定をおこないましょう。


②企業ごとにメールをフォルダ分けする

メールの受信や返信の際に、他の会社と混同させないように、応募や連絡をした企業別にフォルダを作って振り分けをおこないましょう。

応募する企業数が数十社になる際には、選考を通過した企業のみフォルダを作って振り分けましょう。


③重要なメールはお気に入り登録やラベル付けする

選考日程などの重要な連絡は、マーキングして目立たせるようにしましょう。

メールサービスによって、重要なメールに対して「フラッグ」や「スター」などのマークを使ってお気に入りに分類できます。また、メールにラベルを付けられるサービスもあります。活用していきましょう。

返信タイミングに気をつける

返信は24時間以内におこなうのがマナーです。基本的に、気づいた時に返信するのが良いですが、どうしても返信タイミングが遅れてしまう場合でも24時間以内に返信するようにしましょう

また、採用担当者の多くは仕事用に携帯電話を支給されています。ですが、人によっては、仕事用のメールアプリをプライベートで使用している携帯に入れていたり、仕事のメール通知がプライベートの携帯に届くようにしている場合があります。

したがって、夜中の返信は相手に不快感を与えてしまいかねないので、なるべく避けましょう。どうしてもメールを作成する時間が夜中しか取れないという人は、予約送信機能を活用して返信するようにしましょう。

送信前に確認しよう! メール送付前のチェックリスト

ここまで、書類選考の結果連絡の返信やビジネスにおけるメールマナーについて解説してきましたが、送付前に不安になる人もいるかと思います。

そこで送付前に使えるチェックリストを作成しました。これを用いて、不安を解消してくださいね。

送付前のチェックリスト

  • 宛先のメールアドレスに誤りはないか
  • 自分のメールアドレスは就活用のものか
  • 送られてきたメールに対して、件名は変えていないか
  • 会社名・部署名・名前は正式名称か
  • 挨拶は「お世話になっております。」から始まっているか
  • 1行あたり、35〜40字以内で収まっているか
  • 1文内で伝えたいことは1つに収まっているか
  • 適度な句読点を打てているか
  • 日程や質問など、要素が複数ある場合は箇条書きで記載できているか
  • 顔文字や絵文字、感嘆符などは用いていないか
  • 誤字はないか
  • 敬語に誤りはないか
  • 締めの挨拶はあるか
  • 最後に署名を入れているか
  • メールが届いてから、24時間以内か
  • 返信タイミングは深夜になっていないか
メールを送ってから記載内容が誤っていることに気が付きました……。この場合、再送信した方が良いのでしょうか?

隈本 稔

言い回しの間違い以外はお詫びを添えて再送信しよう

面接日程や質問内容の間違いなど、相手の判断に影響を与えるような間違いならば、必ずお詫びを添えたうえで修正版のメールを送信しましょう。

その際には、どの点の記載が間違っていたかを記載したうえで再送します。採用試験にかかわるような重要な間違いであれば、まず電話をしましょう。相手が出ないならば、メールで「お電話しましたが、ご不在のようでしたので、メールにて失礼します。」と添えたうえで、修正点を連絡します。

ちょっとした言い回しの間違いなどの場合は、相手も忙しい中でわざわざ修正連絡をされても困るので、再送する必要はありません。

パターン別のメール例文10選

「書類選考通過のお礼をしたい時」や「次回選考の日程調整をおこないたい時」など、返信のパターン別に、具体的なメールの内容について例文で解説していきます。

これからメールを作成する人はぜひ参考にしてみてくださいね。

①選考通過時のお礼をしたい時

選考通過時のお礼をしたい時のメール例文

TO〇〇〇〇@theport.jp

CC

件名Re: 書類選考の結果について

株式会社●●●
人事部 採用教育課
〇〇 △△様

お世話になっております。
●●●大学■■学部●●学科■年の港 太郎と申します。

書類選考通過のご連絡ありがとうございます。
無事に通過という事で大変喜ばしい限りでございます。

説明会にて、〇〇様より貴社の強みや
仕事をするうえでのやりがいなどを伺うことができ、
より一層貴社への入社意欲が高まりました。

ご多忙かと思いますので、ご返信は不要です。

次回の選考でお会いできることを大変楽しみにしております。
どうぞよろしくお願いいたします。

———————————————–
港 太郎(みなと たろう)
●●●大学■■学部●●学科■年
携帯電話:090-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:tarou.minato@☓☓☓☓☓☓.ac.jp
———————————————–

岩﨑 千夏

こちらの文章で問題ないかと思います。定型文のコピペではなく、説明会で聞いた内容なども盛り込んで自分らしい文章が加わったことで、人事担当者にも伝わるでしょう。

また、返信不要とあることで余計な気を遣わせないこともプラスポイントですね。

②選考内で印象に残ったことや勉強になった観点を伝える時

選考内で印象に残ったことや勉強になった観点を伝えるメール例文

TO〇〇〇〇@theport.jp

CC

件名Re: 書類選考の結果について

株式会社●●●
人事部 採用教育課
〇〇 △△様

お世話になっております。
●●●大学■■学部●●学科■年の港 太郎と申します。

書類選考通過のご連絡ありがとうございます。
無事に通過という事で大変喜ばしい限りでございます。

説明会にて、〇〇様より
仕事をするうえでのやりがいなどを伺うことができ、
「社会課題解決のためにそれぞれが当事者意識を持って働いている」
という点が大変勉強になりました。

私自身も改めて、当事者意識を持っていきたいと
感じる次第でございます。

ご多忙かと思いますので、ご返信は不要です。

次回の選考でお会いできることを大変楽しみにしております。
どうぞよろしくお願いいたします。

———————————————–
港 太郎(みなと たろう)
●●●大学■■学部●●学科■年
携帯電話:090-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:tarou.minato@☓☓☓☓☓☓.ac.jp
———————————————–

隈本 稔

説明会で学んだことを伝えられており、良い内容かと思います。

「私自身も〜」の箇所が繰り返し表現となっているので、その会社で「何に対してどのように当事者意識を持ちたいのか」を添えられると、さらに良いかと思います。

③日程の調整をしたい時(候補日がある場合)

日程の調整をしたい時(候補日がある場合)のメール例文

TO〇〇〇〇@theport.jp

CC

件名Re: 書類選考の結果について

株式会社●●●
人事部 採用教育課
〇〇 △△様

お世話になっております。
●●●大学■■学部●●学科■年の港 太郎と申します。

選考通過のご連絡ありがとうございます。
また、次回選考の日程のご提示ありがとうございます。

いただいた日程ですが、XX月XX日13時〜でお願いしたく思います。

次回の選考でお会いできることを大変楽しみにしております。

どうぞよろしくお願いいたします。
———————————————–
港 太郎(みなと たろう)
●●●大学■■学部●●学科■年
携帯電話:090-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:tarou.minato@☓☓☓☓☓☓.ac.jp
———————————————–
<パーツ終わり>
柴田さん小コメント
★★★アドバイザーコメント(小)★★★(100字前後)
上記の例文に対して、評価をお願いいたします。

柴田 登子

全体的に簡潔に書けていますし、「楽しみにしております」と事務的になりすぎないような配慮もできていて良いですね。

ただ、「ありがとうございます」が繰り返し用いられていますね。同じ表現はなるべく避けたほうが良いので「書類通貨のご連絡、大変感謝いたします」など、片方は別の表現に変えるなどの工夫をしておきましょう。

④日程の調整をしたい時(候補日がない場合)

日程の調整をしたい時(候補日がない場合)のメール例文

TO〇〇〇〇@theport.jp

CC

件名Re: 書類選考の結果について

株式会社●●●

人事部 採用教育課
〇〇 △△様

お世話になっております。
●●●大学■■学部●●学科■年の港 太郎と申します。

選考通過のご連絡ありがとうございます。

次回選考の日程ですが、
以下の日程でお願いしたく思います。
===
XX月15日13時〜15時
XX月16日11時〜14時
XX月18日 終日
XX月20日16時〜18時
===

ご都合つかない等ございましたら、ご連絡いただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

———————————————–
港 太郎(みなと たろう)
●●●大学■■学部●●学科■年
携帯電話:090-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:tarou.minato@☓☓☓☓☓☓.ac.jp
———————————————–

岩﨑 千夏

概ね良いかと思います。日程が複数挙げられているのも良いです。

「ご連絡ありがとうございます。」のあとに、喜びの気持ちやその企業に対する思いを綴るとさらに良いかもしれませんね。

⑤提示された日程に対して変更をしたい時

提示された日程に対して変更をしたい時のメール例文

TO〇〇〇〇@theport.jp

CC

件名Re: 書類選考の結果について

株式会社●●●
人事部 採用教育課
〇〇 △△様

お世話になっております。
●●●大学■■学部●●学科■年の港 太郎と申します。

選考通過のご連絡ありがとうございます。
また、次回選考の日程のご提示ありがとうございます。

こちらの都合で大変恐縮ではございますが、
いただいた日程はすでに別の選考が入っているため、
改めて日程のご調整をさせていただきたく思います。

以下の日程でお願いしたく思います。
===
XX月15日13時〜15時
XX月16日11時〜14時
XX月18日 終日
XX月20日16時〜18時
===

ご都合つかない等ございましたら、
お申し付けください。
どうぞよろしくお願いいたします。
———————————————–
港 太郎(みなと たろう)
●●●大学■■学部●●学科■年
携帯電話:090-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:tarou.minato@☓☓☓☓☓☓.ac.jp
———————————————–

隈本 稔

日程の変更依頼理由として、「他の選考が入っている」と伝える必要はありません。

「どの日程も都合が悪く〜」とだけ添えれば大丈夫です。また、相手にお願いするときは「〜いただけましたら幸いです」というように、丁寧な表現を使いましょう。

⑥決定した日程に対して変更をしたい時

決定した日程に対して変更をしたい時のメール例文

TO〇〇〇〇@theport.jp

CC

件名Re: 書類選考の結果について

株式会社●●●
人事部 採用教育課
〇〇 △△様

お世話になっております。
●●●大学■■学部●●学科■年の港 太郎と申します。

突然のご連絡失礼いたします。

5月28日の11時より、一次面接のためにお時間を頂戴しておりましたが、
一身上の都合により、日程を変更させていただきたく思います。

こちらの都合で大変申し訳ございません。
改めて以下のご調整をさせていただきたく思います。
===
XX月15日13時〜15時
XX月16日11時〜14時
XX月18日 終日
XX月20日16時〜18時
===
ご都合つかない等ございましたら、
お申し付けください。

どうぞよろしくお願いいたします。
———————————————–
港 太郎(みなと たろう)
●●●大学■■学部●●学科■年
携帯電話:090-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:tarou.minato@☓☓☓☓☓☓.ac.jp
———————————————–

柴田 登子

調整をするのは相手であって、自分主体ではないため「させていただきたく」よりも「ご調整をお願いいたします。」としましょう。

⑦選考を辞退したい時

選考を辞退したい時のメール例文

TO〇〇〇〇@theport.jp

CC

件名Re: 書類選考の結果について

株式会社●●●
人事部 採用教育課
〇〇 △△様

お世話になっております。
●●●大学■■学部●●学科■年の港 太郎と申します。

選考通過のご連絡ありがとうございます。
また、次回選考の日程のご提示ありがとうございます。

次回選考についてですが、
一身上の都合により、参加を辞退させていただきたく思います。

貴重なご機会をいただいていたにもかかわらず、
誠に申し訳ございません。

ご了承のほど、何卒よろしくお願いいたします。

本来であれば、直接お詫びに伺うべきところ、
メールでのご連絡させていただく失礼を重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

———————————————–
港 太郎(みなと たろう)
●●●大学■■学部●●学科■年
携帯電話:090-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:tarou.minato@☓☓☓☓☓☓.ac.jp
———————————————–

岩﨑 千夏

こちらの文章で良いと思います。辞退する際は長々と書かず、端的に伝えるほうが相手の時間を奪わないのでおすすめです。

こういったメールは書き慣れていないとインターネットで探してコピーをする人が多いかもしれませんが、過剰なへりくだりや使い慣れていない回りくどい敬語は、かえって印象が良くない可能性もあります。

読み返して、確認を必ずしましょうね。

⑧追加で書類を提出する時

追加で書類を提出する時のメール例文

TO〇〇〇〇@theport.jp

CC

件名Re: 書類選考の結果について

株式会社●●●
人事部 採用教育課
〇〇 △△様

お世話になっております。
●●●大学■■学部●●学科■年の港 太郎と申します。

書類選考通過のご連絡ありがとうございます。
無事に通過という事で大変喜ばしい限りでございます。

追加で必要な書類の提出ですが、
本メールにZIPファイルを添付しております。
ファイル名とパスワードは以下の通りです。

添付ファイル:XXXX年4月〇〇資料港太郎.zip
パスワード:20220524


ご不明点等ございましたら、ご連絡いただけましたら幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

———————————————–
港 太郎(みなと たろう)
●●●大学■■学部●●学科■年
携帯電話:090-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:tarou.minato@☓☓☓☓☓☓.ac.jp
———————————————–

隈本 稔

ファイル名などもしっかり記入しており、相手に配慮できた内容かと思います。

⑨返信が遅くなってしまった時

返信が遅くなってしまった時のメール例文

TO〇〇〇〇@theport.jp

CC

件名Re: 書類選考の結果について

株式会社●●●
人事部 採用教育課
〇〇 △△様

お世話になっております。
●●●大学■■学部●●学科■年の港 太郎と申します。

ご返信が遅くなり、大変申し訳ございません。
改めて、選考通過のご連絡ありがとうございます。

また、次回選考の日程のご提示ありがとうございます。
次回選考の日程ですが、
XX月XX日13時〜でかしこまりました。

先日の説明会にて、〇〇様より貴社の強みや
仕事をするうえでのやりがいなどを伺うことができ、
より一層貴社への入社意欲が高まりました。

次回の選考でお目にかかれることを
大変楽しみにしております。

どうぞよろしくお願いいたします。

———————————————–
港 太郎(みなと たろう)
●●●大学■■学部●●学科■年
携帯電話:090-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:tarou.minato@☓☓☓☓☓☓.ac.jp
———————————————–

柴田 登子

説明会で感じた点を具体的に述べ、それが入社意欲につながったことを示してあるので、採用担当者から好意的に捉えてもらえるでしょう。

また、こちらの例も「ありがとうございます」が連続する文章で繰り返し用いられています。「感謝いたします」といったように重複を避ける工夫をしましょう。

⑩次回の選考についての質問をしたい時

送信メッセージ

TO〇〇〇〇@theport.jp

CC

件名Re: 書類選考の結果について

株式会社●●●
人事部 採用教育課
〇〇 △△様

お世話になっております。
●●●大学■■学部●●学科■年の港 太郎と申します。

選考通過のご連絡ありがとうございます。
また、次回選考の日程のご提示ありがとうございます。

次回選考ですが、
開催場所は東京本社で相違ないでしょうか。

こちらメールに記載がございませんでしたので、
ご確認いただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

———————————————–
港 太郎(みなと たろう)
●●●大学■■学部●●学科■年
携帯電話:090-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:tarou.minato@☓☓☓☓☓☓.ac.jp
———————————————–

岩﨑 千夏

選考日程は確認したが場所がわからないので確認するということですが、「出席する」旨が書かれていないため、もしかすると「場所によっては辞退もあり得る」といった自分の思いとは異なる受けとられかたをするかもしれません。

また、淡白な内容なので喜びのニュアンスもあると人事担当者もうれしいですよ。

ビジネスマナーを押さえて、書類選考の結果連絡で採用担当者に好印象を残そう!

書類選考の結果連絡は返信するべき場合としない方が良い場合があります。返信するべき場合は、文章の構成や敬語などビジネスマナーに則って、返信するようにしてください。

これらのビジネスマナーをどれだけ習得・実践できているかで採用担当者に対するあなたの印象は変わります。ぜひ、この記事を参考にして、ビジネスマナーが完璧なメール返信をして、採用担当者に好印象を残してくださいね。

アドバイザーコメント

「相手の時間をもらっている」という意識を持とう

採用に関するメールのやりとりは、みなさんが始めて先方とおこなうビジネス上のやり取りです。そのため、表現や書き方はビジネスマナーに則ることが大切です。単に丁寧であればそれでいいというわけではありません。

常にやりとりには先方の貴重な時間を貰っているという意識を持ちましょう。

できるだけわかり易く、簡潔に書くことを心がけるのは必須ですが、回答のタイミングや内容なども先方の仕事の進め方に大きく影響することがあります。ひとりの回答が遅くなると、全員の面接時間の調整がそれだけ遅れてしまうので、担当者にとってはとても迷惑です。

面接時間の変更は慎重におこなう

何度も面接時間を変更するのも、一度決めたことを変更するのは最初から決めるよりももっと手間がかかるため、先方にとても迷惑をかけてしまいます。それに、本当にうちの会社は第一志望なのかと疑われかねません。

最初に日程決めをするときには十分注意して変更が起きないようにしてほしいものですが、どうしても、という場合でも一度だけで済むようにしましょう。

いずれにしても、メールの返信を事務的なやりとりと考えず、それも採用合否を決める判定要素だと考えて、丁寧かつ心を込めて対応するようにしましょう。

記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO(非営利団体)での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan(キャリアカウンセラートレーニングプログラム)を修了

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