選考の第一関門である書類選考が終わり、メールが送られてきた人もいるかと思います。このメールに対して、「返信した方がいいのかな」「なんて送ればいいんだろう」という悩みを抱える人は多くいます。

メールの返信の有無が選考に直接的な影響を与える可能性は少ないですが、返信次第では採用担当者に良い印象を与えることも可能です。反対に、内容によってはかえってマイナスな印象に働くリスクもあります。

この記事では、キャリアアドバイザーの柴田さん、岩﨑さん、隈本さんのアドバイスを交えつつ、書類選考の結果連絡における返信メールについて解説します。ぜひ、参考にしてみてくださいね。

結果連絡の返信はビジネスマナーに注意が必要！

面接の中での受け答えと同様に、メールにもビジネスマナーが存在します。誤った理解では採用担当者に対して失礼にあたるため、注意が必要です。

この記事では、書類選考の結果連絡の返信の必要性や選考への影響について説明します。次に、結果連絡は返信するべき時としなくても良い時の2つに分かれるため、それぞれのケースについて解説していきます。

その後、結果連絡の返信メールを作る際のマナーと注意点について解説した後、実際のケース別にメールの例文を紹介します。また、メール送付前のチェックリストもつけてあるので、これからメールを送る人はぜひ参考にしてみてくださいね。

マナーを守れないと悪印象！ 返信の有無による選考への影響

書類選考の結果連絡に対して、返信を送るべきかどうかわからないという人もいるかと思います。そんな人のために、ここでは返信する必要があるかどうかや返信する場合の注意点について解説していきます。

選考結果に影響は出ないが好印象につながる

書類選考の結果連絡に対する返信は、大きく「日程調整」と「お礼」の2パターンに分かれます。「日程調整」は必要な返信のため、必ずおこないましょう。

一方で、悩みがちなのが選考に対しての「お礼」ですよね。お礼メールは、必ず実施しなければいけないものではありません。

ただし、お礼メールは選考の合否に影響は出ませんが、特に応募する学生が多くない企業などでは、丁寧な学生として採用担当者に名前を覚えてもらえる可能性があります。また、入社後も細かい部分まで丁寧におこなう姿勢を伝えることもできます。

このように書類選考の結果連絡に対して、お礼は義務ではありませんが、好印象につながるため、返信はなるべくするようにしましょう。

ビジネスマナーが守れていないとかえって逆効果

ただし、お礼メールが必ずしも好印象になるとは限りません。ビジネスマナーの守られていないメールは、かえってマイナスイメージとなってしまいます。

ビジネスでは一度のミスが大きな損失につながることがあります。したがって、返信ひとつとってもしっかりと気を配れていないと懸念を抱かれてしまいます。

書類選考の結果連絡を返信するべき3つのケース

前述したように、結果連絡で日程調整が求められている時は返信をしていく必要があります。日程調整にもさまざまな場面が存在するため、場面に応じて、返信する内容や注意点が存在します。

それぞれについて解説していくので、該当する場面がある人はぜひ参考にしてください。

①選考を通過した時

選考通過のお礼メールは必須のものではありませんが、前項でも解説したように好印象につながるため、返信はするようにしましょう。

注意したい点として、蛇足にならないことです。忙しい採用担当者にとって、長々と自己アピールなどが書かれたメールは良い印象にならないかもしれません。返信メールは、選考のお礼や説明会などで印象に残ったことなどにとどめましょう。

また、次回選考の日程がすでに決まっている場合は、日程をメールに残すようにしましょう。これにより、日程の認識違いをなくすことができます。

②日程の調整や変更をしたい時

基本的に選考通過時に候補日が2〜3日程送られてくるため、選考に参加できる日時を選択して、返信しましょう。また、候補日が難しい場合は、こちらから候補日を送るようにしましょう。

候補日を送る際に注意したいのが、最低でも3つ以上は提示することです。日程の変更はどんな理由であれ自分都合のため、少なすぎると失礼にあたります。また、「いつでも大丈夫です」といった返信も漠然としており、場合によっては、日程調整で何度もやりとりが発生してしまいます。

短いやりとりで終わらせるためにも、日程を提示する場合は、まとまった日程を出しましょう。企業によっては、選考ごとに通過人数を制限している場合があります。

また、「6/1」「7/5」「8/3」といったように、間が空きすぎている日程は志望度が低いのではないかという印象を与えてしまうので、1〜2週間の中から複数日程を出すようにしましょう。

書類選考を通過したら次にするべきことは面接の準備です。この記事では、面接を受けるにあたって注意しておきたいことなどについて解説しています。メールの返信を終えた人はぜひ参考にしてみてくださいね。
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③選考を辞退したい時

書類選考を通過したが、すでに内定承諾をしていたり、就活を進めていく中で志望度が落ちてしまった場合は、選考辞退の連絡を必ず入れましょう。

もう二度と会うことのない相手だから、返信しなくても良いと考える人もいるかと思いますが、同じ業界の場合は何かしらの場面で一緒に仕事する機会があるかもしれません。

また、せっかく書類選考を通過したのにメールで辞退連絡するのは失礼なのではないかと考える人もいますが、電話ではなくメールの方が形に残るため、後々の認識齟齬などをなくすことができます。

無断で面接を辞退するいわゆるばっくれ行為は、非常にリスクが大きい行為です。面接のばっくれを検討している人は、こちらの記事で危険性を理解しましょう。
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書類選考の結果連絡を返信しなくても良いケース

ここまで書類選考の結果連絡で返信するべき場合について解説してきました。一方で、「返信不要」と記載がある場合や採用見送りになっている場合など、返信をしなくても良い時があります。

ここでは、書類選考の結果連絡を返信しなくて良い場合について解説していきます。

返信不要と記載されている場合

メールに「返信不要」と記載されている場合は、返信はしないで問題ありません。

中には、一斉メールのような形でツールを用いて配信しているケースもあり、返信しても担当者に届かない場合や、送信先が不明としてメールが戻ってくる場合もあります。

メールが戻ってきてしまうこのような場合、日程調整は別のツールを用いておこなわれるか、書類選考前にすでに一次面接の日程が決定している場合がほとんどです。

日程の変更がしたいなど、どうしても連絡の必要性がある場合は以前にやりとりがある連絡先を使うか、採用サイトのお問合せフォームなどを活用しましょう。

採用見送りとなった場合

採用見送り時に送られてくるメールですが、基本的には返信不要です。

一般的に就活生の間では、お祈りメールやお見送りメールと呼ばれていますが、ほとんどの企業で定型文として、機械的に送られています。基本的に企業の採用担当者は応募者との連絡や日程調整に忙しいため、やりとりを終わらせる目的でこのようなメールを送ります。

採用見送りメールに対して、基本的に採用担当者は返信のチェックをおこなっていないため、返信は不要です。

次の記事では、書類選考で見送りになってしまう原因や企業が見ているポイント、やるべきことについて解説しています。記事を参考にぜひ自分の書類を見直してみてくださいね。
書類選考で落ちる就活生必見！ 現状を打破する5つの基本を徹底解説

絶対に押さえておきたいメールを作る際のマナー

書類選考の結果連絡に対して、返信するべきケースと返信しなくても良いケースが存在します。返信する・しないにかかわらず、返信する場合はビジネスマナーを守ったメールを送る必要があります。

そして、ビジネスマナーを守ったメールは普段私たちが使うメールやチャットの文章とは大きく異なるため、しっかりと理解する必要があります。

では、具体的にビジネスマナーが守られている返信は、どのようなものなのでしょうか。ここでは、ビジネスマナーを踏まえて返信する方法について解説していきます。

件名は「Re：」のままにする

ありがちな間違いとして、返信メールを新規で作成する人もいるのですが、基本的に届いたメールに対して返信しましょう。

送られてきたメールに対して返信することで、受け手側はどんなやりとりをしていたのかを見ることができます。採用担当者は応募者などとのやりとりで1日何通もメールのやり取りをおこなっているため、どんなメールを送ったかを細かく覚えているわけではありません。

採用担当者側が「過去に送ったどのメールに対しての返信か」を把握できるので、件名は変えずに送られてきたメールに返信するようにしましょう。

宛名は正式名称で記載する

ビジネスメールは、本文を書き始めるにあたって、冒頭で会社名や部署名、名前といった宛名を書く必要があります。この宛名は基本的に正式名称で記載します。

したがって、会社名や部署名、名前で略称を使用することは避けましょう。たとえば、株式会社Aという会社の場合、A社・Aといった形で略すのはビジネスマナーとしてよくないので、必ず正式名称を使用しましょう。

特に部署名が正式名称になっていなかったり、担当者の名前の漢字を間違えていたりというパターンがあるので、記載内容に誤りはないか必ずチェックしましょう。

また、メールのccに採用担当者が複数名入っている場合は、宛名には全員の名前を入れるようにしましょう。

その際の注意点として、役職の高い順に名前を記載していきましょう。最近では、IT企業を中心に役職がカタカナの場合があるので、困ったら以下の表を参考にしてみてください。

挨拶は「お世話になっております。」

ビジネスメールでは、最初の挨拶は「お世話になっております。」から始まります。

「お世話になっております。」は、「いつもビジネス関係を取り持っていただきありがとうございます」「いつも手間をかけさせてしまい申し訳ありません」といった意味合いで使われます。

似たようなものに「お疲れ様です」や「お世話になります」といったものが挙げられますが、それぞれ意味が異なります。

また、「お世話になっております。」といった挨拶の直後に自分の大学名と名前を名乗ります。自分の大学名と名前についても宛名同様に、正式名称で記載しましょう。

伝えたい要件は簡潔にまとめる

伝えたい要件のわからないメールは、相手にとって読む気が失せるものとなってしまいます。したがって、伝えたい要件はなるべく簡潔にまとめるようにしましょう。

ビジネスにおけるメールは一文一義が良いとされています。たとえば、日程の変更をしたい時に同じ文章内に選考のお礼を入れたりするのは避けましょう。理想は一読で理解できる状態です。

締めの挨拶を入れる

締めの挨拶がないメールは、受け手に対して素っ気なさや丁寧さに欠けるといった印象を与えてしまいます。したがって、締めの挨拶は必ずつけるようにしましょう。

締めの挨拶として、おすすめなのが次の例です。

最後に署名を入れる

メールの最後には必ず署名を残しましょう。採用担当者は多くの就活生と接触しているため、名前や名字だけでは誰かわからないといった場合があります。

したがって、自分がどこの大学出身なのかやフルネームがわかるように、最後に署名を記載しましょう。

ビジネスメールを作成する際の注意点

デジタルネイティブ世代と呼ばれるみなさんが、普段より当たり前として使用しているメールやチャットの文面や言葉は、ビジネスメールでは当たり前ではありません。したがって、ビジネスにおけるメールのマナーや注意点を押さえておく必要があります。

ここでは、ビジネスで一般的なメールを作成する際の注意点について解説していきます。ぜひ参考にしてみてくださいね。

改行や段落を意識して冗長にならないようにする

ビジネスにおけるメールでは、スマートフォンだけではなくパソコンでみている場合もあります。どちらでも読みやすいレイアウトにしていく必要があります。

一般的にメールにおける1行あたりの文字数は、35〜40文字程度が良いとされているため、1行あたり35〜40文字程度で改行を進めていきましょう。

また、特に日程調整など、要件が複数ある場合は箇条書きを利用しましょう。

絵文字や顔文字などは使わない

普段、友人同士のLINEなどでは絵文字や顔文字を使用し、自分の情緒を表現しますが、ビジネスメールの場合、絵文字や顔文字の使用は厳禁です。

また、「！（ビックリマーク）」や「？（ハテナ）」も使用を控えましょう。これらは、一度会食などをしたことがある相手や社内の人、取引が長く関係値が構築できている相手に使用するものです。

誤字や敬語に気をつける

仕事を進めていく中では、少しのミスが命取りとなります。誤字脱字も同様で「仕事でもミスが多いのではないか」と懸念を持たれるかもしれません。特にメールの場合、漢字の変換ミスなどには気をつけましょう。

また、わからないまま使ってしまいがちなのが敬語です。ビジネスメールでは、謙譲語と丁寧語を主に使用します。

これらは、無意識的に使用していることが多いため、送付前に自分の日本語が間違っていないかを必ず確認しましょう。確認の方法として、自分でメールの文章を読み上げてみたり、不安な敬語は調べてみたりするのがおすすめですよ。

プライベートで使用しているアドレスは使わない

メールを送る際に気をつけたいのが、使用するメールアドレスです。

普段から使用しているアドレスは、届いたメールに気付きやすいというメリットもあるかと思いますが、「love」「soccer」といった趣味などの文字が入ったメールアドレスは、ビジネスの場では不適切です。

書類選考の場合、対面であったことがないという前提になるので、アドレスは第一印象となります。無難に大学のメールアドレスを使用するようにしましょう。

また、大学のアドレスがない場合は、フリーメールで就活用のアドレスを新規作成しましょう。アドレスは「名前+数字4桁（誕生日など）」といったシンプルなものがおすすめです。

返信タイミングに気をつける

返信は24時間以内におこなうのがマナーです。基本的に、気づいた時に返信するのが良いですが、どうしても返信タイミングが遅れてしまう場合でも24時間以内に返信するようにしましょう。

また、採用担当者の多くは仕事用に携帯電話を支給されています。ですが、人によっては、仕事用のメールアプリをプライベートで使用している携帯に入れていたり、仕事のメール通知がプライベートの携帯に届くようにしている場合があります。

したがって、夜中の返信は相手に不快感を与えてしまいかねないので、なるべく避けましょう。どうしてもメールを作成する時間が夜中しか取れないという人は、予約送信機能を活用して返信するようにしましょう。

送信前に確認しよう！ メール送付前のチェックリスト

ここまで、書類選考の結果連絡の返信やビジネスにおけるメールマナーについて解説してきましたが、送付前に不安になる人もいるかと思います。

そこで送付前に使えるチェックリストを作成しました。これを用いて、不安を解消してくださいね。

パターン別のメール例文10選

「書類選考通過のお礼をしたい時」や「次回選考の日程調整をおこないたい時」など、返信のパターン別に、具体的なメールの内容について例文で解説していきます。

これからメールを作成する人はぜひ参考にしてみてくださいね。

①選考通過時のお礼をしたい時

②選考内で印象に残ったことや勉強になった観点を伝える時

③日程の調整をしたい時（候補日がある場合）

④日程の調整をしたい時（候補日がない場合）

⑤提示された日程に対して変更をしたい時

⑥決定した日程に対して変更をしたい時

⑦選考を辞退したい時

⑧追加で書類を提出する時

⑨返信が遅くなってしまった時

⑩次回の選考についての質問をしたい時

ビジネスマナーを押さえて、書類選考の結果連絡で採用担当者に好印象を残そう！

書類選考の結果連絡は返信するべき場合としない方が良い場合があります。返信するべき場合は、文章の構成や敬語などビジネスマナーに則って、返信するようにしてください。

これらのビジネスマナーをどれだけ習得・実践できているかで採用担当者に対するあなたの印象は変わります。ぜひ、この記事を参考にして、ビジネスマナーが完璧なメール返信をして、採用担当者に好印象を残してくださいね。

記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO（非営利団体）での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan（キャリアカウンセラートレーニングプログラム）を修了

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