採用担当として学生のメールを数多く見てきましたが、熱意が伝わるけれど配慮もある書き方は意外とシンプルです。

共通点は返信の速さ、企業側の都合を優先する姿勢、前向きなトーンの3つだといえます。

返信は早く！ 日程調整は日時を提示して相手の負担を減らそう

まず、返信はできるだけ早くします。そのうえで、提示された候補日時に参加できる場合は、「ぜひ面接の機会を頂きたく存じます」の一文を添えるだけでも好印象です。

一方、日程が合わない場合は、断るのではなく企業側の負担を増やさない形で提案しましょう。たとえば、以下のような書き方が自然です。

「ご提示いただいた候補日時につきまして、あいにく都合がつかず申し訳ございません。もし可能でしたら、下記いずれかの日時で調整いただくことは可能でしょうか。貴社のご都合を最優先いただいて構いませんので、改めてご指定いただけましたら幸いです。」

また、「面接を心待ちにしております」「直接お話しできることを楽しみにしております」といった前向きな一文を添えると、過度にならず熱意が伝わります。

メールは選考の一部ですが、丁寧さと前向きさがあれば十分に想いは届きます。必要以上に緊張せず、誠実に、簡潔にを意識して臨んでくださいね。

面接日程の調整メールでは、迅速・丁寧・簡潔の3つが重要です。

選考では日程調整のメールも含めてビジネスマナー、コミュニケーション力、誠意が伝わることになります。

返信を24時間以内におこなう、結論を明確に書く、相手の都合を優先している姿勢を明確にする、ということを心掛けて対応していきましょう。

熱意は前向きさで表現！ クッション言葉で配慮が伝わる

また「早く面接したい」という熱意は、直接的な表現よりも、前向きさとして表現するほうが自然で好印象です。

たとえば、「ぜひお話を伺いたく、可能であれば早めの日程を希望しております」といった婉曲表現で十分伝わります。

もし提示された日程に合わない場合は、配慮と誠実さを示すために「大変恐れ入りますが～」「もしご調整可能でしたら～」といったクッション言葉を使いましょう。

実際のメール例を知って不安を解消させよう！

例文としては、こんな感じです。

件名　面接日程のご連絡（氏名）
本文
このたびは書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
面接日程につきまして、〇日・〇日のいずれも対応可能でございます。
ぜひお話を伺いたく存じますので、ご都合の良い日時をご指定いただければ幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。