メールの書き方としては、まず件名だけで用件が伝わるようにするのが鉄則です。採用担当者は1日に何百通もメールを見るので、件名に氏名を入れると親切になります。

たとえば「〇月〇日の面接日程変更のお願い」「応募書類の提出について」などが挙げられます。件名が長すぎると読むことに時間がかかりますので、長くても20文字くらいに収めるようにしましょう。

宛名については、会社名は「株式会社〇〇」など正式名称で略さず記載し、「人事部 採用担当〇〇 様」といったように部署名・役職を入れる必要があります。

また、返信は業務時間内におこない署名と宛名を忘れずに記載することが大切です。

返信は業務時間内に行い署名と宛名を忘れずに記載しよう！

マナーとして、返信は24時間以内（遅くとも翌日まで）に対応し、送信時間は業務時間（9時〜18時）に配慮することが重要です。夜中にメールを送るのは、非常識ととらえられる可能性があるため、必ず避けてください。

また、メールの末尾には、氏名、大学名、電話番号、メールアドレスを記載した署名を必ず入れましょう。これは、相手が誰からのメールかをすぐにわかる様にするためのものです。

面接の日程調整メールへの返信は、ビジネスマナーを示す重要な場面です。

ただ、「承知いたしました」だけの返信は間違いではありませんが、感謝の気持ちや確認内容を添えることで、より丁寧で好印象な返信となります。

感謝と確認を一文添えて印象を整える

返信する際の件名は「面接日程の件」＋自分の名前を入れ、企業側があとからメールを検索しやすいようにします。

宛名は「◯◯株式会社　人事部　△△様」が基本で、本文の冒頭には「お世話になっております。◯◯大学の□□です。」と自分の所属と名前を明記し、初めての相手でも必ず使います。

返信メールでは、まず面接日程の連絡をもらったことに対し感謝の言葉を書き添え、指定された日程を正確に記して返信します。

たとえば「このたびは面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。ご案内の○月○日（○）○時で承知いたしました。当日はどうぞよろしくお願いいたします。」のように、感謝と確認を簡潔に盛り込むことが好ましいです。

また、署名は氏名、電話番号、メールアドレスの3点セットを必ず入れることで、連絡先が明確になり信頼感を与えます。

メール返信のポイントは、指定された日程を書き写してミスを防ぐこと、署名情報を必須で記載すること、「よろしくお願いいたします」の前後に不必要な言い回しを加えないシンプルな文章にすることです。

複数の候補日が提示されている場合は第一希望日時を明確に伝えることが重要であり、面接日前の直前変更は極力避けるべきです。

また、返信はできるだけ数時間以内、遅くとも24時間以内におこなうのが望ましいとされています。このように整ったメールを送ることによって、採用担当者に対し「仕事ができそうな印象」を与えられます。

焦らず、マナーを守った連絡を心がけることで、面接の第一歩を好スタートに切ることができます。丁寧な返信を心がけることで信頼感を得てもらい、円滑なコミュニケーションへと繋げましょう。