就活での電話対応、基本的なマナーや注意点は何ですか？

Question

現在、選考の連絡などで企業から電話がかかってくることが増え、毎回緊張しています。

「ハキハキと話す」「メモを必ず取る」など、基本的なことは意識しているつもりですが、電話をかける・受ける際のマナーや、企業側に失礼のない話し方ができているか不安です。

特に、電話に出られなかった場合の折り返しのタイミングや、担当者が不在だった場合の対応など、イレギュラーな場合の対処法について具体的なアドバイスが欲しいです。また、留守番電話へのメッセージを残すときや、こちらから電話をかける際の時間帯についても迷っています。

キャリアコンサルタントの方に、就活の電話対応で絶対に避けるべきNG行動や、採用担当者に好印象を残すための具体的なマナー、注意点を教えていただきたいです。

Answer

業務時間内にかけ直そう！  基本的には、一般的なマナーを意識してもらえればまったく問題はありません。折り返しの際はビジネスアワー内にかけるようにしましょう。担当者以外が出た場合は、担当者に伝達してもらうようにするか、改めてかけ直す形が良いですね。折り返しや伝言も丁寧に伝えよう折り返しが必要な場合は、自分が対応しやすい時間とともに、折り返してほしい旨を伝えるようにしましょう。もし留守電に残す場合は、用件を簡潔に把握できるような形にまとめてください。

Answer

明るく落ち着いた声でハキハキと！ メモも持っておこう 就活での電話対応は、入社後も必要な非常に重要なスキルです。明るく落ち着いた声でハキハキと話し、日時・担当者名・要件を必ずメモしてください。電話に出られなかった場合は30分から1時間以内の就業時間内に折り返します。折り返した際は名乗りを忘れないようにしよう折り返した際の電話の相手は電話をかけてきた人とは限らないため、「先ほどお電話いただきました、〇〇大学の〇〇です」と丁寧に名乗りましょう。担当者不在の場合は伝言をお願いするのが良いです。留守番電話の場合は、簡潔に名乗って折り返しを依頼するメッセージを残しましょう。