企業に連絡をする際には簡潔な内容を意識しましょう。

まず、件名は「【会社説明資料請求のお願い】〇〇大学 名前」として、メールを開かなくても内容がわかる形にしておきます。

本文の始めは、企業名および担当者名、わからなければ「ご担当者様」と宛先に書き、自分の名前を名乗ります。時候のあいさつはメールでは不要です。回りくどいので避けましょう。

企業への興味と資料送付の希望を示す文は短くまとめる！

その後、企業に興味を持った理由、資料を送ってほしい旨をそれぞれ一文程度でまとめます。

アピールのために志望動機を伝えたくなりますが、メールの趣旨が変わってしまうため長く書くのは避けましょう。

「貴社が取り組んでいる〇〇について関心を持ち、より理解を深めたいと思い、ご連絡しました。つきましては、お手数ですが会社説明資料を送付いただけますでしょうか」程度の文量が良いです。

相手の負担を減らす一言が好印象につながる

その後、結びの文章として「お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします」で終えます。

送付先がわからなくならないように、署名には、名前・大学と学部名・メールアドレス・電話番号を書きましょう。

資料請求が前提での質問ですが、企業によってはWebで資料を公開しています。企業の手間を短縮するために「なお、Web上で閲覧可能な資料がございましたらURLをご教示いただけますと幸いです」と一言添えるとより丁寧です。

企業とやり取りするときは、ビジネスとしてとらえていくと考えやすいです。簡潔にわかりやすく読みやすいメールにします。

件名は、何についてのメールかわかりやすくするためのものです。「会社案内の送付のお願いについて」など短めにし、大学名・氏名も付けるとよりわかりやすくなります。迷惑メールと間違われないようにしましょう。

また、件名を後から作成しようとすると、作成を忘れて空欄のまま送信することになってしまいますので注意してください。

担当者への読みやすさに配慮する！ 営業時間内に送信すると丁寧

本文は、まず、先方の会社名、担当者名、担当者名が不明なら「ご担当者様」と記しましょう。

そのあとに、大学名、名前、資料請求の簡単な理由などを添えます。適宜、行間を空けたり、改行をしたりすると相手にとっても読みやすいです。

さらに忘れずに、資料の送付先（住所・電話・名前）を記載しましょう。ところどころクッション言葉を活用すると柔らかい文章になります。

メールの送信時間は、その企業の営業時間内に送信しましょう。早朝や深夜時間などは避けるようにしてください。もし、時間がないのであれば予約送信も検討してみてください。