企業からのメールに質問が含まれていると、どう返すのが正解なのか緊張しますよね。

すぐに返すべきか、じっくり考えてから返すべきか悩むところです。ビジネスマナーとして、メールの返信はスピードが非常に重要です。

原則として、メールを受け取ったらその日のうちに、遅くとも翌営業日の午前中までには返信するのが理想だといえます。

早いレスポンスは、それだけで「仕事ができそう」「意欲が高い」という好印象につながります。

回答に時間がかかるなら受領報告を一報入れよう

もし、質問への回答に時間がかかりそうな場合は、既読スルーをするのではなく、まずは「メールを受領しました」という連絡だけ入れておくのが賢い方法です。

「ご連絡ありがとうございます。ご質問いただいた件につきまして、内容を整理して本日中に（または明日の午前中までに）改めてご返信する形でよろしいでしょうか」と一報を入れておけば、相手も安心して待つことができます。

回答する際は、質問に対して簡潔かつ明確に答えることを意識しましょう。

そのうえで、最後に「今回のインターンシップで学んだことを活かし、引き続き貴社の選考に挑戦したいという気持ちが強まりました」といった熱意を一言添えると、あなたの真剣さが伝わる良い返信になります。

就職活動中に企業から質問を含むメールが届くと、「どのくらいの早さで返せばいいんだろう」「すぐに返さないと失礼にならないかな」と悩んでしまう人は多いでしょう。

基本的な目安としては、できるだけ当日中、遅くとも翌営業日までに返信できると良いです。

しかし、早く返すことばかりを意識して、内容をよく確認せずに送ってしまわないよう注意しましょう。

質問の意図をきちんと理解したうえで、落ち着いて質問に丁寧に答えることのほうが大切です。

自分なりの気づきを添えて意欲的な姿勢を

返信メールを書く際は、まず「ご連絡ありがとうございます」「ご質問ありがとうございます」といった一言を添えると、相手により丁寧な印象を与えられます。

そして、質問に対する回答はなるべく手短にわかりやすくまとめましょう。あれもこれも書きすぎる必要はありません。

相手が読みやすいように、要点を意識して書くことがポイントです。

感想や参加後の印象などを聞かれた場合は、「勉強になりました」といった一言だけで終わらせず、どんな点を学んだのか、学んだことどう活かしていきたいかを具体的に書けると、真剣に参加していた姿勢が伝わりやすくなります。

たとえ一文でも、自分なりの気づきや感想を添えるだけで印象は変わります。

最後は、「引き続きよろしくお願いいたします」などの一言で締めると、全体がきれいにまとまります。

メールを送信する前には言葉遣いが適切か、内容に失礼な点がないか、誤字や脱字がないかを一度落ち着いて確認してから送るようにしましょう。

こうした小さな基本を丁寧に積み重ねていくことが、信頼につながり好印象を残せます。