内定を辞退する際に最も大切なのは、「できるだけ早く、そして礼儀正しく」連絡することです。

連絡手段は、これまで採用担当者の人とのやりとりがメール中心であった企業であれば丁寧なメールで、電話での連絡が多かったり、特に指定されたりした場合は電話が望ましいでしょう。

電話もメールも同じ！ 結論・感謝・理由・謝意を簡潔に伝えよう

伝える内容としては、まず初めに「内定を辞退させていただく」という結論を明確に伝えましょう。

次に、選考に時間を割いていただいたことへの「感謝」を述べ、続けて「他社とのご縁があり入社を決断したため」といった簡潔な「理由」を伝えます。最後は、ご期待に沿えなかったことへのお詫びと、会社の今後の発展を祈る言葉で締めくくるのが丁寧な流れです。

「このたびは内定のご連絡をたまわり誠にありがとうございました。熟考の末、他社で修練を積む決断をしました。貴重な機会に深く感謝申し上げます。心よりお詫び申し上げます」のような形が良いと思います。

メールで連絡する際は、件名を「内定辞退のご連絡／大学名 氏名」のようにわかりやすくし、本文の最後に自分の連絡先を明記することも忘れないようにしましょう。

電話の場合の要旨は「結論→感謝→理由（成長機会の比較など）→お詫び」で結んでかまいません。

内定辞退の連絡を電話でしたくない、という気持ちはよくわかります。

メールだけで辞退を済ませることは可能ですが、社会人のマナーとして、電話で直接伝えるのが最も丁寧な方法であることは理解しておきましょう。

なぜなら、採用担当者は多くの時間と労力をかけてあなたを選んでくれたため、「メール一本で断られてしまうのか」と、誠意が足りないと感じる可能性があるからです。

何よりもスピード感が大切！ 企業に迷惑をかけない配慮をしよう

もし電話での連絡がどうしても心理的に難しい場合は、メールで辞退を伝えることも一つの選択肢です。

その際に最も大切なのは、悩んで連絡を遅らせるのではなく、「できる限り早く」連絡することです。丁寧な文章を考えるために数日を費やすよりも、辞退を決めたその日のうちに連絡をするほうが、企業側は次の採用活動にすぐ移れるため、はるかに助かります。

相手への配慮を第一に考え、辞退の連絡は迅速におこなうことを心掛けてください。