内定を電話で通知されたときの受け答え|保留や辞退したい場合も解説

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この記事にコメントしたアドバイザー

  • 谷所 健一郎

    キャリアドメイン代表 保有資格:キャリア・デベロップメント・アドバイザー(登録番号CDA130542) SNS:X(旧Twitter)/Facebook

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  • 柴田 登子

    libero firm代表 保有資格:国家資格キャリアコンサルタント(登録番号16034907)/2級キャリアコンサルティング技能士(第21S17401472号)/公認心理師(登録番号:55348)/トーストマスターズインターナショナル日本語スピーチコンテスト全国1位(2013、2019年) SNS:Facebook

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  • 瀧本博史

    キャリコンリンク代表 保有資格:国家資格キャリアコンサルタント(登録番号16235717)/2級キャリアコンサルティング技能士(第12S17408980号)/産業カウンセラー(登録番号11007524) 著書:オンライン就活は面接が9割(青春出版社)/本気で内定! 面接対策(新星出版社)他  

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この記事のまとめ

  • 電話で内定を伝えられるケースは多い
  • 最終面接後は内定の電話に備えて3つの準備をしておこう
  • 内定の電話に対する回答の仕方を承諾・保留・辞退のそれぞれのケースに応じて解説
  • この記事を読んでいる人におすすめ

  • 自己分析ツール

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最終面接を終えて結果の連絡を待っている期間、「内定の連絡は電話でくるのかな?」「電話がかかってきたらどのように受け答えすれば良いのだろう」と疑問に思っている人もいますよね。

結果が気になって気持ちが落ち着かない人も多いかもしれませんが、内定の連絡がいつ来ても良いように万全の準備をしておきましょう。

この記事では、キャリアアドバイザーの谷所さん、柴田さん、瀧本さんのアドバイスを交えつつ、電話で内定が通知されるケースに備えて準備しておくべきことや受け答えの仕方を解説。内定を承諾する場合だけでなく、保留や辞退したい場合の伝え方も伝授しますよ。

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内定の連絡はほぼ電話! 正しい受け答えを把握しておこう

最終面接を終えると企業から数週間以内に結果が伝えられます。メールで通知する企業もありますが、電話でおこなうケースがほとんどです。電話口では内定の通知と同時に、承諾する意思があるかの確認もされます。次のフェーズに着実に進めるよう、あらかじめ正しい受け答えを把握しておきましょう。

この記事ではまず、最終面接後から正式に内定を承諾するまでの流れを説明。電話に備えるタイミングや内定者としてやるべきことを押さえましょう。そして、連絡を待つ期間にしておくべき準備と、電話がきたときにとるべき行動を解説していきます。

承諾、保留、辞退、それぞれのケースに応じた適切な回答例文も紹介しているので、電話でのやり取りを具体的にイメージできますよ。記事終盤では、電話口で内定を承諾した後に辞退するときの方法や、最終面接の連絡が来ないなどイレギュラーな事態が起きた場合の対処法も解説しています。

たとえ入社しなくても、最終面接までお世話になった企業です。突然の電話に慌てて、マナー違反な対応をしてしまったり、意図に沿わないことを伝えてしまうことがないよう、内定のときの電話の正しい受け答えをしっかり押さえましょう。

内定の連絡は電話で来るのですか?

瀧本博史

プロフィール

電話で通知する企業が大多数

内定の連絡の多くは電話です。理由は電話は直接的で早く確認が取れる通信手段だからです。

メールなどの書面だと一方的な通知になり誤解を招く可能性がありますが、電話ではその場で質問をしたり確認をしたりすることが簡単です。

また、内定の連絡は重要な情報であるため、すぐに伝えなければならないことも関係します。さらに電話での連絡は、学生に対して質問の機会を与え、不明な点についてすぐにフィードバックできます。

以上の理由から、内定の連絡は電話でおこなう企業が大多数です。

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まずは押さえておきたい! 内定を正式に承諾するまでの流れ

内定を正式に承諾するまでの流れ

最終面接を終えて、まだ合否がわからない段階にいる場合、もし最終面接を突破できればそこで就活が終わると考えがちですが、油断は禁物です。企業から内定を伝えられたら終わりではなく、正式に承諾しなければ志望企業への入社が約束されたことにはならないのです。

ここでは最終面接が合格だったと仮定して、内定を正式に承諾するまでの流れを解説していきます。これからの流れを想定して、内定の電話に対応できるようにしましょう。

経団連による現行の就活ルールでは、企業が内定を出せるタイミングは大学4年生の10月1日以降と定められているため、それ以前は内々定と言い分ける企業もあります。こちらの記事で、内定と内々定の詳細を確認しましょう。
内定とは? 内々定との違いから承諾・辞退の連絡まで徹底解説

①電話もしくはメールで内定を通知される

最終面接で合格と判断された場合、企業は応募者に内定を出すことになります。連絡の仕方は電話もしくはメールが主流ですが、比較的電話でおこなう企業が多いです

最終面接の実施日から内定が通知されるまでの期間は一概には言えず、早い場合は面接の数時間後。一般的には遅くても面接の2週間後に通知されます。

大抵の場合、面接官から面接中に「結果は2週間以内に通知します」というような説明がなされ、その期間内に連絡が来ます。これから最終面接を受ける人は、連絡が通知される期間について説明されたら、必ず覚えておきましょう。

谷所 健一郎

プロフィール

最終面接の結果連絡がくるまでの期間は、数時間後から1週間以内が一般的ですが、中には数週間後になる企業もありさまざまです。応募者が多く選考で悩んでいるケースや、上層部の確認が取れない場合などは、遅れることがあります。

②承諾か保留か辞退の旨を伝える

企業から内定を通知されたら、次は学生側が自分の意思を企業に伝える番です。回答は承諾するのか辞退するのかの二択だけではなく、いったん回答を保留としてもらい企業に待ってもらうケースも考えられます。

保留は必ずしも受け入れられるわけではありませんが、もし選考途中の企業と迷っていたり、すぐには諾否を決められない事情があるなら相談してみるのがおすすめです。

電話で保留を伝え、断られる可能性はありますか?

柴田 登子

プロフィール

基本的には保留希望は受け入れられる

ほとんどの企業は内定の承諾の保留を希望しても、可能な限り待ってくれるはずです。

しかし、ごく一部で内定を取り消すケースもあります。先方企業の採用スケジュールや担当者の人材確保、また予算の都合などがあるからです。

特に中小企業などは人材の確保にどこも苦心しているため、内定承諾の長期間保留後に辞退する応募者が複数名発生すると、翌年以降の人員計画に大きな影響が出てしまうことが多いからです。

保留を希望する際は期限を明確にし、できるだけ企業に迷惑をかけないよう配慮しましょう。

電話で伝えた後にメールも送るのがベスト

電話で内定を伝えられると併せて意思確認をされるので、その際に内定を承諾するかどうかを回答することになります。電話でのやり取りを終えたら、メールでも内定へのお礼と諾否を伝えるのがベストです

メールで内定が通知された場合も、企業から返答の仕方について指示がなければ最初の連絡はなるべく電話でしましょう。一般的にメールよりも電話の方が誠意が伝わる手段とされています。そしてメールは、やり取りをデータとして残す手段として有効です。

特に保留も含めて内定を承諾する可能性がある場合は、企業と良い関係性を築いていきたいですよね。電話の後にメールも送ると誠意が伝わるだけでなく、もし企業の担当者が電話で自分が伝えた内容を忘れてしまっても、メールに記載しておけば見返せるのでトラブルの回避にもなりますよ。

瀧本博史

プロフィール

電話で伝えた後にメールも送る学生に対して企業は、ビジネスコミュニケーションにおけるエチケットを理解していることやメールでの適切なコミュニケーションスキルを持っていると前向きな評価をします。

また、電話後にメールを送ることは企業に対する真剣な意向と、その企業で働く意欲を示す行動だと捉えるでしょう。

③内定承諾書を提出する

内定承諾書とは

企業が内定者に発行する書類。 内定者がサインすることで、企業に対して入社を誓約することになる

学生が内定を承諾する意思を示したら、企業は学生に内定承諾書を発行します。内定承諾書が届いたら、内容を確認し記入欄にサインをして企業に提出します。そうすることで、企業に対して入社を誓約した状態になるのです。

内定承諾書は企業から最初に内定の連絡があってから数日以内に送付されるケースがほとんどです。内定の連絡があったときに、内定承諾書の送付方法や期日について不明点があれば、その際に聞いておいた方が後でスムーズに手続きを進められますよ

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電話での内定通知に備えて! 最終面接後にしておくべき3つの準備

電話での内定通知に備えて! 最終面接後にしておくべき3つの準備

  • 承諾するかどうかを決めておく
  • 不在時は留守電につながる設定にしておく
  • メモ帳とペンを常に手元に置いておく

メールは相手から伝えられた内容を目視で何度も確認できるうえに、返信内容もじっくりと吟味する時間が取れます。しかし電話は、録音しない限り相手の話を後から確認することができません。相手の用件に対する返答もメールのように吟味する時間は取れず、その場での発言やリアクションが返答として受け取られます。

電話で内定が通知される場合、大切な話を聞き漏らしてしまったり、意図に沿わないことを発言してしまうリスクは決して低くありません。そのような事態を防ぐためにも、最終面接時に「結果はメールで通知します」など言われていない限り、結果は電話で通知されると思って準備しておきましょう。

ここでは、最終面接が終わったらすぐに準備しておくべきことを解説していきます。

①承諾するかどうかを決めておく

電話で内定が伝えられると、併せてその場で学生本人の意思確認をされるケースが一般的です。承諾する意思があるかどうかによって、企業は選考中のほかの学生の合否を決めたり、引き続き募集を続けるかどうか決める必要があるのです。

よってあいまいな回答ではなく、自分の意思が承諾、保留、辞退のどれなのかを明確に示すことが求められます。まだ志望度が高い企業の選考途中の場合や、ほかにも選考を受けたい企業があって内定を承諾するか迷っている状態では、電話口であいまいな回答をしてしまいがちです。

また、辞退や保留を申し出ることに対して気まずさや申し訳なさを感じて、思わず承諾してしまう人もよく見受けられます。あらかじめ、承諾するのかどうかを明確に決めて、電話口ではっきりと自分の意思を伝えられるようにしましょう

内定承諾に少しでも迷いがあるなら、こちらの記事を参考にして疑問点や不明点を解決したうえで判断するようにしてくださいね。
内定承諾に迷う人が持つべき判断基準|NGな考え方も解説

内定が獲得できても承諾するべきか判断できず、ずるずると就活を続けてしまう人もいます。こちらの記事で、就活を納得して終わらせる方法を習得してくださいね。
就活はいつまで続く? 一般的な時期や長期化させない方法を解説

保留の場合は回答期日も決めておこう

現時点では内定を承諾するかどうか決められない場合もありますよね。ほかの企業の採否が出そろって、労働条件などを確かめたうえで判断したいという人も多いでしょう。この場合、内定を保留にしたいと伝えれば一定期間回答を待ってくれる企業がほとんどです

保留を希望する場合、いつまでに明確な回答ができるのかもはっきりと示せるようにしておきましょう。もし他社の結果が出るよりも早い日付を期日にしてしまうと、結局労働条件などを比較できない状態で判断しなければなりません。

保留にする以上、自分がもっとも納得できる判断ができるよう、他社の選考状況などと照らし合わせながら回答期日も決めておきましょう。

柴田 登子

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もちろん先方にも都合があるので、できるだけ迷惑をかけないようにする意味もありますが、内定を即決できないのであればなおさら回答期日はしっかり決めておきましょう。

人は「いつまで」と明確にしておかないとなかなか意思決定や行動ができないからです。限られた時間の中で客観的に判断を下せるよう、仕事をするにあたって譲れない点などから決めていきましょう。

こちらの記事で保留期間の目安を解説しているので、参考にしたうえで回答期日を決めるようにしてくださいね。
内定保留はいつまで可能? 伝え方の例文やトラブルへの対処法も解説

②不在時は留守電につながる設定にしておく

内定通知が電話でおこなわれる場合、履歴書などに記載した電話番号に連絡が入ります。履歴書には携帯電話の番号を記載した人がほとんどですよね。

ただ、いつも携帯しているとはいえ大学の講義の最中やアルバイトの時間に電話がかかってきたら、出られないこともあります。そこで留守番電話設定をしておくと、出られなかったとしても企業の担当者が用件を留守電に残すことができます

内定の連絡は企業の採用担当者の社用携帯などからかかってくることが多いです。携帯電話を開いたときに見ず知らずの番号の着信が残っているだけでは、発信先が誰か判断しづらいですよね。

担当者が留守番電話を残してくれれば、電話をかけた企業名や要件がわかります。かけ直すときにスムーズに話を進められるようにするためにも、連絡先としている端末は不在時は留守電につながるように設定しておきましょう。

③メモ帳とペンを常に手元に置いておく

電話口で聞いたことはメールとは異なり、録音しない限り繰り返し確認することはできません。そのうえ内定の通知は、簡単な用件だけでは済まず手続きの方法や今後の流れについても説明があるので、聞いた情報を漏れなく記憶するのは困難です。そのため用件はメモに書き留めて、後で見返せるようにしておくべきです。

内定の電話はいつかかってくるかわかりません。外出する際もメモ帳とペンは持ち歩くようにし、電話が来たらすぐに取り出せるようにしましょう。自宅にいる際も、コールがかかってきたらすぐに手元に用意できるよう、メモ帳とペンを目につく場所に置いておくなどして備えてくださいね

アドバイザーコメント

最終面接を終えたら電話での連絡に備えよう

最終面接を終えたら、まずは内定を承諾するか検討しましょう。内定の電話連絡があれば、その場で意思確認を求められるのが一般的なので、承諾するのか、保留もしくは辞退するのか、その場で慌てないように最終面接終了後に考えておくべきです。

他社の結果が出てから判断したいなどの理由で、一定期間の保留が可能な場合もありますが、保留にしたい期間を提示して内定企業に受け入れてもらわなければなりません。採用担当者は、保留したいと言われるより、気持ちよく内定を承諾してもらいたいと考えています。

他社が第一志望であれば、保留を要望することもあるかもしれませんが、他社とそれほど違いがないならば、結論を後回しにせず採否の結果が出る前に他社と比較をおこない、承諾すべきか考えることもできるでしょう。

確認しておきたいことをあらかじめ整理しておこう

説明会や面接で解決できていれば問題ありませんが、業務内容や労働条件などで疑問点があれば、内定承諾前に解消できるように事前に質問したいことを整理しておく必要があります。

またメモ帳とペンは常に手元に置き、電話がいつ来ても話を聞きながらメモを取れるようにしておくことも重要です。さらに電話が取れなかったとしても電話をかけた企業の担当者が企業名や用件をメッセージに残せるように、不在時は留守番電話につながるように設定しておきましょう。

電話で内定を告げられたら? とるべき5つのアクション

電話で内定を告げられたら? とるべき5つのアクション

  • 騒音が少ないところに移動する
  • 落ち着いて丁寧に話す
  • 内定に対する回答は簡潔に伝える
  • メモを取りながら聞く
  • 最後に今後のスケジュールや提出物を復唱する

ここからは内定の電話がかかってきたときにとるべきアクションを解説していきます。予期していなかったタイミングでの電話に焦って、マナー違反な対応をしてしまうケースは少なくありません。

あらかじめ5つのアクションを押さえ、電話がきたときに実践できるようにしておきましょう。

自己分析をするなら自己分析ツールが一番おすすめ!

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①騒音が少ないところに移動する

内定の電話は、大学にいるときや外出時など、外にいるタイミングでかかってくることもあります。大学のロビーや公共施設内などは大勢の人が近くにいるため騒がしくなりがちです。周りの騒音まで相手に伝わってしまい、自分の声を聞き取りづらくさせてしまいます。

電話がかかってきたら、なるべく騒音が少ないところにさっと移動し、通話を始めるようにしましょう。すぐに移動できない場合は、ひとまず電話に出て「すぐに移動するので少しお待ちください」と伝えて保留にしてから移動しても問題ありません。

②落ち着いて丁寧に話す

いくら最終面接の結果の電話に備えていたとしても、いざ電話がかかってくると一気に不安や緊張が高まります。結果が気になって、採用担当者の話に集中できなくなってしまう人も少なくありません。そうなると無意識のうちに失礼な態度を取ってしまう恐れもあります。

電話がかかってきたら、まず深呼吸をして呼吸を整え気持ちを落ち着かせます。話し始めてからも、感情をあまり出しすぎずに丁寧に話すように意識しましょう。

電話が苦手です。落ち着いて話すためにはどうすれば良いでしょうか。

柴田 登子

プロフィール

友人と電話で雑談をして練習しよう

近年では自宅でもアルバイト先でも電話で会話することがなくなってきています。

また、大学の授業でのZoomなど、デバイスを通しての通話は経験があってもそのほとんどは映像によって相手の表情やしぐさを見ながら話せているので、最近の学生が音声だけの通話に戸惑いを感じるのも無理はありません。

ほとんどの苦手意識は「慣れていない」のが原因だと思われるため、普段から電話での会話に慣れておきましょう。友人と軽い雑談をするだけでも大丈夫です。繰り返し練習しておけば、顔が見えなくても抵抗なく話せるようになります。

③内定に対する回答は簡潔に伝える

内定を保留にしたい場合や辞退したい場合、あらかじめ回答を決めていても、気まずさや申し訳なさからあいまいな回答をしてしまいがちです。遠回しな言い方をしても伝えるべきことは変わりません。

担当者も採用活動をスムーズに進めなければなりません。双方にとって無駄な時間をなくすためにも、内定に対する回答は簡潔に伝えるようにしましょう。伝え方のコツは、この後紹介する例文を参考にしてくださいね。

谷所 健一郎

プロフィール

内定通知の電話で、回りくどい回答やあいまいな回答は避けるべきです。

採用担当者は、受諾か辞退、もしくは保留について、電話で速やかに知りたいと考えています。結論を述べたうえで、簡潔に理由を伝えれば問題ありません。採用担当者はむしろ、保留や辞退の意思なのに、はっきりしない回答を嫌います。

④メモを取りながら聞く

内定の電話連絡に備えて、最終面接後はメモ帳とペンを常に手元に置いておくよう解説してきました。内定の電話がかかってきたらすぐにメモできる状態に準備し、要点をメモするようにしましょう。

内定を保留にしたり承諾する場合は、今後の流れについて併せて説明がなされます。電話口で内定を伝えられたら就活が終わるわけではありません。次は入社に向けて準備を進めていく必要があります。

入社準備を不足なく進められるように、提出物や提出期限、そのほか自分が準備しておくべきことなどは、聞きながらメモを取るようにしましょう

瀧本博史

プロフィール

提出物や提出期限については、入社に関する社内手続きを抜け漏れなくスムーズに進めるためにメモを取る必要があります。ほかにも入社前オリエンテーションの有無や内定式の日程など、確保すべき日がないかも確認しておきましょう。

内定式とは、企業が学生に内定通知を渡すための式典です。内定式を行う企業は多いです。以下の記事では内定式の準備や当日の流れを解説しているので参考にしてみてください。
内定式とは? 失敗しないためにやるべき準備と当日の流れを徹底解説

⑤最後に今後のスケジュールや提出物を復唱する

内定を承諾もしくは保留にする場合、今後も企業とのやり取りが続いていきます。内定を承諾した場合は、内定承諾書の提出や内定者のイベントなどへの出席が求められます。保留の場合も期日内に回答するだけでなく、社員との面談や内定者のイベントなどへの参加を推奨されるケースも多いです。

通話内で知らされた提出物や、参加が決まったイベントなどは、期日や日程も含めて復唱して確認しておくことで、ミスや行き違いを回避することができます

電話の最後に「今後の流れについてですが、内定承諾書を〇日〇時までに提出。〇月〇日に内定者イベント開催、詳細は後日メールにてお知らせされる、とのことで間違いないでしょうか?」と伝えられた内容を復唱して、確認を取るようにしましょう。

電話でのやり取りをイメージ! 回答別の例文

電話でのやり取りをイメージ! 回答別の例文

  • 承諾する場合
  • 保留する場合
  • 辞退する場合

それではここからは内定通知の電話がかかってきたときの回答例文を紹介します。承諾・保留・辞退それぞれの対応を紹介していくので、自分の状況に該当するものに目を通して声に出して読んでみましょう。

暗記する必要はありませんが、自然に話せるよう話の順序は押さえてくださいね。電話口で意思を伝えた後はメールでも伝えておくと、誠意が伝わるうえに担当者が見返すことができます。メールの例文も紹介するので併せて参考にしてくださいね。

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強み・弱みを理解し、自分がどんな仕事に適性があるのか診断してみましょう。

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承諾する場合

内定を承諾する場合、以下の流れに沿って話を展開しましょう。

内定を承諾する場合の話の流れ

  1. 内定のお礼
  2. 承諾の意思表明
  3. 今後の予定の確認

内定に対する感謝や入社への意気込みを伝えることはもちろん大切ですが、スムーズかつ正確に手続きを進めていくためにも今後のスケジュールの話まで気を抜かずに確認してくださいね

電話口で承諾する場合

学生:はい。〇〇大学〇〇学部の〇〇です。

採用担当:お世話になっております。株式会社〇〇の採用担当の〇〇です。今お時間いただいてもよろしいでしょうか。

学生:お世話になっております。はい、問題ありません。

採用担当:先日〇〇さんには最終面接を受けていただきましたが、見事内定となり、ぜひ弊社に入社していただきたいと思いご連絡しました。つきましては、現時点での〇〇さんのご意思や就活の状況を教えていただけますでしょうか。

学生:内定をいただけるとのこと、誠にありがとうございます。私もぜひ御社に入社したいと思っていたので、ありがたく内定をお受けします。今後の流れや、準備しておくべきことがあれば教えていただけますでしょうか。

採用担当:承知しました。承諾してくださりありがとうございます。では今後の流れについて説明しますね。この後、メールで内定承諾書を送付するので、そちらにサインをして〇日の〇時までに提出してください。

学生:内定承諾書を〇日〇時までに提出ですね。承知しました。

採用担当:では引き続きよろしくお願いします。

学生:こちらこそよろしくお願いします。失礼します。

例文を読むだけでは、電話でのやりとりがイメージできない人もいるでしょう。以下では、学生と採用担当者の電話でのやりとりを再現しているので、ぜひ聞いてみてください。

電話で内定を承諾した後に送るメールについても例文を紹介します。

送信メッセージ

TO〇〇〇〇@theport.jp

CC

件名【内定承諾のご連絡】〇〇大学〇〇学部〇〇学科 港太郎

株式会社〇〇
採用ご担当
〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の港 太郎です。

改めまして、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
お電話でもお伝えした通り、ぜひ貴社の内定をお受けしたいと存じます。

来春より貴社の一員として精進するので、ご指導ご鞭撻のほどお願いします。

今後ともよろしくお願いします。

——————————————————
港 太郎(みなと・たろう)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇年
携帯電話:080-XXXX-XXXX
メール:minato@〇〇〇〇.ab.jp
——————————————————

柴田 登子

プロフィール

内定が意味するところや承諾の期限、手続きの流れなどはできるだけ詳細に確認しておきましょう。

電話だけだと聞き間違いや認識の相違などで後々トラブルになるかもしれないので、メールや文書がもらえるか確認しましょう。もらえないときにはしっかりメモを取っておくのも大切です。

保留する場合

内定を保留にしたい場合は、下記の順番で伝えるようにしましょう。

内定を保留にしたい場合の話の流れ

  1. 内定のお礼
  2. 保留にしたい旨
  3. 保留にしたい理由
  4. 回答の期日

内定が出てもすぐには承諾するかどうか決めず保留にする学生は少なくないので、企業も納得してくれるケースがほとんどです

とはいえ、保留にすると企業には手間を増やしてしまうことになります。なるべくスムーズに判断しようとしている姿勢を見せることは大切です。

また、保留にしたい理由も併せて説明する方が誠意も伝わりますよ。

電話口で保留にしたい旨を伝える場合

学生:はい。〇〇大学〇〇学部の〇〇です。

採用担当:お世話になっております。株式会社〇〇の採用担当の〇〇です。今お時間いただいてもよろしいでしょうか。

学生:お世話になっております。はい、問題ありません。

採用担当:先日〇〇さんには最終面接を受けていただきましたが、見事内定となり、ぜひ弊社に入社していただきたいと思いご連絡しました。つきましては、現時点での〇〇さんのご意思や就活の状況を教えていただけますでしょうか。

学生:内定をいただけるとのこと、誠にありがとうございます。非常にうれしく思っています。今すぐにでもお返事するべきところですが、他社の結果が出たうえで判断したいため、〇月〇日までお返事を待っていただけないでしょうか。

採用担当:わかりました。では、内定のお返事は〇月〇日までお待ちしています。

学生:お忙しいところお手数をおかけして申し訳ございません。本日はお電話をいただきありがとうございました。失礼します。

以下は学生と採用担当の電話でのやりとりを再現した音声です。より詳細なイメージをつかむためにぜひ聞いてみてくださいね。

電話で内定保留を申し出た後に送るメールについても例文を紹介します。

送信メッセージ

TO〇〇〇〇@theport.jp

CC

件名【内定保留のご連絡】〇〇大学〇〇学部〇〇学科 港太郎

株式会社〇〇
採用ご担当
〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の港 太郎です。

このたびは内定のご連絡、誠にありがとうございます。
貴社からの評価を大変うれしく思います。

お電話でもお伝えしたとおり、現在選考を受けている企業があり、〇月〇日に最終面接を控えています。入社の承諾について、〇日まで回答の猶予をいただければと存じます。

貴社には非常に魅力を感じていますが、後悔のないよう慎重に検討したうえで返答したいと考えています。

こちらの都合でご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ありませんが、何卒ご理解のほどよろしくお願いします。

——————————————————
港 太郎(みなと・たろう)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇年
携帯電話:080-XXXX-XXXX
メール:minato@〇〇〇〇.ab.jp
——————————————————

谷所 健一郎

プロフィール

内定企業に魅力を感じているが、他社と比較検討して決めたいなどと伝えて、待ってもらいたい期日まで伝えましょう。

他社が第一志望だから保留をしたいという理由だと「だったら第一志望の企業へどうぞ」と言われて、保留が承諾されないことがあります。保留を承諾するかどうかは企業側の判断なので、謙虚な姿勢でお願いしましょう。

内定の保留は長くてどの程度待ってもらえるのでしょうか。こちらのQ&Aで内定承諾を2カ月間保留にしたい学生からの質問にキャリアアドバイザーが回答しています。

公務員と民間企業を併願する場合、先に民間企業の内定が出て、承諾するべきかどうか悩む学生が多くいます。こちらのQ&Aでは、そのような学生の悩みに対しキャリアアドバイザーが回答しています。

保留後に諾否を伝える場合

もし期日よりも先に諾否が伝えられそうなときは、期日まで猶予があってもなるべく早く伝えましょう。企業としては回答を早くもらえるほど、今後の手続きをスムーズに進めることができ、メリットは多いです。

諾否を伝えられるときがきたら、承諾・辞退のいずれにせよ電話で連絡をし、話を始める前に「内定のお返事にお時間をいただき、誠にありがとうございます」と保留を受け入れてくれたことに対してお礼を伝えるようにしましょう。

その後は、本記事の承諾する場合もしくは辞退する場合いずれかを参考に対応してください。

辞退する場合

内定を辞退する場合は、以下の流れで話を進めるようにしましょう。

内定を辞退する場合の話の流れ

  1. 内定のお礼
  2. 辞退の旨
  3. お詫び

内定を辞退する場合、辞退理由を聞かれるケースも少なくありません。詳細に答える必要はなく、「他社の内定を承諾することを決めた」など簡潔な理由で問題ありません。スムーズに答えられるよう、理由も用意しておきましょう

内定を辞退する場合

学生:はい。〇〇大学〇〇学部の〇〇です。

採用担当:お世話になっております。株式会社〇〇の採用担当の〇〇です。今お時間いただいてもよろしいでしょうか。

学生:お世話になっております。はい問題ありません。

採用担当:先日〇〇さんには最終面接を受けていただきましたが、見事内定となり、ぜひ弊社に入社していただきたいと思いご連絡しました。つきましては、現時点での〇〇さんのご意思や就活の状況を教えていただけますでしょうか。

学生: 内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。大変申し上げにくいのですが、最終面接の後検討した結果、今回の内定は辞退とさせていただきたくございます。

採用担当:それは非常に残念です。差し支えなければ理由をお聞かせいただければと思います。

学生:はい。ほかにも選考に進んでいた企業があり、そちらの企業から先日内定をいただきました。非常に悩んだのですが、自分の将来や適性を慎重に考えた結果、そちらの企業に入社をしようと決めました。

採用担当:そうでしたか。とても残念ですが、承知いたしました。

学生:貴重なお時間をいただきながら、このような形になってしまい申し訳ありません。また機会があれば何卒よろしくお願いします。それでは、失礼します。

以下は学生と採用担当の電話でのやりとりを再現した音声です。より詳細なイメージをつかむためにぜひ聞いてみてくださいね。

電話で内定を辞退した後に送るメールについても例文を紹介します。

送信メッセージ

TO〇〇〇〇@theport.jp

CC

件名【内定辞退のご連絡】〇〇大学〇〇学部〇〇学科 港太郎

株式会社〇〇
採用ご担当
〇〇様

お世話になっております。
内定の通知をいただきました〇〇大学〇〇学部〇〇学科の港 太郎です。

お電話でもお伝えしたとおり、誠に恐縮ですが、諸事情により内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、ご期待に添えず大変心苦しく感じています。

面接をご担当いただいた〇〇様を始め、貴社には大変お世話になりましたことを心より感謝申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

——————————————————
港 太郎(みなと・たろう)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇年
携帯電話:080-XXXX-XXXX
メール:minato@〇〇〇〇.ab.jp
——————————————————

瀧本博史

プロフィール

電話口で内定を辞退する場合は、自分の選択を否定しないよう「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」というように、迷惑をかけたことに対して謝罪すると良いでしょう。また、辞退理由を言うときには、相手企業を悪く言わないよう配慮しましょう。

内定を辞退した後に、諸事情から辞退を取り消したいとなるケースも起こり得ますよね。こちらのQ&Aでは、一度内定を辞退した企業に受け入れてもらえるのかどうかについてキャリアアドバイザーが回答しています。

次の記事では、内定辞退の理由の伝え方について解説しています。例文や注意点も解説しているので、ぜひ併せてチェックしましょう。
内定辞退の理由を伝える例文11選|4つの注意点でトラブルを防ごう

電話で思わず内定を承諾してしまったら? 承諾後に辞退したい場合

採用担当者は、内定を出した学生にはぜひとも自社に入社してほしいと考えています。その想いが内定通知の電話から伝わってくると、学生としては内定を断りづらくなってしまったり、熱量に押されて思わず承諾してしまうケースも起こり得ます。

この場合、後から内定を辞退することは可能なのでしょうか。もし、すでに電話口で内定を承諾してしまって今から辞退したいと考えている人がいれば、ここで解説する内容をぜひ参考にしてくださいね。

承諾後に内定を辞退したい場合は、こちらの記事でも連絡の仕方や例文を紹介しているので併せて参考にしてください。
内定承諾後の辞退で大惨事? 断り例文付きで不安別の対処法を解説

こちらの記事でも内定辞退時の例文を紹介しています。さらに内定辞退をしやすい時期も解説しているので併せて参考にしてください。
内定辞退はいつまで? データをもとに内定辞退率が高い時期を紹介!

迷惑を掛けないことが大切! なるべく早めに連絡しよう

結論から述べると、承諾後でも内定を辞退することは可能です。ましてや電話口で内定を承諾しただけであれば、承諾書にサインをする前なので、通常はトラブルに発展することなく辞退できます

とはいえ、内定を承諾した時点で企業はその学生が入社する準備を始めている可能性が高いです。辞退の連絡が遅くなるほど、企業の時間を奪ってしまうことになります。早めに企業に連絡し、辞退したい旨を伝えるようにしましょう。

電話口で内定を承諾しましたが、選考途中の他社の結果を踏まえて判断したいと思っています。すぐに内定承諾を訂正するべきでしょうか。

谷所 健一郎

プロフィール

1週間以内に判断できるなら伝えなくても良い

内定承諾後の辞退は企業の採用業務に影響が出るので、できる限り控えるべきだという前提で考えましょう。

内定の保留は、企業側の判断で決まります。他社の選考結果を踏まえて判断したいという理由で内定保留を申し出ても、必ずしも認められるとは限りません。

選考中の企業の採否が数日から1週間程度で決まるならば、連絡せずにこのままの状態でも良いでしょう。

一方、他社の選考結果が数週間後になり、内定企業を辞退する可能性があるならば、待ってもらえない可能性があることを理解したうえで、事情を説明し保留にできないかお願いしてみましょう。

社会人としての基本! なるべく電話で連絡し誠意を伝えよう

口頭で一度承諾した内定を辞退するのは気まずいかもしれませんが、企業に迷惑をかけてしまう以上、なるべく誠意が伝わる方法を選ぶべきです。メールよりも電話の方が誠意が伝わる手段であることは社会人の一般的な認識です。

電話をかける際には最初に内定の電話をもらった担当者を呼び出してもらい、直接話をするようにしましょう。

内定承諾後に辞退する場合の例文

内定承諾後に辞退する場合の例文

お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

(担当者に変わる)

お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。先日いただいた内定の件でご連絡させていただいたのですが、ただ今お時間よろしいでしょうか。

お電話で内定を承諾した後で大変申し訳ないのですが、一身上の都合で内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。身勝手な申し出をしてしまい、誠に申し訳ございません。

本来なら直接お詫びに伺うところですが、電話でのご連絡となったことご容赦ください。

選考で貴重なお時間を割いていただきながら、このような形になってしまい大変申し訳ございませんでした。それでは失礼します。

アドバイザーコメント

承諾後に辞退する場合は慎重にしよう

内定承諾後に辞退する場合、まずは相手企業に失礼がないように辞退の理由を明確にし、それをきちんと伝えられるように準備しましょう。これは相手企業に対する敬意を示すため、また将来的に何らかの形でその会社と接点を持つ可能性を閉ざさないためです。

そして電話をかける際は、タイミングに気を付けましょう。通常の業務時間内(たとえば、午前9時から午後5時まで)がかけるべきタイミングです。また、辞退の連絡は可能な限り早く伝えることが重要です。

謝罪と感謝の気持ちを丁寧に伝えることが大切

相手企業に電話をかけるときは、まずは内定を伝えてくれた担当者や人事部門に連絡します。ここからは例文を挙げながら説明していきますね。

例文:お世話になっております。○○大学の○○と申します。以前、内定のお話をいただきましたこと、深く感謝しております。本日はその件についてご相談したく、お電話いたしました。

この後で、辞退の意志とその理由を丁寧に伝えます。

例文:お忙しいところ恐れ入ります。貴社から内定のご連絡をいただき、誠にありがたく思っています。しかしながら、この度私の方で深く考えた結果、大変心苦しいのですが内定を辞退させていただくことにいたしました。これは私の人生における大切な決断であり、多大なご迷惑をおかけすることと存じますが、何卒ご理解いただきたくお願い申し上げます。

辞退の意志に加えて、丁寧に謝罪し、内定の機会をくれたことに対して感謝の意を示しましょう。

例文:このような結果となり、大変申し訳ありません。貴社からの内定の機会をいただき、貴重な経験をさせていただきましたこと、心より感謝します。

辞退の意志を伝えた後で怒りや失望の反応があるかもしれませんが、大切なのは理解を求めて感謝の意を示すことです。どんな反応であれ、自分の決断を尊重したうえで相手の感情も理解することが大切です。そして、相手が辞退を受け入れたら、最後に挨拶をして電話を切ります。

例文:本日はお忙しい中、私の話を聞いていただきありがとうございました。このような結果となり、大変申し訳ありません。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

電話の後、内容を確認するためにメールを送ります。メールでは電話で伝えたことの概要と、再度のお詫びと感謝の意を示しましょう。

最終面接後に企業からの不在着信! 折り返しの電話をする場合

企業から電話がかかってきた時間に授業を受けていたり、アルバイトをしていて応答できないこともあるでしょう。不在着信が入っていたら、こちらから折り返し電話をかけるのが基本です。折り返し電話をする場合の注意点を解説するので、押さえておいてくださいね。

なるべく当日中に折り返す

不在着信は早めに折り返すのがマナーです。折り返しの連絡がない場合、再度企業から電話をかけてくれるケースが多いですが、採用担当者の手間を増やしてしまうことになります。

不在着信が入っていた場合、この時点では内定の連絡と断定できませんが、いずれにせよメールでは済ませたくない大事な話である可能性が高いです。なるべく当日中に折り返して用件を聞くようにしましょう。

柴田 登子

プロフィール

着信に気づかず、連絡が遅くなったからといって内定が一転することはまずありません。しかし先方の企業も採用活動に関してある程度のスケジュールを立てているはずです。

連絡が遅くなればなるほどその予定が崩れてしまうので、できるだけ早く回答するのがビジネスにおけるマナーです。

つながりやすい時間帯を優先する

連絡する時間帯の目安

電話をかける際は、上の画像の通りなるべく11時から12時、14時から17時の間に発信するとつながりやすいです。営業時間外や忙しい時間帯にかけても、電話がつながらない可能性が高く、常識が欠けていると思われてしまうことも否めません

上記の時間外になりそうな場合も、なるべく定時の時間内にかけるようにしましょう。

折り返し連絡する場合の例文

折り返し連絡をする場合は、下記のように伝えて用件を聞きましょう。

折り返し連絡する場合の例文

お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。午前10時頃にお電話をいただいていたため、折り返し連絡をした次第です。

(担当者に変わる)

お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。先ほどはお電話に出られず、申し訳ございませんでした。ご用件をお聞きしてもよろしいでしょうか。

電話で連絡するべき? 内定に関するイレギュラー発生時の適切な対応

「最終面接後に連絡が来ない」「内定通知書が届かない」などイレギュラーな事態が発生して、対応に頭を悩ませている人もいるのではないでしょうか。

「こちらから連絡をした方が良いのか」「連絡は電話かメールどちらでするべきか」などわからないことが多いですよね。

適切な対応を詳しく解説するので、ぜひ実行に移してくださいね。

最終面接後に連絡が来ない場合

最終面接時に結果を連絡する日数を伝えられた場合はその日数、また最終面接時に特に言及がなかった場合は2週間を目途とし、目途を過ぎても音沙汰がなければ企業のミスで連絡をし忘れている可能性があります。こちらから連絡をして問い合わせましょう。

連絡をする前に、メールで結果を通知する企業もあるので、迷惑メールに企業からの履歴はないか確認するようにしてください。企業からの連絡が本当に来ていないことを確認したうえで問い合わせるようにしましょう。

メールの確認以外にも、面接結果について問い合わせる前に確認しておきたい事項はいくつかあります。こちらの記事で詳しく解説しているので確認してくださいね。
最終面接の結果が遅い=不採用? 連絡が来る目安や遅い時の対処法も

谷所 健一郎

プロフィール

最終面接後の結果が来ない場合、迷惑メールなどに送られていないか、求人票に採用者のみ連絡などと書かれていないかチェックしたうえで、これまでも採用担当者とメールでやり取りをおこなっている場合は、メールで確認をしましょう。

翌営業日を過ぎても返信がない場合は、電話で確認をしましょう。

最終面接の結果を問い合わせる例文

問い合わせる方法は電話でもメールでも問題ありませんが、企業側としてはメールの方が都合の良いタイミングで確認できるので負担は少なく済みます。メールで問い合わせて、翌営業日を過ぎても返信がない場合は電話で連絡してみるのがおすすめです。

送信メッセージ

TO〇〇〇〇@theport.jp

CC

件名新卒採用 最終面接の結果について(大学名 名前)

○○株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。
○月○日に最終面接をしていただいた○○大学の○○と申します。

先日はご多忙の中、貴重なお時間をいただきまして、誠にありがとうございました。
最終面接の結果について、まだご連絡をいただいていないようなので、念のためご連絡を差し上げました。

差し支えなければ、最終面接の結果につきまして、ご連絡いただける時期の目安をご教示いただければと存じます。

なお、行き違いの場合は何卒ご容赦くださいませ。

本来であれば、面接時にご確認すべきところ、メールでのご確認となり申し訳ございません。

お手数をお掛けしてしまい大変恐縮ですが、ご対応よろしくお願いします。

——————————————————
名前(ふりがな)
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
携帯電話:090-1234-5678
メールアドレス:◯◯◯◯@xxx.com
——————————————————

最終面接の結果を電話で問い合わせる例文

学生:お世話になっております。〇月〇日に最終面接をしていただいた〇〇大学の〇〇と申します。先日はご多忙の中、お世話になりました。

面接結果についてお伺いしたいことがあり、お電話いたしました。採用ご担当者様にお取次ぎしていただけますでしょうか。

採用担当:お電話変わりました、〇〇です。

学生:お世話になっております。〇月〇日に最終面接をしていただいた〇〇大学の〇〇と申します。先日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございました。

採用担当者:こちらこそ先日はありがとうございました。今回はどうされましたか。

学生:選考結果についてお伺いしたいことがあり、お電話いたしました。

最終面接の結果について、3日以内に通知が来るとのことでしたがまだ連絡をいただいていないため、大変恐縮ですが、ご確認いただいてもよろしいでしょうか。

採用担当者:ご連絡が遅くなってしまい申し訳ございません。現在合格者の選定中のため、後数日お時間をいただきそうです。〇日までにはご連絡予定です。

学生:〇日頃にご連絡をいただけるとのこと、承知いたしました。お忙しい中ご対応いただきありがとうございました。失礼します。

内定通知書が届かない場合

口頭で内定を伝えられただけだと、本当に入社できるのか確信が持てず不安になる人も多いでしょう。

通常、内定が伝えられたら数日以内に内定通知書が送付され、今後の手続きの流れが記載されていたり、内定者がサインをして送り返す必要がある書類が同封されています。それらの書類が手元に届かない限り、入社までの準備を進めることができません。

内定を承諾したにもかかわらず2週間経っても通知書が届かない場合、放置せずに企業側に確認を取るべきです。問い合わせる前にまず迷惑メールなどで内定通知書に関する連絡が来ていないか確認し、準備中である可能性も踏まえながら連絡をしましょう。

内定通知書が1週間を過ぎても届かない場合の対応について、キャリアコンサルタントが回答しているので、ぜひ参考にしてくださいね。

瀧本博史

プロフィール

企業によっては大学のキャリアセンターとかかわりがある場合があるので、一度キャリアセンターへ行って、その企業と連絡が取れるかどうかを確認してみましょう。

そして、もし自分から言いにくい場合には、キャリアセンターの職員に手伝ってもらえないかどうか依頼してみましょう。

内定通知書の送付状況を確認する例文

内定通知書の確認もなるべく担当者の手間にならないよう、メールで確認した後、翌営業日を過ぎても連絡がない場合のみ電話で問い合わせましょう。

送信メッセージ

TO〇〇〇〇@theport.jp

CC

件名内定通知書について(大学名 名前)

〇〇株式会社
人事部 〇〇様

お世話になっております。
先日、新卒採用の面接をしていただきました〇〇大学の〇〇と申します。
お忙しいところ、お時間をいただきありがとうございました。

先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

ご連絡をいただいた際、内定通知書について数日以内に郵送で届けられるとお伺いしましたが、現段階でまだ手元に届いておりません。

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご確認いただけますと幸いです。

なお、行き違いの場合は何卒ご容赦くださいませ。

引き続きよろしくお願いします。

——————————————————
名前(ふりがな)
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
携帯電話:090-1234-5678
メールアドレス:◯◯◯◯@xxx.com
——————————————————

電話で内定通知書の送付状況を確認する例文

学生:お世話になっております。御社より内定をいただいています〇〇大学の〇〇と申します。

内定通知書の件で確認したいことがあり、お電話いたしました。採用ご担当者様にお取次ぎしていただけますでしょうか。

採用担当:お電話変わりました、〇〇です。

学生:お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。先日は内定のご連絡をくださりありがとうございました。

採用担当:こちらこそありがとうございました。今回はどうされましたか。 

学生:内定通知書について数日以内に郵送で届けられるとお伺いしましたが、まだ手元に届いていないため、念のため確認したくご連絡いたしました。

採用担当:お待たせしてすみません。今準備中なので、来週中にはお手元に届くかと思います。

学生:承知いたしました。お忙しいところお時間いただきありがとうございました。引き続きよろしくお願いします。

気持ち良く就活を締めくくるために! 内定の電話に備えておこう

最終面接の結果が仮に内定だったとしても、就活はそこで終わりではありません。獲得した内定に対して承諾するかどうかを伝えなければ、自動的に辞退したことになってしまうこともあります。また、内定を承諾した後に辞退するなど、双方にしこりが残るようなケースも避けたいですよね。

気持ち良く就活を締めくくるためにも、内定の電話で自分の意思を丁寧かつ正確に伝える必要があります。いつ連絡が来ても良いように、最終面接を終えたらすぐに記事内で解説した準備に取り掛かるようにしてくださいね。

アドバイザーコメント

電話を恐れず落ち着いて対応しよう

内定の電話に限らず、昨今の学生や若年層にとって電話は苦手なコミュニケーションツールだと推察します。しかし、恐れることはありません。人は普段目や耳、口など複数の器官を使ってコミュニケーションをしています。

それが当たり前のときにはあまり意識していませんが、実はそのすべてを駆使するときよりも、一部の器官に集中して対話するときの方が、案外相手の様子をつぶさに把握することができます。

友人と軽い雑談を電話でしてみるのがおすすめ

たとえば、みなさんがチャットをするとき、相手の様子はデバイスに表示される文字からしか読み取ることができません。だからこそ、特に複雑な会話のときには何度も受け取ったメッセージを読み返し、相手の意図するところを理解しようとしていますよね。

それと同じで、電話で相手の雰囲気をつかむ手掛かりは「声」だけなので、一生懸命その声を聞くと、感情や意図が対面よりもより伝わってくることもあります。始めは戸惑うかもしれませんが、普段から電話に慣れておきましょう。

友人との軽い雑談から始めて、声のトーンや大きさの変化を意識してみましょう。次第に、姿が見えない会話にも抵抗がなくなるはずです。

執筆・編集 PORTキャリア編集部

明日から使える就活ノウハウ情報をテーマに、履歴書・志望動機といった書類の作成方法や面接やグループワークなどの選考対策の方法など、多様な選択肢や答えを提示することで、一人ひとりの就活生の意思決定に役立つことを目指しています。 国家資格を保有するキャリアコンサルタントや、現役キャリアアドバイザーら専門家監修のもと、最高品質の記事を配信しています。

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記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO(非営利団体)での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan(キャリアカウンセラートレーニングプログラム)を修了
全国民営職業紹介事業協会 職業紹介責任者(001-220824001-02942)
国家資格キャリアコンサルタント

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