Q
大学2年生
女性
面接をお願いするメールの書き方を教えてください。
企業から「日程を調整しますのでご希望を教えてください」と言われたのですが、どう返信すれば良いのかわかりません。
失礼のない言い方をしたいのですが、普段メールを作成したことがないので堅すぎても不自然になりそうで迷っています。
面接をお願いするメールは、どんな書き方が印象が良いでしょうか? 具体的な文の流れやポイントを教えてください。
※質問は、エントリーフォームからの内容、または弊社が就活相談を実施する過程の中で寄せられた内容を公開しています
日程調整は丸投げNG! 候補を3つ示そう
面接日程の調整でまず押さえていただきたいのが、相手に日程を丸投げする「いつでもいいです」という回答は絶対にダメだということです。相手に選ばせる、迷わせるようなことはしてはいけません。
失礼のない言い方をしたいというお気持ちはわかりますが、相手の負担を減らすのがマナーです。こちらの都合の良い時間を提示してください。
相手が選びやすい幅を持たせよう
こちらの都合と、相手が営業しているであろう時間帯(平日の9時~17時)を考慮しましょう。
始業直後と終業直前は外したうえで、私だったら3つは候補を書きます。ピンポイントにすることもあまりせず、面接時間を1時間と想定して3時間くらいの幅を持たせ、「何日の何時から何時まで」という候補を3つほど書きます。
「以下の中でご都合の良いタイミングはございますか」という形で、なるべく冗長にならず、具体的で相手が迷わない選択肢を、シンプルなメールで伝えていくのが良いと思います。
面接日程メールはわかりやすさと丁寧さが重要
面接の日程調整で、ご自身から希望日を伝えるメールですね。意識することは大きく4つあります。まず件名は、「面接日程の件」といったキーワードを入れ、要件が一目でわかるようにしましょう。
宛名は会社名プラス担当者名、もし担当者がわからなければ「採用ご担当者様」などでよいでしょう。
希望日は第3希望まで具体的に! 署名も忘れずに
本文は、まず「お世話になっております」と挨拶し、面接の連絡をいただいたお礼を述べましょう。そのうえで、希望日を第3希望くらいまで、「何月何日(何曜日)の何時から何時の間」といった形で伝えると親切です。
最後に「よろしくお願いいたします」と結び、署名に氏名、大学名、連絡先をきちんと記載しましょう。基本的に丁寧に書いてあり、要件がわかれば失礼はありませんので、テンプレートなどを参考にしても大丈夫です。
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