応募書類には個人情報が多く含まれるため不採用後に企業に保管され続けることを不安に感じ、返却を依頼したいと考えるのは自然なことです。

ただし企業には応募書類を返却する法的義務はなく、多くの場合は返却不可として廃棄処理されるケースもあります。

そのため依頼する際はあくまで「お願い」という姿勢を崩さず、丁寧かつ簡潔に伝えることが大切です。

企業には返却義務がないため柔らかい表現で依頼しよう

タイミングとしては不採用通知を受け取った直後が最も適切です。

メールで依頼する場合は件名に「応募書類返却のお願い（大学名　氏名）」と明記しましょう。

本文では「このたびはご対応ありがとうございました。恐れ入りますが応募書類には個人情報が含まれておりますため、ご返却いただけますと幸いです」と柔らかい表現を用いるのが望ましいです。

依頼後は企業の方針を尊重し、返答がなければ催促しすぎないこともマナーです。

まとめると返却依頼は不自然ではなく誠実かつ丁寧に伝えれば失礼にはなりませんが、企業の対応は任意であるため依頼後は柔軟に受け止める姿勢が重要です。

不採用の通知を受け取った後に応募書類の返却を依頼する場合、相手企業に失礼のないように配慮することが重要です。

依頼のタイミングは不採用通知を受け取った直後が適切です。この時点であれば書類がまだ企業側で比較的管理しやすい状態にあるため、返却がスムーズに行われる可能性が高いです。

次にメールでの依頼文面についてです。

メールの件名は「応募書類の返却について」などわかりやすく簡潔にしましょう。

本文ではまず選考に対する感謝の意を伝え、その後に返却をお願いしたい旨を丁寧に述べましょう。

具体的には「御社での選考にお時間をいただき、誠にありがとうございました」などと始め、続いて「個人情報保護の観点から、応募書類の返却をお願いできれば幸いです」と依頼します。

文面は敬語を使い、誠意を持って書くことが大切です。

返信用封筒を同封など企業の負担を減らす配慮も必要

さらに返信用封筒を同封することも、配慮ある行動として効果的です。

大きさは応募書類が無理なく入るものを選び自分の住所と必要な郵送料分の切手を貼っておきましょう。これにより企業の手間を減らし、返却がスムーズになります。

企業のルールにもよるため必ずしも返却される訳ではないことを前提に検討してみて下さい。