電話対応は、社会人になって入社後の4月に研修を受けるなかで苦手意識を持つ人が多いのも事実です。ましてや学生ならなおさらでしょう。

まずは、相手が電話にでたら自分から「大学名と名前」を名乗ったうえで、相手の（必要に応じ部署名）名前を伝えて、取次を依頼しましょう。

「貴社の番号で着信があったため、折り返しております」と伝えたら良いです。

場合によっては、何かしら思い当たる要件がある場合は、「もしかすると○○の件でのお電話だったかもしれません」と簡潔に伝えることで、電話をかけてきた人以外でも分かる要件のこともあるかもしれません。

時間帯は、一般的な就業時間内でかけるようにしましょう。

相手に配慮！ 始業直後や休憩時間を避けてかけよう

最近では、固定電話がなく、貸与されている携帯電話のみという場合もあるかもしれません。その際は、「今、お電話よろしいでしょうか？」と念のため相手の状況を確認をするようにしましょう。

職種にもよりますが、外で移動中のこともありますし、一般的には、始業直後やお昼休み（と思われる時間、毎日定時にお昼休みを取れる職種なら）、就業直前は避けたほうが良いと言われています。

気づいたらすぐに折り返すのが基本です。当日中、遅くとも翌日の午前中には連絡しましょう。

かける時間帯としては、相手の始業直後（9時台）や昼休み明け（13時台）は忙しい可能性が高いので、10時～12時、14時～16時頃など、少し落ち着いた時間帯を選ぶと親切です。

1日1回に抑える！ 名前と対応可能な日時を伝えよう

もし担当者が不在で伝言をお願いした場合、不安になる気持ちはわかりますが、相手が忙しい場合、何度もかけ直すのは逆効果です。折り返しは1日1回程度にとどめましょう。

伝言をお願いする際は、相手がメモを取りやすいよう、「（自分の）名前」「折り返しがほしい旨」そして「〇時～〇時の間なら電話に出られます」といった具体的な時間帯を簡潔に伝えるとスムーズです。