「都合が悪いです」と直接表現するのはややストレートに聞こえます。ビジネス場面では、理由を詳しく述べる必要はありませんが、相手への配慮が伝わる言い回しを使うことが大切です。

もっとも一般的で丁寧な表現は以下の通りです。

「あいにく先約がございまして」「誠に恐縮ですが、別件の予定が重なっており」「大変恐れ入りますが、当該日程での参加が難しく」などでしょうか。

謝罪の気持ちから代替案を提示する流れを意識しよう

日程変更をお願いする場合は、必ず「①謝意」「②事情（簡潔）」「③代替案」を含めると誠意が伝わります。

メールの場合は、件名を「◯◯選考の日程につきまして」など簡潔にしてください。最後に「ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」と締めるのが一般的です。

電話の場合は、「まず名乗る→結論→謝意」の順がわかりやすいです。「申し訳ございませんが、当日は別件の予定があり参加が難しく、ご相談させていただきました。」のように、簡潔さを意識しましょう。

相手に迷惑をかけているという気持ちが丁寧な言葉選びに表れますので、誠意を持って伝えれば失礼にはなりませんよ。

日程調整などで「都合が悪い」と伝える場合、それは話し言葉であるため、「あいにく」「差し障りがあって」「別の予定が入っており」など、柔らかい表現を使うのが望ましいです。

断るというよりも、「恐縮ですが、別日でのご調整は可能でしょうか」のように、相手に相談する姿勢を示すことが重要です。

そうすることで、企業に対して丁寧な印象を残すことができます。また、日程が合わない理由についても、可能な範囲で簡潔に伝えると親切でしょう。

都合が悪い理由は、原則「簡潔に・具体的すぎない」ことが大切です。

体調不良なら「体調不良のため」、学校行事なら「大学の必修授業があるため」で十分で、詳しい症状や授業内容まで説明する必要はありません。

理由を詳しく話しすぎると、かえって言い訳に聞こえることがあります。

ポイントは、「①簡潔な理由」「②丁寧な再調整依頼」「③お礼」の3点を抑えることです。これだけで誠意はしっかり伝わります。

事前に文字に起こす！ お礼を添えて丁寧な印象を残そう

メールの場合は、口頭で伝える内容を丁寧な文面に起こし、電話の場合は、伝える用件を事前に文章として用意し、コンパクトに伝えることが大切です。

電話では、最初に自分の名前を名乗り、相手の状況を伺ったうえで用件を伝えるように心掛けてください。

メール・電話を問わず、連絡の最後には、改めて調整へのお礼を添えると、より丁寧な印象で終わることができます。この丁寧さが、今後の選考プロセスにおいてプラスに働くはずです。