パニックになる状況とのこと、仕事量も相当多い状況かとお察しします。

いろいろな方向に気を取られてしまうと効率が上がらないため、取り掛かる前にやることリストとして頭の中に置いているものを一度紙に書き出しましょう。

重要度と緊急度で切り分ける

その際、重要度と緊急度のマトリクスに仕事を振り分けておくと優先順位がつけられます。

お客様からのクレームや納期の迫った提出物など、重要度も緊急度も高いことには真っ先に取り組みましょう。放っておくと信用を損なってしまうリスクもあります。

重要度は高いけれど緊急度は低いものに関してはスケジュールのなかに取り組む時間を入れます。来期計画やまだ期日に余裕のある提案書作成などがそれにあたります。緊急度は高いけれど重要度が低いものは、できるだけ効率化することを意識しましょう。

日報のフォーマットをあらかじめ作っておいたり、発注業務を自動化するのも有効です。緊急度も重要度も高くない、慢性的な会議や付き合いでの立ち話などは思い切ってなくすことも必要です。

焦ると周りが良く見えがちです。実は周りも同じような悩みを持っていたり、克服した経験があるかもしれません。一人で抱え込まずに周りに相談することで、気持ちも軽くなり、解決方法も見つけやすくなります。

仕事が終わらずパニックになる経験は、多くの社会人が一度は経験します。優秀な人でも仕事が回らない状態に陥ることは珍しくありません。

特に近年はIT化で業務量が増える一方で、人手は増えず、真面目で責任感の強い人ほど負担が重くなる傾向があります。こうした状況は能力不足ではなく、仕事の構造的な問題が影響しています。

私が支援したCさんの場合も、毎日忙殺され、残業を重ねても仕事が終わらず、夜にメールが来ると動悸がするほどでした。原因は、仕事をこなせないのではなく、全体の流れを把握する余裕がなく、目の前の作業だけに集中していたことでした。

見えていない仕事が負荷を増やす

パニック状態では脳の処理能力が限界に達し、優先順位を適切に判断できなくなります。そこで一度立ち止まって、作業の全体構造を見直すことが必要でした。

具体的には、30分間かけて現在のすべてのタスクを書き出し、依頼者や期限、自分でなくても行える仕事、目的がはっきりしないものを整理しました。

その結果、抱え込む必要のない仕事が約3割あったことがわかりました。

翌日、上司と優先すべき業務と手放すべき業務を相談することができ、進行速度が大きく改善しました。この例からもお分かりのように、すべてを自分でやらなければと考える必要はありません。

また、気持ちを落ち着かせるためにもご自身の感情面のケアも重要です。仕事量の多さだけでなく、「自分だけ遅れている」と感じる認知の歪みからもパニックは生じます。

私自身も若手の頃、先輩から「すべてをひとりで抱え込む人ほど壊れやすい」と教えられ、自分の完璧主義に気づきました。

あなたが抱える不安は自然なものであり、弱さの証ではありません。立て直すためには、タスクの見える化、優先順位の理由を明確にする、上司・同僚に現状を共有するの3つを大切にしてみてください。