メールの見落としや迷惑メールフォルダーへの振り分けはよくあるトラブルですが、気づいた時点ですぐに誠実な対応をすることが重要です。

お詫びメールの構成としては、まず返信が遅れたことを謝罪し、次に「フォルダーの振り分け設定により気づくのが遅れた」などの事実を簡潔に伝えます。そのうえで、まだ選考を希望する場合はその意思を明確にし、最後に再発防止の姿勢を示して締めくくります。

設定見直しと検索を習慣化して再発を防ごう

たとえば、「メールが別のフォルダーに振り分けられていて確認が遅れました。貴社の選考を強く志望しており、もし可能であればぜひ面接の機会をいただけますと幸いです」といった文面が良いでしょう。

今後は重要な企業のメールアドレスをマークしたり、案内が来る予定日をスケジュール帳に書いておくことをおすすめします。予定日に受信箱になければ、削除済みフォルダーなどを検索して確認する癖をつけると安心です。

企業メールを見落として返信期限を過ぎた場合は、最優先で事実関係を整理し、当日中に簡潔な謝罪連絡を入れるのが適切です。

まず、件名は用件と自分が取る行動が一目で分かる形にし、本文では

①見落としの事実とお詫び
②現在の状況（提出物や日程の可否など）
③代替案・具体的アクション
④再発防止策
⑤即時連絡先

の順に記載します。

言い訳をせず次の行動を明確に伝える

弁明が長くなると心証を損ねがちなので、原因説明は「私の確認不足により」で止め、再発防止を具体化する方が効果的です（迷惑メールフィルタ設定、重要ドメインの受信許可、24時間以内の必ずの再確認の徹底など）。

口調は「大変失礼いたしました」、「ご迷惑をおかけしております」などの謝罪文言を用い、可能なら電話でも補足し「メールと重ねてのご連絡失礼いたします」と添えます。

参考となる文面例は以下の通りです。

件名：選考書類の提出遅延につきお詫びとご相談（氏名・大学）
本文：採用ご担当者様
お世話になっております、〇〇です。
〇月〇日付のご案内を私の確認不足により失念し、提出期限を過ぎてしまいました。大変申し訳ございません。
現時点で提出書類はすべて準備済みで、本メール送信後直ちにお送りできます。受領いただける期限の再設定をご相談可能でしょうか。
再発防止のため、貴社ドメインの受信許可設定・重要メールの即時フラグ化・日次の未読確認を徹底いたします。
誠に勝手なお願いで恐縮ですが、ご検討のほどお願い申し上げます。
署名

これに加えて、社内・学内の予定と衝突しない最短の代替日や提出時刻を自分から提案すると、先方の判断コストを下げられます。