就活で採用の電話がかかってきたらどう対応しますか？

Question

現在就職活動中で、企業からの電話にどう対応すればいいのか、とても不安に思っています。

特に選考が進んでいる企業からの電話は、選考結果や内定の連絡かもしれないと思うと、緊張してしまい、もし出たとしてもちゃんと受け答えができるか自信がありません。

もし電話に出られなかった場合、すぐに折り返すのがマナーだと思うのですが、相手の都合の悪い時間にかけてしまわないか、なども心配です。また、内定の電話だった場合、その場で承諾・保留・辞退のどれを伝えるべきか、言葉に詰まって失礼な対応になってしまわないかという不安もあります。

キャリアコンサルタントの方に、企業からの採用に関する電話を受ける際、特に気をつけるべきマナーや言葉遣い、承諾・保留・辞退のケース別の具体的な伝え方について、アドバイスをお願いします。

Answer

電話対応はパターンを想定して準備しよう これは、パターンを想定しておくと安心です。大きく分けて2つあります。たとえば、内定を承諾したい場合、その場で承諾の旨を伝えても問題ありません。「辞退したい」あるいは「迷っている」という場合は、連絡に対して感謝を伝えたうえで、「少し落ち着いて考えたいです」もしくは「家族と相談したいです」と言って、いったん電話を切っても大丈夫です。出られないときはメールを入れて翌日連絡する電話に出られなかった場合は、ビジネスアワー内であればすぐに折り返して問題ありません。ただ、時間を過ぎてしまっている場合や折り返しが難しい場合は、メールで一報入れておき、次の日に連絡する形が良いですよ。

Answer

2～3コール以内に応答する！ 出られなかったら折り返そう 採用の電話には、基本的なマナーとして2〜3コール以内に応答しましょう。電話に出られなかった場合は、30分〜1時間以内に就業時間内（目安：9時～17時）に折り返すようにします。折り返す際は、ゆっくりとはっきりとした口調で大学名と氏名を名乗りましょう。メモを準備しておけば突然の電話にも対応できる電話がかかってきたときのために、日時や担当者名、要件を書き取れるよう常にメモを用意しておくとさらに安心です。承諾、保留、辞退それぞれのケースで、丁寧な返答をしてください。