メールで日程を提示する場合は、「候補日としては以下の通りです」と複数の候補を挙げたうえで、最後に「どうぞよろしくお願いいたします」と添えて送れば問題ありません。

特に注意すべきは電話での対応です。電話をかける前に、必ず手元にメモを用意してください。

ビジネスの現場において、メモなしで電話をかけることは非常にリスクが高く、私自身もかつて上司から「お前は内容を全部頭に入れている天才なのか？ そうでないならメモを取れ。成果を出せよ」と厳しく叱られた経験があります。

氏名と用件を伝える！ 準備したことを冷静に伝えよう

具体的なトーク例としては、まず電話をかけ、相手が「〇〇株式会社です」と出たら、「恐れ入ります。〇〇大学の〇〇（氏名）と申します。面接日の件でご連絡をいただいたので、その調整のためにお電話させていただきました」と、名乗りと要件を簡潔に伝えます。

担当者に取り次いでもらったら、改めて「お世話になっております。〇〇大学の〇〇です」と挨拶しましょう。

その際、メモを見ながら「候補日ですが、〇日と〇日の都合が良いです」とハキハキと伝えてください。メモがないと、焦って「ええと……」と淀んでしまいがちですが、それが一番良くありません。

しっかり準備をして、落ち着いて内容を伝えること。それが相手へのマナーであり、失礼のない対応につながります。

日程調整のポイントは、スピードとわかりやすさ、そして相手目線に立つことです。 メールで案内が届いた場合は、原則として24時間以内に返信しましょう。

もし確認に時間がかかる場合は、「いつまでにご連絡します」と一報入れるだけでも印象が違います。

希望日を伝える際は、こちらから三つほど、具体的な候補を提示してください。ピンポイントな指定ではなく、「〇日の13時……17時の間」というように、時間に幅を持たせて提示すると調整がスムーズになります。

電話の前はメモを準備！ 名前と要件を必ず伝えよう

電話で調整する場合は、まず自分を名乗って、要件を伝えると良いですね。

「お忙しいところ失礼いたします。〇〇大学の〇〇と申します。先日ご連絡いただいた面接日程の件でお電話いたしました」と伝えると、向こうも状況がわかりやすくなります。

会話を通じて希望を伝えることになりますが、緊張して慌てないよう、あらかじめ予定を書いたメモを手元に準備しておくのがおすすめです。