電話とメール、状況に応じて使い分けましょう。

選考や内定の辞退連絡については電話にすべきか、メールで良いのかで悩む人も多いと思いますが、正直なところ状況に応じて使い分ければ問題ありません。

まだ面接回数が少ない段階であれば、メールでの連絡でも失礼に受け取られることはほとんどないでしょう。

一方で内定をいただいた後や、何度も面接を重ねて丁寧に対応して貰った企業に対しては、少し緊張しますが電話で直接伝えた方が思いは伝わりやすいと思います。

相手への配慮を忘れず結論を簡潔に伝えるのがマナー

電話を掛ける時間帯についても意外と悩むポイントですが、始業直後や昼休み、 終業間際の慌ただしい時間は避けた方が無難です。用件は出来るだけ簡潔に伝え、辞退の理由も一身上の都合などで十分です。

無理に詳しく説明しようとすると、かえって言いづらくなってしまいます。もし電話を掛けて担当者が不在だった場合でも、折り返しを強くお願いする必要はありません。

そのままメールで改めて連絡しても失礼にはなりませんし、その方が相手の負担にならない事もあります。

メールの場合も結論を先に簡潔に書き、これまでの対応への感謝と辞退することへのお詫びを添えれば十分です。

理由を丁寧に長く説明したくなる気持ちが有るかも知れませんが、相手の時間を取らない配慮の方が大切だと思いますよ。

正直、選考や内定を辞退する連絡はとても気が重いと思います。「失礼にならない」「怒られないかな」と不安になるのは自然なことです。きちんと連絡をすること自体がすでに誠実な行動です。

結論から言うと内定を辞退する場合は、少し勇気がいりますが電話で伝えられるとベストですよ。

声で直接ご縁に感謝していること、悩んだ末の決断であることを伝えるだけで印象は大きく変わります。

電話の時間帯は平日の10時〜11時半、または14時〜16時が適切です。始業直後や昼休み、終業間際は避けましょう。

早めに丁寧に伝えることが最も大切

とはいえどうしても電話が難しい場合や、担当者につながらない場合は丁寧なメールでも問題ありません。

一方で書類選考中や一次、二次面接段階での辞退であれば、メールでの連絡でもビジネスマナー上問題ありません。その際も辞退理由を簡潔に感謝を必ず添える、結論を先に伝えることが重要ですよ。

電話メールいずれの場合も詳細な理由説明は不要で、熟考の結果一身上の都合などで十分です。重要なのは早めに、丁寧に、簡潔に伝えることでありこれが社会人としての基本的な姿勢でもあります。