インターンシップに参加するにあたって、企業に参加の意思を伝えるメールを送る必要があるケースがあります。その際、具体的にどのようなメール文面を書けば良いかわからないと悩む人もいるのではないでしょうか。

メールを書く際に重要になるのが、書き方やマナー、インターンへの熱意の伝え方などを理解しておくことです。

そこでこの記事では、キャリアコンサルタントの野村さん、郡山さん、板谷さんと一緒にインターンに参加する際のメールの書き方やマナーなどを解説します。基本的な書き方や守るべきマナーなどが存在するため、伝えたいことを伝え、かつ受け手にとって失礼のないような文章を書けるようにしましょう。

インターンシップの参加メールは基本を徹底的に押さえることが必須

インターンの参加メールには基本的な書き方があります。まずはこの基本を徹底的に押さえることが社会人として求められます。

しかし、「具体的にどのような書き方をしなければ良いかわからない」「ダメな書き方はあるのか」など、疑問を持つ人もいるのではないでしょうか。

この記事では、前半でインターンの参加メールの基本的な書き方やマナーなどを解説します。まずは基本を押さえて企業側に失礼のないメール文が書けるようにしましょう。

そして記事後半では、インターンの参加メールが選考の合否にどう影響するか、志望度の高さを伝える方法など、インターンの選考突破に役立つ情報を解説します。参加メールで他者と差別化して、充実したインターンにできるようにしましょう。

インターン参加時のメールについては以下の記事でも解説しています。全体をとおして押さえておきたい挨拶のマナーも紹介しているので、あわせて確認してみてください。

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前提を確認！ インターンシップに参加する際のメールの重要度

インターンの参加メールについて、ただの連絡手段と考えている人もいるのではないでしょうか。もちろん連絡手段ですが、礼儀正しいメールを書けることは社会人として必須なスキルであるため、インターン参加時にも正しく書くことが求められるのです。

そして、正しくメールが書けるかどうかは就活の本選考時にも影響します。そのため、インターンのときからメールの書き方をマスターして、スムーズに本選考対策に望めるようにしておくのがおすすめです。

項目別！ インターンシップに参加する際の基本的なメールの書き方

社会人としてメールを作成する際、基本的な書き方・構成が存在します。これはインターン参加時にも適用するものであるため、書き始める前にしっかり理解しておくことが大切です。

ここからはインターンに参加する際の基本的なメールの書き方を解説します。メールのマナーは、社会人でも身に付けられていない人がいるのも事実です。そのなかで学生の段階で基本を身に付けておくと、重宝される存在になれるでしょう。

件名：要件をまとめて短くシンプルに

社会人になると一日に数十から数百のメールを受け取ることになります。インターンの担当者も、日常的な業務もあるため、すべてに目を通す時間はありません。そのなかで目を通したり、返信したりするメールを見極めるためにも、件名が重要になるのです。

件名はどのような内容のメールかを瞬時に判断できるよう、要件をまとめて短く、そしてシンプルにすることがポイントです。具体的には以下のような形で書きましょう。

件名のあとに大学名や氏名を入れることで、複数回メールのやり取りをする際に「この人からメールが来た」とわかりやすくなるため、書いておくことをおすすめします。

宛先：略さず正式名称を記入

インターンの参加メールの冒頭は、宛先から始めます。このメールが誰に対してのものなのかを明確にするためです。そして、宛先には受け取ってほしい人の会社名、部署名、氏名を記入します。

宛先を書く際のポイントは、以下のように会社名は正式名称で記載し、担当者名には「様」といった敬称を付けることです。

なお、担当者名がわからない場合は「ご担当者様」と記入すると失礼がありません。

本文：一文を短くかつ具体的に

本文は大きく分けて3つの要素で構成されています。本文は最も伝えなくてはいけない部分です。伝えたいことを正しく伝えるためにも、一文を短く、かつ具体的に書くことを意識しましょう。

ここからは、本文の書き方について要素別に解説します。インターンの参加メールの重要な部分となるため、しっかり理解を深めておきましょう。

挨拶文

メールとはいえ、はじめましての関係ではあるため、きちんと挨拶をするのが礼儀です。具体的には以下の要素を含めて挨拶する必要があります。

そして、上記を含めた挨拶文は以下のようになります。

敬語は慣れが必要ですが、まずは見よう見まねで書いてみて、大学や社会人の先輩、先生などに確認してもらうことで正しい言葉使いができるようになるでしょう。

本文

本文には「なぜ応募したいと思ったのか」という背景と、「インターン参加後にどのような取り組みがしたいのか」という展望を記入します。

本文は熱意を伝えられる重要な部分ですが、つい長文になってしまうことがあるため、より短くシンプルな文章にすることを心掛けましょう。具体的には以下のような文章を書くことができます。

読みやすい文章を作成するには、実際に声に出して読んでみて、スラスラ、かつリズム良く読めるかチェックしてみることがコツです。そして、具体性のある文章になっているかどうかも確認しましょう。

締めの文章

社会人としてメールを書く際、「相手の時間をいただく」という敬意を込めて、締めの文章を書くことが大切です。具体的には以下のような文章を書くことがあります。

この文章があるかないかで、「相手のことを考えているか」という誠意を示すことができます。インターン参加についての内容を伝える文章ではありませんが、マナーとして最後に一文付け加えましょう。

署名：所属や氏名、連絡先などを記入

メールの最後に署名を記載します。署名には、以下のように所属や氏名、連絡先などを記入しましょう。

署名を記載しておくことで、インターンの採用担当者が緊急で連絡したいときや、電話をしたいときなどに連絡がしやすくなります。また、連絡先を聞くための連絡が不要になるため、担当者の手間も減らすことが可能です。

参加時以外も重要！ インターンシップに関するメール文の書き方

インターンに関するメールは参加時だけではありません。その後の返信や日程調整、参加後など、さまざまな場面でメールを送る機会があります。参加時以外は正しくメールを書けていないとならないよう、一通一通正しい書き方を心掛けなければいけません。

ここからは、参加時以外のインターンに関するメール文の書き方を解説します。どのような局面でも失礼のないよう、正しいメールの書き方を把握しておきましょう。

「確認しました」を伝える返信メール

インターン先企業の担当者から連絡を受け取った際、返信しないのはNGです。担当者にとっては、メールを受け取れたのかどうかわからず、不安が残ってしまうからです。

そのため、担当者から連絡を受け取った際は「確認しました」という意思を伝えるメールを送る必要があります。具体的には以下のようなメール文面になります。

このように、短い文章でかまわないため、メールを受け取ったことを伝える返信は必ずするようにしましょう。

「楽しみにしています」を伝えるメール

インターンへの参加が決定後、自身の気持ちを文章にすることで担当者に熱意を伝えることができます。特に「楽しみにしている」という気持ちは、受け手にとってもありがたい言葉です。

そのため、インターンへの参加が決定し、諸々の調整を終えた後、最後に「楽しみにしている」という気持ちを伝える文章を送ることをおすすめします。具体的には以下のような文章です。

このように、何かの返信に対して一文添えるだけで十分です。「今から送るメールがインターンまでの最後のメールになるかもしれない」と判断したら、「楽しみにしている」という旨を伝える一文を添えましょう。

インターンの日程調整メール

インターンに参加するにあたって、長期の場合はいつから可能か、短期の場合はいつであれば可能かという日程を調整する必要があります。

日程調整をするにあたって大切なことは、自ら候補日を複数提示することです。「いつなら可能でしょうか」といったメールを送ると、相手に可能な日程を探す手間を与えてしまうことになります。そのため、自ら候補日を複数提示することは必ずおこないましょう。

具体的には以下のような文章を書きます。

このように自ら候補日程を送ると、担当者はそのなかなから都合が良い日程を選ぶだけとなるため、「こちらの手間を省いてくれている」と感謝される可能性が高まるのです。

なお日程を送る際は、日にちや時間の入力ミスには気を付けましょう。

インターン参加後のお礼メール

インターンは担当者が入念な準備をしたうえで開催されます。参加者はインターンという機会をもらえているという認識を持つことが大切です。

そして、その感謝はメールでも伝えましょう。具体的には以下のような文章を作成します。

上記のように、感謝の一文と得た学びを共有することでお礼を伝えることができます。また、新卒採用の選考に応募したいと感じた場合はその旨も伝えるのが良いでしょう。

インターンの後にメールを送るべきか迷う人もいると思います。以下のQ&Aではキャリアコンサルタントがインターン終了後にメールを送ることの重要性を解説しているので、ぜひ参考にしてください。

なお、インターンへの参加が決定後、辞退する際にもメールを送る必要があります。実際にメールを作成する際に、具体的にどのようなメールを送れば良いかわからないと悩まないよう、以下の記事をチェックしておきましょう。

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低評価のリスクを避ける！ インターンシップの参加メールに関するマナー

インターンの参加メールは正しい書き方だけでなく、守るべきマナーがあります。このマナーを守られていないと低評価のリスクが高まり、選考に落ちる可能性が高くなってしまうのです。

ここからは、インターンの参加メールに関するマナーを解説します。書き方だけでなく、送信の方法に関することも含まれるためチェックしておきましょう。

来たメールにはできる限り返信する

どのような内容でも、来たメールにはできる限り返信しましょう。

インターンに関するメールのなかには、必ずしも質問形式ではなく、連絡事項を共有する目的のものもあります。たとえば、インターンの実施内容や日時など、一方的な共有事項が記載してあるメールが送られてくることもあるのです。

その際、返信すべきか迷うことがありますが、送り主に「確認しました」という意思を伝える意味も込めて返信しましょう。

しかし、なかには「返信不要」と記載があることがあります。その場合は返信する必要はありません。

フォーマルな言葉遣いで文章を作成する

インターン参加時は大学生ではあるものの、企業の担当者とメールのやり取りをするため、社会人としてフォーマルな言葉遣いで文章を作成することが求められます。

ビジネスシーンのメールに慣れていないと、無闇に敬語を使ったり、反対に友達と連絡するような文章でメールを作成したりしてしまうことがあります。

その場合、企業側に「礼儀がなっていない」と思われるだけでなく、「入社後に顧客に同じようなメールを送ってしまうのではないか」と考えられ、低評価を付けられる可能性が高まってしまうのです。

礼儀正しい文章を作成するためにも、正しい敬語やフォーマルな言葉遣いを学び、適切な文章を作成できるようにしましょう。

言葉遣いのなかで「御社」と「貴社」の使い分けがわからないと感じる人もいるのではないでしょうか。以下の記事では「御社」と「貴社」の違いや、間違えた場合の影響などについて解説しています。

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インターンの参加メールを作成する際に使用を避けるべき言葉遣い

普段何気なく使っている言葉のなかには、インターンの参加メールでは使用を避けるべき言葉遣いがあります。それらはカジュアルな言葉遣いが多く、ビジネスシーンでは不適切と考えられているからです。

たとえば、以下のような言葉遣いはカジュアルととらえられ、低評価のリスクが高まってしまいます。

上記は一部に過ぎませんが、避けるべき言葉があるということを認識し、不安を感じたら都度調べるようにしましょう。

24時間以内の返信を心掛ける

企業側の担当者からメールが来たら、できる限り24時間以内の返信を心掛けましょう。特に日程調整や確認事項など、担当者のスケジュールに影響するものはできる限り早い返信が大切です。

メールを返信しない時間が長いと、企業の担当者の待ち時間、すなわち何もできない時間が発生してしまい、メールの内容に関する物事が進まなくなってしまうのです。自分の不注意で多くの人に迷惑をかけてしまうことになるため、できる限り早い返信が求められるのです。

手が空いているときはその時点で、忙しいときはどれだけ遅くても24時間以内に返信するということを心掛けましょう。

返信する際は「全員に返信」を選択する

返信をする際、画面には「返信」と「全員に返信」の両方が表示されることがあります。「全員に返信」が表示される場合は、「全員に返信」を選択してメールを送りましょう。

メールには「CC（カーボンコピー）」という、直接の宛先ではない関係者にもメールが届くようにする機能があります。「全員に返信」ではなく「返信」を選択した場合、宛先となる人にしか届かなくなり、企業側の情報の共有がしにくくなってしまうのです。

評価に影響するほどのものではありませんが、企業側の意図を考慮し、インターンの参加に関するメールで返信する際は「全員に返信」を選択するようにしましょう。

読者の読みやすさを意識して改行などを活用する

インターンの参加メールを送る際、内容だけでなく、文章の読みやすさも意識する必要があります。どれだけ熱意のこもった内容でも、読みにくい文章を書くと伝えたいことを伝えられなくなってしまうからです。

具体的には一つの内容に関する文章が終わったら、段落を分けましょう。そして、一つの文章が3行以上にならないよう調整することで読みやすいメールを作成できるようになります。

インターンの参加メールは中身だけでなく、見た目も読みやすさにつながるため、見た目を整える意識を持ってメールを作成してみましょう。

採用経験者が解説！ 企業側が持つインターンシップの参加メール評価基準

インターンの参加メールは選考の評価に影響する可能性があります。文章作成能力や言葉遣い、相手への対応などから、応募者の能力を確認することができるからです。

しかし、「具体的にどのような評価基準で参加メールが見られるかわからない」と疑問を持つ人もいると思います。

ここからは、企業側が持つインターンの参加メールの評価基準について、採用経験のあるキャリアコンサルタントの板谷さんに解説してもらいます。評価基準を満たすためには、まずは評価基準を知ることが大切となるため、ぜひ参考にしてください。

確認必須！ インターンシップの参加メールのNG例文

ここまでインターンの参加メールの基本的な書き方やマナーについて解説してきましたが、これらを満たせていないメールは低評価となる可能性があります。しかし、いざメールを書いてみると「具体的にどのようなメールがNGとされるのかがわからない」と悩む人もいると思います。

そこでここからは、インターンの参加メールのNG例文を解説します。どのようなメールがNGとされるかを確認して、正しく書けるようにしましょう。

基本的な文章構成がなっていないNG例文

前述のとおり、インターンの参加メールは以下のような構成で作成することで、社会人としてのマナーを守りながら、わかりやすい文章を書くことができます。

しかし、上記の例文では、まず件名から企業側は何のメールかを把握できません。また、「インターンに参加したい」という希望は伝わるものの、そう考えた背景や、インターンを通してやりたいことなどが記載されてなく、簡素すぎるメールとなってしまうのです。

そのため、まずはインターンの参加メールの基本的な構成を理解したうえで、構成に沿った文章を書けるようにしましょう。

カジュアルな言葉遣いをしているNG例文

上記の例文では「！」や「参加したいなって思って」など、友人や先輩に連絡するときのようなカジュアルな言葉が使われています。

インターンの参加メールの送信先は企業の担当者であり、初対面の相手となります。そのような人にカジュアルな言葉遣いは失礼に値する可能性があるため、フォーマルな言葉遣いを意識しましょう。

改行を使用せず読みにくい文章になっているNG例文

上記の例文は、内容自体は構成に沿って作られていて、インターンの参加メールとしてふさわしいものです。しかし改行がないことから、読みづらい文章となっています。

上記の例文に適切な改行を加えると以下のようになります。

このように、改行が加わることで読みやすくなり、より伝えたいことを伝えられるメールを作成できるようになります。

就活のプロが解説！ インターンシップの参加メールで志望度の高さを伝える方法

インターンの参加メールからも志望度の高さを伝えることは可能です。メールでも高い志望度をアピールすることで、選考の評価が高くなる可能性があります。

しかし、具体的にどのようにしたら参加メールから志望度の高さをアピールできるかわからない人もいると思います。

ここでは、就活のプロであるキャリアコンサルタントの野村さんに、インターンの参加メールで志望度の高さを伝える方法を聞いてみました。知っておいて損はないものであるため、インターンに参加したいと考える人はチェックしておきましょう。

焦らず適切な行動を！ インターンシップの参加可否の返信を忘れた場合の対応

インターンに関するメールのなかには、インターンの参加可否に関する内容のものがあることがあります。参加するのであれば、指定された期日までに必ず返信しなくてはいけません。

しかし、このようなインターンの参加可否に関するメールの返信を忘れてしまったということも考えられると思います。

参加可否のメールへの返信を忘れてしまった場合は、メールでの返信に加えて以下のような内容の電話もすることをおすすめします。

上記のように、電話をする際は謝罪のうえ参加可能かどうかを質問しましょう。

志望度の高さを伝えられるインターンシップの参加メールを書こう

インターンの参加メールはただの連絡手段ではなく、志望度の高さを伝える貴重なものとなります。そのため、きちんと正しい書き方やマナーを守ったうえで、インターンに対する自分の気持ちを伝えることが大切です。

志望企業のインターンにより確実に参加するためにも、志望度の高さが伝わる参加メールを書いて、就職に一歩近づけるようにしましょう。

記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO（非営利団体）での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan（キャリアカウンセラートレーニングプログラム）を修了

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