インターンシップへの参加を予定していたものの、志望度が高い企業と日程が被ってしまったり、前日に体調を壊してしまうということもあるでしょう。「参加登録をしたインターンって辞退できるのかな」「辞退したいけどどうすればいいのだろう」と悩んでいる学生もいますよね。

インターンを辞退することは可能ですが、企業への関心の低さを疑われることも。そうならないためにも、誠意の伝わる方法で辞退を申し出ましょう。

この記事では、キャリアアドバイザーの横山さん、上原さん、木村さん、マナー講師の樋口さんのアドバイスを交えつつ、インターンを辞退する場合の流れについて解説します。

インターンの辞退はリスクあり？ 連絡の仕方で誠意を伝えよう

インターンを辞退するのにはリスクがともなうため、やむを得ない事情でない限り、辞退はおすすめできません。どうしても辞退するしかない状況の人は、企業への連絡は慎重にする必要があります。

この記事ではインターン辞退を慎重にするべき理由について説明し、辞退する場合の流れを解説していきます。連絡手段といえば電話もしくはメールですが、インターン辞退の場合どちらを優先するべきかや、それぞれの連絡手段での話し方や文章などを例文付きで解説します。

やむをえない事情であったとしても、インターンを辞退することで企業に迷惑をかけてしまう場合もあります。辞退する際は、ここから解説する内容を参考に誠意を持って伝えましょう。

そもそもインターンは辞退できる？

そもそもインターンの辞退ができるのかどうか、疑問に思う人もいますよね。結論から述べると、インターンの辞退は可能です。

インターンの選考に合格して参加が決まっていた場合も、「辞退ができない」「何がなんでも行くしかない」ということはないので安心してください。

無断で欠席するのはNG

辞退することは可能ですが、辞退する旨を連絡せずに無断で欠席するのはNGです。連絡がなければ、「遅刻しているのかもしれない」「途中で何かトラブルに巻き込まれていないかな」といった不要な心配を抱かせてしまいます。

無断欠席者の対応に社員が割かれると、ほかの参加者の迷惑になってしまうこともあります。辞退するのであれば、必ず企業にその旨を連絡すると心得てくださいね。

限られている時間の中で辞退する選択は重要になってきます。次の記事では、就活全体の流れについて解説しています。改めて流れを確認し、後悔のない選択になるよう、参考にしてみてくださいね。
就活の流れを5ステップで解説！ 時期別の選考対策も紹介

インターン辞退を慎重にするべき2つの理由

やむを得ない事情でインターンを辞退するのであれば、慎重にするべきと述べました。

「そもそもなぜ慎重になる必要があるのだろう」「インターンってそんなに重要なのかな」と疑問に思った人もいますよね。

ここではインターンの辞退を慎重にするべき2つの理由を解説します。

本選考で不利になるリスクがある

やむを得ない事情とはいえ、インターンを辞退したことで採用選考で不利になることはありえます。近年、インターンに参加した学生にのみ早期採用を実施したり、そもそもインターンに参加した学生しか本選考に進めないようにしている企業が増えてきています。

採用に直接影響はなくても、インターンに参加した学生にのみ、社員との面談や座談会に招待したり、インターン参加者を対象とした説明会やセミナーを実施している企業も多くあります。

このような企業が志望企業であれば、インターンに参加しなかったことで、ほかの候補者から遅れを取ってしまう事態は避けられないでしょう。

また言うまでもありませんが、辞退するときにマナーが守れていない人や態度が悪い人は非常識な人物として担当者の印象に残ります。悪い印象を払拭するのは容易ではありません。本選考を受けた場合、マイナスからのスタートになってしまうでしょう。

企業や業界への理解を深める機会を逃すことになる

本選考を受ける可能性が低く、志望度が高くない企業であれば簡単に辞退しても良いというわけでもありません。

インターンは参加企業への理解が深まるだけでなく、業界全体の動向を理解する機会になったり、職業体験を通して自己理解を深められる機会にもなります。

インターンを辞退することは可能ですが、上記のことを踏まえるとやむを得ない事情でない限りはインターンに参加するべきといえます。本当に辞退すべきか、企業に連絡する前に改めて考えてみましょう。

インターンに参加するのであれば、目的を明確にさせて自己成長の機会にしましょう。以下の記事ではインターンについて詳しく解説しているので参考にしてくださいね。
インターンは就活に不可欠？ 8のメリットと選び方を詳細解説

夏期に開催されるインターンへ参加を検討している人は、こちらの記事も参考にしてくださいね。
サマーインターンは参加すべき？ 参加方法から選考対策まで完全網羅

インターンを辞退すると決めたらすぐに連絡しよう

辞退することを決めたら、できるだけ早く連絡してください。企業はインターンに向けて準備をしています。参加する学生の数に応じてプログラムを調整しなければならない場合もあります。企業側の手間を最小限に抑えるためにも早めに連絡をするべきです。

連絡は企業の営業時間内におこなうことがマナーです。営業時間を過ぎている場合は、翌日に連絡しましょう。

マナー違反は就活では命取りになることも。インターンでは選考として面接を受けることもあるので、面接のマナーもしっかり押さえておくと良いですよ。
絶対に落とせない面接のマナー！ 「即不合格」にならないための作法

電話？ メール？ インターンを辞退するときの連絡方法

企業への連絡手段というと、電話とメールが挙げられますが、どちらが適切なのでしょうか。「メールの方が楽だから」というように、自分主体で選ぶわけにはいきません。企業にもっとも誠意が伝わる連絡方法を実践しましょう。

ここからは、企業にインターンの辞退を伝えるときのベストな連絡方法を解説するので、参考にしたうえで連絡してください。

電話で伝えた後にメールを送るのがベスト

インターンの辞退を告げる際にもっともベストな連絡方法は、電話とメールの両方で辞退を伝える方法です。まず電話で連絡し担当者に辞退の意思を伝え、その後メールでも再度辞退の旨と謝罪の気持ちを示します。

電話の後にメールをすることで謝罪の気持ちがより伝わり、加えて辞退した証拠を残すことができます。電話でのやり取りだけでは担当者が忘れてしまい、企業側の予定では出席予定のまま当日を迎えてしまうリスクがあります。

トラブルを避けるためにも、電話で伝えた後に併せてメールでも辞退の旨を伝えるようにしましょう。

当日の連絡は、インターンだけではなく常に気を付けなければいけません。次の記事では、面接の当日キャンセルについて解説しているので、こちらも併せて読んでみてくださいね。
面接は当日キャンセルしても大丈夫？ 元面接官が企業の本音を解説

電話がつながらなかった場合

電話がつながらなかった場合、折り返し連絡がある可能性もあるので数時間は連絡を待ち、しばらく経っても向こうから連絡がなければ再度連絡をしてみましょう。つながるまで少なくとも3回は自分から電話をして、それでもつながらない場合はメールにて辞退の旨を伝えます。

メールでは「お電話がつながらなかったためメールにて失礼いたします」と、電話をかけた旨を一言伝えると良いでしょう。メールの例文は記事後半で紹介しています。

企業の休業日に辞退を決めた場合

インターンまで一週間を切っているのであれば、すぐにでも連絡をした方が良いため、辞退を決めた当日が企業の休業日であれば、その日のうちにメールで辞退を申し出ましょう。担当者が営業日の朝一番でメールを見れば、すぐに対応ができます。その際はメールでの連絡となってしまったことを謝罪しましょう。

営業日のなるべく早い時間帯に電話をし、「メールでもお伝えしたのですが……」と前置きをして、辞退の旨と謝罪を伝えると丁寧な対応になります。

インターンまで時間がある場合は、直近の営業日に電話で伝えた後にメールを送りましょう。

インターンを辞退しても印象を下げないコツ

インターンに参加する学生と参加しない学生のどちらが入社意欲が高く見えるかというと、前者だと推測できますよね。インターンに参加するということは、企業に対して興味や関心を抱いているというアピールになります。自社に興味を持ってくれているということは、企業の採用担当者からするとうれしいことです。

インターンを辞退してしまうと、好印象から一転「そこまで意欲は高くないのかな」と思われてしまうことも。マイナスな印象を抱かせないために、辞退の連絡をする際に印象を下げないコツを解説していきます。

具体的な理由を説明し誠意を伝える

辞退の理由が抽象的であったり、濁した言い方よりも、「大学の講義が入った」「部活の大会の日程と被ってしまった」というように、具体的な理由の方が担当者に納得してもらえる可能性が高まります。

基本的に辞退理由は必ず伝えるようにしましょう。大学の用事以外でも体調が悪くなったり、家庭の事情で行けなくなったなどの場合も、正直に伝えれば納得してくれる担当者がほとんどです。

一方、「第一志望の企業のインターンと被ってしまった」「より興味が惹かれるインターンと同日だった」という理由では、自社への志望度が低いと判断されかねません。他社のインターンを優先させる場合は、「一身上の都合で」「諸事情で」というように伝えた方が無難です。

別の機会への意欲を伝えて企業への熱意を示す

企業によっては、別日にも同じ内容のインターンを開催している場合があります。夏期にサマーインターンを実施し、冬期にはウィンターインターンを実施する企業も多くあります。

「別日で開催されるインターンには参加したいと思っている」という旨を伝えると、今回は本当にやむを得ない事情で辞退しているのであり、企業への熱意は高いことがわかります。

もし別日のスケジュールがわかるのであれば、自分が参加できる日程をあらかじめ提示して、変更できないか聞いてみましょう。ただし、すでに参加者が満員の場合や受付を締め切っている場合もあるので、変更を断られた場合は潔く引き下がりましょう。

電話編！ インターンの辞退の伝え方

インターンを辞退する際には、最初に電話で連絡した後にメールでも辞退の旨を伝える流れがおすすめだと述べました。そこで、まずは電話でのインターン辞退の伝え方を解説していきます。

企業の人と電話でやりとりするのは初めてという人もいるのではないでしょうか。家族や友人と電話するときとは異なり、社会人が電話をかけるときには守るべきマナーがあります。マナーを守って、丁寧に辞退を伝えましょう。

①比較的電話がつながりやすい時間帯にかける

そもそも電話で辞退をするときは、営業時間内にかけることが大切です。また、一般的に始業して間もない時間や終業間際は仕事が立て込んでいる可能性が高いため、連絡は避けた方が良いです。お昼時も電話をするのは避けましょう。

たとえば9時〜18時が営業時間の企業に電話を掛けるときは、11時〜12時、14時〜17時を目安に連絡をしてくださいね。

②大学名と名前を述べる

電話は「もしもし」から話し始めがちですが、「もしもし」はビジネスの場で使用するのは好ましくありません。相手が電話に出た後の第一声は、「お世話になっております」や「お忙しいところ恐れ入ります」と挨拶を一言述べましょう。

その後、大学名と名前を伝えます。大学名と名前は重要な情報なのでゆっくりとはきはき伝えるようにしてください。

③インターンの日付や参加予定者であることを伝える

大学名と名前を伝えたら、インターンの件であることを伝えましょう。インターンを複数回実施している可能性もあるので、開催予定の日付も伝えてください。そして、担当者につないでほしい旨を伝えましょう。

④担当者に再度名前や参加予定者であることを伝える

担当者に電話を代わってもらえたら、再度自分の名前と大学を伝えましょう。そして、用件がいつのインターンであるかを伝え、「今少しお時間をいただいてもよろしいでしょうか」というように、相手の都合を確認するようにしてください。

⑤辞退する旨を伝える

「少しお時間をいただいてもよろしいでしょうか」に対し、了承が得られたらインターンを辞退する旨を伝えます。先に解説したとおり、辞退の理由を沿えると誠意が伝わりやすくなります。

⑥謝罪の気持ちを伝える

辞退する旨を伝えたら、続けて謝罪の気持ちを伝えるようにしてください。「貴重な機会を設けていただいたにもかかわらず」というように、企業側の事情を考慮した言葉を沿えると、謝罪の気持ちは伝わりやすくなります。

また、先に解説したとおり、次の機会には参加したい旨を伝えると企業への熱意が表せます。

⑦締めの挨拶を伝えて自分から電話を切る

謝罪の気持ちを伝えたら、担当者から「わかりました」といった了承の返答があるはずなので、「お忙しいところお手数をおかけして申し訳ございませんでした」というように、締めの挨拶を述べるようにしましょう。

基本的にビジネスの場では、電話はかけたほうから切ることがマナーとされています。そのため、終話後は自分から電話を切って問題ありません。急いで切断すると、意図せず相手が話している途中で切ってしまうこともあるため、話し終わってから2、3秒間を置いて切ると良いですよ。

インターンの辞退を電話で連絡する場合の例文

ここからは、インターンの辞退を電話で連絡する場合の例文をシチュエーション別に紹介していきます。これから電話をするという人は、ぜひ参考にしてください。

例文を読むだけでは、電話でのやりとりがイメージできない人もいるでしょう。学生と企業の担当者の電話のやり取りを再現した音声も併せて掲載しているので、そちらも聞いてみてくださいね。

やむを得ない事情がある場合

やむを得ない事情で辞退する場合は、先に解説したインターンの辞退の伝え方の流れに沿って辞退を伝えるようにしましょう。

さらにイメージをつかむために、学生と採用担当者の電話のやりとりを再現した音声を聞いてみましょう。

体調不良で直前に辞退する場合

インターン開催日の間際に、当日の緊急連絡先として採用担当者に直接つながる電話番号が記載された、当日の案内メールが送られてくる場合もあります。当日に体調不良で辞退せざるを得なくなった場合は、案内メールに記載された連絡先に電話をかけましょう。

会社の電話番号しか知らされていない場合は、そちらに連絡を入れて問題ありません。なるべく早くかけるようにしましょう。

さらにイメージをつかむために、学生と採用担当者の電話のやりとりを再現した音声を聞いてみましょう。

こちらの記事では体調不良で面接を受けられなくなった際の対処法を解説しています。連絡の仕方や伝え方などは、インターンを辞退する場合にも参考になるのでぜひ確認してくださいね。
面接当日に体調不良になったときの3つの対処法｜企業への連絡例文7選

メールで辞退を申し出たが返信がなかった場合

先に、メールで辞退を申し出て、返信がない場合、採用担当者がメールに気付いていない可能性が高いです。そこで、改めて電話をして辞退する旨を口頭で伝えるようにしましょう。

さらにイメージをつかむために、学生と採用担当者の電話のやりとりを再現した音声を聞いてみましょう。

メール編！ インターンの辞退の伝え方

企業から、キャンセルの場合はメールでの連絡を指示されていたり、電話がつながらずメールで連絡をする場合もありますよね。メールにも、ビジネス用のマナーがあります。

ビジネスマナーを踏まえて、丁寧にインターン辞退を伝えましょう。

①件名にインターン辞退の件であることを書く

一日に何十通もメールが届いている採用担当者も多くいます。そのためほかのメールに埋もれて見逃されないよう、件名だけで大事な内容であることがわかるようにする必要があります。

インターン辞退の件であることがわかれば、採用担当者もしっかりと中身をチェックしてくれます。件名で辞退者の名前までわかると、採用担当者が後から見返したいときに役立つので、記載しておくのがおすすめです。

②構成に沿ってインターン辞退の旨と謝罪の言葉を書く

メールの本文は、上記の順番で話を展開すると読み手にとって理解しやすくなります。もし、電話よりもメールでの連絡が先になってしまった場合は、文面での連絡になったことに対して一言謝罪するのがマナーです。

メールでの連絡に対して、辞退することを軽く捉えていると考える担当者もいます。やむを得ない事情でメールでの連絡になったとしても、辞退することに加えてメールでの連絡になってしまったことについてもお詫びを述べるようにしましょう。

③誤字脱字がないか見直して送信する

メールの本文が作成できたら、最後に誤字脱字はないかしっかり見直しましょう。企業名や担当者名が誤っていると失礼にあたるので、絶対に避けなければなりません。また、誤った敬語や表現では謝罪の気持ちは伝わりづらくなります。

作成し終えたらすぐに送信するのではなく、一息置いてしっかりと見直しをしたり、近くにいる家族や友人といった第三者にも目を通してもらってから送信するようにしてくださいね。

インターン辞退をメールで連絡する場合の例文

電話と同様、メールにも社会人の中では常識とされているマナーがあります。学生もそのマナーに従わなければ、悪い意味で目立ってしまいかねません。ここでは、インターン辞退をメールで連絡する場合の例文を紹介します。例文を参考にしてメールを作成すれば、マナーに則ったメールが作成できますよ。

電話で伝えた後に送る場合

インターンを辞退する場合は、電話で伝えた後にメールも送るのがベストと述べました。ここでは、電話で伝えた後に送るメールの例文を紹介します。

電話がつながらなかった場合

3回以上電話をかけたにもかかわらず電話がつながらなかった場合は、メールにて連絡を入れましょう。「先ほどお電話したところ、ご不在であったためメールにてご連絡いたしました」と添えれば、電話で連絡しようとしていたことが伝わります。

また、「本来であればお電話などでお伝えすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます」のように、メールでの連絡となったことに対してもお詫びがあると、丁寧な印象になりますよ。

インターンを辞退するときは慎重に連絡して次のチャンスをつぶさないようにしよう

インターンを辞退すると決めたら、なるべく早く連絡をしましょう。無断欠席は企業に対して失礼な行為であり、自分の品位を落とします。体調不良や予期せぬトラブルで直前に辞退することになっても、必ず連絡をするようにしましょう。

連絡をする場合は、電話で伝えた後にメールも送るのがベストです。電話やメールに慣れていない人も多いですよね。記事内で紹介している例文を読み込めば、イメージが湧いてくるはずです。

電話をかける前に何度か例文を声に出して読み上げて、すらすらと言えるようになったら、思い切って電話をかけましょう。就活ではどんな出会いが成功につながるかわかりません。企業との縁をなくさないように、辞退の連絡は丁寧に心をこめて謝罪の気持ちを伝えてくださいね。

記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO（非営利団体）での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan（キャリアカウンセラートレーニングプログラム）を修了

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