面接の日程変更を打診することは、公務員試験では不可能なことが多いですが、民間企業では受け入れられる可能性が高いです。しかしその際には、以下の点を心掛けて行動しましょう。

まず、企業があなたをどう思うかについて心配する必要はありません。企業も人間が運営しているので、急な予定変更が生じることは理解しています。ただし、その理由が「どうしても外せない用事」であることははっきりと伝えなければ、印象を悪くしかねません。

面接を軽んじていると思われないようにするためには、まずは謝罪の言葉から始めましょう。そして、日程変更の理由を誠実に伝え、再度面接の機会を設けてもらうことをお願いするという流れを大事にしましょう。

誠意が伝わるメールの内容にしよう

連絡についてはメールで問題ありません。むしろ、メールならば受け取った側が都合の良いときに確認でき、また内容が記録として残るため、適切な方法といえます。

メールの内容については、以下のような構成をおすすめします。

まずは、件名を明確に。たとえば、「面接日程変更のお願い」などとします。メールの冒頭では、自己紹介とともに面接日程の変更をお願いする旨を述べます。

次に、変更の理由を誠実に伝えます。具体的な事情を詳述する必要はありませんが、どうしても外せない用事であることは忘れず伝えましょう。

最後に、再度面接の機会を設けてもらえるようにお願いします。また、可能な範囲で新たな面接の日程候補日を提案すると良いでしょう。

伝えるときの注意点としては、敬語を正しく使い、丁寧な表現を心掛けることです。また、メールの返信を待つ間も、返信が来るまでに何度も連絡を入れるなどの行為は避けましょう。

以上の点を踏まえて、企業に連絡しましょう。どうしても避けられない事情であるならば、企業も理解してくれるはずですよ。

面接予定の日時に別の用事が入ってしまい、予定変更を企業側に打診した場合、企業側がどう思うかのポイントはいくつかあります。

1つ目は連絡するタイミング、2つ目は文面の丁寧さ、3つ目はその理由です。

まず、予定変更のお願い連絡を面接予定日の前日などにすれば確かに良くない印象を与える可能性がかなり高いでしょう。ただしやむを得ない理由で、かつ丁寧なメール文面であれば話は変わってきます。

たとえば「前日から発熱して体調不良になった」「身内に不幸があった」「災害や天候不順で交通機関が麻痺しそう」といったことであれば「仕方ないよね」となります。

きちんとした理由があれば相手も納得できる

大切なのは「できるだけ早めに」「失礼のない文面で」「きちんと理由を説明して」連絡すること。そうすればさほど悪い印象を与えずに済みます。

連絡手段としては基本的にメールが良いですが、面接日時の1週間前を切ったタイミングであれば電話連絡もありです。3日を切ったタイミングなら、むしろ電話連絡の方が良いでしょう。

質問者さんは「落とされる理由になってしまいそう」だが「どうしても外せない用事」ということで、そちらを優先させたいとのこと。その「どうしても外せない用事」が企業に話せる内容であれば、きちんと伝えた方が相手は納得しやすいです。

単に「諸事情で」だけだと相手も納得しづらいでしょう。企業は質問者さんの面接のために関係者の予定を調整し、面接場所を確保し、ほかの就活生の予定も調整して日時を決定しています。それを変更してもらうということの影響を考えて、連絡をすることが大切です。