選考辞退は「関係を断ち切る」行為ではなく、「関係の姿勢を維持する」行為でもあります。一度選考を受けた企業に再度応募するケースも考えられるため、誠実に対応できていればそのチャンスは残されます。

立つ鳥跡を濁さずの精神で、最後まで気を抜かずにコミュニケーションしましょう。

まや、企業がぜひ採用したいと考えている候補者の場合、辞退理由をたずねられる可能性はありますが、基本的には率直かつ簡潔に伝えるのが良いです。

理由は「他社での選考が進んだため」「就職活動の方針を見直し、志望分野を絞ることにしたため」「家庭の事情」などで十分です。

実際に連絡をする際の文面は「①選考機会への御礼→②辞退の結論→③簡潔な理由→④配慮への謝意→⑤企業の発展を祈る言葉」で構成すると、丁寧な印象を与えられます。

＜メール文例＞
「〇〇. 人事部. 〇〇様

お世話になっております。△△（氏名）です。
このたびは、貴社〇〇職の選考について、誠に勝手ながら辞退させていただきたくご連絡申し上げました。
就職活動の方針を見直し、志望分野を絞ることにしたためです。

お忙しいなか、ご案内と日程調整のご配慮をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり大変恐縮しております。

貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます」

もし引き止められても、自分の意思をしっかり伝えよう

企業側も、正当な理由があれば「仕方がない」と理解し、円満に終わることがほとんどです。仮に引き止めにあった場合でも、ご自身の意思を丁寧にお伝えすれば問題ありません。

将来的な関係性を考慮し、最後まで誠実な対応を心掛けましょう。

面接辞退の連絡は、誠意をもって丁寧におこないましょう。

「志望度が低い」といった直接的な表現は避け、「諸般の事情により」などの表現を用いるのが適切です。相手企業にもスケジュールや準備があるため、配慮ある言い回しが必要です。

感謝と配慮の姿勢でコミュニケーションを取ろう

その際には、「大変恐縮ですが」といったクッション言葉を添え、選考に時間を割いてもらったことへの感謝と、辞退することへのお詫びの言葉を必ず入れましょう。

丁寧な辞退は、今後その企業と再び関わる可能性を残すことにもつながります。また、辞退を決めたらなるべく早く連絡するのがマナーです。

選考が最終段階に進んでいる場合など、企業との関係性によってはメール1本で済ませるのではなく、電話で直接伝えるほうが丁寧な場合もあると覚えておきましょう。