履歴書の準備に時間がかかり、すぐには送付できない場合は、まず採用担当者へメールで一報を入れましょう。

その際は、「先に連絡を入れること」「具体的な到着の目安の日を伝えること」「可能であれば代替案を提示すること」の三点を簡潔に伝えるのがポイントです。

「忙しい」といった個人的な事情を言い訳にするのではなく、事実と代替案をセットで示すことで、誠実な印象につながります。

到着確認は不要！ 丁寧なメールで対応しよう

メールの文例は以下のとおりです。

件名：応募書類の送付時期につきまして／株式会社〇〇 採用ご担当者様
〇〇大学の△△です。応募書類一式を準備中ですが、〇月〇日の投函を予定しています。到着は〇月〇日の見込みです。もしお急ぎでしたら、PDF版を先に〇月〇日までにお送りすることも可能です。ご不便をおかけし恐縮ですが、どうぞよろしくお願いします。

書類を投函した後に、到着確認の連絡を改めてする必要はありません。上記を参考に、丁寧に連絡を入れましょう。

まず、企業から指定された提出期限に間に合うのであれば、わざわざ「送付が遅れます」と連絡する必要はありません。

準備が整い次第、期限内に送付すれば大丈夫です。

遅れる場合は要連絡！ 理由や期限を添えて送ろう

もし、期限に間に合いそうにない、あるいはギリギリになってしまいそうな場合は、できるだけ早く採用担当者に連絡を入れましょう。

その際、「仕事が忙しい」といった個人的な理由は、意欲が低いととらえられかねないので、避けたほうが無難です。

「書類の準備に、今少し時間をいただいております」といった表現を使い、「〇月〇日までに、必ずお送りします」と具体的な送付予定日を伝えることが大切です。

誠実な姿勢で、いつまでに送付できるのかを明確に伝えましょう。