履歴書をWebで提出するやり方は? 作り方やマナーを徹底解説! 

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  • キャリアコンサルタント

    Arisa Takao〇第二新卒を中心にキャリア相談を手掛け、異業種への転職をサポートする。管理職向けの1on1やコンサルティング業界を目指す新卒学生の支援など年齢や経歴にとらわれない支援が持ち味

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  • キャリアコンサルタント/上級心理カウンセラー

    Fumiko Furuta〇キャリアに関する記事の執筆・監修や、転職フェアの講演、キャリア相談、企業や学校でのセミナー講師など幅広く活動。キャリア教育に関心があり、学童クラブの支援員も務める

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    Misako Sugihara〇石川県金沢市を拠点に15年にわたり就職支援に携わる。2年前からは転職支援も手掛けている

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この記事のまとめ

  • Web履歴書作成のポイントを押さえよう
  • Web履歴書提出時にもマナーがある
  • Web履歴書の提出でよくあるミスを紹介

就職活動で必要になる履歴書ですが、近年ペーパーレス化が進み、Webでの履歴書提出を求める企業が増えてきました。

履歴書を手書きで1枚1枚書いていると大変なので、Webで履歴書を提出できるのは便利だと感じる学生もいるでしょう。しかし、マナーを守って提出しないと相手に悪い印象を与えてしまい、面接に進む前に落とされてしまう原因となります。

この記事では、キャリアアドバイザーの高尾さん、杉原さん、古田さんのアドバイスを交えつつ、履歴書をWebで提出する際にはどういったマナーがあるのか、どのように履歴書を作成すれば良いのかを解説します。Webでの履歴書の提出のマナーを身に付けて、好印象で面接をスタートできるようにしましょう。

履歴書をWeb提出する際は必ず守るべきマナーがある

企業に履歴書を提出する際、先で述べたペーパーレス化などの影響でWeb上で簡潔させるよう求められることが多くなりました。履歴書をWebで提出する際には、紙ではないWebならではのマナーがあります。

このマナーを知らずに履歴書を提出してしまうと、相手に失礼な印象を与えてしまい、面接で不利になる可能性が高くなります。履歴書の提出方法も正しいマナーを身に付けておくことで、内定へ一歩近付くことができます。

この記事ではまず、履歴書をWebで提出する一連の流れやWebで提出する履歴書の作成方法について解説します。

そして後半ではWebで履歴書を提出する際のマナーについて詳しく解説し、よくある間違いや履歴書を提出する前に見直したいチェックリストを紹介します。

最後まで記事を読んで、完璧なWeb履歴書を提出できるように一つずつチェックしていきましょう。

履歴書を書く時間がない時は、「履歴書完全マニュアル」を活用しよう!

履歴書に何を書けばいいか困っていませんか?就活は限られた時間の中で準備する必要があるので、履歴書だけに時間をかけてはいけません。

そんな時は履歴書のポイントを網羅した履歴書完全マニュアル」を参考にしましょう。この資料を見れば、選考を突破できる履歴書をすぐに書くことができます。

実際に利用できるテンプレートもついているので、書き方を参考にしながら志望企業の選考を突破しましょう。


履歴書をWebで提出する流れ

履歴書をWebで提出する流れ

初めてWebで履歴書を作成して提出する場合、どのように履歴書を作れば良いのか、どのように提出すれば良いのかわからないですよね。

履歴書をWebで提出する方法は一度覚えてしまえばとても簡単で、初めてでも複雑な作業はないので、過度に心配しなくても問題ありません。

それではどのように履歴書をWebで作成し提出すればよいのか、PCを使って提出する場合とスマホを使って提出する場合の2パターンについて解説します。

PCで提出する場合

PCで提出する場合の手順

  1. 証明写真を準備
  2. フォーマットをダウンロード
  3. 入力しPDFに変換

まずはPCを使用して履歴書をWebで提出する方法を解説します。

PCを使うメリットとしては、スマホと比べて文字を打ちやすかったり、画面が大きく履歴書全体を見ながら記入できるという点が挙げられます

PCを使用する場合は、Excelのフォーマットを使用して、そのフォーマットに必要な情報を入力していくという方法が一般的なので、その方法を解説します。

証明写真を準備

履歴書の提出にあたり、証明写真が必要になります。写真がないとどんな人が応募してきたのか企業側は判断できないため、必ず用意しましょう。

証明写真はスタジオで撮影しても、街中にある証明写真機で撮影しても構いません。

スタジオで撮影してもらう場合は、身だしなみや顔の表情などについてアドバイスをもらいながら撮影できるので、どんな身だしなみ、表情で写れば良いかわからないという人はスタジオで撮影してもらうのがおすすめです

また、PCで履歴書を作成する場合、写真がデータとしてないと履歴書に写真を貼ることができません。スタジオで撮影してもらう場合は、撮影した写真をデータとしてもらうようにしましょう。証明写真機で撮影する場合も、データとして保存できる撮影機を選ぶようにしてください。

高尾 有沙

プロフィール

履歴書の写真の背景が白や淡い色で、ビジネスカジュアル以上の服装で清潔感が感じられること、そして髪がボサボサではなく不自然でない自然な笑顔だと、候補者の印象が伝わり良い印象を残すことにもつながります。

一方、背景が雑然としているものや暗い場所で撮影されたもの、カジュアルすぎる服装や乱れた髪型、極端な表情・不自然な笑顔などでは、あなたの魅力が伝わりません。

全体的にバランスの取れた写真を選ぶのがおすすめです。

フォーマットをダウンロード

PCで履歴書を作成する場合、一から履歴書を作成するのではなく、Excelのフォーマットを使用すると簡単に作成することができます。フォーマットはインターネット上でダウンロードできるので、まずはフォーマットをダウンロードしましょう。

「履歴書 フォーマット ダウンロード」で検索すれば、フォーマットをたくさん用意してくれているサイトが表示されるので、以下のようなサイトを参考にダウンロードしてみてください。

ダウンロードできる形式特徴
dodaword, excel, pdfオーソドックスなテンプレートが用意されている
マイナビ転職word, excel, pdfニーズ別に履歴書をダウンロードできる
RECRUIT AGENTword, excel, pdf, (1部pages)
macユーザー向けファイルをダウンロードできる
履歴書フォーマットをダウンロードできるサイト

注意点としては、職務経歴を記載する欄が多くある履歴書もあるということです。このタイプは、過去に企業に就職した経験があり、転職する際に使用するものなので、新卒の履歴書のフォーマットとしては適しません。

ほかにも、志望動機を強調できるものやスキルを強調できるものなど、いくつかのフォーマットがあるので、しっかり記載したい部分がある場合はそうしたフォーマットを使用しましょう。

どのフォーマットを使用したらいいか迷った場合は、厚生労働省のテンプレート、あるいはJIS規格のテンプレートを使用しましょう。

入力しPDFに変換

使用するテンプレートを決めてダウンロードしたら、空欄を一つずつ埋めていきましょう。上から順番に、全ての項目を埋められているか確認しながら入力していくと、記入漏れを防げます

履歴書に写真を貼る欄があるので、ここには撮影した写真データを添付しましょう。

全て入力し終えたら、履歴書をPDFとして保存しましょう。Excelの場合、「名前を付けて保存」を選択し、「ファイル形式」の部分を「PDF」に変更すると、PDF形式で保存できます。

Excel形式で提出すると、受け取った側が編集できてしまうので、編集ができないようにPDF形式として提出しましょう。

スマホで提出する場合

スマホで提出する場合の手順

  1. 証明写真を準備
  2. ツールに情報を入力
  3. PDFでダウンロード

PCで履歴書をWeb提出する際は、フォーマットをダウンロードして入力し、PDFに変換して提出するという方法をとります。スマホを使用する場合は、フォーマットをダウンロードするのではなく、オンラインツールを活用して履歴書を作成します

それではスマホで履歴書を作成しWeb提出するにはどんな手順を踏めば良いのでしょうか。その方法を解説していきます。

証明写真を準備

まずはPCで提出する際と同じで、スマホで履歴書を提出する際も、証明写真を準備する必要があります。

履歴書に添付する証明写真は、スタジオで撮影したものか、証明写真機で撮影したものを使用しましょう。最近はスマホで証明写真を撮影できるアプリもあるので、状況によっては使用しても問題ありません

AIの発達が著しく、アプリの中にはスーツを着用していなくてもAIが合成してスーツを着用しているような写真を撮影できるものもあります。しかしAIで合成した写真は、不自然な印象を与える可能性もあるので、しっかりスーツを着用して撮影しましょう。

杉原 美佐子

プロフィール

私が面接官なら、身だしなみを整えていることをとても重視します。また自撮りではない写真で、表情は爽やかもの、そして健康的で清潔感がある写真を好みます。

使う写真を見て、相手がどう思うかよく考えてくださいね。

ツールに情報を入力

スマホで履歴書を作成する場合、オンラインツールを使用します。質問に答えていくように、経歴や自己アピールなどを入力していくと、入力したデータが自動で履歴書のフォーマットに当てはめられて履歴書が作られます。

こうしたツールを活用することで、パソコンでExcelを使わなくても手軽に履歴書を作成できるのでとても便利です

ただし画面が小さくて打ち間違えに気付きにくいので、情報が正しく入力されているかだけしっかり確認しましょう。

PDFでダウンロード

ツールを使用してデータを入力できたら、でき上がった履歴書をダウンロードしましょう。ダウンロードする際はPDF形式で保存してください。

スマホで履歴書を作成する場合、ツールによっては証明写真が履歴書に貼り付けられない場合もあります。そうした場合は、作成した履歴書のPDFと撮影した証明写真の2つをメールに添付し、企業の採用担当者に送りましょう

証明写真を履歴書内に貼り付けられるツールを使用して履歴書を作成しておくと、証明写真を添付し忘れるというミスも防ぐことができますよ。

効果的なES対策をしたいなら
「内定者ES100選」を使いましょう!

「ESに何を書けばいいか分からない…」と悩んでいませんか?就活は限られた時間で効率的に進める必要があります。ESだけに時間をかけすぎるのはNGです。

そんな時に役立つのが、「ES回答例100選」。大手企業に内定した先輩たちの実際のESが無料で見られます。

業界や職種ごとのES例を参考に、効率よく志望企業のESを完成させましょう!

「ES100選」に掲載されている企業例
日本生命保険/NTTグループ/博報堂マイナビ/花王/三菱UFJ銀行/伊藤忠商事/サントリーなど!

スマホでも使えるWeb提出用の履歴書作成ツール紹介!

スマホで履歴書を作成する際には、履歴書作成ツールを使用すると簡単に作れるのでおすすめです。使用するツールによって特徴が異なるので、使いやすいツールを使って作成しましょう

メジャーな履歴書作成ツールとして、以下の3つのツールが挙げられます。

PDF保存特徴
anata不可スマホで直感的に入力できる
yagish複数のテンプレートが用意されている
りれきしょ君紙に記入している感覚で操作できる
メジャーな履歴書作成ツール

anataはスマホでも簡単な操作で手軽に作成できるのが特徴です。入力した後、発行されるURLから履歴書を閲覧できます。ただしPDFの発行ができないので、PDFで履歴書の提出が求められている場合や、印刷して手元に残しておきたい場合には向いていません。

またyagishは転職用や新卒用、アルバイト用など複数のテンプレートが用意されているのが特徴です。PDF出力に対応しているため、履歴書をPDFで提出する必要がある場合でも問題なく使用できます。

最後にりれきしょ君は、オンライン形式ですが実際に紙に記入しているような感覚で履歴書を作成できるツールです。ほかのツールだと、入力した文字がどのように配置されるのかが見えないですが、りれきしょ君は完成イメージを見ながら履歴書を作成できるのが特徴です。

りれきしょ君もPDF出力に対応しているので、PDFで履歴書を提出する必要がある場合でも問題なく使用できます。

これでバッチリ! Web提出用履歴書作成のポイント

ここまでPCやスマホで履歴書を作成する際の一連の流れについて解説しました。複雑な操作はなく、意外と簡単に履歴書を作成できると感じたのではないでしょうか。

基本を押さえたうえで、ここからは履歴書をWebで作成する際のポイントを解説します。ポイントをしっかり押さえておくと、企業に好印象を残せる履歴書を作ることもできます。

内容的な部分と形式的な部分の2つに分けて履歴書作成のポイントを解説します。

内容面

Web提出用履歴書作成のポイント〜内容面〜

  • アピールポイントをわかりやすく書く
  • 好印象を与えられる証明写真を使用する
  • 保有資格を記載する

履歴書を作成する際に悩むのが、どういった内容を書けば良いかではないでしょうか。履歴書に記載する内容によって相手に与える印象が大きく変わります。

履歴書の内容は、面接をおこなってもらえるかどうかを決める一つの判断材料となります。まずは内容面について、履歴書作成にあたり押さえておきたいポイントを解説します。

アピールポイントをわかりやすく書く

履歴書を作成する際は、アピールポイントをわかりやすく記載しましょう。具体的には結論から述べることを意識しましょう。

相手に伝えたいことがある場合、最も伝えたいことを冒頭に話すというのはとても大切なことです。文章が長くなってしまえば、最後まで読もうと思ってもらうのが難しくなり、最も伝えたい部分が伝わらなくなってしまうためです。

また、複数アピールポイントがあることは素晴らしいことですが、履歴書では最もアピールしたいものを1つに絞り、その1つについてしっかり記載した方が相手に伝わりやすくなります

アピールポイントをしっかり記載できると、面接担当者にも人柄が伝わりやすくなります。具体的にどのようにアピールポイントを記載すれば良いのかはこちらの記事で解説しているので、併せて参考にしてくださいね。

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古田 文子

プロフィール

過去の応募者にあった、陸上部で活動していた際に大会出場を目指して毎日◯時間トレーニングを重ね、どれくらいの期間で何秒タイムを縮めることができたというような、数字を交えたアピールはイメージしやすくとても印象に残っています。

好印象を与えられる証明写真を使用する

履歴書で内容と同じくらい大切なのが、証明写真の印象です。証明写真の良し悪しで相手に与える印象は大きく変わります。

証明写真で良い印象を与えるためには、服装、髪型、表情の3つを意識しましょう。まず服装に関しては、ジャケットを着用し、首元のボタンを締めて撮影しましょう。服にシワがないよう、アイロンをかけてから撮影するのがベターです。

髪型は耳にかからないようにして、おでこを出して写ると清潔感があり、真面目な雰囲気を伝えることができるので、就活に向いた写真になります。

また表情は明るく写るように意識しましょう。ただし歯を見せて笑うのはNGです。口は閉じたまま、口角を上げて笑顔を作りましょう。表情も相手に与える印象を大きく左右する要素なので、鏡で表情を作る練習をしてから撮影に臨んでみてください。

高尾 有沙

プロフィール

「社会人として最低限のマナーがなさそう」という印象を与えるような証明写真は、悪い印象を残す可能性があります。

背景が雑然としていたり生活感があったりするもの、暗い場所で撮影しているものや、服装がカジュアルすぎるものは最低限のマナーがないという印象を与えます。

また、意外かもしれませんが、過度な笑顔もビジネスシーンにはふさわしくないので注意してください。

写真が低画質だったりぼやけていたり、サイズが指定のものと違いすぎたりしているものも、あまり良い印象を与えません。

Webで履歴書を提出する際、証明写真をデータ化する必要があります。証明写真のデータ化のやり方についてはこちらの記事で解説しているので、併せて参考にしてください。

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保有資格を記載する

保有資格を記載する場合は、正式名称で記載することを意識しましょう。たとえば運転免許の場合、「普通自動車第一種免許」が正式名称なのでそのように記載しましょう。

その他の資格も保有している場合、まずは運転免許を記入欄の一番上に記載し、その下に運転免許以外の資格を記載しましょう。

また、資格を特に保有していない場合は「特になし」と記載しましょう。空欄のままだと記入漏れなのか資格を保有していないのかわからなくなったり、面接官に雑な印象を与えたりしてしまいます。

資格欄で面接担当者に良い印象を残すためにはいくつか押さえておきたいポイントがあります。こちらの記事では、履歴書の資格欄で好印象を残すためのポイントを解説しているので、併せて参考にしてくださいね。

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杉原 美佐子

プロフィール

やはり高度の資格が履歴書に記載されていると、良い印象に残ります。

どの資格であれ2級や3級ではなく、1級を持っているとすごいなと感心します。資格取得には相当の努力が必要で、まして1級となればなおさらです。また、国家資格や合格率10%前後の資格も印象に残ります。

形式面

Web提出用履歴書作成のポイント〜形式面〜

  • 書体・フォントサイズを統一する
  • 文字は左揃えにする
  • 全ての項目を埋める

内容面では、アピールポイントや保有資格の書き方、証明写真を撮影する際のポイントについて解説してきました。

内容をしっかり書くのもとても大切ですが、書いている内容を相手に読みやすく届けることもとても大切です

続いて、履歴書を作成するにあたって形式面で意識したいポイントを解説します。

書体・フォントサイズを統一する

フォントサイズや書体がバラバラだと、とても読みにくくなります。書体やフォントサイズは必ず統一して記載しましょう。特にExcelを使用して履歴書を作成する際には注意してください。

履歴書を作成する際に適した書体は明朝体です。WindowsならMS明朝、Macではヒラギノ明朝が一般的に使用されるので、この書体に合わせましょう。

Excelの場合、各セルでフォントサイズを確認できるので、全てのセルを確認して同じサイズになっているか確認しましょう。

高尾 有沙

プロフィール

フォントサイズや書体自体が直接的に面接の合否を決定する要因となることは少ないですが、履歴書全体の印象や可読性に大きな影響を与えるため、間接的には重要です。

フォントサイズや書体が統一されていないと履歴書全体が雑然とした印象を与えることになり、文字が小さすぎると読みづらさから内容が伝わりにくくなります。

読みやすい文章にすることで、内容がスムーズに伝わりやすくなりますよ。

Webで履歴書を作成する際、文字のサイズにも気を配りましょう。文字サイズに関してはこちらの記事で詳しく解説しているので、併せて参考にしてください。

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文字は左揃えにする

文字の配置にも意識しましょう。Excelでは左揃え、中央揃え、右揃えの3つを選択できますが、履歴書を作成する際は左揃えを選びましょう。中央揃えにすると、文頭が揃わないので見づらい印象を与えてしまいます。

せっかく良い内容を書いていても、文頭が揃っていないだけで内容をしっかり読んでもらえないことも多いので、左揃えになっているか確認しましょう。

全ての項目を埋める

空欄があると、面接官からするとその部分は記入漏れなのか特に記載することがないのかがわからなくなってしまいます。特に記載することがない場合、「特になし」と記載し、必ず全ての項目を埋めるようにしましょう。

空欄が一つでもあると面接官から雑な印象を持たれてしまいます。とてももったいないので、上から順番に記入欄を埋めていき、全ての項目を記入できたら、最後に必ず空欄がないか見返すようにしましょう。

履歴書を空欄で提出すべきでない理由や、どうしても書くことが思い浮かばない際の対策についてはこちらの記事で解説しているので、併せて参考にしてください。

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test

つい抜けがち! 履歴書をWeb提出する際のマナーを把握しよう

つい抜けがち! 履歴書をWeb提出する際のマナーを把握しよう

  • 期日ぎりぎりではなくできるだけ早く準備する
  • ファイル名に日付・氏名を入れる
  • 営業時間内に送信する

ここまで、履歴書をWebで作成する際の作り方やポイントについて解説してきました。ここまでの内容を実践すれば、良い印象を与えられる履歴書を作成できます。

後は作成した履歴書をWeb提出すればOKですが、Web提出する際にもいくつか注意したいマナーがあります。Web提出する際にはどういったマナーを意識すれば良いのか、詳しく解説していきます。

期日ぎりぎりではなくできるだけ早く準備する

履歴書を送った後、企業の面接担当が送った履歴書を読むことになりますが、期日ぎりぎりに履歴書を送ると、面接担当が履歴書を読む時間が少なくなってしまいます

期日より遅くなってしまうのは当然NGですが、期日ぎりぎりで提出するのも控えましょう。

履歴書は作成して間違いなく記入できていると確認した時点で送るようにしましょう。作成が完了した時点で提出した方が、提出を忘れてしまうことも防げるうえに、こちらが提出した履歴書をしっかりと読んでもらうことができます。

ファイル名に日付・氏名を入れる

企業の面接担当はほかの応募者からも多数の履歴書を受け取っています。そのため、履歴書のファイルが多く整理が大変です。

履歴書を送る際、ファイル名に日付と氏名を入れて送付することで、受け取った相手は何のファイルかがわかりますし、ダウンロードして保存した際にファイル名を変える手間がかかりません

ファイル名がないと、相手からすると何が送られてきたのかわからないので、こちらから何を送ったのかをわかるようにし、相手の手間を省くという気遣いも含めて必ずファイル名に日付と氏名を入れましょう。

履歴書の日付は記載した情報の信頼性を示すための重要な項目です。いつ時点の日付を記載したら良いかわからない人は、こちらの記事で履歴書の日付について詳しく解説しているので、併せて参考にしてください。

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履歴書の右上に書くべき日付は、提出方法ごとに異なります。正しい書き方をキャリアコンサルタントとともに解説。郵送・手渡し・メール、それぞれに応じた正しい日付を理解し、忘れずに記入しましょう。

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営業時間内に送信する

履歴書は大事な書類なので、見落とされてしまわないよう、営業時間内に送信しましょう。

面接担当は履歴書以外にも日々多くのメールを受け取っています。営業時間外にもメールを受け取ることがあるので、履歴書のメールを営業時間外に送ってしまうと、メールボックスの下に埋もれてしまって開封されないこともあります

相手に確実に届けて内容を見てもらえるように、営業時間内に送信しましょう。

古田 文子

プロフィール

メールを見落とされないようにするためには、タイトルに「履歴書」「自分の氏名」「応募」など、関連キーワードを入れるようにすると良いでしょう。

また、期日ギリギリに送ってしまった際は【】(隅付き括弧)をつけると見落とされにくくなります。

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履歴書をメールで提出する際の例文を紹介

履歴書をWebで提出する際もマナーがあるので、こうしたマナーを守らずに提出してしまうと、相手に悪い印象を与えてしまいます。

Web提出の際、マナーのほかに悩むのがどういった文章でメールを書くか、ではないでしょうか。履歴書を提出する際の文章はどのように書けば良いのでしょうか。

ここでは企業に直接応募する場合と、企業から履歴書送付の指示があった場合の2パターンに分けて、履歴書を提出する際のメールの文章例を紹介します。

履歴書を提出する際に、宛名をどう書けば良いか悩むかもしれません。こちらの記事で宛名について解説しているので、併せて参考にしてください。

企業に直接応募する場合

企業に直接応募する際、初対面の相手に履歴書を送ることになります。まずは自分の名前を名乗り、何を見て応募したのかを記載し、履歴書を送付する旨を伝えましょう

以下に例文を示します。

【件名】
〇〇職応募の件/氏名(フルネーム)

【本文】
株式会社〇〇 採用担当者様
初めまして。〜〜と申します。
この度、□□に掲載されておりました貴社の〜〜の求人を拝見し、応募させていただきたくご連絡差し上げました。
つきましては、履歴書を送付させていただきます。
また、添付ファイルのパスワードを追ってご連絡差し上げます。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認とご検討のうえ、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

——
名字 名前
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0(自宅住所)
電話:090-0000-0000
メールアドレス:□□□□@×××××.ne.jp
——

採用担当者の名前がわかっている場合、「採用担当者様」の部分は「採用担当〇〇様」とその人の名前を入れましょう。

また、履歴書はパスワードを設定して送付しましょう。まずは履歴書のみを添付してメールを送り、その後、パスワードのみを記載したメールを送ります。

パスワードを送る際のメールの例文も示します。

パスワードを送る際のメールの例文

【件名 】
〇〇職応募の件/パスワードの連絡/氏名(フルネーム)

【本文】
株式会社〇〇 採用担当者様
お世話になっております。先ほど履歴書をお送りした○○です。
履歴書に設定したパスワードをお送りいたします。
ーーーーーーーーーー
パスワード:○○○○○○
ーーーーーーーーーー
お手数をお掛けいたしますが、ご確認の程よろしくお願い申し上げます。

——
名字 名前
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0(自宅住所)
電話:090-0000-0000
メールアドレス:□□□□@×××××.ne.jp
——

パスワードをつけずに履歴書を送ってしまったのですが、不採用になってしまいますか?

高尾 有沙

プロフィール

パスワードがかかっていないという理由で不採用になることはほぼない

応募書類にパスワードを設定するように指示されている場合、パスワードをつけずに送付してしまった場合には、追ってパスワード付きのファイルをお送りすることがおすすめです。

ただし、現代のメールソフトはセキュリティ対策がしっかりされている場合が多く、指定にない場合には必ずしもパスワードをかける必要はないと思います。

パスワードの有無よりも、「履歴書内の情報に誤りがないか」などのほうが、合否に対してはより影響度が高いでしょう。

履歴書送付の指示があった場合

続いて先方から履歴書を送付するよう指示があった場合のメールの書き方を解説します。まず、指示があったらできるだけ早く返信するよう心掛けましょう

メールの構成としては直接応募する際と同じで、あいさつをおこない履歴書を送付する旨を述べましょう。

——

【件名】

〇〇職応募の件/氏名(フルネーム)

【本文】

株式会社〇〇 採用担当〇〇様

お世話になっております。〜〜と申します。
ご指示いただきました履歴書を送付させていただきます。
お忙しい中恐縮ですが、ご確認お願いいたします。

何卒よろしくお願いいたします。

——

名字 名前
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0(自宅住所)
電話:090-0000-0000
メールアドレス:□□□□@×××××.ne.jp

——

一度採用担当者とメールで連絡を取っている場合、相手の名前がわかっていることがほとんどなので、必ず相手の名前を入れるようにしましょう。

また冒頭のあいさつは、相手に初めてメールを送る場合は初めまして、2回目以降の場合はお世話になっております、を使用しましょう。

杉原 美佐子

プロフィール

メール冒頭のあいさつ文で「お疲れさまです」と書いてあると、個人的に非常にカチンときます。

スタッフ間のあいさつによく用いられていますが、本来は労いの言葉なので採用担当者宛てには使わないのが無難です。立場の違いを理解して連絡を取るように意識してくださいね。

要チェック! Web履歴書提出前のチェックリスト

ここまでWeb履歴書の作成方法や提出方法について解説してきました。ここまで紹介してきた手順にしたがって履歴書を作成し提出すると、マナー面も完璧で、履歴書の内容もしっかりしたものを作れます。

ただし、提出する前にもう一度本当に正しく履歴書を提出できているか、マナーは問題ないかを確認してから送るとより安心です。

Webで履歴書を提出する際に、間違いやすい点もあるので、提出前に再度確認したいポイントをまとめて紹介します。

送信先のアドレスが正しいか

履歴書が正しく相手に送れるよう、送信先のアドレスが正しいかを必ず確認しましょう。送信先のアドレスを入力する際は、ネットに記載されているアドレスをコピペすることで、アドレスの入力ミスを防げます

手動で入力しなければならない場合、oと0や1とlなど、数字とアルファベットの区別が正しくできているかを確認してください。

また送付先のアドレスを電話などで聞く場合は、qと9のように、発音が同じだけど違った文字になるものや、大文字小文字の区別を必ず付けて、確実に送れるよう正しいアドレスを聞き、それと同じように入力できているか確認しましょう。

就活用のメールアドレスか

送信先のアドレスも大事ですが、自分がどのアドレスでメールを送信するかも意識しましょう。

たとえばアルバイト先の会社で自分専用のメールアドレスを持っている場合、そのアドレスから履歴書を送ってしまったら相手は困惑してしまいます。

送信するメールアドレスは、プライベートで使用しているものを選びましょう

また、相手からの返信を受信することもあるので、頻繁に確認するメールアドレスを選ぶことで、メールのチェック漏れも防ぐことができます。

会社名や担当者の氏名が正しいか

メールの冒頭には会社名や担当者の氏名を入力しますが、この部分が間違っていると相手に対して失礼な印象を与えてしまいます。

これから応募しようとしている会社で、これから面接をしてもらうことになる担当者の名前なので、最も大切な部分です

ここを間違えたら2度と面接してもらえないと言っても過言ではないので、必ず合っているか入念にチェックしてください。

古田 文子

プロフィール

顧客とのやり取りが多い企業にとって、宛名間違いは取り引きに影響が出る看過できないポイントです。

書類選考で落とされる可能性もあるので、宛名程度で目くじらを立てなくてもなどと思わない方が良いでしょう。

誤字・脱字がないか

PCやスマホで履歴書を作成すると、漢字の変換ミスが起こる可能性があります。また、入力したつもりでも入力できていなかったということも起こり得るので、必ず誤字・脱字がないか見直しましょう。

文章をなんとなく見返すだけでは見つかりづらいので、提出する前に友人などに見てもらえると一番良いです

自分で見返す際は、間違いはないだろう、と思って見返すのではなく、必ずどこかに間違いがある、と思って見返すようにしましょう。

特に採用担当者の名前が正しい漢字かどうか重点的に確認しましょう。例えばさいとうさんの場合、「斎藤」「斉藤」「齋藤」と3種類あります。

わたなべさんの場合も「渡辺」「渡部」「渡邊」「渡邉」と4種類あり、違いもかなり細かい部分なので、正しい漢字を使うよう気を付けてください。

仮に履歴書を提出してから誤字に気付いた場合、提出してしまったものは変えられませんがそこから挽回できる方法もあります。誤字脱字なく送れるのがベストですが、万が一間違えてしまった場合の対処法はこちらの記事で解説しているので、併せて参考にしてくださいね。

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高尾 有沙

プロフィール

履歴書の誤字が見つかった場合には、修正版を再送することをおすすめします。履歴書は複数社員が目を通す資料だからです。

一方メールについては、軽微な「てにをは」であれば謝罪のメールは必要ないでしょう。メールの誤字の有無で合否を判断することはないからです。

ただし、メール文面にある誤字によって内容に影響がある場合には、修正内容を改めて伝えるメールを送ることをおすすめします。

正しいファイルが添付されているか

履歴書をPDFファイルで添付してメールを送信することになりますが、間違えて別のフィルを添付してしまうこともあります。正しいファイルが添付できているかを、メール送信前に必ずチェックしましょう。

特に、PDFとして保存した後に経歴などを入力し間違えていることに気付き、再度PDFを作成した場合、間違って作成したPDFファイルをメールに添付してしまうことが多くあります。

メールに添付したファイル名だけでなく、ファイルの中身もしっかり確認して間違いないかチェックしてから送りましょう

敬語は正しいか

メールの文章でチェックされるのが敬語です。正しい敬語を使えていないと相手に失礼な印象を与えてしまうので、特にメール本文の敬語は入念にチェックしましょう。

間違えやすいのは、二重敬語と謙譲語です。二重敬語は、例えば〜〜ご覧になられるのように、ご覧になる、という敬語と〜〜られるという敬語が合わさったものをいいます。

謙譲語は自分の動作をへりくだった形で表現し、相手を立てる表現です。例えば「見る」の尊敬語は「ご覧になる」ですが、謙譲語は「拝見する」になります。

自分がおこなう動作には謙譲語を使用するのが正しい使い方なので、尊敬語、謙譲語の使い分けも適切かチェックしましょう。

メールでよく使用する敬語をまとめたので参考にしてください。

尊敬語謙譲語
するなさるいたす
言うおっしゃる申し上げる
見るご覧になる拝見する
聞くお聞きになる伺う
読むお読みになる拝読する
思うお思いになる存じる
行くいらっしゃる参る
メールでよく使用する敬語表現

杉原 美佐子

プロフィール

「よろしかったでしょうか」に代表されるようなバイト敬語は、面接官によっては社会人意識が低いと感じる人もいるでしょう。

とはいっても、文法的に100%正しい敬語でなくても構いません。敬語は相手への敬意を示すものなので、一生懸命に話していればそれで十分です。

採用経験者に確認! Web提出の履歴書でよくあるミスは?

Webで履歴書を提出する際には、いくつかのルールを押さえておかないと相手に失礼な印象を与えてしまいます。ここまでで、Webで履歴書を提出する際のマナーを解説してきたので、ぜひ実践に移してください。

さてここからは、実際に採用を担当したキャリアコンサルタントから、就活生によくあるWeb提出の際のミスについてお話いただきます。

失敗から学ぶことは多くあるので、1つの事例として参考にして、こうしたミスを起こさないよう注意してください。

アドバイザーコメント

よく確認すれば防げるミスが多い

実際によくあるミスとして、文字化けして読めない、平成や令和の選択肢を間違っている、写真のサイズが合っていない、アップロードがうまくいっていないなどで顔がよくわからない、入力後に保存し忘れて空欄が残ったまま送られてくる、などがあります。

また紙媒体の応募書類にもいえることですが、使いまわしているのか、志望動機や自己PRが応募職種や企業に合っていないと感じたこともあります。

フォーマットに沿って正しく記載できているかも忘れずチェックしよう

企業によっては応募書類のフォーマットが決まっていたり、指定されたりすることがありますが、自分が持っているフォーマットで作成したものを送信してくる人もいました。

フォーマットの指定がない場合は、手書きの応募書類をスキャンしたものをメールで送信しても良いのですが、スキャンがうまくいかずに文字がつぶれて読みにくいといったこともありました。

企業としてもあまり細かいことを指摘したくはないのですが、応募書類は合否を判断する材料の一つです。内容によっては経歴詐称につながることもあるため注意してくださいね。

チェックリストを活用してミスのないWeb履歴書を提出しよう!

この記事では、Webで履歴書を提出する際の履歴書の作り方や提出の際のマナー、メールの書き方などについて解説してきました。

Web提出用の履歴書はPCでも作成できますし、スマホでも作れます。PCの場合はExcelのフォーマットを使用し、スマホの場合はツールを使うと簡単に作成できます。

Webで履歴書を提出する際は、メールの本文の書き方や送信先などに注意しましょう。また正しいファイルが添付されているかも確認してから送信するようにしてください。

履歴書を提出する前に見直しておきたいチェックリストも紹介してきたので、こちらの記事を参考に、正しいマナーで履歴書を提出し、内定ゲットへ一歩近付きましょう。

アドバイザーコメント

Web履歴書は提出前に紙に印刷してチェックしよう

Web提出の履歴書であっても、一旦Word、txt、Excelで作成し、プリントアウトして紙ベースで確認してください。アナログで無駄な作業だと思えるかもしれませんが、そのくらい慎重になってほしいということです。

紙にプリントアウトすることで文章全体を一目で確認できます。また、読点の位置のおかしさや数が多すぎたり少なすぎたりすること、句点を忘れていたりすることなどにも気が付くでしょう。デジタルと紙印刷では見え方が違うと理解してください。

一文は2行程度になるように心掛けて読みやすい文章を目指そう

長文になると文章がねじれ、主語とそれを受ける述語がアンマッチになっている例をよく見ます。3~5行で一つの段落にし、先頭は字下げ設定にしておくことも忘れずにしておきましょう。

またWebで履歴書を作成する際は、Wordの使用をおすすめします。さすがに文章作成ソフトだけあって、文字数をカウントすることができ、文法や慣用句の使い方がおかしい場合は警告を出してくれるため、非常に役立ちます。

いずれにしても、提出前には誤字脱字、漢字の変換ミスがないかを複数回に分けて何度も確認し、ミスがないようにしましょう。

執筆・編集 PORTキャリア編集部

明日から使える就活ノウハウ情報をテーマに、履歴書・志望動機といった書類の作成方法や面接やグループワークなどの選考対策の方法など、多様な選択肢や答えを提示することで、一人ひとりの就活生の意思決定に役立つことを目指しています。 国家資格を保有するキャリアコンサルタントや、現役キャリアアドバイザーら専門家監修のもと、最高品質の記事を配信しています。

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記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO(非営利団体)での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan(キャリアカウンセラートレーニングプログラム)を修了

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