Q
大学4年生
女性
就活の交通費精算で領収書は往復分必要ですか?
地方在住なのですが、東京の企業で面接を受けることになり、交通費を負担していただけることになりました。
そこで気になったのですが、領収書は往復分をまとめてもらえば良いのか、それとも行きと帰りで別々にもらう必要があるのでしょうか?
また、面接当日の交通費精算はどのようにおこなわれるのか、領収書以外に準備しておくべきものがあれば教えていただきたいです。初めてで不安なので、こういったやり取りをする際に注意したほうが良いことなども含めてアドバイスをお願いします。
※質問は、エントリーフォームからの内容、または弊社が就活相談を実施する過程の中で寄せられた内容を公開しています
企業の指示に従うのが鉄則! まず確認をしよう
就職活動での交通費精算における領収書の提出方法、特に往復分が必要かどうかは、応募先企業の指示に必ず従ってください。これが大原則です。なぜなら、交通費の精算ルールは会社によって本当にさまざまだからです。
たとえば、新幹線のように料金が固定されている区間については、領収書が不要な場合もあります。また、往復でまとめて領収書を発行するように指示されることもあれば、経理処理の都合(月をまたぐ場合など)で片道ずつ発行してほしいと依頼されることもあるのです。
JRの長距離割引のように、往復で購入するのが自然なケースもありますので、一概に「片道ずつでなければならない」とは言えません。
ルートがわかるものも準備しておくと安心! 不正は絶対NG
領収書以外に準備しておくと良いものとして、経路検索サイト(Yahoo!路線情報など)の検索結果を印刷またはスクリーンショットで提出するよう求められることがあります。これは、申請された経路と金額が妥当であるかを確認するためです。
したがって、領収書の金額と、実際に利用した経路・金額に矛盾がないように、整合性を意識しておくことが非常に重要です。「一番高い経路で行ったことにして、実際は違う方法で行き差額を得よう」といった不正は絶対に避け、正直に申請するようにしてください。
不明な点があれば、自己判断せずに、必ず事前に企業の採用担当者に確認するようにしましょう。
交通費の領収書は企業の指示に従おう! 迷ったら片道ずつがおすすめ
就職活動での交通費精算においては、企業の指示が何よりも最優先です。まずは案内メールなどをよく確認してください。
もし特に指定がない場合、領収書は往復分が1枚にまとまっていても、片道ずつでも一般的には受理されますが、経路や金額の明細がわかりやすい「往路・復路でそれぞれ1枚ずつ」用意するのが、より丁寧で親切な対応と言えるでしょう。
特に新幹線を利用した場合は、「乗車券」と「特急券」の内訳がわかる領収書だと、経理処理がスムーズに進むため喜ばれます。
精算方法は、面接当日に現金で支給される場合と、後日指定の口座に振り込まれる場合があります。後者の場合は、振込先の口座情報を提出する必要がありますので、事前に準備しておくと良いでしょう。
精算方法も事前に確認を! 提出時は控えのコピーも忘れずに
領収書を提出する際は、いつ、どの区間を利用したかがわかる簡単な行程メモを添え、領収書の原本と一緒にクリアファイルなどに入れてお渡しすると丁寧です。自身の記録のために、提出前に領収書のコピーを取っておくことも忘れないようにしましょう。
最近ではインターネットで新幹線や特急券を予約することも多いと思いますが、その場合はWebサイト上で領収書を発行・印刷できることがほとんどですので、そちらを利用してください。
もし、日常的に利用しているICカードで移動し、領収書が手元にない場合は、駅の券売機で利用履歴を印字したり、経路と金額をメモしたりすることで代替できるか、事前に企業の担当者に確認しておくと、当日慌てずに済みますよ。
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