紙の原本をPDF化する手段は、大学のスキャナ付き複合機、コンビニのマルチコピー機、またはスマホのスキャン機能の三択が現実的です。

最も確実なのはコンビニで、原本をガラス面にぴったり置き、設定をA4・PDF・解像度300dpiほどにし、傾き補正と両面連続読み取りを有効にして保存します。写真扱いではなく文書モードにしましょう。

影や指写りを避けるため、天板をしっかり閉じ、余白が切れないよう倍率は等倍のままにします。

内容の可読性の確認やファイル名の規則化などが大切

保存後はPCかスマホで全ページの向き、欠け、にじみ、氏名や学籍番号の可読性を確認し、複数ページは一つのPDFに結合します。

ファイル名は、「大学名_氏名_学籍番号_成績証明書_yyyymmdd.pdf」のように規則化すると親切です。

スマホ利用時は撮影ではなくスキャンアプリを使い、台形補正や自動トリミングの精度を上げ、蛍光灯の反射を避けて均一な明るさを確保してください。

提出先が「封緘原本のみ」や「カラー指定」を求める場合もあるため、公募要項を再確認し、必要なら原本郵送とPDF提出を併用します。画質劣化を招く再圧縮は避け、パスワード設定の要否も指示に従うようにしましょう。

就職活動で企業から成績証明書のPDF提出を求められた場合、紙の原本をデータ化する必要があります。自宅にスキャナーがなくても、コンビニのマルチコピー機やスマートフォンを使えば簡単に対応できます。

最も確実なのは、コンビニでのスキャンです。セブンイレブンやローソンなどのマルチコピー機には「スキャンしてPDF保存」という機能があり、USBメモリやスマートフォンに直接データを保存できます。

やり方は、コピー機のメニューで「スキャン」を選び、原稿台に証明書を置いて片面ずつ読み取るだけです。解像度は「200〜300dpi」で十分で、カラー印刷の証明書なら「カラー」で保存します。

スキャン後は、文字がはっきり読めるか、ページが欠けていないかを確認しましょう。

スマートフォンでおこなう場合は、iPhoneの「メモ」アプリやAndroidの「Googleドライブ」アプリに搭載されているスキャン機能を使うのがおすすめです。

書類を真上から撮影すると自動的に四隅を認識してPDF化されます。照明の反射や影に注意し、背景が暗くならないように撮影するのがポイントです。

スキャン方法と提出時のファイル名・容量まで気を配ることが重要

作成したPDFを提出する際は、ファイル名にも気を配りましょう。「成績証明書_大学名_氏名.pdf」など、誰の書類かわかるように明記すると親切です。

また、ファイルサイズは1〜2MB程度が理想で、メール添付の上限を超えないように注意します。

PDF化はただの作業ではなく、応募書類の一部として企業に見られるものです。清潔で読みやすいデータを整えることで、丁寧さや誠実さも伝わります。焦らず慎重に作業し、安心して提出できる状態に整えましょう。