以前は手書きの履歴書が一般的でしたが、近年ではPDF化した履歴書を提出することを求める企業が増えてきています。しかし、「履歴書をPDFにする方法がわからない……」という人も多いのではないでしょうか。

履歴書をPDF化する方法がわからないままでいると、書類選考時に誤った方法でPDF化した履歴書を送付してしまうリスクが生じてしまいます。

この記事では、キャリアアドバイザーの谷所さん、鈴木さん、遠藤さん、マナー講師の樋口さんのアドバイスを交えつつ、履歴書をPDF化して送付する方法を解説していきます。履歴書をPDF化する方法は簡単なので、この記事のやり方を参考にしてみてくださいね。

選考時に頻出！ 履歴書をPDF化して送付する方法を確認しておこう

近年では選考時に「履歴書をデータで送ってほしい」という企業が増えています。そのため、履歴書をPDF化する方法は必ず事前に確認しておく必要があります。

この記事では、始めに履歴書のテンプレートを紹介します。ダウンロードして使えるので、PCで履歴書を作成しようとしている人はぜひ参考にしてみてくださいね。

次に、履歴書をPDFにする方法4パターンを解説します。それぞれ簡単に履歴書をPDF化できるので、ぜひ参考にしてみてください。

さらに、履歴書をPDF化する際の4つの注意点や、PDF化した履歴書を送付する際に気を付けることを解説します。採用担当者から「マナーが備わっていない」と思われないためにも、必ず確認しておきましょう。

なぜ必要？ 履歴書をPDF化する2つの目的

そもそも、企業はなぜ紙ではなくPDF化した履歴書の提出を求めるのでしょうか。

ここでは、履歴書をPDF化する2つの目的を解説します。企業側の視点を知ることで、履歴書をPDF化する目的が明確になりますよ。

①採用担当者にとって読みやすくするため

応募者が多ければ多いほど、紙の履歴書の場合該当の学生の履歴書を探し出すのが困難になります。しかし、履歴書がPDFデータの場合、学生の名前などで検索すればすぐに該当の履歴書を探し出すことができるので採用担当者の負担が軽くなります。

また紙の履歴書は保管する際にスペースを必要とするだけでなく、個人情報を取り扱うため紛失しないように注意して管理する必要があります。

しかし、PDFの履歴書であればデータとして管理すれば良いので、PCで環境があればスペースも必要なく大量のデータでも一括で保管することが可能になるというメリットがあります。

②第三者に履歴書を編集されるリスクを防ぐため

ExcelやWordなどで作成したファイルは、送付後も編集することが可能です。履歴書の内容が改ざんされたり、採用担当者が誤って内容を編集してしまう可能性も0ではありません。

一方で、PDFデータは閲覧時には内容が変わることがありません。そのため、履歴書をPDFにすることで、第三者に履歴書の内容を編集されることを防ぐことができますよ。

PDF化する前に確認！ 履歴書は手書きとPCのどちらで作成すべき？

結論から言うと、履歴書は手書きとPCのどちらで作成しても問題ありません。PCで履歴書を作成するメリットは、間違いに気付いたときに修正するのが簡単な点です。

また、一度作成しておけば、名前や学歴など共通の項目を改めて書き直す必要がないのもメリットです。多くの企業にエントリーする人は、PCで作成した方が効率的に履歴書を作成できますよ。

一方で手書きの履歴書は丁寧に記載できれば、採用担当者に好印象を与えることが可能です。採用担当者は字の綺麗さよりも丁寧に書けているかを重視するので、記載内容にミスがないか確認を徹底しましょう。

また、手書きの履歴書が有利に働くケースもあるので、以下のような場合は履歴書を手書きで作成することを検討してみてくださいね。

以下の記事では、手書きの履歴書を書いた方が良いケースを解説しています。こちらも併せて参考にしてみてくださいね。
新卒の履歴書は手書きすべき？ PCと効率的に使い分ける方法も解説

ダウンロードして使える！ 履歴書のテンプレート

履歴書のフォーマットには特に指定はありません。

手書きの履歴書を購入して作成してもOKですが、PCで作成する場合はこれから紹介するテンプレートをダウンロードしてぜひ使ってみてくださいね。

手書きの履歴書の購入方法についてはこちらの記事で詳しく解説しています。
就活用の履歴書はどこで買う？ 5つの購入場所をおすすめ順に解説

厚生労働省の履歴書テンプレート

2021年4月から厚生労働省が推奨している標準的な履歴書のテンプレートです。応募者のプライバシーを配慮しつつ公正に選考をするために、従来の内容から以下の2点が変更になりました。

履歴書のテンプレートは以下よりダウンロードしてくださいね。

簡単にできる！ 履歴書をPDFにする方法4パターン

ここでは、実際に履歴書をPDFにする方法4パターンを解説していきます。

これから履歴書をPDF化しようとしている人は、ここで解説する4パターンを確認して自分のやりやすい方法を見つけていきましょう。どれも簡単にできる方法なので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

①PCで作成した履歴書をPDF化する

PCでExcelやWord形式の履歴書を作成すれば、保存するときにPDF化することができます。PC操作に慣れている人なら、手書きよりもPCの方が短い時間で履歴書を作成できるでしょう。

PCで履歴書を作成する場合は、まずはWordやExcelなどの履歴書のテンプレートをダウンロードして履歴書を作成しましょう。履歴書のテンプレートは前の章で紹介しているので、ぜひダウンロードして使ってみてください。

ExcelやWord形式の履歴書をPDFとして保存する方法は、以下になるのでぜひ参考にしてみてくださいね。

②手書きの履歴書をPDF化する

自宅にスキャナー付きのプリンターがある場合は、手書きの履歴書をスキャンしてPDF化する方法もあります。すでに手書きの履歴書があり、「履歴書をデータで送ってほしい」と言われた際にこの方法は有効です。

自宅にプリンターがない人は、コンビニのマルチコピー機に手書きの履歴書を取り込んでPDF化しましょう。ただし、写真を貼り付けた状態でスキャンをすると写真の画質がやや劣化するというデメリットがあるので要注意です。写真の画質が悪くならないように、事前にコピー機の設定から解像度を400dpiまで上げておくことをおすすめします。

③スマホのアプリを使ってPDF化する

スマホのアプリでも履歴書をPDF化することは可能です。PCがなくても手軽に履歴書を作れるため、移動中などの隙間時間で履歴書を作成したい人や、自分のPCを持っていない人におすすめです。

スマホのアプリで作成した履歴書を印刷したい場合は、コンビニのマルチコピー機にデータを転送すれば印刷することが可能ですよ。

④PDF化した履歴書を編集する

PDF形式のファイルを直接編集できるソフトを使えば、Excel・Wordのファイルまで戻らずにPDFの内容を修正できます。PDF編集ができるソフトは、Adobe Acrobat ProやWondershare PDFエレメントなどが挙げられます。

これらのソフトを使用すれば、PDF履歴書の情報を直接編集することが可能です。しかし、どちらも有料であるというデメリットがあるので、お金をかけたくない人にとってはあまりおすすめしません。

採用担当者がPDF化した履歴書で見ている4つのポイント

実際に採用担当者はPDF化した履歴書から何を見ているのでしょうか。

ここでは、採用担当者がPDF化した履歴書で見ている4つのポイントを解説します。採用担当者が注目しているポイントがわかれば、どこに気を付ければ良いかが明確になりますよ。

①顔写真

顔写真は履歴書で特に見られるポイントの一つです。採用担当者は履歴書の顔写真から、服装や髪型、表情まで気を配れているかなども判断しています。

履歴書の写真は第一印象を左右することもあるので、撮影する前に身だしなみをしっかりと整えて、明るくいきいきとした表情で映ることがポイントですよ。

具体的には、口を閉じた状態で両方の口角を上げるようなイメージで表情をつくりましょう。

②学歴・職歴

採用担当者が履歴書をチェックする項目として、学歴や職歴も重視しています。採用担当者は学歴から、「どのような学校でどのような教育を受けてきたのか」と応募者のバックグラウンドを推測しようとします。

また、学歴欄は入学年度や卒業年度など間違えやすい項目なので、数字の記載ミスがないように念入りに確認しながら書いてくださいね。

履歴書の学歴欄は間違えやすいため注意しながら書く必要があります。以下の記事では、間違えやすい学歴欄の書き方を解説しているので要チェックです。
大学生・院生必見！ 履歴書の学歴欄の正しい書き方とは？

③志望動機

志望動機は、履歴書で特に注目されているポイントの一つです。採用担当者は志望動機から志望度の高さや真剣度を判断しようとします。

志望動機はその企業独自のものを考えるようにしてください。「なぜこの企業にエントリーするのか」「この企業に入社したらどのようなことを実現したいのか」をしっかりと自己分析したうえで内容を考えましょう。

以下の記事では、履歴書の志望動機の書き方を解説しています。履歴書の志望動機は採用担当者から注目されるポイントなので、以下の記事を参考にしながら対策を進めてくださいね。
例文10選｜新卒用履歴書の志望動機の基本と盛り込むべき6要素

④文字の丁寧さ（手書きの場合）

履歴書を手書きで作成する場合、文字の丁寧さも見られているので気を付けましょう。達筆かどうかの問題ではなく、雑な書き方をしていないかを重視しています。

時間がなくて急いで書いたような履歴書は、採用担当者に見抜かれてしまいます。時間をかけて丁寧に書くためにも、締め切りギリギリ前に書き始めるのではなく時間に余裕を持って書き始めるようにしてくださいね。

「履歴書の文字の大きさはどれくらいがベストなんだろう……」と悩む人もいるでしょう。以下の記事ではの履歴書のベストな文字の大きさを解説しているので、併せてチェックしてみてくださいね。
履歴書のベストな文字の大きさは？ パソコンと手書き別に解説

事前に確認しておこう！ 履歴書をPDF化する際の4つのポイント

これから履歴書をPDFにしようとしている人は、先にポイントを押さえておきましょう。事前にこれらのポイントを押さえておかないと、書類選考時に誤った方法で履歴書を送付してしまうなどのリスクが生じてしまいます。

ここでは、履歴書をPDF化する際の4つのポイントを解説します。4つのポイントを押さえて、履歴書をミスなくPDF化できるようにしてくださいね。

①履歴書をExcelやWordの形式のまま送らない

履歴書をPCで作成する人は多いと思いますが、PDF化せずにExcelやWordのまま採用担当者に送っている人もいるのではないでしょうか。

この記事の前半でも述べたように、ExcelやWordのまま送ってしまうと、第三者に編集されてしまうリスクが高まってしまいます。採用担当者から「履歴書をデータで送ってほしい」と言われたら、必ずPDF化して送るようにしてくださいね。

②履歴書はA4サイズにする

履歴書をPDF化する際は、一般的な履歴書と同じA4サイズにしましょう。

仮に採用担当者が履歴書を印刷する場合、A4サイズにしておけば一般的な履歴書と同じサイズでそろえることができます。履歴書のサイズはPDF化する際に設定できるので、忘れずにA4サイズに設定してくださいね。

履歴書のサイズを判断するポイントは以下の記事でも詳しく解説しています。こちらも併せて参考にしてみてください。
履歴書のサイズ｜A4とB5どちらにすべきか判断するポイントを解説

③履歴書に誤字脱字がないか確認する

履歴書をPDF化した後に誤字脱字に気付いた場合、再度ExcelやWordのファイルを修正するのは手間がかかってしまいます。

仮に履歴書に誤字脱字があってもすぐに修正できるように、PDF化する前に誤字脱字のチェックを入念におこないましょう。

PCで履歴書を作成する場合は、誤字脱字がないかチェックツールを使用して確認しましょう。

以下の記事では履歴書に誤字を見つけたときの対処法を解説しているので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
履歴書の誤字を見つけても焦らないで！ 挽回できる方法を解説

履歴書の語字脱字は下書きを書くことで防ぐことが可能です。以下の記事では、履歴書の下書きの書き方を解説しているので要チェックです。
履歴書の下書きはメリット大！ ミスを防ぐ書き方5ステップを解説

④履歴書に添付する顔写真は高画質にする

せっかく履歴書をPDF化できても、顔写真がぼやけてしまっていたら第一印象が「顔がよくわからない人」になってしまうのでもったいないですよね。履歴書に添付する顔写真は、高画質になるようにサイズを調整しましょう。

履歴書に添付する顔写真は、一般的に縦と横の比率が4:3になればOKです。サイズでいうと800px×600pxに収まるように調整すると良いですよ。

「撮った証明写真をデータ化する方法がわからない……」という人は、以下の記事で証明写真をデータ化する方法を解説しているのでチェックしてみてくださいね。
証明写真をデータ化する方法4選！ 活用方法や注意点など徹底解説

なぜ履歴書に写真が必要なのか疑問に思った人は以下の記事を参考にしてみてください。写真の重要性をまとめています。
履歴書を写真なしで提出すると落ちる？ 重要性や4つのリスクを解説

マナーを守ろう！ PDF化した履歴書を送付する際に気を付けること

採用担当者にPDF化した履歴書を送る際には、いくつか気を付けるべきことがあるので注意しましょう。これらができていないと「ビジネスマナーが備わっていない」と残念な印象を与えてしまう恐れがあります。

ここでは、PDF化した履歴書を送付する際に気を付けることを解説します。採用担当者にPDF化した履歴書を送付する前に必ず確認しておきましょう。

以下の記事では、手書きの履歴書の受け渡しのマナーを解説しています。履歴書を郵送したり、手渡ししたりする場合は、以下の記事にあるマナーを参考にしてくださいね。
新卒用履歴書の書き方完全版｜よくある失敗や受け渡しのマナーも解説

①履歴書を送るメールの件名をわかりやすくする

採用担当者にPDF化した履歴書を送る際は、メールの件名を「履歴書ご送付の件【氏名】」などと簡潔にわかりやすくしましょう。

採用担当者はあなた以外にも多くの学生とやり取りをしています。「このメールはどのような目的のものなのか」が件名を見ただけで明確になります。

②履歴書のPDFのファイル名をわかりやすくする

履歴書をPDF化して保存する際は、ファイル名に「日付_履歴書_氏名.pdf」などと日付と自分の名前を入れましょう。ファイル名の日付は、履歴書を送付する日付にすればOKです。

ファイル名に日付や名前を入れることで、採用担当者が確認しやすくなるだけでなく、自分が後から見直すときにもデータを探しやすくなりますよ。

③履歴書を送るメールに本文を入力し署名をつける

PDF化した履歴書をメールで送る際は、メール本文に履歴書が添付してある旨に加えて、かつ採用担当者が誰からのメールなのかをすぐに確認できるように署名を忘れずに記載しましょう。

履歴書を送る際のメールの文章は、以下の内容を参考にしてみてくださいね。

④履歴書のPDFにパスワードをかける

履歴書には名前や誕生日、住所、学歴など、多くの個人情報が載っています。万が一、送り先のメールアドレスを間違えて知らない人にメールが届いてしまった場合、個人情報が漏れて危険です。

個人情報を守るためにも、PDF化した履歴書をメールで送る際にはデータにパスワードをかけましょう。Wordで履歴書を作成した際のパスワードのかけ方は、以下の方法を参考にしてみてください。

一方、Excelで履歴書を作成した場合、パスワードを設定することができません。パスワードを設定するためには、CubePDFをインストールする必要があります。パスワードのかけ方は、以下の方法を参考にしてみてくださいね。

また、履歴書にパスワードをかけたら、パスワードを記載したメールを別途送りましょう。メールの文面は以下の内容を参考にしてみてください。

履歴書をPDF化する方法をマスターして選考をスムーズに進めよう

選考が本格化すると、履歴書をPDFで送付する機会が増えてきます。いざ、「履歴書をPDFで送ってください」と言われても慌てないように、事前に履歴書をPDF化する方法を押さえておいてくださいね。

選考が本格化する前に、この記事で解説している履歴書をPDFにする方法4パターンを覚えておきましょう。また、PDF化する際の注意点やメールの送付方法なども併せて確認しておいてくださいね。

記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO（非営利団体）での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan（キャリアカウンセラートレーニングプログラム）を修了

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