法的には内定承諾書に拘束力はありませんから、提出後に辞退することは可能です。その際の理由について「ちゃんとした理由を伝えた方が良いか」という質問ですが、基本的には辞退した理由は正直に伝えるのが良いと思います。

「より志望度の高い企業から内定をもらった」「今後のキャリアを考えて方向転換をしようと決心した」などがよくある理由の内容です。

内定承諾後も就活を継続していれば状況が変わることはよくあるため、内定辞退することもあり得ます。大切なことは「伝える内容」もそうですが、出来るだけ早く連絡をすることです。

遅くなればなるほど言い出しにくくなるうえ、伝えられた企業も、辞退した人の穴を埋めるためさらに採用をしなければいけないなど、その後の対応が大変になります。

内定辞退をあとで取り消すことは難しいことも理解しておこう

また、内定辞退をしたあとに「やっぱりよく考えたらこの会社の方が良いな」と思って、内定辞退を取り消してもらうことはとても難しいので、早めに連絡をした方が良いですが「取り消すことが出来ない」ということをわかったうえで申し出ましょう。

社会人になってから内定辞退をした会社と付き合いが生まれることもあり得ますから、内定辞退の連絡も丁寧におこないマナーには気を付けてください。

伝える方法は電話でもメールでもどちらでも構いません。まずは、内定承諾書を提出したあとだが辞退したい旨を最初に伝えること、理由を聞かれればその理由も丁寧に説明。最後に採用についてお世話になったお礼と辞退に対する謝罪の言葉を併せて伝えるようにしましょう。

内定承諾書を提出した後であっても、入社の2週間前よりも早いタイミングで内定辞退をするのであれば法的には大丈夫です。

ただし、企業は内定者が入社する前提で採用計画やプロジェクトの割り当て、研修の準備などを進めています。内定承諾書を提出したあとにそれを辞退することで追加採用のコストや手間がかかるなど企業に対して損失を与えることになることを理解しておきましょう。

内定辞退する理由に関しては、企業へ電話で連絡し、自分の言葉で正直かつ丁寧に伝えます。誠意が伝わることで企業も理解を示しやすくなります。

この先も縁があるかもしれないからこそ信頼関係を損なわない振る舞いが大切

内定辞退したとしても、今後企業の再編や合併などが行われる可能性や、仕事を通じて取り引きがあるかもしれません。これまでの選考過程への感謝を伝えると共に、良好な関係になるよう努めましょう。

また、親戚や知人からの紹介、学校の先生からの推薦などで採用が決まった場合、仲介してくださった人と企業との信頼関係に影響を与える可能性もあります。紹介してくださった方へも内定辞退したことと合わせてご迷惑をおかけしたことを謝罪する連絡を忘れずにしてください。