面接当日のキャンセルは、選考に影響しうる強いマイナス要因です。ただし、伝え方とタイミングで最小化できます。

連絡は気づいた瞬間に電話を最優先（担当直通がなければ代表→採用宛）でおこない、続けて要点を整理したメールを送ります。

伝える順序は「結論→お詫び→やむを得ない理由（簡潔に事実）→代替案の提示→再度のお詫び」とします。理由は体調不良、事故、喪事など客観性のある事象に限り、詳細な弁解は避けます。

たとえば「本日〇時の一次面接につきまして、急な発熱のため受診が必要となり、出席がかないません。誠に申し訳ございません。ご迷惑をおかけし大変申し訳ないのですが、もし可能であれば来週〇日以降で再調整の機会をいただきませんでしょうか」などです。

基本は事前連絡！ 選考を受けるなら信頼回復に努める

無断欠席は信用の棄損に直結しますし、当日朝のメールのみも印象悪化を招きます。

キャンセル後に選考継続が認められた場合は、診断書の提出依頼などの要望に誠実に対応し、次回は10分前到着、事前連絡の即応体制など、挽回の所作で信頼を積み直してください。

当日キャンセルは、相手の採用計画に直接的な損害を招きます。やむを得ず辞退するなら、前日までに電話で誠実に伝え、当日は連絡不要の状態にしておくのが社会人としての配慮です。

当日に面接をキャンセルする際は、必ず事前に連絡をすることが大切です。最も効果的なのは、直接電話でキャンセルの意図を伝えることです。電話はすぐに相手に伝わり、誠意が伝わりやすい方法です。

ただし、電話での対応では辞退理由を尋ねられる可能性があるので、理由を簡潔に伝えられるように準備しておくと良いでしょう。

もし電話が難しい場合は、メールでの連絡も可能ですが、その際はできるだけ早く送信し、相手が確認できるよう配慮が必要です。メールには、謝罪の言葉と選考辞退の理由を簡潔に記載し、感謝の意を表しておきましょう。

対応次第では悪影響を及ぼす！ いつも誠実に動こう

注意すべきは、企業の人事システムによっては、グループ会社間で応募者の履歴が共有されている場合があるということです。そのため、選考辞退はほかのグループ会社に影響を及ぼす可能性もあるため、慎重に判断しましょう。

また、たとえ内定が決まっていても、選考辞退の対応は将来的な印象に影響を及ぼすことがあります。よく志望度が低いからか、電話やメールをブロックし、サイレントとなってしまう学生がいて、採用担当者を悩ませます。

どんな場合でも誠意を持った対応を心掛けることが重要です。相手方への感謝を示しつつ、礼儀正しく進めることで、将来の関係性に悪影響を及ぼさないようにすると良いでしょう。