企業へ問い合わせる際、採用担当直通の番号がわからず代表番号にかけるケースはよくあります。その場合、まず意識すべきは簡潔・丁寧・聞き取りやすい話し方です。

電話を受ける人は採用担当ではないことが多いため、誰が聞いても伝わる言い方で要件をまとめることが重要になります。

最初は、「お忙しいところ失礼いたします。就職活動中の〇〇大学の△△と申します」と名乗ります。続けて、「採用担当の□□様に、選考についてお伺いしたい点があり、お取り次ぎいただくことは可能でしょうか」と要件を伝えます。

担当者不在時も落ち着いて対応し相手への配慮を忘れないように

担当者が不在の場合は、「ご都合の良いときに折り返しいただければ幸いです。私の連絡先は〜」と落ち着いて対応することが大切です。また、別部署の人にも対応してもらうため、相手の立場を尊重する姿勢が求められます。

さらに、「お手数をおかけして申し訳ありません」と一言添えるだけで印象は大きく変わります。電話対応は、企業側にとっても学生の対応力を知る機会となっているため、敬語や話し方に気をつけるだけでプラス評価につながります。

また、私が過去にキャリア支援をしていた、電話に苦手意識があった学生は、台本を作って練習するだけでスムーズに話せるようになりました。

電話は、慣れれることで必ず上達するものなので、事前準備をしっかりおこない、自信を持ってかけてみてください。

代表番号への電話は緊張しやすいものですが、流れをフォーマット化しておくと安心して臨めます。

基本となる構成は5つ。①挨拶、②取次の依頼、③不在時の対応、④電話口の方の名前の確認、⑤感謝の言葉です。この順序を押さえるだけで、印象が良くなります。

具体的な流れは次の通りです。

①最初に、大学名と氏名を添えて挨拶をします。

②次に、採用担当者や特定の部署宛の場合は、募集要項に記載されている部署名や担当者名を伝えます。たとえば、総務課の担当者を希望する場合は、「総務課の○○様は、お手隙でしょうか」と疑問形で依頼する形が自然です。

不在の対応もマスターして人柄をアピール

担当者が不在の場合の対応は3パターンあります。当日の在席予定がわかる場合は、「ありがとうございます。また時間を改めてお電話いたします」と伝えましょう。

別日の案内があれば、「○○日にお電話いたします」と続けると、新たな提案を理解したことが先方に伝わるため有効です。在席予定が不明な場合は、「また折を見てお電話いたします」という言い回しが、落ち着いた印象になります。

忘れがちなポイントとして、電話口で対応してくれた担当者の名前を改めて確認することがあげられます。その際、やり取りの記録として、日時と内容をメモしておくと次の連絡がスムーズです。

さらに、代表番号の対応者が感じた印象が、企業の採用担当者に共有される可能性もあります。そのため、丁寧で落ち着いたやり取りをすることが大切です。その結果として、あなたの人柄が高評価として伝わり、選考に向けて良い流れをつくる期待が持てます。

ぜひ、フォーマットを活用して、スムーズな会話を実現してみてください。