応募書類をメールで送る際は、緊張しますよね。メールの作法一つで、あなたのビジネスマナーがチェックされていると言っても過言ではありません。

採用担当者は日に何十通ものメールを受け取りますから、一目で用件が分かる分かりやすさと相手への配慮が何より大切です。

まず件名は「応募書類のご送付（〇〇大学・氏名）」のように、内容と発信者がすぐに分かるようにします。

本文は宛名（会社名、部署名、担当者名）、挨拶、書類を送付する旨、結びの言葉、そして最後にあなたの署名（自分の所属・氏名）を名乗ります。

「お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いします」といった気遣いの言葉を入れると好印象ですね。

添付はPDF形式でファイル名を統一しよう！

添付はWordやExcelで作成しても、レイアウト崩れを防ぐために必ずPDF形式に変換して送るのが基本です。

ファイル名は「氏名_応募職種_履歴書.pdf」のように規則をそろえると後工程で迷いません。

容量が大きい場合は圧縮し、リンク送付は指示があるときだけにします。

送信のタイミングは深夜や早朝は避け、企業の営業時間内に送るのがベターです。送信ボタンを押す前に宛先間違いや添付忘れがないか、落ち着いてもう一度確認する癖をつけましょう。

誤送信防止に宛先を最後に入れる習慣をつけるのが吉です。

就職活動でメールを使用する際は、友人同士のやり取りとは異なり社会人としてのマナーが求められます。

まず使用するアドレスは大学から付与されているもの、もしくはビジネスに適したPC用のものにしてください。

件名は一目で内容が判別できるように用件と氏名を簡潔に記し、相手が管理しやすいよう配慮しましょう。

本文の冒頭には必ず正式な宛名を記載し、左上に配置するのがビジネスメールにおける標準的な形式です。挨拶と自分の名前を名乗ってから本題に入り、内容は簡潔に必要事項のみをまとめるよう意識してください。

採用担当者は日々多くのメールを確認しているため、冗長な文章を避け結論から書くことが重要です。

基本的な型を正しく守ることで、ビジネスパーソンとしての基礎が身に付いていることをアピールできます。

署名の設定を活用して採用担当者の手間を減らす工夫をしよう！

本文の最後には大学名、氏名、連絡先などをまとめた署名を忘れずに入れるようにしてください。

あらかじめ署名機能の設定をしておけば入力の手間を省けるだけでなく、情報の記載漏れも防げます。履歴書などのファイルを添付する場合は、ファイル名に「履歴書＋氏名」を入れるなどの工夫も必要です。

多忙な採用担当者がどの学生からの何の資料かを、即座に判断できるようにすることが最大の配慮となります。ちょっとした気遣いがあなたの丁寧な仕事ぶりを予感させ、評価の向上に繋がる可能性もあります。

最後に誤字脱字がないか、添付ファイルが正しいかなどを再確認してから送信ボタンを押しましょう。

一つひとつのやり取りを丁寧におこなう姿勢が、相手に対する敬意として伝わり良い関係を築く第一歩になります。