就活を有利に進めていくために資格の取得を目指す人は多くいますが、その中でも人気なのが秘書検定。

就活に向けて取得する学生も多い一方、秘書になりたいわけではないので実際にどのように活かすことができるのかわからなかったり、何級を目指して、どのように勉強を進めていけば良いか不安な人もいるのではないでしょうか。

この記事では、キャリアアドバイザーの岩﨑さん、柴田さん、隈本さんのアドバイスを交えつつ、これから秘書検定を取得したいと考える人向けに、取得のメリットや勉強方法、実際の問題について、解説していきます。

秘書検定を取得すれば自信を持って就職活動を進められるようになる！

電話の応対方法やメールでの適切な文章、敬語といったビジネスマナーを習得できる秘書検定は、就活の面接などでも活かすことができます。また、独学での習得が可能なので、学生にも人気の資格となっています。

この記事では、まず秘書検定の概要について解説します。何級があり、合格率はどのくらいなのかなど、基本的な情報について押さえていきましょう。そのうえで、秘書検定の取得におすすめな人や取得のメリットについて解説していきます。取得を悩んでいる人はぜひ参考にしてみてください。

加えて、独学での取得に向けて、おすすめの勉強方法や実際の問題も解説していきます。勉強時間の確保や勉強方法に悩んでいる人は参考にしてくださいね。

また、秘書検定は取得して終わりではありません。取得後、就活でアピールしていくためにもアピール方法や注意したい点について解説していきます。秘書検定を取得して、最大限に活かしていくためにも参考にしていきましょう。

秘書検定とは？

秘書検定は、基本的には秘書に求められるスキルを習得できる資格です。しかし、一般常識やビジネスマナーなど、社会人として一般的に求められる知識などがほとんどであることから、学生や社会人1年目の人など、秘書を志望しない人でも役立つ資格です。

まずは次で解説する試験概要や級位、合格率など、秘書検定に関する基本的なことを押さえていきましょう。

秘書を目指している人は以下の記事も参考にしてみてください。詳しい仕事内容や向いている人の特徴を解説しています。

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試験概要

秘書検定は、公益財団法人実務技能検定協会が実施する文部科学省が後援する資格です。

受検資格はなく、基本的に誰でも受検することができます。また、試験会場は全国各地にあります。資格によっては受検条件があったり、試験会場も主要都市にしかない場合があるので、多くの人が受けやすい資格であるといえます。

一方で、級位がいくつかあり、級位によっては受検料や試験時間、受検場所が異なります。

4つの級位に分かれる

秘書検定は「1級」「準1級」「2級」「3級」の4つの級位に分かれ、それぞれ試験時間や受検料、年間でおこなわれる実施回数が異なります。

3級・2級は年に3回おこなわれますが、準1級・1級は年間で受検できるチャンスは2回となっています。また、級位が上がるにつれて試験時間は長くなっていきます。

試験時間同様に受検料についても級位が上がるにつれて高くなりますが、受検に際し、2つの級まで併願することができるので、「2級と3級」「準1・2級」といったように、一度に受検すると費用を抑えることができますよ。

1級と準1級は実技試験がある

1級と準1級は試験時間が長いですが、この2つの級位に関しては筆記試験に合格すると二次試験があります。

二次試験では、面接試験がおこなわれ、振る舞いやしぐさ、言葉遣いなどビジネスマナーに関するロールプレイングをおこない、過程を審査されています。

「きちんとしているか」「丁寧であるか」「明るくイキイキしているか」などが評価され、合否が決まります。

合格率

秘書検定に限らずですが、級位があがるにつれて合格率は下がります。普通自動車免許の合格率が75%と言われているので、それと比較すると3級や2級の難易度はそこまで高くないことが伺えます。

就職に向けた秘書検定の取得がおすすめな人の特徴

先ほど解説したように秘書検定は秘書を目指す人以外にも、社会人として基本的なスキルを習得できることから、学生や社会人1年目が多く受検します。

特に学生の場合、資格を持っていることで「履歴書に書ける」といったメリットだけではなく、就活における選考での立ち回りにもプラスに作用します。まだ取得するか悩んでいる人は次で解説する内容を参考にしてみましょう。

社会人として働くことに不安がある人

社会人として働くことに対して不安がある人の多くは、「働くイメージが湧かない」「うまくやっていけるか不安」といった悩みを抱えているのではないでしょうか。

こういった不安のほとんどは社会人経験を積んでいないから起こるものですが、秘書検定は社会人としての基礎的なスキルや知識を習得することができるので、取得することで働くことをより明確にイメージできます。

社会人に不安があることから就職したくないと感じる人も多くいます。次の記事では、「就職したくない」と感じる人向けに、対処法などを解説しています。ぜひ参考にしてみてくださいね。

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面接での立ち回りに不安がある人

面接ではビジネスマナーなど、これまでの学生生活ではなじみのない立ち振る舞いや所作を求められます。面接で求められるビジネスマナーは主に次のようなものがあります。

これらはどこかで習うわけではないので、自分で調べたりするなどして、実践していますが、どこまで対策をするべきなのか基準点が曖昧です。

そのため、秘書検定の取得を通して、実際に求められるレベルまで把握することで面接においても自信を持って臨めるようになるのです。

社会人と接する機会が少ないからこそ、面接は不安に感じてしまうこともあります。次の記事では、「面接が怖い」と感じてしまう人向けに対処方法などを解説しています。参考にしてみてください。

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選考や入社後が不安な人必見！ 就職における秘書検定取得のメリット

先ほど解説したように、秘書検定は秘書を志望する人だけではなく、社会人として働くことに不安を抱えている人や面接などの就活に不安を抱えている人におすすめの資格です。

秘書検定取得によるメリットはさまざま存在しますが、大きくは「就活で活かすことができるスキル」と「入社後に活かすことができるスキル」の2つに分けられます。それぞれ次で詳しく解説するので参考にしてみてくださいね。

就活で活かせるスキル

履歴書やエントリーシート（ES）の資格欄に秘書検定の取得を記載し、アピールすることももちろんできますが、実際に面接の場で活かすことができるスキルもあります。

面接などの選考で好印象を与えることができる

秘書検定は「表情」「態度」「振る舞い」「言葉遣い」「話し方」といった人柄を構成する要素を通じて、相手に良い印象を与える方法について出題されています。

たとえば、「相手が感じ良いと思える振る舞い方」や「相手に好印象を与える話し方」などが挙げられます。

面接では採用担当者や面接官などに対して、「良い印象」を与えることが不可欠です。そのため、面接などを通して、好印象を与えるために秘書検定で習得したことは活かすことができるのです。

秘書検定を取得した人は以下の記事を参考にしてみてください。履歴書への正しい書き方とアピール方法をまとめています。

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企業とのやり取りをスムーズにおこなうことができる

就活では、選考通過後のお礼や面接の日程変更などで、企業に対してメールや電話をする機会があります。これまでの家族や友人とのやり取りとは異なり、メールや電話にもマナーが存在します。

秘書検定では、ビジネスにおける電話の応対方法やメールの文章における適切な使い方などが出題されるため、取得を通してこれらを学ぶことができます。そして、学んだことを実際の就活でも活かすことができるというメリットがあるのです。

合否通知への返信メールは返信の仕方によっては悪印象を与えてしまいます。次の記事では書類選考結果の返信メールについて、注意点や構成などを例文付きで解説しています。参考にしてみましょう。

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入社後に活かせるスキル

秘書検定の問題は社会人として必要な常識やスキルについて、実際の業務を想定した形式で出題されます。

社会人に不安を抱える人は多くいるかと思いますが、秘書検定の取得を通して学習した内容は入社後に活用することができます。入社後に活かすことができるスキルは次が挙げられるので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

文書や電話対応の技術が身に付く

大学のレポートでも形式や文書の書き方は決まりがあったりしますが、ビジネスの世界では少しのミスが売上などを左右することもあるので、適切な作成方法や作成術の習得は必須です。

先ほど解説したように、ビジネスにおけるメールや電話での応対方法に加え、秘書検定では会議の議事録や営業などで使用する提案書など文書の適切な作成方法についての出題があります。

そのため、秘書検定の取得は正しい文書の作成術を学ぶことができるというメリットがあります。

仕事を進める際の適切な対応が学べる

前提として、秘書検定は、名前の通り秘書としての能力が問われる試験です。

そのため、秘書検定では上司が気持ちよく働くことができるように気を利かせた業務の進め方や効率的な業務の進め方、業務の優先度の立て方など、実際の業務を想定した問題が出題されます。

また、一般的にビジネスの世界で当たり前とされている資格なので、秘書ではなくても入社後にもちろん活かすことができますよ。

就職に有利な資格は秘書検定以外にもいくつか存在します。次の記事では、業界や状況別におすすめの資格を紹介しているので、ほかの資格も検討している人は参考にしてみましょう。

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まずは秘書検定2級の取得を目指そう

秘書検定の級位は「1級」「準1級」「2級」「3級」の4つに分かれますが、就活で活かすのであれば、まずは2級の取得を目指していきましょう。

秘書検定は実際の業務を想定したケース問題が多くありますが、2級では3級よりも少し複雑な業務の場面設定がされています。そのため、社会人の受検が多いですが、同様に就活を意識した大学生も多く受検しています。

試験内容は筆記試験のみで年3回のチャンスがありますが、合格できるか不安な人や就活で活かすために受検するとなるとチャンスが限られている人は、3級との併願での受検も検討してみてくださいね。

秘書検定は独学で取得することができる

学生の皆さんは就活だけではなく、大学の授業やアルバイトなどやるべきことがたくさんある人も多いのではないでしょうか。

先ほど解説したように、秘書検定を就活で活かしていくためには2級の取得がおすすめですが、2級は合格率が約60%で、筆記試験のみなので独学での取得も十分に可能なレベルです。次で解説する勉強時間やおすすめの書籍を参考に、独学での取得を目指してみましょう。

独学の場合の勉強時間の目安

秘書検定2級の取得に必要な勉強時間は30〜50時間と言われています。そのため、1日1時間程度の勉強時間を確保できるのであれば、1ヶ月間の勉強期間で取得できます。

年に3回あるチャンスの中から就活でアピールすることを想定して、受検日を選択し、受検日から逆算して、1日あたりの勉強時間を考えてみましょう。

独学におすすめの参考書

独学の場合は、参考書の選定が肝心です。

基本的な解説がなされているかやわかりやすさは、第一に重視していきましょう。

独学で資格の取得を進めていく中で、理解度を深めるために問題集を解くことがあります。そのため、問題集がセットになっている参考書を選定しましょう。理解度を深めるためにも解説の内容がわかりやすいものを選ぶのがおすすめですよ。

加えて、出版社・著者についてはAmazonなどに記載があるのでしっかりと確認して、信頼度や口コミ評価の高い著者や出版社の参考書を選定していきましょう。

また、ビジネスの世界における常識が時代に合わせて変化しています。それに合わせて、秘書検定の試験内容も常に変化しているので、参考書はなるべく最終改訂の新しいものを選定するようにしましょう。

秘書検定以外にも独学で取得できる取りやすい資格は存在します。次の記事では、取りやすい資格についていくつか解説したうえで選定方法や勉強方法について解説しています。ぜひ参考にしてみてくださいね。

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独学で秘書検定を取得する際の勉強方法

闇雲に勉強を進めても意味がありません。特に独学の場合、計画的に勉強を進めていく必要があります。

次では具体的な勉強の進め方について解説していくので、参考にしてみてください。

スケジュールを決める

受検日から逆算して、1日あたりどのくらいの勉強時間を確保する必要があるか考えてみましょう。

たとえば、2月におこなわれる試験に対して、残りの日数が40日の場合、秘書検定2級の取得に必要な勉強時間は50時間と考えると1日あたり1.3〜1.5時間程度必要です。

また、1週間ごとに到達度を決めていきましょう。試験に合格することが目標だとした場合、最終目標のために今何をするべきかを明確にする必要があります。

短期的に到達目標を決めて取り組むことで、やるべきことが明確になり、モチベーションを保ちやすいというメリットがありますよ。

問題集や過去問などで多くの問題を解く

問題集や過去問は何冊も選ばずに、1冊を完璧にするようにしましょう。1回解いて終わりにするのではなく、何周も繰り返し解きましょう。何周もすることによって、知識を定着させることができます。

最低でも2周、可能であれば3周以上するのが良いです。1周目は通常通りに進め、2周目以降は苦手分野を中心に解いていくことがおすすめですよ。

アプリやサイトを活用する

就活や大学の授業、アルバイトなどと両立させて、効率的に学習を進めていくためにも隙間時間を活用していきましょう。隙間時間での勉強方法におすすめなのがアプリやサイトです。

アプリやサイトは時間や場所に捉われず、好きなタイミングで学習を進めることができます。そのため、電車での移動中や寝る前の30分といった時間でも勉強することができますよ。

秘書検定の問題例5選

秘書検定は「必要とされる資質」「職務知識」「一般知識」と呼ばれる理論領域と「マナー・接遇」「技能」と呼ばれる実技領域から出題されます。それぞれの領域で60％以上の正答率が必要です。

次では、級位別で実際に出題された問題を抜粋して紹介していくので、現時点で自分がどのくらい回答できるか、試しに解いてみましょう。

①必要とされる資質

「必要とされる資質」とは、上司が効率よく働くことができるような秘書としての立ち回りや身だしなみ、クレーム対応などがあげられます。

「必要とされる資質」の問題では実際の業務における場面を想定した質問がされます。次で紹介していくので参考にしてみてください。

3級レベルの問題

2級レベルの問題

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準1級レベルの問題

1級レベルの問題

②職務知識

職務知識とは、クレーム対応の方法や突発的な対応の方法など、物事のとらえ方や行動の仕方についてが出題されます。暗記学習ではなく、物事の捉え方を理解して臨む必要があります。

職務知識も実際の業務における場面を想定した質問がされるので、繰り返し問題を解いて、出題の傾向をつかんでいきましょう。

2級レベルの問題

2級レベルの問題

準1級レベルの問題

1級レベルの問題

③一般知識

一般知識とは、経営用語や法律用語、財務用語、カタカナ用語などビジネスで用いられる用語などが出題されます。基本的に暗記問題となるので、英単語のように単語を覚えていきましょう。

3級レベルの問題

2級レベルの問題

準1級レベルの問題

1級レベルの問題

④マナー・接遇

マナー・接遇とは、敬語の使い方や電話での話し方、接遇方法などのビジネスマナーに関する出題がなされます。実際に1人で口に出して練習するといったように、聴覚を使って練習していきましょう。

3級レベルの問題

2級レベルの問題

準1級レベルの問題

1級レベルの問題

⑤技能

ビジネスの場で使用する文書の形式や事務用品、オフィス環境の整備といった出題をされるのが技能です。技能も暗記科目となるので、一般知識同様に繰り返し問題を解いたりして、知識を定着させていきましょう。

3級レベルの問題

2級レベルの問題

準1級レベルの問題

1級レベルの問題

【問題抜粋】
文部科学省後援 ビジネス系検定

就職に向けて秘書検定を取得した際の注意点

秘書検定は取得により社会人としての基礎知識を習得することができるので、入社後に活かせるだけではなく、面接でも活かすことができます。

ですが、資格保持をアピールする際は注意が必要です。資格取得により面接官からの期待値が高まったり、アピール方法によってはあまり印象を残すことができません。次で解説する方法を押さえて、適切なアピールをしていきましょう。

高い社会人基礎力が求められる

前述のように、秘書検定は社会人としての基礎的な知識やスキルを習得することができます。

そのため、面接官や採用担当者は「秘書検定を持っているから、ビジネスマナーなどは適切なのだろう」と考え、一つひとつの所作が当たり前にできると思われます。場合によっては、高いクオリティを求められることもあるでしょう。

ただ資格を持っているのではなく、資格を活かせていることをアピールできるように、面接対策はしっかりとおこないましょう。高いレベルは求められますが、しっかりとクリアできれば、採用担当者や面接官に良い印象を与え、周囲と差をつけることができますよ。

面接対策をやりたいけど、やり方がわからないといった悩みは多くあります。次の記事では、面接練習の方法や注意点について解説しています。参考にしてみてくださいね。

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資格を持っていること自体は強いアピールにならない

秘書検定は資格取得のハードルが低いことから多くの学生が取得を目指しているため、資格を持っていること自体はあまりアピールにならない可能性があります。

前項で解説したように実際に面接の場で活かされているかもそうですが、資格をアピールする場合は、「取得した理由や背景」「取得までの努力の過程」という2点をアピールしていきましょう。

具体的には次のようなものが挙げられます。

自分が課題に感じていることを克服するために取得したといったように、なぜ自分が秘書検定を取得したのかを伝えていきましょう。

これをアピール材料にしない場合も、質問されることがあるので上記の観点から必ず面接までに言語化をおこなってください。

資格取得までの過程をアピールする際は聞き手がイメージしやすいように具体的に伝えることがポイントです。置かれている状況に対して、工夫したことや意識したことを述べていきましょう。

秘書検定の自己PR例文3選

秘書検定はアピールする際に注意点がいくつかあります。次ではアピールしたい内容別に自己PRの例文を用意したので、参考にしてみてください。

①合格までの過程をアピールする場合

計画性の詳しい自己PR方法はこちらの記事で解説しているので、計画的に資格取得に励んだ経験をアピールしたい人は併せて参考にしてください。

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②取得の背景をアピールする場合

③資格を活用した実績をアピールする場合

秘書検定を取得し、社会人として必要なスキルを身に付けて選考を突破しよう！

一般的に資格の取得は就活でのアピール材料となることが多いですが、秘書検定は取得により、面接などの選考でも活かすことができる実践的なスキルを習得することができます。

そのため、学生にも人気の資格で難易度もそこまで高くないからこそ、資格取得をゴールにせず、しっかりと自分のスキルとして昇華させていく必要があります。

就活だけではなく社会人になっても活躍できるスキルを身につけるために、この記事で解説した勉強法やアピールの注意点を参考にして、秘書検定を取得してくださいね。

記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO（非営利団体）での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan（キャリアカウンセラートレーニングプログラム）を修了

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