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面接の返事の書き方がわかりません。

面接の返事の書き方を教えてください!

面接の案内メールが来たのですが、メールのマナーがよくわからず……。面接日程の候補日も送らないといけないので、返事の書き方や注意点を教えてほしいです。

またそのメールにも返事が来ると思うので、適切な返信の仕方を知りたいです。よろしくお願いします!

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質問日 :

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ベストアンサー

キャリアコンサルタント/一般社団法人テツナグ代表理事

若林 宏美

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企業名や件名に間違いがないよう注意しよう

まず大切なことが、来たメールにそのまま返信することです。新しく「よろしくお願いします」などの件名で送ってしまうと、誰からのどんな内容のメールかわからず、担当者が困ってしまいます。

次にメールの書き方の例を紹介しますね。以下を参考にしてください。

宛先の書き方
・企業の名前は正式名称で
→(株)と省略したり、社名を省略したりするのはNG。アルファベットが入っている社名は間違いやすいので、正式表記がアルファベットなのかカタカナなのかを必ず確認する。
・部署名/担当者名
→「様」を付ける。担当者名が不明なときは「採用ご担当者様」にする。
※企業名、部署名には「御中」や「様」はいりません。

本文の例
お世話になっております。
〇〇 〇〇と申します。

面接日程の候補日をいただき、誠にありがとうございます。
ご案内いただきました候補日のうち、下記日程を希望いたします。

第一希望 〇月〇日(〇) 〇時~〇時
第二希望 〇月〇日(〇) 〇時~〇時
第三希望 〇月〇日(〇) 〇時~〇時

お忙しい中恐れ入りますが、ご調整、何卒よろしくお願い申し上げます。

署名の内容
・名前
・住所
・電話
・メール
※署名は事前に設定しておくと便利です。

このメールを送り返信をもらったら、なるべく早め(1日以内くらい)に連絡してください。その際は、先ほどの本文を参考に「日程」「場所」を文中に記載し、面接に行く旨を伝えましょう。

キャリアコンサルタント/勉強カフェ札幌大通スタジオ代表

渡邊 裕樹

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面接の案内メールへの返事は基本ルールに沿えばOK

面接の案内メールに対する返信および、その返信に対する返信の仕方についてですね。

ビジネスメールはほぼ決まった型があり、一旦それを覚えてしまえば、あとは型を使って書けば良いので安心してください。

まずメールの要素について挙げます。ビジネスメールは①表題、②宛名、③挨拶、④本文、⑤締めの挨拶、⑥署名、この6つで構成されています。

①表題
ポイントはひと目で内容をつかめるわかりやすさです。なんのメールか表題を見ただけで企業がわかるようにしましょう。

今回は企業から面接案内が来たとのことなので、そのメールを使って返信してください。表題は「Re:面接日時のご案内」のようになると思います。

②宛名
メールを送る相手ですが、会社名、部署名、担当者名を省略などせず正式名称で書いてください。特に株式会社を(株)のように略するのはNGです。

③挨拶
「お世話になっております。◯◯大学◯学部◯年の◯◯◯◯です。面接日時のご案内ありがとうございます」のように、定型の挨拶の後に一言お礼を添えるのを忘れないようにしましょう。丁寧な印象を与えることができます。

④本文
端的に書くことを心がけます。候補日は最低3つ、できれば5つほど挙げると親切ですね。

「面接の候補日については以下の通りです。
①◯/◯:いつでも可能、 ②◯/◯:午後ならいつでも可能 〜
日程のご調整のほど、何卒よろしくお願いいたします。」などが例です。

⑤締めの挨拶
長々と書かずに端的に終えましょう。
「上記の通りとなります。ご多忙のおり大変恐縮ですが、どうぞよろしくお願い申し上げます。」などが例です。

⑥署名
大学名、学部名、学年、名前、連絡先(メールと携帯)を書いて送ります。

企業とのメールのやり取りはスピードが命!

企業から来たメールへの返信は、できればその日のうちにするのがベストです。遅くても24時間以内にすれば「遅いな」という印象は与えにくいです。

メールの返信はスピードが命です。内容を考えずぎて「これで良いのかな」と迷うあまり、返信まで数日かかってしまうことがありますが、これはNGです。

こうならないためにも、上記を参考にあらかじめメールの型を作っておき、あとはコピーして送れば良い状態にしておくと安心です。

書類選考の結果が来たときの返信メールについては、こちらの記事で詳しく解説しています。メールの書き方を例文付きで見たい人はぜひ参考にしてください。

メールで間違えがちな言葉に「御社」「貴社」があります。違いがわからない人や言葉遣いに不安がある人は、こちらの記事も併せて確認しましょう。

面接の合格メールへの返信の仕方は、こちらのQ&Aでもキャリアコンサルタントが解説しています。返信前に注意点をチェックしておきましょう。

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