指定書式がない場合は、メールで「日付」「交通手段」「区間」「金額」を箇条書きのように整理して記載すると見やすいでしょう。

タイミングについては、面接が終了したらすぐに、当日、もしくは翌日には連絡すべきです。時間が空くと相手の処理も遅れてしまいますから。

お礼と配慮の言葉で印象アップ

文面については、交通費の事実だけを送るのではなく、まずは「先日は面接のお時間をいただき、ありがとうございました」といった面接へのお礼を述べましょう。

さらに「お手数をおかけしますが」など、支給への感謝や相手の手間に対する配慮を添えるようおすすめします。

普段メールを使わないと、いざ使わざるをえない場面で戸惑いますよね。特に文章というものには唯一の正解がないですし、人柄も表れてしまったりするので、仕事や就活では特に細心の注意を払いたいところです。

企業からの「交通費を教えてほしい」という連絡がメールできている場合は、そのメールの文面に合わせて返信することが基本となるでしょう。

また記載内容としては、特に指定がなければ「利用日時」「利用区間」「交通手段」「費用」を記載しておけば無難です。

文体は企業のメールに合わせ感謝と礼儀を忘れずに伝えよう

決して、相手より砕けたり省略した文面や文章を送ってしまわないように注意しましょう。なぜなら、相手によっては失礼な印象を与えかねないからですね。

さらには企業は正確で確認不要な情報を求めていますので、企業があとから追加で聞かなくて済むように正確な情報をまとめて送ると圧倒的に企業の手間を減らすことができ、自身の不安を減らすことにもつながります。

たとえば、片道・往復どちらの金額か、利用した路線名、IC運賃なのか通常料金なのか、などより細やかな情報ですね。

また、対応いただいていることへの感謝や「今後も引き続きよろしくお願いします」といった今後に向けた一言も添えると礼儀としてより良いでしょう。

ちなみに企業で働く人たちは忙しいので、聞かれてもいない余計な情報を詰め込んだり、意味のない質問を加えて返したりはしないようにしましょう。